Chào bạn, thời tiết này, xuân đã chớm bước qua hạ. Một quý đã gần hết, công việc bản thế nào rồi? Bạn có phải viết mô tả công việc cho mình không? Nếu có, đây là hướng dẫn giúp bạn nhiều điều. Tôi cũng xin giả định, bạn phải viết mô tả công việc của một vị trí mà bạn không hề biết chức năng cũng như ma trận phân bổ nhiệm vụ cho các vị trí. Bạn làm theo các bước sau nhé:

Bước 1: Mở bản mô tả công việc mẫu ra.

Link download mẫu: Mau Mo ta cong viec.xlsx

Bước 2: Bạn đi từng dòng của mô tả công việc rồi viết:

I. THÔNG TIN CHUNG
1. Quan hệ quản lý: Cấp trên cấp dưới trực tiếp của vị trí là vị trí nào? Ghi chức danh cấp trên hoặc cấp dưới trực tiếp.
2. Quan hệ công việc: Vị trí phải trao đổi, làm việc trực tiếp với các bộ phận nào?
- Bên trong: Là quan hệ trực tiếp với Phòng/ban nào trong công ty
- Bên ngoài: Là quan hệ trực tiếp với các đơn vị ngoài Công ty. Ví dụ: Khách hàng, Sở ban ngành.

II. Mục đích công việc vị trí:
- Trả lời câu hỏi vị trí này sinh ra để đảm bảo điều gì hoặc đích cuối cùng, công việc đảm bảo điều gì trực tiếp?
- Nếu là quản lý thì mục đích công việc của vị trí là toàn bộ mục đích của bộ phận và đảm bảo bộ phận hoàn thành nhiệm vụ đạt chất lượng, số lượng, thời gian và chi phí theo yêu cầu công ty.
- Nếu là vị trí nhân viên, mục đích công việc sẽ được chọn 1 trong các mục đích của bộ phận (tùy theo nhiệm vụ được phân công) và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ công việc của cá nhân.
- Lưu ý:
+ Không đi vào chi tiết nhiệm vụ, chỉ nêu bật vai trò cốt lõi của công việc.
+ Bắt đầu bằng cụm từ "Đảm bào" ở đầu và cố gắng khái quát đích cuối cùng cần đạt.
+ Cuối cùng là: Đảm bảo công việc của cá nhân hoặc bộ phận hoàn thành.

III. Trách nhiệm và nhiệm vụ phải làm: Để có thể làm tốt được phần này, đầu tiên cần phân biệt các thuật ngữ:
- Chức năng: Các công việc lớn của công ty được giao cho bộ phận thực hiện. Thuật ngữ chức năng hay dùng cho bộ phận.
- Nhiệm vụ: Các công việc chi tiết cần phải làm. Thuật ngữ nhiệm vụ hay dùng cho vị trí.
- Trách nhiệm: Các công việc thuộc về vị trí mà người làm ở vị trí đó chịu cả rủi ro lẫn vinh quang. Thuật ngữ trách nhiệm hay dùng cho vị trí.
Do nhiệm vụ và trách nhiệm có ý khá giống nhau nên ta gom chung thành: Trách nhiệm và nhiệm vụ.

1. Tiếp đến, khi viết nhiệm vụ, chúng ta cần:
- Trả lời trách nhiệm và nhiệm vụ: Vị trí cần phải làm công việc gì?
- Dùng cấu trúc có động từ ở đầu. Ví dụ: Tổ chức thực hiện công việc.
- Viết nhiệm vụ chính theo hướng dòng chảy PDCA (lập kế hoạch, triển khai, kiểm tra, báo cáo, chỉnh sửa)
- Nếu vị trí có nhiệm vụ lập kế hoạch thì viết đầu tiên (nếu không thì bỏ đi):
+ Lập kế hoạch 1
+ Lập kế hoạch 2
- Sau nhiệm vụ lập kế hoạch, mô tả từng nhiệm vụ chính mà nhân viên phải thực hiện để đạt được mục tiêu công việc.
- Nhiệm vụ chính cần viết theo dòng chảy lớn.
- Trong nhiệm vụ chính, viết các nhiệm vụ chi tiết theo dòng chảy công việc nhỏ từ khi bắt đầu đến hoàn thành.
- Viết nhiệm vụ chính theo cấu trúc: Động từ + cụm từ giải thích.
- Khi viết nhiệm vụ chi tiết cũng theo cấu trúc: Động từ + cụm từ giải thích
- Cụm từ giải thích không cần phải viết đích cuối như đảm bảo hay để….)
- Nhiệm vụ áp chót là các công việc khác hoặc không thường xuyên hoặc các công việc khác theo sự chỉ đạo của công ty và trưởng phòng "bao gồm (nhưng ko giới hạn) các nhiệm vụ sau".
- Nhiệm vụ cuối cùng là báo cáo công việc.

Chú ý: Vị trí càng có quyền hạn cao thì nhiệm vụ càng được viết khái quát và có nhiều đầu việc quản lý. Ngược lại, vị trí quyền hạn thấp như nhân viên thì cần phải viết chi tiết các nhiệm vụ.

2. Cuối cùng, kết quả đầu ra:
- Là chỉ tiêu KPI hoặc sản phẩm cần có hoặc yêu cầu cần đạt của công việc.
- Câu hỏi để tìm ra các kết quả: Đầu ra của công việc ra sao?

IV. Quyền hạn của vị trí:
- Câu hỏi cần trả lời: Quyền hạn thực hiện công việc: Để làm được việc, vị trí cần quyền hạn gì?
- Lưu ý tránh nhầm quyền với công việc. Quyền là sức mạnh, là quyết định được làm gì đó để hoàn thành công việc. Quyền có 2 loại đề xuất hoặc quyết định. Ví dụ: Công việc lau nhà. Để hoàn thành công việc lau nhà thì cần có quyền được vào phòng giám đốc.
- Mục này mô tả phạm vi ra quyết định và trách nhiệm mà người đảm nhiệm vị trí có thể thực hiện (Quyền hạn tương xứng với trách nhiệm và nhiệm vụ của vị trí đảm nhận).
- Quyền nên đi theo 5M - 1E"
1. Money - Tài chính: Cần những quyền gì liên quan đến tài chính, chi tiêu? Ví dụ: Đề xuất chi tiêu, mua sắm, vật tư trang thiết bị phục vụ cho công việc
2. Man - Con người: Cần những quyền gì liên quan đến bản thân hoặc người khác? Ví dụ:
+ Đề xuất tuyển dụng, chính sách nhân sự, xử lý quan hệ lao động
+ Đề xuất đào tạo, sử dụng nhân sự trong các bộ phận khác
+ Quyền đào tạo, sử dụng nhân sự trong bộ phận
3. Material - Nguyên vật liệu: Cần những quyền gì liên quan đến nguyên vật liệu, vật tư đầu vào? Ví dụ: Quyền sử dụng nguyên vật liệu đầu vào được phân bổ cho bộ phận
4. Machine - Máy móc/ công nghệ: Cần những quyền gì liên quan đến máy móc, CCDC? Ví dụ: Quyền sử dụng máy móc, cơ sở vật chất, phần mềm được phân bổ cho bộ phận
5. Method - Phương pháp làm việc: Cần những quyền gì để thực hiện được công việc? Ví dụ:
+ Quyết định lựa chọn phương pháp, cách thức triển khai công việc trong bộ phận
+ Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phục vụ cho công việc phòng
6. Environment - Môi trường làm việc. Cần quyền gì liên quan đến môi trường làm việc? Ví dụ: Quyền từ chối các công việc không tuân theo luật hoặc mất an toàn lao động.

V. Điều kiện làm việc: Câu hỏi để xác định được điều kiện là: Để làm được nhiệm vụ ở trên thì ngoài quyền hạn còn cần điều kiện gì?
- Thời gian làm việc: Theo ca linh hoạt hay hành chính?
- Điều kiện môi trường làm việc: Trong nhà hay ngoài trời?
- Được trang bị: Được Công ty trang bị công cụ, dụng cụ gì?
Bạn chỉ cần liệt kê những điều kiện cần cho công việc là được

VI. Tiêu chuẩn vị trí:
- Câu hỏi cần trả lời: Để làm được công việc, người vào vị trí cần có bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức, thái độ, tính cách gì?
1. Yêu cầu cơ bản:
- Trình độ đào tạo: Yêu cầu trình độ gì? Trung học phổ thông hay Cao đẳng hay Đại học...
- Tin học văn phòng: Yêu cầu thế nào?
- Ngoại ngữ: Yêu cầu thế nào?
- Kinh nghiệm: Yêu cầu có kinh nghiệm hay không, có thì bao nhiêu tháng/năm? Kinh nghiệm chuyên môn và kinh nghiệm quản lý?
2. Yêu cầu năng lực: Vị trí yêu cầu năng lực gì? Ví dụ: Lập kế hoạch, bán hàng, xử lý tình huống….

Đến đây tôi xong việc xây dựng mô tả công việc. Nếu làm theo cách của tôi, cứ khoảng 1h chúng ta hoàn thành xong 1 mô tả công việc. Bộ phận có bao nhiêu vị trí, bạn cứ nhân lên là ra thời gian triển khai.

Lưu ý: Trong trường hợp bạn là người có nhiệm vụ xây dựng MTCV cho các vị trí. Mẹo là nên ngồi với trưởng bộ phận và hướng dẫn họ.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản