Thỉnh thoảng, khi vào facebook, tôi lại thấy chị Ha Noi chia sẻ về Kiểm soát nội bộ. Khi đó, tôi chỉ đọc thoáng qua và không có comment gì. Cho đến sáng nay, tôi dành chút thời gian đọc kỹ lại thì thấy có nhiều cái hay. Do có một đến 1 bài viết đụng hẳn vào mảng nhân sự vì thế tôi liền lôi lên đây để chúng ta cùng thảo luận.
Nhắc đến người có tên là Hà Nội thì tôi lại nhớ đến 1 bài viết của ai đó tên là Hà Nội lý giải tại sao bố mẹ lại đặt tên đó. Tác giả là nữ. Không biết chị có phải là tác giả bài viết đó không nữa.
Quay lại chủ đề đầu, chị viết khá nhiều bài trên facebook:
1. Có nhiều cách khác nhau để giải quyết vấn đề
2. Dễ dài và nghiêm túc
3. Nếu bạn muốn tăng lương và thăng chức
4. im bố cái mồm ông lại
5. kiểm soát nội bộ là cái giống gì?
6. Kiểm soát qui trình dành cho các sếp
7. Muốn xem tiềm năng phát triển của một doanh nghiệp ta nhìn vào cái gì?
8. Mất bò còn chưa lo làm chuồng
9. Tại sao cần thiết phải lập sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp?
10. Kiểm soát nội bộ: tuân thủ lịch trình làm việc
11. Kiểm soát đánh giá thành tích. Bài viết này tôi có vào comment nên mạn phép chị sẽ đưa lên blog để mọi người cùng trao đổi.
12. Đào tạo và công việc KIỂM SOÁT NỘI BỘ tại VN
Đọc tất cả các bài viết của chị Hà Nội thì tôi thấy dường như Kiểm soát nội bộ có thiên hướng về nhân sự nhiều. Từ việc kiểm soát thành tích cho đến kiểm soát các chu trình làm việc. Theo quan điểm của tôi, một nhân sự giỏi là một nhân sự sẽ phải làm được những việc này: kiểm soát nội bộ - tìm kiếm, đánh giá, sửa lỗi, điều chỉnh các vấn đề liên quan đến công việc và con người.
Ví dụ như bài viết này: Kiểm soát đánh giá thành tích
Có một loại vũ điệu mà tôi yêu thích nhất - Vũ điệu của những con số
--------------
1. Giám đốc dự án phê duyệt quá chậm các văn bản...bạn là sếp và bạn gào lên với ông ta rằng sao ông ta không phê duyệt nhanh hơn, làm việc gì mà ì ạch thế
2. Nhân viên luôn mồn kêu làm không hết việc vì quá tải, nhưng thật ra vẫn có thời gian ngồi chơi game, đọc báo, bỏ đi ra ngoài làm việc cá nhân, đi uống cafe với bạn trong giờ hành chính...vv...vô số tội của nhân viên lười biếng, tham nhũng giờ làm việc.
Bạn có thể yêu cầu IT chặn tất cả các web không cho họ vào mà chỉ dùng email công việc thôi. (Nhân viên IT có thể bắt tay với họ để mở cho họ lướt web hoặc họ vẫn vào bằng điện thoại di động của họ)
Bạn có thể phạt nếu họ làm việc riêng trong giờ làm. (Bạn có cả ngày rồi rình họ làm gì không mà phạt?)
Bạn cho gắn camera và lắp hệ thống quét vân tay. (Xin thưa với bạn là bạn không thể suốt ngày dán mắt vào màn hình xem họ làm gì. Càng không thể thấy họ bấm vân tay nghĩa là họ đã có mặt ở cty vì có phần mềm cho phép quét vân tay qua điện thoại di động?)
Bạn có thể gào lên yêu cầu họ chăm chỉ hơn. (họ nghĩ trong bụng "ông có đủ sức mà gào cả ngày như thế không?"
--------
Nếu đó là các cách bạn làm thì hầu hết đều không mang lại hiệu quả. Nó vẫn thế như chưa có gì để đổi thay.
Vậy phải làm sao hả các sếp?
Ừ các bạn cứ nhởn nhơ chơi đi.Tôi đã có cách:
B1: Tôi đưa ra chỉ tiêu trong tuần họ phải làm bao nhiêu công việc. Đồng thời cho ban hành qui chế thưởng phạt kết quả công việc dựa trên KPI
B2: Đánh giá công việc dựa trên định lượng:
Tôi đưa ra những con số thống kê cho họ, nhìn vào đó họ tự biết trong tuần họ làm bao nhiêu công việc, và mỗi công việc mất bao nhiêu thời gian thực hiện. Và xếp loại hiệu quả công việc của họ.
Họ bắt đầu giật mình là sao mình làm những công việc này lại mất nhiều thời gian thế.
Tiếp đó tôi hỏi họ liệu họ có thể thực hiện nhanh hơn không? Thậm chí có phòng tôi chưa hỏi họ cũng tự thực hiện nhanh hơn rồi. Vì sao?
Họ thích được thưởng và sợ bị phạt.
Là vì họ sợ làm mất nhiều thời gian nên họ tập trung hết mình cho công việc và không có thời gian cho việc riêng nữa.
Giờ thì tôi chẳng thèm quan tâm họ làm gì trong giờ làm việc, họ đi đâu chơi. Thậm chí họ có hẹn tình nhân trong giờ làm việc thì tôi cũng không màng để ý.
Tôi chỉ cần biết họ hoàn thành công việc có đúng hạn không và hiệu quả công việc như thế nào?
Bạn thấy không? những con số thống kê thật là lợi hại. Tôi thích vũ điệu của những con số thống kê. Ông tổ của những ông cụ là CỤ THỂ
Có còn biện pháp nào nữa không nhỉ các sếp?
***
Hùng Cường: Sáng nay rảnh mới vào đọc lại các bài của chị. Cường nghĩ với những bài viết này chị nên đưa sang blog. Google và Facebook là 2 đối thủ nên G sẽ không index bài này. Và như vậy thì người nào cần sẽ không tìm được thông tin.
Nhận xét về nội dung bài viết thì dường như công việc này của chị thuộc về phòng Nhân sự : làm thế nào để nhân viên làm được nhiều việc hơn. Chị đưa ra phương pháp MBO (quản trị theo mục tiêu) để quản lý. Nhưng thực tế thì MBO nếu không áp dụng với quản lý hành chính (vân tay, camera ...) thì hiệu quả sẽ có vấp váp. Cụ thể:
Chị ra 1 khối lượng công việc nhất định cho 1 nhân viên. Câu hỏi đặt ra là chị đưa khối lượng công việc theo vị trí hay theo con người ? Nếu theo vị trí thì chị sẽ phải mất công đi định lượng xem khối lượng công việc này mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Còn nếu theo con người thì ngoài việc phải định lượng riêng còn phải trả lời câu hỏi sao người này làm nhiều mà người kia làm ít trong khi lương bằng nhau.
Đấy là vấn đề 1. Tiếp là vấn đề 2. Để thúc đẩy làm việc, chị giao chỉ tiêu KPI kèm với thưởng và phạt. Thưởng là thêm tiền và phạt là trừ tiền. Như vậy là chị sẽ phải mất công để đánh giá KPI hàng tháng. Do liên quan đến thưởng phạt, ở vấn đề 1 là chị đã mất công đi tìm ra khối lượng công việc tối thiểu 1 vị trí phải làm được (các KPI phải hoàn thành hàng ngày và hàng tháng bất biến) và ở vấn đề này thì nó sẽ dẫn đến xu hướng nhân viên sẽ chỉ làm và lên kế hoạch làm các công việc tối thiểu đó. Họ sẽ không nghĩ thêm việc cho nặng đầu. >> Cần phương án kích thích nhân viên nghĩ thêm việc để làm.
Ở bước 2, Cường mong chị viết kỹ hơn. Vì nếu quản trị theo MBO thì đầu tuần và đầu tháng đều có kế hoạch làm việc. Và cuối tuần, cuối tháng đánh giá. Như vậy thì chỉ có đánh giá hoàn thành và không hoàn thành. Còn đánh giá làm bao nhiêu việc, so sánh với tuần trước xem làm ít hơn hay nhiều hơn thì hơi khó. Nếu chị có thời gian để ngồi lì xem họ làm gì cả tuần liền thì quả là giỏi. Và công việc này ngươi ta gọi là định biên.
Ngoài ra còn rất nhiều yếu tố khác tác động vào. Ví dụ chị đọc thêm bài này của em: http://blognhansu.net/2014/04/12/tac-dong-nguoc-cua-chinh-sach-thoi-gian-lam-viec-linh-hoat-la-gi/
Nói dài và chốt cuối là: Theo em thì vẫn nên quản trị kết hợp giữa hành chính và MBO chị ạ. Người Việt mình hơi khác 1 chút là tự do trong khuôn khổ chặt chẽ sẽ ok hơn là tự do trong khuôn khổ.
Ý kiến của anh chị sẽ là gì với chủ đề này vậy ? Rất mong cả nhà cùng chia sẻ để chúng ta có cái nhìn sâu hơn giữa Kiểm soát nội bộ và Nhân sự. : )
