Bài toán này hay quá:

"Hiện tại bên em kinh doanh lĩnh vực nhà hàng. Mức lương của quản lý và bếp trưởng tính hưởng trên doanh thu hàng tháng.

Vậy các anh chị em trong group giàu kinh nghiệm xin chỉ giáo giúp em vài tiêu chí làm sao để hài hòa giữa doanh nghiệp và quyền lợi của người lao động cũng như dễ đo lường dễ đánh giá và người lao động có thể thực hiện được ạ."

Theo anh chị và các bạn nên làm thế nào?

Update 27/01/2023: Do có chị Trang hỏi nên tôi mới để ý là bài này chưa có lời giải. Vì thế tiện ngày làm việc đầu năm âm 2023, tôi ngồi viết mấy dòng. Đầu bài trên chính là bài toán xây dựng KPI và chính sách lương thưởng cho vị trí bếp trưởng và vị trí Quản lý.

1. Đầu tiên là xác định các tiêu chí (KPI) cho Bếp trưởng và Quản lý.

Để xác định ra KPI các vị trí thì tôi có 2 cách:
- Cách 1: Làm tắt bằng cách nhìn vào JD rồi sau đó phân tách ra các thước đo (KPI)
- Cách 2: Làm đầy đủ, kết hợp cả KPI chiến lược công ty và KPI từ chức năng nhiệm vụ của Nhà hàng.

Với cách 1 thì chúng ta làm các bước sau:
+ Bước 1: Xác định mô tả công việc (JD) của vị trí
+ Bước 2: Sử dụng ma trận phân tách KPI để tìm ra các KPI. Ma trận phân tách KPI thực ra chỉ là bảng kết hợp giữa Dòng là các nhiệm vụ của vị trí và Cột là các câu hỏi: Công việc như thế nào là đạt về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí
+ Bước 3: Nhặt các KPI tìm được ở bước 2 cho vào bảng mẫu
+ Bước 4: Rút gọn KPI về xuống 8. Ở đầu bài là rút về 5.

Với cách 2 thì chúng ta làm theo các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Xây dựng Thẻ điểm cân bằng – BSC cho tổ chức (Topdown – Từ trên xuống):
- Xác định dòng chảy chiến lược.
- Xác định bản đồ chiến lược.
- Xác định các thước đo và chỉ tiêu chiến lược.
- Đưa các thước đo và chỉ tiêu chiến lược vào thẻ điểm cân bằng (BSC).
- Hoàn thiện BSC của công ty:
+ Trọng số viễn cảnh, thành phần.
+ Đơn vị.
+ Tần suất kiểm soát.
- Từ bản BSC hoàn thiện, phân bổ các chỉ tiêu xuống các bộ phận theo nguyên tắc CTH (C: Chịu trách nhiệm chính, báo cáo giải trình; T: Tham gia vào dòng chảy công việc; H: Hỗ trợ cung cấp thông tin).

Giai đoạn 2: Xây dựng thư viện KPI của bộ phận (Bottomup – Từ dưới lên):
- Nhận chỉ tiêu được phân bổ từ công ty.
- Coi các chỉ tiêu của công ty như là mục tiêu của bộ phận..
- Phân rã các mục tiêu bộ phận ra thành các mục tiêu nhỏ hơn để giúp bộ phận dễ đạt mục tiêu hơn.
- Xác định chức năng nhiệm vụ, vị trí của bộ phận.
- Tìm các thước đo hiệu quả và chỉ tiêu công việc từ chức năng và quy trình bộ phận.
- Tập hợp các thước đo và chỉ tiêu đó vào bảng chỉ tiêu được phân bổ để tạo thành thư viện KPI (thước đo hiệu quả công việc).

Hình – Lưu đồ thiết kế hệ thống QT hiệu suất theo phương pháp BSC mix JD - KPI

Giai đoạn 3: Hoàn thiện các thẻ KPI cho vị trí và hệ thống Quản trị hiệu suất:
- Tiến hành rút gọn, lựa chọn các KPI phù hợp cho từng vị trí.
- Chỉnh sửa, thêm bớt các thước đo khắc phục điểm yếu khi áp dụng KPI.
- Xây dựng hệ thống đo đếm báo cáo.
- Xây dựng chính sách đánh giá và lương thưởng thúc đẩy hoàn thành KPI.
- Kiểm thử chính sách trước khi áp dụng.

Cuối cùng thì chúng ta ra được KPI của vị trí Bếp trưởng (ví dụ):
*1 Tổng chi phí cho bếp VND
*2 Khối lượng nguyên vật liệu cần chế biến KG
*3 Số lần phàn nàn về món ăn Lần
*4 Số lần thiếu suất ăn Lần
*5 Tỷ lệ bữa ăn đạt an toàn thực phậm/ tổng số bữa ăn %
*6 Số lần phát hiện suất ăn bị bỏ thừa > 40% Lần
*7 Chi phí trung bình/ 1 suất ăn VND
*8 Số lần phát hiện vệ sinh bếp không an toàn Lần

KPI của vị trí Quản lý (ví dụ):
*1 Tổng chi phí NVL chế biến VND
*2 Tổng doanh thu nhà hàng cần đạt tỷ
*3 Số sao trung bình hài lòng của khách trên fanpage Sao
*4 Thời gian trung bình lên món Phút
*5 Tỷ lệ số ngày an toàn (trật tự, thực phẩm...)/ tổng số ngày %
*6 Số lần phàn nàn về nhà hàng Lần
*7 Tỷ lệ lấp đầy ghế ngồi bình quân %
*8 Số lượt khách hàng được phục vụ/ ngày lượt/ ngày
*9 Tỷ lệ đầu bếp gắn bó với nhà hàng >= 1 năm/ tổng số đầu bếp %

Lưu ý: Chúng ta có thể thay chỉ số "Tổng doanh thu nhà hàng cần đạt" thành "Tổng lợi nhuận nhà hàng cần đạt" nếu như chúng ta cho Quản lý có quyền biết chi phí và doanh thu.

Ảnh trên là sản phẩm của lớp BSCvsKPI online 17 do tôi đứng hướng dẫn. Sau khi thực hành đi từng bước một theo các giai đoạn ở trên, các anh chị học viên cũng ra được các KPI như vậy. Anh chị có muốn file excel tham khảo? Hãy kéo bài xuống dưới cùng.

2. Tiếp theo, chúng ta tiến tới xây dựng chính sách lương cho các vị trí. Theo như ý anh sếp muốn chính sách như sau:
- Thu nhập chia thành 3 phần:
+ Phần 1 là lương cơ bản: 12 triệu
+ Phần 2 lương trách nhiệm: 1 triệu
+ Phần 3 thưởng: 7 - 9 triệu
- Các vị trí có KPI:
+ Nếu đạt KPI (chắc lớn hơn hoặc bằng 100%) thì thưởng phần 3. Tức tổng thu nhập = Phần 1 + Phần 2 + Phần 3
+ Nếu không đạt KPI (chắc nhỏ hơn 100%) thì sẽ không thưởng và giảm 50% phần 1. Lúc này tổng thu nhập = 50%*phần 1 + Phần 2.

Sếp đã muốn như vậy thì mình cứ triển khai thôi. Tuy nhiên nếu được góp ý sao cho "hài hòa giữa doanh nghiệp và quyền lợi của người lao động", tôi đề nghị có chút thay đổi chính sách. Cụ thể là áp dụng chính sách lương 3P. Cụ thể:
- Tổng thu nhập vẫn chia thành 3 phần:
+ P1 là lương vị trí: 12 triệu
+ P2 lương (huoặc thưởng) năng lực: 1 triệu
+ P3 thưởng: 7 - 9 triệu
- Các vị trí có KPI:
+ Nếu đạt KPI (% hoàn thành KPI lớn hơn hoặc bằng 60%) thì thưởng phần 3. Tức tổng thu nhập = P1 + P2 + P3*%KPI
+ Nếu không đạt KPI (%KPI nhỏ hơn 60%) thì sẽ không thưởng. Lúc này tổng thu nhập = P1 + P2
- Tuy nhiên chúng ta có thêm các chính sách, và định nghĩa bổ sung:
+ Lương cơ bản (P1 + P2) là số tiền để người làm ở vị trí hoàn thành hết các công việc trong mô tả và tuân thủ nội quy.
+ Thưởng P3: Là thưởng nỗ lực cho việc tăng hiệu quả công việc, chứ không phải là hoàn thành công việc trong mô tả. Hoàn thành 100%KPI, không có nghĩa hoàn thành công việc được giao.
+ Nếu không hành thành công việc được giao hoặc %KPI nhỏ hơn 60% hoặc cả hai tức là người làm ở vị trí này không phù hợp sẽ bị điều chuyển hoặc sa thải.

Muốn hài hòa hơn nữa thì chúng ta sẽ tìm cách điều chỉnh lại P1, P2, P3 sao cho trả lời được hết các câu hỏi:
- Có bao nhiêu bậc?
- P1 + P2 có ngang bằng với thị trường không?
- P3 có cần để tạo động lực?
- Thưởng tháng 13 lấy từ đâu?
- Có cần thưởng quý hay 6 tháng không?
- Điều kiện để thưởng?
- Điều kiện để lên bậc?

Xin gửi cả nhà bức ảnh sản phẩm cũng trong lớp BSCvsKPI online 17 của tôi:

Tôi có viết trên blog cách làm lương 3P nhanh. Nếu bạn muốn tham khảo hãy đọc các bài dưới đây:
+ Cách xây dựng chính sách cho phòng ban: Trích bao nhiêu phần trăm doanh thu để thưởng là phù hợp? http://blognhansu.net.vn/?p=21495
+ Chính sách cho Sale (kinh doanh) cửa hàng thế nào là hợp lý? http://blognhansu.net.vn/?p=22248
+ Cách xây dựng thang bảng lương hợp lý đối với doanh nghiệp nhỏ? http://blognhansu.net.vn/?p=22409

Để anh chị em rõ hơn cách làm, tôi xin tặng cả nhà file sản phẩm của lớp BSCvsKPI online 17. Nếu có câu hỏi gì, bạn cứ chủ động hỏi và đừng ngại.

Link download: BSCvsKPI G17 7 P3 Chinh sach luong 3p nha hang DN FB Newway

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản.