Hỏi: "Cả nhà ơi, bên công ty mn có file Quy chuẩn 5S em có thể xin tham khảo được không ạ?"

Trả lời: Được chứ. Tôi có sưu tầm được 1 số file. Bạn vui lòng download theo link ở dưới!

QUY ĐỊNH THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH CẢI TIẾN 5S

CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
I. Mục đích ban hành
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.Việc triển khai áp dụng 5S tại Công ty nhằm mục đích nâng cao công tác quản lý, điều hành, góp phần nâng cao uy tín, giảm giá thành và tăng sức cạnh tranh của Công ty trên thị trường. Cải tiến nơi làm việc thông thoáng, chuyên nghiệp, gọn gàng, ngăn nắp .

II. Đối tượng và phạm vi áp dụng
Đối tượng và phạm vi: Tất cả CBNV Chi nhánh Công ty TNHH Boxi Việt Nam – Hà Nội. Chương trình 5S thể hiện ở tất cả các khâu của quá trình hoạt động trong Công ty, từ nơi làm việc, phòng họp, …
Hiệu lực thực hiện: Kể từ ngày quy định này được Ban Giám Đốc ký ban hành, áp dụng đến khi có một văn bản mới thay thế hoặc có quy định khác.

III. Nguyên tắc chung.
Thực hiện chương trình 5S nói một cách nào đó là tiến hành thay đổi hành vi và hình thành thói quen tốt, thói quen làm việc chuyên nghiệp và hướng tới khía cạnh năng suất, chất lượng của công việc. Đây là một trong những yêu cầu của Công ty đối với CBNV, phù hợp với xu thế phát triển thời đại.
Tất cả CBNV trong công ty phải nắm vững nội dung chương trình 5S để áp dụng vào công việc hàng ngày tại nơi làm việc. Đây là một nội dung đánh giá hoàn thành mực tiêu công việc với cá nhân, phòng ban.
Trách nhiệm hướng dẫn chung thuộc về Phòng HCNS của Công ty. Trưởng phòng, trưởng dự án có trách nhiệm phối hợp với Phòng HCNS để triển khai thực hiện quy định này.

IV. Nội dung quy định 5S

1. Sàng lọc: Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết. Xác định và loại bỏ những vật dụng, hồ sơ, tài liệu không cần thiết cho công việc khỏi nơi làm việc.
Kết quả cần đạt được:
- Đối với khu vực chung:
+ Đối với máy móc thiết bị dùng chung (tủ, bàn ghế, máy in,...) hư hỏng hoặc hơn 02 năm không sử dụng: tiến hành giao trả cho Phòng HCNS
+ Vật trang trí (lọ hoa,..) dùng chung hư hỏng, quá cũ gây phản cảm hoặc không dùng nữa thì tiến hành thanh lý/hủy bỏ.

- Đối với khu vực cá nhân:
+ Được để tối đa 6 vật dụng trên bàn làm việc (máy tính, chuột, sổ, bút, cốc uống nước,..) những đồ dùng không dùng thì phải cất đi hoặc để gọn gàng.
+ Khu vực làm việc của nhân viên không có thùng carton, máy móc, thiết bị, vật dụng/vật trang trí hư hỏng, không để đồ ăn trên bàn.
+ Tài liệu, hồ sơ tại khu vực làm việc của nhân viên phải được phân loại cụ thể: đã xử lý, đang xử lý, chưa xử lý, tham khảo...
+ Sách báo, hồ sơ, tài liệu: lỗi thời, không còn sử dụng hoặc đã hết sử dụng thì tiến hành tiêu hủy hoặc lưu kho. Không để sách báo lẫn lộn với hồ sơ/tài liệu.

2. Sắp xếp: Sắp xếp những vật dụng, hồ sơ, tài liệu cần thiết cho công việc ngay ngắn, gọn gàng, thuận tiện cho quá trình làm việc. Sau khi sàng lọc, tất cả các cá nhân chủ động sắp xếp đồ dùng vật dùng cá nhân của riêng từng người cũng như các vật dụng chung để phục vụ cho công việc sao cho thuận tiện nhất, nhằm mục đích tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, hiệu quả nhất..
 
Kết quả cần đạt được:
- Đối với khu vực chung:
+ Tổng quan các phòng ban, Công ty được bố trí hợp lý, gọn, đẹp, tận dụng tối đa được không gian sử dụng
+ Phòng họp: đặt mọi vật dụng, trang thiết bị (ghế, bảng, giẻ lau, bút viết …) đúng vị trí sau khi họp xong. Tắt điện phòng họp sau khi sử dụng.
+ Bàn ghế ngồi tiếp khách hàng: được sắp xếp ngay ngắn, đẩy ghế gọn gàng vào trong bàn sau khi đứng lên.
+ Tiếp khách xong đổ nước thừa và cất cốc đúng nơi quy định.
+ Thay bình vỏ nước xong xếp gọn gàng trong kho.
+ Bảng thể lệ, thông báo, bảng quảng cáo không bị rách, không bị mất chữ, không bị bạc màu, bố trí hợp lý, không gây mất mỹ quan chung, thông tin cập nhật đầy đủ, chính xác.
+ Sắp xếp dép gọn gàng khi đi dùng xong.
+ Đóng kín tủ giày sau khi mở tủ.

- Đối với khu vực cá nhân:
+ Tổng quan khu vực làm việc cá nhân: đảm bảo có không gian phù hợp, thuận tiện, sắp xếp các vật dụng, hồ sơ, tài liệu sao cho dễ lấy hoặc dễ di chuyển. Vật dụng thường xuyên sử dụng đặt gần người sử dụng
+ Văn phòng phẩm: sắp xếp gọn gàng ngay ngắn vào trong các hộp bút, khay văn phòng phẩm, không có văn phòng phẩm hư hỏng, không sử dụng được.
+ Điện thoại bàn: để phía tay không thuận, luôn có sẵn bút và sổ để có thể vừa nghe điện thoại vừa ghi chép được.
+ Dây điện, dây mạng, dây điện thoại, .... phải được cuộn gọn gàng
+ Vật dụng cá nhân (túi xách, áo mưa, áo khoác, mũ bảo hiểm, chăn, chiếu, gối, giẻ lau, thức ăn,...): sắp xếp ngay ngắn, gọn gàng trong góc khuất; không để trong tầm nhìn của khách hàng; không để trên bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ.
+ Các vật trang trí được trưng bày gọn gàng, ngăn nắp, không chiếm không gian làm việc.
+ Chỉ được để 1 cốc uống nước tại nơi làm việc.

3. Sạch sẽ : Làm vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ trước/trong/sau giờ làm việc.
Kết quả cần đạt được:
- Đối với khu vực chung:
+ Cửa chính, ô kính bên trong Công ty phải sạch sẽ, không bụi bẩn.
+ Các cây cảnh, hoa không bị gãy, không bị rơi vãi ra xung quanh. Không có tàn thuốc, rác, tăm trong chậu cây.
+ Bàn ghế ngồi dành cho khách hàng: sạch sẽ, không bụi bẩn, không có vết dơ/vết ố.
+ Máy móc thiết bị dùng chung luôn sạch sẽ, không bụi bẩn, không có bất kỳ giấy tờ nào còn sót lại trên nắp máy in.
+ Máy uống nước: sạch sẽ, luôn có sẵn nước. Sàn nhà xung quanh máy không bị đọng nước. Bên cạnh có thùng rác (phải có nắp).

- Đối với khu vực cá nhân:
+ Khu vực làm việc của nhân viên không có rác, bụi, mạng nhện.
+ Kết thúc làm việc, vật dụng cá nhân (cốc, sạc, sổ...) để gọn gàng lau bàn sạch sẽ trước khi về.

4. Săn sóc : Tiêu chuẩn hóa và duy trì, thực hiện thường xuyên 3S trên.
Kết quả cần đạt được:
- Trả lời chính xác nội dung phân công thực hành 5S tại Công ty do nhân viên phụ trách
- Nhân viên cần có ý thức thực hiện tốt các quy định, nội quy của Công ty. ( Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ) có tinh thần tự giác, tạo nề nếp, thói quen làm việc chuyên nghiệp.

5. Sẵn sàng:Thực hiện tốt, thường xuyên, có kỷ luật và tự giác 4S trên. Sẵn sàng phục vụ khách hàng
Kết quả cần đạt được:
- Nhân viên cần tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc, sẵn sàng thực hiện các nội quy, quy định của Công ty đề ra
Tuân thủ về trang phục, đeo thẻ ghi tên trong giờ làm việc.
Tuân thủ quy định giờ làm việc của Boxi
Sáng: 08:00 – 12:00.
Chiều: 13:30 – 17:30
- Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn.

CHƯƠNG 2: CHẾ ĐỘ THƯỞNG PHẠT
...

Download tài liệu quy chuẩn 5S miễn phí: QUY DINH THUC HIEN CHUONG TRINH CAI TIEN 5S.doc

Ngoài ra, bạn có thể download thêm các tài liệu về 5S tại đây https://bit.ly/tailieu5s

Chúc bạn ứng dụng thành công!

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)