Dear anh,

Em gửi mail muốn hỏi anh một chút về vấn đề em đang gặp phải anh nhé!

Em mới vào và được phân công cùng phụ trách với một chị nữa mảng “Lập kế hoạch và xây dựng chương trình đào tạo”. Mới ra trường nên em cũng chưa có chút kinh nghiệm gì trong công việc mới này.
Hiện tại, em đã list ra cho em khái quát nhiệm vụ công việc của em, như sau:
1/ Dựa vào định hướng của NH, tình hình thực tế và kết quả tổng hợp đánh giá; phối hợp cùng Bộ phận Tổng hợp đánh giá để nghiên cứu và đề xuất chiến lược đào tạo - phát triển nguồn lực toàn hệ thống.
2/ Lập kế hoạch đào tạo
- Xác định nhu cầu đào tạo (đối với nhân viên mới và đội ngũ CBCNV cũ của NH) theo các tiêu chí: (theo sự chỉ đạo của lãnh đạo, theo nhu cầu của CBCNV, theo nhu cầu của các đơn vị, theo yêu cầu về năng lực và đề xuất khác (đối với CBQL),....).
- Đánh giá tình hình nhân lực hiện có của NH, so sánh với nhu cầu đào tạo được đưa lên; qua đó tổng hợp kế hoạch và xác định nhu cầu đào tạo cụ thể cho:
+ Toàn hàng
+ Từng đơn vị
+ Mỗi vị trí/chức danh.
- Tổng hợp, lập kế hoạch đào tạo toàn hệ thống theo tháng/ quý/ năm.
3/ Xây dựng các chương trình đào tạo
+ Chương trình tổng thể
- Xác định chức danh hiện có và xây dựng chuẩn kỹ năng/ kiến thức/ nghiệp vụ đối với từng chức danh (yêu cầu về kiến thức chuyên môn, kỹ năng, thái độ,… đối với từng vị trí (kết hợp với TCNS))
- Xây dựng chương trình đào tạo tổng thể theo cấp độ đối với từng chức danh (từ cấp độ thấp đến cấp độ cao tùy theo thâm niên công tác hoặc yêu cầu thực tế)
+ Chương trình theo khóa đào tạo:
- Xây dựng chương trình học phù hợp với từng đối tượng: lên list các môn học từng chức danh sẽ phải học (Trả lời các câu hỏi như cần học cái gì và tại sao phải học nó?)
- Xác định mục tiêu đào tạo và yêu cầu về kỹ năng/ kiến thức/ nghiệp vụ cần đạt được sau khóa học
- Đánh giá CBCNV, đề xuất đối tượng cần đào tạo.
- Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn đối tác cung ứng phù hợp:
+ Đánh giá chương trình đào tạo
+ Đánh giá đội ngũ giảng viên.
+ Đánh giá bài giảng và các tài liệu liên quan.
4/ Đề xuất , báo cáo và trình phê duyệt các chương trình đào tạo
- Chương trình đào tạo tổng thể.
- Chương trình đào tạo cụ thể theo khóa.
5/ Phối hợp thực hiện các công tác khác của TTĐT

Em nghĩ để lên được chương trình cho tốt thì phải có hệ thống chức danh kèm mô tả công việc chuẩn (mà cái này thì bọn em lại chưa có vì còn đang trong giai đoạn làm lại). Em đã mail cho sếp em, nhưng chắc vì bận quá nên em cũng chưa nhận được phản hồi nào cả.
Rồi, em được giao lên chương trình và kế hoạch đào tạo cụ thể về kỹ năng mềm cho giao dịch viên trong tháng 8 này. Theo em chắc em sẽ phải tự mày mò và chắc chắn nó sẽ phải liên quan mật thiết đến năng lực cốt lõi. Trong đầu thì em nghĩ được như thế nhưng để bắt tay vào làm cụ thể thì em thấy đúng là mông lung quá, không biết phải bắt đầu từ đâu và như thế nào???
Anh cho em xin lời khuyên với ạ.

Em cảm ơn anh! Chúc anh làm việc tốt.

Rất mong mail anh!

***

Hi em,
Trước hết, cám ơn về buổi trà đạo hôm qua. Thật thú vị khi được nói chuyên với người cùng nghề. Và thú vị nữa đó là được cùng em giải quyết những vấn đề em gặp phải. Uống trà như thế mới thích, rất nhiều thông tin được trao đổi. Anh với em đã nói chuyện rất nhiều và giờ anh ngồi lại đây và viết ra những gì chúng ta trao đổi.

Để trả lời câu hỏi của em, như một cách thường tình là anh sẽ cần thêm các nguyên liệu để giải. Em trả lời các câu hỏi của anh nhé:
- Đầu tiên là em đã có phần mềm quản lý nhân sự chưa?
- Hệ thống mô tả công việc và hệ thống chức danh đã có ?
- Các file theo dõi đào tạo đã có chưa ?
- Đã có file để trả lời các câu hỏi rất đời của đào tạo là: tháng vừa rồi, qúy vừa rồi chúng ta đã bỏ ra bao nhiêu tiền đào tạo? Bao nhiêu người được đi đào tạo? Ai đào tạo? Ai được đi đào tạo?, người này nghỉ việc phải bồi thường bao nhiêu về đào tạo? ....chưa e?
- Đã có quy chế đào tạo?
- Quy trình đào tạo đã có ?
....

Rồi sau khi đã có những thứ anh gọi là nguyên liệu như vậy, có lẽ chúng ta nên phân vai của những người thuộc trung tâm đào tạo. Trung tâm em có ba người thì có lẽ nên phân vai như sau (em có thể phân theo kiểu khác ):
- Một người chuyên lo đào tạo và phát triển các vị trí cấp thấp
- Một người chuyên lo đào tạo và phát triển các vị trí cấp cao
- Một người chuyên lo đào tạo và phát triển các nhóm nhân viên đặc biệt như cán bộ nguồn, tài năng trẻ, cán bộ key
Hoặc phân vai theo kiểu một người chỉ lo các vị trí kinh doanh, một người chỉ lo các vị trí tín dụng chả hạn.
Phân vai xong thì đến việc xây dựng quy trình phối hợp và báo cáo. Cái này mới khó nhưng không sao chúng ta sẽ làm được.

Giả sử như em chưa có quy chế đào tạo thì anh nghĩ em nên xây ra một cái. Ít nhất thì nó có những cái cơ bản như điều kiện, bồi thường .... Có thể trích dẫn những thứ một quy chế đào tạo có như dưới đây:
I. Những quy định chung
1. Mục đích
2. Phạm vi, đối tượng áp dụng
3. Các tài liệu liên quan
4. Các từ ngữ viêt tắt
5. Trách nhiệm thực hiện
II. Nội dung
1. Chính sách đào tạo cán bộ
a. Quy định về các nội dung đào tạo
b. Hình thức đào tạo
2. Quy định về các Chế độ đào tạo
a. Quyền lợi của người tham gia đào tạo:
b. Nghĩa vụ của người tham gia đào tạo:
c. Kiểm soát quá trình và đo kết quả đào tạo:
d. Quy định về thời gian làm việc sau khi đào tạo:
e. Bồi hoàn chi phí đào tạo
f. Thủ tục trong công tác đào tạo
3. Hành vi vi phạm và chế tài cho các hành vi vi phạm Quy chế đào tạo
a. Hành vi vi phạm Quy chế đào tạo.
b. Chế tài cho các hành vi vi phạm quy chế đào tạo

Còn tiếp...

Anh đi làm đã.