Trong hành trình tư vấn quản trị nhân sự, tôi gặp khá nhiều anh chị em - những người có kinh nghiệm trải qua ít nhất 1 đợt tái cơ cấu tổ chức - hay bỏ xót 1 thứ rất quan trọng trong lúc tiến hành nâng cấp cơ cấu tổ chức, đó là điều lệ công ty. Đây là một văn bản được ví như "hiến pháp" (luật mẹ), "đẻ ra" của các quy định chính sách của công ty. Bạn đã bao giờ đọc điều lệ của công ty?

Điều lệ công ty: Là những nội dung cơ bản, tổng quát nhất, thỏa thuận giũa các nhà sáng lập yêu cầu những người trong công ty và bản thân nhà sáng lập phải tuân theo. Điều lệ là văn bản bám sát nhất với luật doanh nghiệp (phải bao gồm các nội dung chủ yếu theo luật quy định), do những người sáng lập (đăng ký) công ty viết ra.

1. Theo luật Doanh nghiệp gần đây nhất (Khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020), những nội dung chủ yếu trong Điều lệ công ty phải bao gồm:
+ Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
+ Ngành, nghề kinh doanh;
+ Vốn Điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
+ Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh, số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
+ Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
+ Cơ cấu tổ chức quản lý;
+ Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;
+ Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
+ Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;
+ Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
+ Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
+ Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
+ Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.

2. Như đã viết ở đầu bài, điều lệ công ty cần phải bám sát luật nhưng nó phải đủ rộng để bao quát hết các vấn đề phát sinh trong vòng đời của doanh nghiệp từ lúc thành lập cho đến khi giải thể. Không những vậy, điều lệ còn là căn cứ để những người chủ công ty (các thành viên hoặc cổ đông hay còn gọi là cofounder) bám vào khi xử lý những tranh chấp giữa họ.

Thông thường, giữa các thành viên (hoặc cổ đông) làm chủ công ty hay có các mâu thuẫn:
- Tranh chấp về vấn đề góp vốn và chuyển nhượng vốn góp.
- Bất đồng về định hướng kinh doanh, cách thức mở rộng, mục tiêu dài hạn hoặc cách thức điều hành công ty.
- Xung đột về quyền lợi và lợi nhuận.
Vì thế, khi thiết lập điều lệ, nếu có thể quy định rõ cách thức xử lý các vấn đề trên, doanh nghiệp sẽ vận hành ổn định hơn rất nhiều.

2.1. Tranh chấp về vấn đề góp vốn và chuyển nhượng vốn góp

Số vốn góp của mỗi thành viên được gọi là vốn điều lệ. Đối với công ty cổ phần, vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Dựa trên số vốn góp của mỗi thành viên, chúng ta sẽ có tỷ lệ phần trăm (%) sở hữu nhất định đối với công ty. Mọi thứ sẽ bình thường nếu như tất cả các thành viên đều góp bằng tiền. Nhưng thực tế lại có người góp bằng tài sản, có người góp bằng sức lao động. Đối với tài sản góp vốn khi thành lập doanh nghiệp, luật có quy định phải được các thành viên, cổ đông sáng lập định giá theo nguyên tắc đồng thuận hoặc do một tổ chức thẩm định giá định giá. Trường hợp tổ chức thẩm định giá định giá thì giá trị tài sản góp vốn phải được trên 50% số thành viên, cổ đông sáng lập chấp thuận. Còn về góp bằng sức lao động thì luật không có quy định cụ thể. Các vấn đề tranh chấp sở hữu nằm ở chỗ này: Góp bằng tài sản hoặc góp sức.

Ví dụ một trường mầm non nọ, có 3 đồng sáng lập:
- A: Có ý tưởng về dịch vụ chăm sóc trẻ, có nhà và có ít vốn.
- B: Rất giỏi về chăm sóc trẻ, có kinh nghiệm điều hành trường mầm non nhưng không có vốn.
- C: Có quan hệ trong ngành liên quan và sẵn sàng bỏ vốn tham gia.
Trong đó B sẽ bỏ công việc hiện thời về làm cho trường mầm non, A và C chỉ tham gia ngoài thời gian chính của họ.

Dự tính thời gian để mở trường và duy trì ban đầu là 12 tháng với tổng chi phí là 100 triệu đồng bao gồm 80 triệu tiền lương cho các nhân viên của trường, 10 triệu tiền máy móc thiết bị và 10 triệu chi phí văn phòng. B có lương 4 triệu nhưng chỉ lấy 1 triệu, còn lại coi như góp vào công ty với 12 tháng là 36 triệu. Vì vậy số tiền thực chi cho mở trường chỉ là 64 triệu (100 triệu - 36 triệu). Số tiền này sẽ do A và C mỗi người chi ra 32 triệu để chi trả.

Theo bạn chia % sở hữu cho A, B và C như thế nào cho hợp lý? Nếu không quy định thống nhất cụ thể về % sở hữu, tình huống xấu xảy ra thường là A và C lấy hết lợi nhuận, còn B sẽ tự ra mở trường.

Một trong các cách thỏa thuận tôi thấy khá hợp lý là:
- Không tính % sở hữu ngay từ đầu mà thống nhất giữa các bên là sau một năm (12 tháng) sẽ quy đổi đóng góp.
- Xác định trọng số của các yếu tố: Vốn quan trọng nhất có trọng số 4. Công sức (quy đổi bằng tiền lương) có trọng số 2,5. Tài sản trọng số 1. Thương hiệu có trọng số 1. Yếu cố công nghệ hoặc bản quyền có trọng số 2,5.
- Hết 12 tháng, các bên thống kê tổng lượng đóng góp (quy đổi ra thành tiền) của 1 người = Vốn góp góp của 1 người * trọng số vốn + Công sức của 1 người * trọng số công sức + Tài sản góp của 1 người * trọng số tài sản + Thương hiệu của 1 người * trọng số thương hiệu + Công nghệ của 1 người * trọng số công nghệ.
- Có lượng đóng góp rồi, chúng ta tính % sở hữu của A = Tổng lượng đóng góp của A / ( Tổng lượng đóng góp của A + Tổng lượng đóng góp của B + Tổng lượng đóng góp của C) * 100%.
- Tính tương tự với B và C.

Bên cạnh bài toán về tỷ lệ sở hữu, một bài toán nữa sẽ xảy ra đó là vấn đề thoái vốn, chuyển vốn, rút khỏi công ty. Trong điều lệ cũng nên ghi rõ điều này. Ví dụ đối với một công ty mới thành lập:
- Thành viên có quyền rút vốn bằng cách bán cổ phiếu cho công ty. Giá trị cổ phiếu được định giá bằng giá trị doanh nghiệp thời điểm hiện tại. Số tiền rút sẽ chia đều cho các năm và rút dần trong vòng 10 năm.
- Trong trường hợp cổ đông muốn bán cổ phần (phần sở hữu), công ty có quyền ưu tiên mua các cổ phần được đem ra chào bán. Trong trường hợp công ty không mua lại, quyền mua cổ phần được ưu tiên như sau: Cổ đông, quỹ ESOP (Employee Stock Ownership Plan - Quỹ cổ phiếu thưởng cho người lao động), nhà đầu tư bên ngoài.

2.2. Bất đồng về điều hành

Khi công ty trải qua một số năm đầu tiên, tình hình kinh doanh tốt hơn, quy mô phát triển, các vấn đề bất đồng trong cách điều hành doanh nghiệp sẽ nảy nở. Công ty càng đông thành viên (chủ sở hữu) thì điều này càng dễ xảy ra. Nếu các bất đồng nhỏ thì sẽ nảy sinh thành các hoạt động đấu đá chính trị nội bộ, còn nặng nề thì đó là kiện cáo, tranh tụng. Từ đó các quyết định điều hành công ty ngày càng khó có thể được đưa ra dễ dàng và nhanh chóng. Nhiều doanh nghiệp đã phải dừng vận hành do các bất đồng kiểu này.

- Do đó, trong điều lệ cần quy định rõ cách thức ra quyết định giữa các cổ đông. Tôi thấy trong luật doanh nghiệp cũng quy định khá rõ về việc biểu quyết này. Ví dụ: "Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua khi có trên 50% số thành viên dự họp tán thành hoặc số thành viên dự họp sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết tán thành. Việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, tổ chức lại công ty, chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ của công ty phải được ít nhất 75% số thành viên dự họp tán thành hoặc số thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số phiếu biểu quyết trở lên tán thành. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên có hiệu lực kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày ghi tại nghị quyết, quyết định đó, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.". Chúng ta chỉ cần nương theo luật và đưa vào trong điều lệ là hợp lý.

Lưu ý: Nếu trong điều lệ có điều khoản nào trái luật thì điều khoản đó vô hiệu.

Viết đến đây, tôi chợt nhớ đến một người bạn cũ đã từng đăng đàn thông báo kêu gọi vốn đầu tư nhưng có một điều kiện rất lạ: Chỉ nhận vốn chứ không nhận góp ý. Tức là bạn ấy cần vốn nhưng nếu người góp vốn muốn tham gia điều hành thì bạn không đồng ý. Bạn có giải thích lý do là vì bạn kinh nghiệm đau thương khi điều hành doanh nghiệp có nhiều cổ đông.

- Song song với quy định về cách thức ra quyết định, điều lệ nên quy định về quyền, nghĩa vụ, cách chỉ huy giữa các thành viên sở hữu công ty và cả những vị trí quan trọng như tổng giám đốc hoặc giám đốc điều hành công ty. Tôi đã tìm hiểu và đọc được khá nhiều bản án của tòa xử các vụ việc tranh chấp về các vấn đề như này. Thật mừng vì luật doanh nghiệp cũng có các điều khoản hướng dẫn (bắt buộc) các doanh nghiệp phải tuân theo để tránh xảy ra mâu thuẫn.

Ví dụ cơ cấu tổ chức quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn được quy định trong luật:
"1. Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
2. Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 88 của Luật này và công ty con của doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại khoản 1 Điều 88 của Luật này phải thành lập Ban kiểm soát; các trường hợp khác do công ty quyết định.
3. Công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật là người giữ một trong các chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật của công ty."

Hoặc ví dụ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu:
"1. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu được tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:
a) Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
b) Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
2. Đối với công ty có chủ sở hữu công ty là doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại khoản 1 Điều 88 của Luật này thì phải thành lập Ban kiểm soát; trường hợp khác do công ty quyết định. Cơ cấu tổ chức, chế độ làm việc, tiêu chuẩn, điều kiện, miễn nhiệm, bãi nhiệm, quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của Ban kiểm soát, Kiểm soát viên thực hiện tương ứng theo quy định tại Điều 65 của Luật này.
3. Công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật là người giữ một trong các chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty.
4. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định khác thì cơ cấu tổ chức, hoạt động, chức năng, quyền và nghĩa vụ của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc thực hiện theo quy định của Luật này."

Còn đây là ví dụ mô tả công việc của Giám đốc, Tổng giám đốc
"1. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
2. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có quyền và nghĩa vụ sau đây:
a) Tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên;
b) Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty;
c) Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
d) Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;
đ) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý trong công ty, trừ chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên;
e) Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên;
g) Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty;
h) Trình báo cáo tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên;
i) Kiến nghị phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
k) Tuyển dụng lao động;
l) Quyền và nghĩa vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên, hợp đồng lao động."

2.3. Xung đột về quyền lợi và lợi nhuận

Đây là bài toán ăn chia không đều giữa các chủ sở hữu doanh nghiệp. Nó thường xuất hiện khi công ty bắt đầu có lợi nhuận (có chút tiền dư ra). Nguyên nhân gốc dễ là do ngay từ đầu đã không thống nhất được quyền sở hữu doanh nghiệp (% cổ phần) như ở phần 1. Và dĩ nhiên, 1 phần cũng bởi do lòng tham của con người khi có trong tay số tiền lớn.

Việc thống nhất ăn chia lợi nhuận ngay từ khi khởi sự doanh nghiệp, thời điểm chưa có lợi nhuận sẽ giúp ích rất nhiều cho sự ổn định của doanh nghiệp về sau. Tôi thấy việc thống nhất nên tạo ra 1 quỹ dự phòng rủi ro sao cho nếu không hoạt động gì (như giai đoạn bệnh dịch Covid) thì doanh nghiệp vẫn có tiền duy trì trong vòng 3 - 6 tháng từ lợi nhuận là rất tốt. Sau đó, số tiền còn lại tùy vào sự đồng thuận của các chủ doanh nghiệp ăn chia theo % sở hữu.

3. Cuối cùng, do điều lệ được coi giống như "bản hiến pháp" của doanh nghiệp, vì thế trong điều lệ chúng ta nên có thêm một số điều khoản về văn hóa như: Giá trị cốt lõi, triết lý của doanh nghiệp, sứ mệnh, tầm nhìn, hoài bão của doanh nghiệp. Việc xác định ra các yếu tố này phụ thuộc vào các thành viên của công ty. Tôi chưa đọc thấy ở đâu nó rằng văn hóa công ty phải theo một quy định nào đó. Miễn nó phù hợp với đạo đức, quy định pháp luật và văn hóa dân tộc là ổn.

Nguyễn Hùng Cường