Lâu lâu tôi lại nhận được câu hỏi: "Cách làm kpi kinh doanh nhanh, hiệu quả và đơn giản". Ví dụ như sáng sớm nay có bạn ib hỏi.

Về cơ bản, tôi thấy cũng không có gì đặc biệt nhưng nhiều người hỏi quá nên biên luôn 1 bài để anh chị em thẩm, sau đó làm theo. Tôi có 2 cách: Đầy đủ và tắt.

1. Đầu tiên tôi hướng dẫn cách làm tắt trước để phục vụ anh chị em muốn ăn xổi.

Các bước tôi sẽ làm như sau:
+ Bước 1: Mở mô tả công việc ra. Nếu chưa có MTCV thì làm mô tả công việc. Trong trường hợp bạn chưa có mô tả công việc và muốn làm nhanh, vui lòng đọc bài này: "Các bước tắt xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty sao cho nhanh". Các bước nhỏ như sau:
- Xác định định hướng Cơ cấu tổ chức bộ phận (nếu có)
- Xác định mục đích của bộ phận
- Xác định chức năng của phòng, phân bổ nhiệm vụ và đặt tên các vị trí
- Hoàn thiện sơ đồ vị trí

+ Bước 2: Nhìn vào từng đầu công việc rồi lẩm bẩm khẩu quyết:
Khẩu quyết 1: Công việc như thế nào là đúng đủ đều hoặc đạt về:
- Khối lượng?
- Chất lượng?
- Tốc độ hoàn thành?
- Chi phí?

+ Bước 3: Có được câu trả lời rồi thì chuyển đổi câu trả lời về mẫu KPI:
- Số + ...
- Tỷ lệ + ..
- Thời gian ...

Ví dụ đơn giản: Chúng ta có CÔNG VIỆC: ĂN CƠM
Công việc "Ăn cơm" như thế nào là đạt về:
- Số lượng: Ăn hết 1 tô cơm
- Chất lượng: Ăn vui vẻ (Dạ ko bị la “ ăn đi con” hoặc ba mẹ khen)
- Thời gian: Ăn trong thời gian quy định (15 phút)
- Chi phí:

Chuyển đổi câu trả lời về mẫu KPI:
+ Đạt về số lượng: Ăn hết 1 tô cơm
>> KPI:
- Số tô cơm con cần ăn hết: 1 tổ
- Tỷ lệ số tô cơm con ăn được/ tổng số tô cơm con cần ăn: 100%

+ Đạt về chất lượng: Ăn vui vẻ (Dạ ko bị la “ ăn đi con” hoặc ba mẹ khen)
>> KPI:
Không bị la:
+ Số lần ba mẹ la con khi ăn: 0
+ Tỷ lệ số bữa ăn ba mẹ la con khi ăn/ tổng số bữa ăn: 100%
Ba mẹ khen:
+ Số lời khen của ba me cho con
+ Tỷ lệ số bữa bố mẹ hài lòng về con/ tổng số bữa ăn

+ Đạt về thời gian: Ăn trong thời gian quy định (15 phút)
>> KPI:
- Số lần ăn muộn hơn so với quy định: 0
- Thời gian trung bình con ăn cơm/ 1 bữa: 15 phút
- Tỷ lệ tổng thời gian con ăn cơm/ tổng thời gian cho phép: 100%

Ví dụ khác liên quan đến kinh doanh B2B: Duy trì mối quan hệ với khách hàng
+ Đạt về số lượng: Duy trì được mối quan hệ với khách hàng
>>KPI: Số lần thực hiện chăm sóc khách hàng
+ Đạt về chất lượng: Khách nhận được giá trị
>>KPI: Tổng giá trị khách nhận được
>>KPI: Số lần khách khen về việc chăm sóc và tạo mối quan hệ
Giúp cho BP đấu thầu có giá thấp
>>KPI: Tổng số dự án tham gia thầu có giá thấp nhất
+ Đạt về thời gian: Duy trì liên tục
>>KPI: Số lần chăm sóc khách trung bình/ khách
+ Đạt về chi phí: Chi phí hợp lý
>>KPI: Chi phí trung bình chăm sóc, tạo mối quan hệ trung bình/ 1 khách

+ Bước 4: Lựa chọn, rút gọn KPI xuống 8 theo nguyên tắc: Quan trọng (key), Smart (cân đo đong đếm được), hướng tới công việc.
+ Bước 5: Chọn được các thước đo rồi thì hoàn thiện thẻ KPI như trọng số, chỉ tiêu, cách đánh giá.

Kết quả ra như sau:
- Linkdownload:
+ JD - KPI quan ly Kinh doanh.xls
+ JD - KPI Sale cua hang tu van trang suc.xls
+ KPI sale tour.xls

2.Tiếp theo, ở trên là cách ăn xổi, nếu muốn làm đầy đủ thì ta phải triển khai từ trên xuống.

Các bước như sau:
- Bước 1: Lấy KPI từ chiến lược giao xuống cho bộ phận kinh doanh
- Bước 2: Phân tách KPI chức năng từ các chức năng của bộ phận. Cách tìm KPI chức năng thì giống như ở phần trên, vẫn chỉ là: Mỗi một chức năng trả lời câu hỏi thế nào là đúng đủ đều? Ngoài ra còn thêm câu hỏi: Công việc có đích cuối đảm bảo điều gì? Có câu trả lời thì đổi ra thước đo: Số hoặc tỷ lệ.
- Bước 3: Tập hợp KPI chiến lược và KPI chức năng vào thư viện KPI bộ phận

- Bước 4: Có thư viện KPI rồi, ta phân bổ lựa chọn KPI cho từng vị trí sao cho phù hợp với các công việc vị trí đang làm.

- Bước 5: Có các KPI được lựa chọn, ta rút gọn nó xuống 8 theo các nguyên tắc giống trên: Quan trọng (key), Smart (cân đo đong đếm được), hướng tới công việc.
- Bước 6: Chọn được các thước đo rồi thì hoàn thiện thẻ KPI như trọng số, chỉ tiêu, cách đánh giá.

Cuối cùng, chúng ta ra thẻ KPI đẹp hơn:

Xin tặng anh chị và các bạn tài liệu để tham khảo. Vui lòng đăng kí vào form sau:

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QT hiệu suất theo BSCvsKPI