Bản mô tả công việc (Job Description - JD) đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự. Một JD được xây dựng tốt không chỉ thu hút đúng ứng viên tiềm năng mà còn là cơ sở để đánh giá hiệu suất làm việc, xây dựng lộ trình phát triển và giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, vẫn mắc phải những sai lầm đáng tiếc khi xây dựng JD, dẫn đến những hậu quả không mong muốn như tuyển dụng sai người, tăng tỷ lệ nghỉ việc, giảm hiệu suất làm việc và gây ra những hiểu lầm không đáng có.
Trong bài viết này, cùng Blognhansu tìm hiểu một số lỗi cơ bản khi xây dựng bản mô tả công việc nhé.
1. Mô tả chung chung, thiếu chi tiết
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là việc mô tả công việc một cách quá chung chung và mơ hồ. Sử dụng những cụm từ sáo rỗng, thiếu thông tin cụ thể về nhiệm vụ hàng ngày, trách nhiệm và phạm vi công việc khiến ứng viên khó hình dung được thực tế công việc. Điều này dẫn đến việc thu hút những ứng viên không phù hợp hoặc khiến những ứng viên tiềm năng cảm thấy không đủ thông tin để quyết định ứng tuyển.
Cần tránh:
- Sử dụng những câu mô tả mơ hồ như "hỗ trợ các hoạt động của phòng ban", "thực hiện các công việc khác theo yêu cầu".
- Liệt kê quá ít thông tin về các nhiệm vụ cụ thể, công cụ và quy trình làm việc.
- Không đề cập đến các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs) hoặc mục tiêu công việc cụ thể.
Thay vào đó:
- Mô tả chi tiết các nhiệm vụ hàng ngày, tuần, tháng mà nhân viên sẽ thực hiện.
- Liệt kê các công cụ, phần mềm, hệ thống mà nhân viên sẽ sử dụng.
- Nêu rõ phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của vị trí.
- Đề cập đến các chỉ số đo lường hiệu suất cụ thể và có thể định lượng được.
Ví dụ: Thay vì "Hỗ trợ bộ phận Marketing", hãy viết "Thực hiện nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh, hỗ trợ triển khai các chiến dịch marketing trực tuyến (SEO, SEM, Social Media), và báo cáo kết quả định kỳ."
2. Yêu cầu kỹ năng và kinh nghiệm quá cao hoặc không phù hợp
Việc đặt ra những yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm quá cao so với thực tế công việc có thể khiến nhiều ứng viên tiềm năng cảm thấy e ngại và không dám ứng tuyển. Ngược lại, việc yêu cầu những kỹ năng không liên quan hoặc quá thấp so với yêu cầu công việc sẽ dẫn đến việc tuyển dụng những ứng viên không đáp ứng được công việc.
Cần tránh:
- Liệt kê một danh sách dài dằng dặc các kỹ năng không thực sự cần thiết cho công việc.
- Yêu cầu kinh nghiệm nhiều năm cho những vị trí entry-level.
- Không phân biệt rõ giữa "kỹ năng bắt buộc" và "kỹ năng ưu tiên".
Thay vào đó:
- Xác định rõ những kỹ năng và kinh nghiệm thực sự cần thiết để hoàn thành tốt công việc.
- Phân loại rõ ràng giữa các kỹ năng "cứng" (kỹ năng chuyên môn) và "mềm" (kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề).
- Nêu rõ mức độ kinh nghiệm cần thiết (ví dụ: 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương).
3. Thiếu thông tin về văn hóa công ty và giá trị
Bản mô tả công việc không chỉ là danh sách các nhiệm vụ và yêu cầu. Nó còn là cơ hội để giới thiệu về văn hóa công ty, giá trị cốt lõi và môi trường làm việc. Việc thiếu thông tin này có thể khiến ứng viên không cảm nhận được sự phù hợp về văn hóa, dẫn đến việc họ không hứng thú hoặc nhanh chóng rời đi sau khi được tuyển dụng.
Cần tránh:
- Chỉ tập trung vào các khía cạnh kỹ thuật của công việc mà bỏ qua yếu tố con người.
- Không đề cập đến các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty.
- Không mô tả về môi trường làm việc, cơ hội phát triển và các phúc lợi khác.
Thay vào đó:
- Giới thiệu ngắn gọn về văn hóa công ty, các giá trị cốt lõi và phong cách làm việc.
- Mô tả về môi trường làm việc, cơ hội học hỏi và phát triển nghề nghiệp.
- Đề cập đến các phúc lợi, chính sách đãi ngộ và các hoạt động gắn kết nhân viên.
4. Sử dụng ngôn ngữ khó hiểu và thuật ngữ chuyên ngành quá nhiều
Việc sử dụng ngôn ngữ quá chuyên môn, thuật ngữ khó hiểu hoặc cấu trúc câu phức tạp có thể gây khó khăn cho ứng viên trong việc nắm bắt thông tin.
Cần tránh:
- Sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành mà không giải thích rõ ràng.
- Viết câu quá dài và phức tạp, gây khó hiểu cho người đọc.
- Sử dụng các từ ngữ mang tính phân biệt đối xử (về giới tính, tuổi tác, chủng tộc, v.v.)
Thay vào đó:
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu và trực quan.
- Giải thích rõ ràng các thuật ngữ chuyên ngành nếu cần thiết.
- Sử dụng cấu trúc câu ngắn gọn và mạch lạc.
- Đảm bảo ngôn ngữ trung lập và không mang tính phân biệt đối xử.
5. Không cập nhật bản mô tả công việc thường xuyên
Công việc có thể thay đổi theo thời gian. Việc sử dụng một bản mô tả công việc cũ kỹ và không còn phù hợp sẽ dẫn đến việc tuyển dụng những ứng viên không đáp ứng được nhu cầu hiện tại của tổ chức.
Cần tránh:
- Sử dụng lại các bản mô tả công việc cũ mà không xem xét và cập nhật.
- Không điều chỉnh JD khi có sự thay đổi về nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc yêu cầu kỹ năng của vị trí.
Thay vào đó:
- Thường xuyên xem xét và cập nhật bản mô tả công việc, đặc biệt khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, quy trình làm việc hoặc mục tiêu kinh doanh.
- Thu thập phản hồi từ nhân viên đang đảm nhiệm vị trí đó và quản lý trực tiếp để đảm bảo JD phản ánh đúng thực tế công việc.
6. Thiếu thông tin về quy trình ứng tuyển và liên hệ
Một bản mô tả công việc hiệu quả cần cung cấp đầy đủ thông tin về quy trình ứng tuyển, thời hạn nộp hồ sơ và thông tin liên hệ của bộ phận tuyển dụng. Việc thiếu những thông tin này có thể khiến ứng viên cảm thấy bối rối và bỏ lỡ cơ hội ứng tuyển.
Cần tránh:
- Không đề cập đến các bước trong quy trình tuyển dụng.
- Không cung cấp thời hạn nộp hồ sơ rõ ràng.
- Không cung cấp thông tin liên hệ của người phụ trách tuyển dụng.
Thay vào đó:
- Nêu rõ các bước trong quy trình ứng tuyển (ví dụ: nộp hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn chuyên môn, kiểm tra năng lực).
- Cung cấp thời hạn nộp hồ sơ cụ thể.
- Cung cấp thông tin liên hệ (email, số điện thoại) của bộ phận tuyển dụng hoặc người phụ trách trực tiếp.
Lời kết
Xây dựng bản mô tả công việc hiệu quả đòi hỏi sự đầu tư thời gian, công sức và sự hiểu biết sâu sắc về vị trí cần tuyển dụng cũng như văn hóa công ty. Tránh những sai lầm phổ biến được đề cập ở trên sẽ giúp doanh nghiệp thu hút đúng ứng viên tiềm năng, nâng cao chất lượng tuyển dụng, giảm thiểu chi phí và thời gian, đồng thời xây dựng một đội ngũ nhân sự mạnh mẽ và gắn kết.
