Khi một công ty vận hành, sẽ đến lúc nào đó sẽ xuất hiện công việc đó là làm thủ thục nghỉ việc hoặc thôi việc cho nhân viên. Đây là công việc trong quản trị nhân sự gọi là xử lý quan hệ lao động. Nếu chúng ta làm không khéo sẽ dẫn tới nhiều hệ lụy. Cách tốt nhất để giảm bớt vấn đề là thực hiện mọi thứ theo thỏa thuận nghỉ việc giữa 2 bên. Thỏa thuận xong thì nên làm theo quy trình.

1. Quy trình nghỉ việc và thôi việc

Quy trình nghỉ việc mà tôi hay dùng trong công ty như sau:

Lưu đồ: BM00.TTTV.Luu do quy trinh nghi viec viec

Bước 1:
* Công việc:
- Người lao động khi thôi việc điền đầy đủ thông tin thôi việc vào đơn xin thôi việc và chuyển đơn lên giám đốc Trung tâm/ trưởng bộ phận.
- Thỏa thuận lịch trình bàn giao tài liệu công việc với giám đốc Trung tâm/trưởng bộ phận và tiến hành các bước bàn giao theo thỏa thuận
- Hoàn thành các bàn giao khác theo hướng dẫn quy trình (bao gồm: thanh toán tạm ứng công nợ, bàn giao tài sản máy tính cá nhân, thẻ ra vào, thẻ BHYT, xác nhận thanh toán đào tạo và CP ưu đãi nhân viên
* Thời gian:
- Thông báo theo thời hạn báo trước của luật lao động
- Hoàn thành bàn giao 02 ngày trước khi thôi việc
* Biểu mẫu: BM01.TTTV.Don xin thoi viec

Bước 2:
* Công việc:
- Tiến hành phỏng vấn trao đổi với nhân viên thôi việc
- Thỏa thuận lịch trình bàn giao công việc, tài liệu liên quan thuộc trung tâm/ bộ phận và điền thông tin vào đơn xin thôi việc.
- Ký và chuyển đơn xin thôi việc lên phòng nhân sự
- Xác nhận và gửi bản kết quả bàn giao công việc lên phòng nhân sự
Lưu ý: Trưởng bộ phận là Giám đốc Trung tâm/ trưởng phòng ban hoặc là Lãnh đạo Công ty phụ trách Khối đối với trường hợp người thôi việc là Giám đốc Trung tâm/ Trưởng phòng ban
* Thời gian: Chuyển bản kết quả bàn giao công việc 02 ngày trước khi thôi việc
* Biểu mẫu: BM02.TTTV.Ban giao cong viec

Bước 3:
* Công việc: Ký xác nhận thanh toán tạm ứng công nợ và các thanh toán khác nếu có
* Thời gian: 02 ngày trước khi thôi việc
* Biểu mẫu: BM03.TTTV.Xac nhan ke toan

Bước 4:
* Công việc:
- Nhận bàn giao máy tính cá nhân
- Nhận bàn giao bàn ghế, thẻ ra vào và tài sản khác
* Thời gian: 01 ngày trước khi thôi việc
* Biểu mẫu: BM04.TTTV.Xac nhan hanh chinh

Bước 5:
* Công việc:
- Tiến hành trao đổi phỏng vấn thôi việc
- Trao đổi với giám đốc trung tâm về ngày có thể kết thúc bàn giao công việc , chuyển đơn xin thôi việc (đề xuất ngày chính thức thôi việc) lên tổng giám đốc.
- Thông báo các bên liên quan về nhân viên thôi việc (bao gồm: Trưởng bộ phận, Hành chính, kế toán, Quản trị mạng)
- Chuyển quyết định chấm dứt hợp đồng cho người lao động và hướng dẫn các thủ tục.
- Xác nhận bồi hoàn đào tạo thu thẻ Bảo hiểm y tế, nhắc người lao động các giấy tờ cần phải bổ sung để hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH
- Tổ chức việc thanh lý hợp đồng lao động. Biên bản thanh lý hợp đồng được ký kết sau khi có đầy đủ thông tintrong bản kết quả công việc
- Lập bảng thanh toán chế độ cho người lao động và gửi lại 01 bản thanh lý hợp đồng cho người lao động
* Thời gian: Hoàn thành các thủ tục chậm nhất 05 ngày kể từ ngày các thủ tục bàn giao được hoàn thành
* Biểu mẫu:
- BM06.TTTV.Xac nhan nhan su
- BM07.TTTV.Ke qua ban giao

Bước 6:
* Công việc:
- Xác nhận đơn xin thôi việc trình ban giám đốc
- Xác nhận hoàn thành bàn giao và đề nghị thanh lý hợp đồng trình ban giám đốc
* Thời gian: 01 ngày trước khi thôi việc
* Biểu mẫu:
- BM05.TTTV.2024 Mau-Quyet-dinh-cho-thoi-viec
- BM05.TTTV.2024 quyet-dinh-thoi-viec
- BM05.TTTV.Quyet dinh cham dut
- BM08.TTTV.Bien ban thanh ly hop dong

2. Quyết định nghỉ việc, cho thôi việc

Quyết định nghỉ việc hay quyết định cho thôi việc là một tài liệu chính thức được sử dụng trong doanh nghiệp để thông báo về việc một nhân viên sẽ thôi việc. Sau khi quyết định này có hiệu lực thì hợp đồng giao kết giữa người lao động và doanh nghiệp sẽ hoàn toàn chấm dứt.

Hiện nay, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản liên quan không có quy định cụ thể về mẫu quyết định nghỉ việc, quyết định thôi việc.

Một mẫu giấy quyết định nghỉ việc, quyết định cho thôi việc chuẩn cần đảm bảo đủ những nội dung sau:
- Tiêu đề, quốc ngữ.
- Các căn cứ luật pháp quy định.
- Thông tin đơn vị áp dụng quyết định nghỉ việc.
- Thông tin người lao động nhận quyết định nghỉ việc: Họ và tên, ngày sinh, địa chỉ nơi ở, bộ phận đang làm việc, chức vụ hiện tại.
- Thời gian, lý do cho nghỉ việc.
- Xác nhận của người ra quyết định nghỉ việc (chữ ký, đóng dấu).
- Nơi nhận quyết định cho nghỉ việc.

Có thể tham khảo mẫu quyết định nghỉ việc, cho thôi việc mới nhất theo quy trình ở phía trên!

3. Người lao động nhận quyết định nghỉ việc trong thời gian bao lâu?

Căn cứ theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau: Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
2. Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Theo đó, khi chấm dứt hợp đồng lao động người sử dụng lao động có trách nhiệm cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu.

Như vậy, hiện nay pháp luật hiện hành không có quy định cụ thể hay ràng buộc về việc công ty phải ra quyết định nghỉ việc cho người lao động trong thời gian bao lâu. Tuy nhiên, người lao động có thể yêu cầu công ty cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động.

Nguồn tham khảo: Thư viện pháp luật!

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản