Khi tìm hiểu về việc xây dựng hệ thống Quản trị nhân sự lõi theo mô hình 3P, hẳn bạn sẽ được tiếp cận các từ khóa: Bậc chức danh, bậc chuyên môn, bậc lương, bậc năng lực, bậc KPI. Liệu bạn có phân biệt được và biết mối quan hệ giữa các khái niệm này?

Đầu tiên, chúng ta cùng thống nhất định nghĩa bậc. Thực ra từ bậc này là từ viết gọn của từ bậc thang. Bậc thang là nơi để người bước chân lên khi di chuyển, có công dụng chủ yếu là đưa người và các vật thể lên (hoặc xuống) các độ cao khác nhau. Ví dụ: Bậc chức danh là các chức danh để nhân viên bước chân di chuyển lên các độ quan trọng khác nhau.

Nhắc đến bậc thì chúng ta cũng bàn đến thang. Thang là một công cụ được thiết kế với nhiều bậc, dùng để bước lên (hoặc xuống).

1. Khi xây dựng cơ cấu tổ chức, một trong những công việc cần làm là hoạch định lộ trình phát triển cho nhân viên. Chúng ta cần phải xác định xem con đường nhân viên sẽ đi:
- Từ chức danh (hoặc vị trí) có quyền hạn thấp đến chức danh có quyền hạn cao nhất mất bao nhiêu lâu? Mỗi lần chuyển lên vị trí có quyền hạn cao hơn thì bao lâu? Mỗi một lần như thế này được gọi là 1 bậc chức danh (hoặc bậc quản lý).
- Từ vị trí chỉ có thể làm công việc đơn giản đến vị trí có thể làm công việc phức tạp trong trong bao lâu? Mỗi lần chuyển lên vị trí có công việc phức tạp hơn thì cần bao nhiêu thời gian? Mỗi lần như này được gọi là 1 bậc chuyên môn.
Số lần được tính bằng công thức: tổng thời gian lên đến vị trí quyền hạn cao nhất (hoặc công việc phức tạp nhất) / thời gian trung bình chuyển lên vị trí có quyền (hoặc độ phức tạp) cao hơn.

Ví dụ:
- Để lên chức danh (hoặc vị trí) giám đốc từ công nhân gõ máy tính là: 10 năm. Nếu đạt điều kiện về năng lực và các điều kiện khác thì trung bình cứ 2 năm tăng vị trí một lần. Như vậy số bậc chức danh = 10/2 = 5 bậc. Các bậc chức danh (hoặc quản lý) bao gồm: nhân viên, tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng phòng, giám đốc
- Để trở thành thợ gõ phím có thể gõ được các văn bản tuyệt mật từ vị trí thợ gõ phím làm các công việc đơn giản như gõ tờ rơi cần: 6 năm. Nếu đạt các điều kiện, cứ trung bình 1,5 năm mới có thể được làm các công việc gó phím phức tạp hơn. Số bậc chuyên môn = 6/1,5 = 4 bậc. Các bậc chuyên môn có thể: nhân viên (fresher), chuyên viên (senior), chuyên gia, chuyên gia cao cấp.

Khi gom tất cả các vị trí có cùng quyền hạn với nhau, ta tạo ra ngạch quản lý. Đôi khi mỗi một ngạch quản lý có thể sẽ trùng với bậc chức danh. Ví dụ như ngạch nhân viên vs bậc nhân viên, ngạch tổ trưởng vs bậc tổ trưởng. Tuy nhiên sẽ có một số nơi phân biệt. Cụ thể ngạch quản lý cấp trung bao gồm các vị trí tổ trưởng, trưởng nhóm; ngạch quản lý cấp cao gồm các vị trí trưởng phòng; ngạch lãnh đạo gồm các vị trí giám đốc.

Khi gom các vị trí có cùng yêu cầu chuyên môn thì chúng ta ra ngạch chuyên môn. Ví dụ các vị trí cùng có yêu cầu bằng cấp đại học (làm một số việc phức tạp) gọi là ngạch chuyên viên; các vị trí không cần bằng cấp (làm những việc đơn giản) thì là ngạch nhân viên. hoặc có một số doanh nghiệp lại nhóm các vị trí theo mức độ lành nghề. Mỗi mức độ lành nghề lại làm các công việc có độ khó khác nhau. Do vậy, sẽ có một số công ty coi ngạch chuyên môn và bậc chuyên môn trùng nhau.

Bậc chuyên môn cũng có thể coi là bậc năng lực. Mỗi một bậc là một mức độ lành nghề khác nhau. Nhân viên sẽ dựa trên bậc năng lực để hoàn thiện bản thân và bước lên làm công việc có độ khó hoặc phức tạp hơn.

Lưu ý: Tôi hiểu chức danh là vị trí công việc. Ví dụ "nhân viên kỹ thuật cơ điện" được gọi là chức danh công việc. Tuy nhiên, đôi khi tôi gọi tắt là "Kỹ thuật cơ điện" là một chức danh công việc.

2. Nếu xây dựng chính sách lương 3P theo phương pháp của tôi, bạn sẽ gặp một bước là xác định bậc lương. Bậc lương = Thời gian Tổ chức hi vọng nhân viên sẽ gắn bó với tổ chức và vị trí / Thời gian trung bình nâng lương.

Theo như định nghĩa chung ở trên, bậc lương là số tiền mà nhân viên sẽ có được nếu thỏa mãn điều kiện nào đó về nâng (hoặc hạ) lương và từ đó nhân viên sẽ tiến lên (hoặc đi xuống) nhận số tiền mới nhiều (hoặc ít) hơn. Còn thang lương là một công cụ được thiết kế với nhiều bậc lương. Đây là công cụ được công ty dùng để đưa lương của nhân viên lên hoặc xuống khi họ đạt các điều kiện nào đó (ví dụ như thâm niên).

3. Với quan điểm hiệu quả (hoặc độ khó) công việc phải tăng khi thu nhập người lao động tăng nên bậc KPI thường được tôi gắn tương ứng với số bậc lương (bậc KPI = bậc lương). Tương tự như trên, bậc KPI có thể hiểu là các mốc chỉ tiêu nhân viên cần đạt được. Mỗi một vị trí sẽ có một thẻ KPI với nhiều thước đo. Mỗi thước đo sẽ có một chỉ tiêu và đơn vị khác nhau. Mỗi vị trí sẽ có nhiều bậc KPI. Mỗi bậc KPI là một chỉ tiêu khác nhau.

Ví dụ: Vị trí kỹ thuật Spa

Thẻ KPI vị trí kỹ thuật Spa gồm 4 bậc KPI với các bước đo và chỉ tiêu từng bậc như sau:
+ Tổng số khách dùng dịch vụ spa - khách - 17.5 (bậc 1) - 21.875 (bậc 2) - 26.25 (bậc 3) - 30 (bậc 4)
+ Tổng số lượt khách được khám thẩm mỹ (tư vấn) - Lượt - 26.25 - 32.8125 - 39.375 - 45
+ Thời gian trung bình tư vấn cho 1 lượt khách - Phút - 30 - 30 - 30 - 30
+ Tổng số khách hài lòng sau khi được spa thẩm mỹ - Khách - 15.75 - 19.6875 - 23.625 - 27
+ Tỷ lệ khách dùng hết liệu trình/ tổng số khách mua dịch vụ - % - 52.5 - 65.625 - 78.75 - 90
+ Tỷ lệ khách đạt kết tốt sau khi thẩm mỹ/ tổng số khách mua dịch vụ - % - 55.41666667 - 69.27083333 - 83.125 - 95
+ Số lỗi phát sinh khi spa thẩm mỹ - Lỗi - 1 - 1 - 1 - 1
+ Thời gian trung bình triển khai 1 lần spa thẩm mỹ - h - 4 - 4 - 4 - 4
+ Tỷ lệ hoàn thành KPI của trưởng phòng - % - 100 - 100 - 100 - 100

5. Bậc năng lực. Đây là thuật ngữ thường dùng trong quá trình xây dựng hệ thống Quản trị năng lực. Và thuật ngữ này hay gây nhầm lẫn cho nhiều người. Vì thế tôi đã không dùng thuật ngữ này thường xuyên mà thay thế bằng 2 thuật ngữ: Bậc lành nghề (thợ) và mức thành thạo.

Để xác định bậc thợ lành nghề, ta dùng công thức: Bậc lành nghề (thợ) = Thời gian công ty hi vọng nhân viên đạt mức lành nghề cao nhất của vị trí / Thời gian trung bình đào tạo nhân viên đó lên 1 lớp (bậc). Mỗi 1 vị trí có thể có số bậc khác nhau

Lưu ý: Một số nơi gắn bậc lành nghề với bậc lương. Nên công thức tính số bậc lành nghề = Số năm tối thiểu Công ty muốn nhân viên gắn bó / thời gian trung bình xét tăng lương của công ty. Tuy nhiên, bậc lành nghề thường sẽ nhỏ hơn bậc lương. Nguyên nhân là do việc xác định tiêu chí cho từng cấp năng lực rất khó khăn.

Còn mức thành thạo của năng lực = Thời gian công ty hi vọng nhân viên đạt mức thành thạo cao nhất của 1 năng lực / Thời gian trung bình đào tạo nhân viên đó lên 1 lớp (mức thành thạo).

Ví dụ: Vị trí Y tế có 5 bậc lành nghề và gồm nhiều năng lực sau. Mỗi năng lực ở một bậc lành nghề lại có yêu cầu có mức độ thành thạo như sau:
+ Điều dưỡng - K (Phân loại năng lực) - 0 (bậc 1) - 1 (bậc 2) - 1(bậc 3) - 1 (bậc 4) - 1 (bậc 5)
+ Xử lý tình huống - S - 1 - 2 - 3 - 4 - 5
+ Khám bệnh lâm sàng - S - 2 - 3 - 3 - 4 - 5
+ Sơ cấp cứu - S - 1 - 2 - 3 - 4 - 5
+ Lập kế hoạch - S - 0 - 1 - 1 - 2 - 3
+ Đào tạo - A - 0 - 1 - 2 - 3 - 3
+ Nhẹ nhàng - A - 1 - 2 - 3 - 4 - 5
+ Dược - K - 2 - 3 - 4 - 5 - 5
+ Trách nhiệm - A - 1 - 2 - 3 - 4 - 5
+ Cẩn thận - A - 1 - 2 - 3 - 4 - 5
+ Làm việc nhóm - S - 3 - 4 - 5 - 5 - 5
+ Độc lập - A - 1 - 2 - 3 - 4 - 5

Lưu ý: ASK là viết tắt của Attitude (thái độ) – Skill (kỹ năng) – Knowledge (kiến thức). Mỗi một A hoặc S hoặc K được gọi là một năng lực.

Khi nói bậc năng lực thường ta hay nói về mức độ thành thạo của 1 năng lực. Nhưng nhiều khi có người lại nghĩ đó là bậc lành nghề của một vị trí. Như tôi nói ở trên, do có sự nhầm lẫn như vậy mà tôi đã đổi thuật ngữ để quá trình triển khai xây dựng hệ thống QT năng lực được suôn sẻ.

6. Cuối cùng, trước khi kết bài tôi xin gửi cả nhà các hình để thấy được mối tương quan giữa bậc KPI, bậc lương và bậc năng lực:

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS core lương 3p