Bài toán:

"- Công ty về công nghệ thông tin,
- cũng đã hoạt động 15 năm rồi
- nhưng toàn bộ hệ thống chạy không theo chuẩn chung nhất định.
- Hiện nay tình hình nhân sự có những bất ổn, tinh thần nhân viên làm việc sa sút và bất mản
- (cty không có chính sách chế độ rõ ràng, lương, thưởng, đánh giá toàn là theo cảm tính….nhiều vấn đề khác.)

Cấp trên giao cho bên nhân sự trong vòng 1 tháng phải tìm hiểu, xây dựng và vạch ra các bước để làm sao thực hiện được kế hoạch này và đầu tháng 9 phải trình bày trước Ban Giám Đốc. "

Vậy giải bài toán này thế nào ?

Update 3/7/2023: Gần 8 năm sau đọc bài này thấy nó hợp với bối cảnh của năm 2023 thế. Đọc kỹ ta thấy nội dung của bài đi sâu vào hướng dẫn việc lập kế hoạch cắt giảm. Tuy nhiên đọc lại đầu bài chúng ta còn mấy còn mấy ý cần trả lời.

Đầu tiên, chúng ta xử lý bài toán "cty không có chính sách chế độ rõ ràng, lương, thưởng, đánh giá toàn là theo cảm tính….nhiều vấn đề khác" bằng cách xây dựng một hệ thống QTNS bài bản. Xử lý bài toán này cũng là chúng ta đang giải quyết bài toán nâng cao động lực cho nhân viên. Tôi thường hay dùng lưu đồ dưới đây để đến các đối tác triển khai hoạt động này.

Một bức ảnh vậy thôi nhưng nó chứa đựng rất nhiều công sức và kiến thức. Tôi hay chia việc xây dựng hệ thống QTNS bài bản thành các giai đoạn:
- Giai đoạn 1 - Xây dựng bản đồ chiến lược
- Giai đoạn 2 - Tái cơ cấu tổ chức
- Giai đoạn 3 - Xây dựng hệ thống đánh giá giá trị công việc và thang lương P1
- Giai đoạn 4 - Xây dựng hệ thống QT hiệu suất công việc
- Giai đoạn 5 - Xây dựng hệ thống QT năng lực
- Giai đoạn 6 - Xây dựng hệ thống Đãi ngộ 3P
- Giai đoạn 7 - Xây dựng quy trình, quy định công ty

Sau khi đã cố gắng tăng động lực mà mọi việc vẫn vậy thì đến lúc chúng ta nên tinh gọn bằng cách giảm lương hay cắt người? Có vẻ như đầu bài đang chọn hướng là cắt giảm người nhưng tốt nhất trước khi làm thế chúng ta cần tính toán hoàn cảnh. Cụ thể:
+ Nếu thu nhập của đa số mọi người trong công ty đều thuộc loại cao nên chọn phương án giảm lương một thời gian để qua giai đoạn gian khó.
+ Nếu thu nhập trung bình của nhân viên đều chỉ ở tầm ngang bằng hoặc thấp hơn so với thị trường thì nên chọn phương án cắt giảm.

Đoạn kết luận ở trên là nghiên cứu của Harvard. Thân mời bạn đọc thêm bài: Chúng ta nên giảm lương thưởng hay cắt bỏ nhân sự khi khủng hoảng?

Cuối cùng, khi có phương án cắt hay giảm rồi thì chúng tiến tới lập kế hoạch để cắt giảm như ở dưới.
Hết Update 3/7/2023

Chiều thứ bảy, tôi ngồi lần đọc lại những bài viết từ mấy năm về trước. Những ký ức tràn về làm tôi miên man nhớ lại một thời. Cái thời chập chững bức vào nghề với bao suy tư khám phá. Cho đến giờ dù đã bước được vài bước trong nghề, tôi vẫn thấy Nhân sự còn nhiều thứ phải làm và tìm hiểu thật. Hồi đó tôi còn chưa có vợ, con nên thời gian rong chơi dài. Thú vui của tôi lúc đó là những chuyến đi lang thang. Tôi thường đi một mình trên chiếc xe máy trung thành của mình.

Lúc này, tôi đã trưởng thành hơn, có gia đình và một cháu trai nhỏ. Thú vui của tôi giờ ngoài những chuyến đi là những lúc bên gia đình mình. Ngồi ngắm con vẫy vùng trên chiếc giường, tôi bất chợt mỉm cười. Vừa ngồi ngắm con, tôi vừa mở mail kiểm tra xem có gì mới không thì tôi gặp tình huống nhân sự như ở trên. Đây là tình huống tôi đã từng trải qua và có vẻ như sẽ có nhiều anh chị em trong nghề cũng sẽ phải nếm. Một dự ái tinh giảm là cơn ác mộng đối với nhiều người.

Đây là kế hoạc tôi sẽ triển khai khi gặp bài toán này:

Cơ bản, thì dự án có những bước sau:
1. Kick-off

2. Lập kế hoạch triển khai
2.1 Kế hoạch tổng thể
2.2 Dự trù chi phí triển khai
2.3 Đánh giá mức độ ảnh hưởng
2.4 Kế hoạch chi tiết

3. Xây dựng hệ thống tiêu chí, quy trình và chính sách.
3.1 Tiêu chí năng lực vị trí
3.2 Tiêu chí đánh giá mức độ phù hợp văn hóa
3.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc
3.4 Chính sách cho các trường hợp sa thải

4. Tiến hành thử nghiệm
5. Truyền thông và tiến hành
6. Phân tích tổng thể và viết báo cáo
7. Nghiệm thu và Ký nhận

Nhưng triển khai thì không dễ tí nào. Trước khi bàn thêm, thân mời cả nhà cùng đọc một bài của tôi với chủ đề: [Case Study VCU] Hoạch định nguồn nhân lực – tái cơ cấu, cắt giảm nhân sự ( http://goo.gl/07WvkK ) . Bộ môn quản trị nhân lực trong trường đại học (Thương Mại) cũng đã đưa ra tình huống cắt giảm để cho các bạn sinh viên cùng thảo luận và đưa ra phương hướng. Như vậy nếu bạn học đúng chuyên ngành thì tôi tin bạn tìm lời giải cho tình huống này khá dễ dàng.

Không những thế chủ đề này còn lên cả ti vi để cho các CEO thảo luận: Bài toán nhân sự Cắt giảm nhân sự thời khủng hoảng ( http://goo.gl/7OkTex ). Xem 2 bài viết ở trên, tôi thấy cũng đủ ý tưởng để chúng ta có thể triển khai dự án. Tuy nhiên nếu muốn đọc thêm, tôi thấy nên đọc thêm bài này: Tái cơ cấu – cơn sóng thần – và quả bom nguyên tử cắt giảm nhân sự ( http://goo.gl/7GQoCM )

Trở lại với kế hoạch ở trên của tôi. Sau khi có kế hoạch tổng thể, chúng ta sẽ cần có các kế hoạch chi tiết. Đây là mẫu:

Và đây là kết quả:

Tuy nhiên đây mới là kế hoạch nhưng chưa có bảng tiêu chí. Theo tôi để đánh giá một nhân viên có phù hợp và được giữ lại hay không dựa trên 3 tiêu chí: năng lực, hiệu quả công việc, các yếu tố phù hợp văn hóa. Dưới đây là bảng đánh giá năng lực:

Sau khi có các bảng đánh giá rồi thì đưa vào bảng tổng hợp. Ví dụ như đây là bảng tổng hợp của phòng kinh doanh:

Cách này có vẻ khoa học và hiệu quả. Mọi người có thể đối chiếu thêm cách của anh Nguyen Phat Huy ( Làm thế nào để biết nhân viên nào cần đuổi … - http://goo.gl/RCMmKi )

Chúc cả nhà ngon cơm với dự án này. Hi vọng mọi người vooc được. : )

Update 03/07/2023: Chú ý. Khi làm các phương án cắt giảm thì cần phải chú ý các vấn đề về luật. Phương án tốt nhất là làm sao để thuyết phục các bên thuận tình chấm dứt hợp đồng. Còn không thì phải đưa được những nhân viên trong diện cắt giảm vào thế chấm dứt hợp đồng đúng luật. Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng theo hướng đơn phương trái luật, tổ chức sẽ phải chịu:

+ Trả tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trong những ngày người lao động không được làm việc.
+ Trả thêm một khoản tiền ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.
+ Trả một khoản tiền tương ứng với tiền lương theo hợp đồng lao động trong những ngày không báo trước khi công ty vi phạm về thời hạn báo trước.
+ Trả trợ cấp thôi việc theo quy định tại Điều 46 Bộ luật Lao động 2019 để chấm dứt hợp đồng lao động.
+ Trả một khoản tiền bồi thường thêm theo thỏa thuận của hai bên nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động để chấm dứt hợp đồng lao động.

Bạn vui lòng đọc bài: Công ty đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật sẽ phải bồi thường những gì?
Hết update 03/07/2023.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)