Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các doanh nghiệp luôn tìm kiếm những giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất. Một trong những phương pháp được nhiều tổ chức trên thế giới áp dụng thành công là Kaizen – triết lý cải tiến liên tục đến từ Nhật Bản. Vậy Kaizen là gì và làm thế nào để áp dụng hệ thống này một cách hiệu quả trong doanh nghiệp? Cùng Blognhansu tìm hiểu nhé!
Kaizen là gì?
Kaizen được ghép từ hai từ “kai” nghĩa là liên tục và “zen” nghĩa là cải tiến. Vậy nên, Kaizen có nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ. Đây là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật Bản, được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp/tập đoàn lớn trên thế giới như Toyota, Suzuki, Canon, Honda…
Điểm quan trọng nhất để tạo nên sự thành công của triết lý kinh doanh này là sự cải tiến liên tục, từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu và nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.
10 nguyên tắc bất biến của hệ thống Kaizen
Dưới đây là 10 nguyên tắc của triết lý kinh doanh Kaizen bạn cần phải tuân thủ, bao gồm:
- Tập trung vào những lợi ích mang lại cho khách hàng.
- Không ngừng cải tiến và phát triển.
- Hình thành văn hóa “không đổ lỗi”, làm việc có tinh thần trách nhiệm.
- Thiết lập các mối quan hệ bền vững.
- Khuyến khích nhân viên trong doanh nghiệp cởi mở, trao đổi với nhau.
- Đẩy mạnh làm việc nhóm.
- Sự kết hợp của nhiều bộ phận chức năng khác nhau trong một dự án.
- Rèn luyện ý thức kỷ luật và tự giác của nhân viên.
- Đảm bảo sự thông suốt của thông tin đến mọi thành viên trong tổ chức.
- Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc
Khi nào nên áp dụng hệ thống Kaizen vào doanh nghiệp
Theo nguyên tắc Kaizen, bạn có thể giữ nguyên một bộ phận và tiến hành “cải tiến không ngừng” (kaizen) các bộ phận khác miễn sao không làm thay đổi giá trị cốt lõi của vấn đề.
Doanh nghiệp có thể áp dụng kaizen khi rơi vào tình trạng khủng bắt buộc phải tiến hành kaizen. Hoặc doanh nghiệp hoạt động trong bối cảnh thị trường khó khăn cần thực hiện kaizen để hạn chế sự gián đoạn. Đồng thời, duy trì hoạt động của doanh nghiệp và tạo đà cho sự phục hồi sau này.
Đặc biệt, doanh nghiệp nên áp dụng kaizen trong quá trình vận hành bình thường để tối ưu hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp như quản lý nhân sự, quản lý tài liệu và giấy tờ…
Các bước áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp
Dưới đây là quy trình áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp:
1. Tìm hiểu thực trạng của doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen
Trước khi áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp, cần phải đánh giá thực trạng của mình để thống nhất mục tiêu cải tiến và đổi mới. Điều này giúp hạn chế tình trạng mục tiêu vượt sức của doanh nghiệp, dẫn đến việc thực hiện dở dang gây lãng phí nguồn lực và thời gian.
Hệ thống Kaizen không yêu cầu số vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp từ CEO cho đến nhân viên.
2. Xác định nguyên nhân của vấn đề tồn tại
Trong bước này, doanh nghiệp cần xác định gốc rễ của vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp tìm ra các giải pháp phù hợp và hiệu quả nhất.
3. Xác định giải pháp tốt nhất
Một khi đã xác định được gốc rễ của vấn đề, doanh nghiệp cần tìm kiếm các giải pháp sáng tạo và chọn ra phương án khả thi nhất. Bước tiếp theo là xây dựng kế hoạch thực thi phù hợp.
4. Thực hành giải pháp Kaizen trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp sẽ tiến hành kaizen theo kế hoạch. Trước khi chính thức áp dụng, doanh nghiệp có thể áp dụng các chương trình thí điểm hoặc thực hiện từng bước nhỏ để kiểm tra tính hiệu quả.
Trong quá trình Kaizen, cấp quản lý và nhân sự có liên quan cần phải theo dõi, thu thập thông tin và kiểm tra thường xuyên.
5. Phân tích kết quả đạt được
Để đánh giá mức độ hiệu quả của quá trình Kaizen, doanh nghiệp cần thực hiện phân tích và đo lường các thông tin và dữ liệu thu thập được trong suốt quá trình triển khai áp dụng.
6. Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp
Sau khi phân tích kết quả, bạn sẽ thấy một số nhược điểm của giải pháp và các điểm có thể làm tốt hơn. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp cải thiện và tối ưu hiệu quả của giải pháp. Từ đó, rút kinh nghiệm với những lần thực hiện Kaizen khác.
7. Lập lại quy trình đã được chuẩn hóa
Khi đã tìm được giải pháp kaizen thích hợp, doanh nghiệp thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1 để tiếp tục xác định các vấn đề mới và tìm giải pháp phù hợp.
Lời kết
Kaizen không chỉ đơn thuần là một phương pháp cải tiến, mà còn là một triết lý sống, một văn hóa doanh nghiệp. Khi được áp dụng một cách nhất quán và toàn diện, Kaizen sẽ giúp doanh nghiệp không ngừng phát triển, nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được những thành công bền vững.
