Ma trận Eisenhower được sử dụng để phân loại nhiệm vụ theo bốn góc. Mỗi góc phần tư sẽ có một lời kêu gọi hành động cụ thể đó là thực hiện, lên lịch, ủy quyền hoặc loại bỏ. Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà bạn nên biết. Nhưng cách sử dụng ma trận này như thế nào? Cùng Blognhansu tìm hiểu nhé!
1. Tổng quan về ma trận quản lý thời gian Eisenhower
1.1 Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower hay Ma trận khẩn cấp là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành 4 hộp ưu tiên cho biết những nhiệm vụ bạn nên tập trung làm trước và những nhiệm vụ bạn nên ủy quyền hoặc loại bỏ.
Thực ra, ma trận thời gian Eisenhower dựa trên hai đặc tính là tính quan trọng và tính khẩn cấp. Đây không phải là chiến lược hoàn hảo nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian, không giúp chúng ta hiện thực hóa mục tiêu.
1.2 Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower
# Mức độ quan trọng
Theo ma trận Eisenhower, đây là khía cạnh đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu dài hạn và giá trị cá nhân. Chúng có thể liên quan đến sự phát triển cá nhân, sự nghiệp, quan hệ hay những mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống của bạn. Những nhiệm vụ ở mức này không mang lại kết quả ngay lập tức nên rất dễ bị xao nhãng.
# Mức độ khẩn cấp
Khía cạnh này đo lường mức độ và thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Các nhiệm vụ khẩn cấp thường liên quan đến thời hạn, yêu cầu ngay tức thì hoặc có thời hạn gấp. Đặc biệt là có thể gây hậu quả nếu không hoàn thành kịp thời.
# Phân loại nhiệm vụ
Dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp, ma trận Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành 4 loại khác nhau: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, không quan trọng và không khẩn cấp. Mỗi loại nhiệm vụ sẽ có cách tiếp cận và xử lý khác nhau.
Bằng cách phân loại nhiệm vụ và xác định phương pháp tiếp cận thích hợp cho từng loại, mỗi người có thể sử dụng thời gian hiệu quả và cân bằng giữa những mục tiêu cá nhân - công việc. Nhiều người nghĩ rằng các nhiệm vụ khẩn cấp thì đều quan trọng nhưng thực tế thì không hẳn là vậy.
2. Phương pháp sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower
2.1 Lên danh sách các công việc và nhiệm vụ cần làm
Đầu tiên là quy trình cơ bản đưa ra cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ và công việc đang phải đối mặt. Khi lập danh sách này, hãy ghi lại tất cả công việc, nhiệm vụ hay mục tiêu cần hoàn thành. Như vậy để không bỏ quên bất kỳ công việc nào và có cái nhìn rõ ràng về phạm vi công việc của mình.
Trong khi sử dụng ma trận Eisenhower để lập danh sách, bước tiếp theo là tiến hành phân loại các công việc dựa trên hai tiêu chí quan trọng và khẩn cấp.
- Các công việc được xếp vào ô “quan trọng và khẩn cấp” nên ưu tiên thực hiện đầu tiên.
- Các công việc được xếp vào ô “quan trọng nhưng không khẩn cấp” cần được thực hiện ngay khi có thời gian.
- Các công việc được xếp vào ô “không quan trọng nhưng khẩn cấp” có thể ủy quyền hoặc trì hoãn.
- Các công việc được xếp vào ô “không quan trọng và không khẩn cấp” có thể loại bỏ khỏi danh sách.
2.2 Phân màu theo cấp độ cho từng công việc
Tại sao nên phân màu theo cấp độ cho từng công việc? Việc này sẽ giúp dễ dàng theo dõi và phân loại các công việc hơn. Thông thường, người ta sẽ sử dụng các màu đỏ, màu xanh dương, màu xanh lá cây và màu vàng để phân loại công việc theo ma trận Eisenhower.
- Quan trọng và khẩn cấp: Màu đỏ
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Màu xanh dương
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Màu xanh lá cây
- Không quan trọng và không khẩn cấp: Màu vàng
2.3 Hỏi kỹ năng từ chối
Học cách từ chối là một kỹ năng cần thiết để quản lý thời gian hiệu quả. Khi có thể từ chối những yêu cầu không quan trọng hoặc không khẩn cấp, chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc thực sự quan trọng và hoàn thành mục tiêu.
- Xác định những gì quan trọng: Hãy suy nghĩ về những gì bản thân coi trọng trong công việc và cuộc sống. Từ đó, xác định những việc quan trọng cần ưu tiên làm trước.
- Xác định rõ ràng thời gian và khả năng của bản thân: Khi ai đó yêu cầu làm gì đó, bạn hãy cho họ biết mình có thể làm gì và không thể làm gì.
- Lịch sự và kiên quyết: Khi từ chối ai đó, hãy thể hiện sự tôn trọng và kiên quyết để thuận lợi trong công việc.
2.4 Loại bỏ những công việc không quan trọng trước khi tập trung hoàn thành nhiệm vụ
Nhiều người thường mắc phải sai lầm là thực hiện những công việc không quan trọng và không mang lại giá trị cho bản thân. Nguyên nhân là do họ cảm thấy bứt rứt khi bỏ qua những việc này hoặc họ nghĩ rằng dành một ít thời gian để thực hiện cũng không ảnh hưởng. Tuy nhiên, điều này dẫn đến tình trạng lố giờ và không thể tập trung vào những công việc quan trọng.
Ma trận Eisenhower có thể giải quyết vấn đề nan giải này. Phương pháp dựa trên hai tiêu chí quan trọng và khẩn cấp để phân loại công việc. Những công việc quan trọng và khẩn cấp được ưu tiên thực hiện trước. Còn những công việc không quan trọng và không khẩn cấp có thể được loại bỏ hoặc trì hoãn.
Việc loại bỏ những công việc không quan trọng và không khẩn cấp không phải là sự lười biếng. Đó là cách rèn luyện khả năng phán đoán và đưa ra quyết định. Khi có thể loại bỏ những công việc không quan trọng, sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc quan trọng và mang lại giá trị.
2.5 Đánh giá công việc và mức độ hoàn thành các mục tiêu
Đánh giá kết quả công việc là bước quan trọng trong quản lý thời gian. Việc đánh giá này giúp xác định được những công việc đã thực hiện hiệu quả, những công việc cần điều chỉnh và những công việc cần ưu tiên làm trong thời gian tới.
Đối với những công việc dài hạn, nên đánh giá kết quả sau một thời gian nhất định như 1 tuần, 1 tháng hay 1 quý. Việc này để đảm bảo công việc đang đi đúng hướng và đáp ứng mục tiêu đã đặt ra.
Và đối với những nhiệm vụ chưa đạt được hiệu quả như mong đợi hoặc chưa hoàn thành xong, nên sắp xếp thời gian/nguồn lực để tiếp tục triển khai trong thời gian tới. Việc đánh giá kết quả công việc thường xuyên là điều nên làm để quản lý thời gian tốt hơn.
Lời kết,
Trên đây là cách sử dụng ma trận Eisenhower trong quản lý thời gian. Mong rằng bạn có thể áp dụng hiệu quả trong công việc và cuộc sống. Hẹn gặp trong những bài viết về nhân sự tiếp theo của Blognhansu nhé!
