Quy trình giao tiếp là một phần không thể thiếu để có một cuộc giao tiếp hiệu quả. Quy trình giao tiếp là gì? Và làm thế nào để rèn luyện kỹ năng giao tiếp. Hãy cùng Blognhansu tìm hiểu cụ thể trong bài viết này nhé!
1. Quy trình giao tiếp như thế nào?
Quy trình giao tiếp có 7 thành phần tham gia, bao gồm người gửi thông điệp giao tiếp, mã hóa thông điệp, kênh truyền tải thông điệp giao tiếp, giải mã vấn đề giao tiếp, người nhận, phản hồi và bối cảnh giao tiếp.
1.1 Người gửi thông điệp giao tiếp
“Nguồn” là người gửi tin nhắn và thông điệp. Nói cách khác, bạn chính là nơi phát ra thông điệp, cái mà đề cập đến thông tin và ý tưởng mà bạn muốn truyền đạt. Bạn là điểm bắt đầu của một quy trình giao tiếp.
Tuy nhiên, bạn phải rõ ràng về thông điệp muốn truyền đạt. Hãy có người khác thấy tại sao nó lại quan trọng và mục đích là gì. Bạn cũng cần phải tự tin rằng thông tin mà bạn truyền đạt là hữu ích. Chỉ khi thông điệp được gửi đi đúng cách thì người nhận mới nhận thấy tầm quan trọng và tiếp nhận nó.
1.2 Mã hóa thông điệp
Trong giai đoạn này, hãy đưa thông điệp vào một định dạng mà bạn có thể gửi và người nhận dễ dàng hiểu hoặc “giải mã’. Thành công của bạn phụ thuộc vào khả năng truyền đạt thông tin và loại bỏ những yếu tố gây nhầm lẫn.
Một điều quan trọng trong việc trở thành người mã hóa thành công là hiểu biết người nghe. Nếu không hiểu và tôn trọng người nhận tin sẽ dẫn đến việc thông điệp “không thành công” và bị hiểu lầm, bác bỏ hay thậm chí bị bỏ qua.
1.3 Kênh truyền tải thông điệp giao tiếp
Các kênh giao tiếp bằng lời nói bao gồm các cuộc họp trực tiếp, qua điện thoại, … Trong khi thông tin liên lạc bằng văn bản bao gồm thư, email, báo cáo, tin nhắn tức thì (IM) hay các bài đăng trên mạng xã hội. Có thể bao gồm ảnh, video, hình minh họa hoặc biểu đồ, đồ thị trong thông điệp để nhấn mạnh điểm chính.
Có rất nhiều kênh khác nhau mà bạn có thể sử dụng để gửi gắm thông điệp. Và mỗi kênh có những ưu và nhược điểm khác nhau. Do đó, hãy lựa chọn kênh một cách thận trọng.
1.4 Giải mã vấn đề giao tiếp
Giải mã một thông điệp thành công cũng là một kỹ năng giống như việc mã hóa. Để giải mã chính xác thông điệp, bạn cần dành thời gian để đọc kỹ hoặc lắng nghe.
Sự nhầm lẫn rất dễ xảy ra trong giai đoạn này của quy trình giao tiếp. Người nghe đôi khi không đủ kiến thức để hiểu thông điệp hay ngôn ngữ chuyên ngành cụ thể mà bạn đang sử dụng. Vì vậy, điều cần thiết là giải quyết các vấn đề này trong giai đoạn mã hóa.
1.5 Người nhận
Một phần không thể thiếu trong quy trình giao tiếp đó là người nhận. Bạn luôn muốn người nhận phản ứng theo cách nhất định hay thực hiện một hành động cụ thể để phản hồi lại thông điệp. Nhưng hãy nhớ rằng mỗi người là khác nhau và họ sẽ diễn giải theo cách chủ quan.
Mỗi người tham gia vào quy trình giao tiếp đều mang theo những ý tưởng và cảm xúc khác nhau. Bởi sự ảnh hưởng đến sự hiểu biết của họ về thông điệp của bạn là khác nhau. Điều này có nghĩa là công việc của bạn, với tư cách là người gửi, phải cân nhắc những ý tưởng và cảm xúc này khi tạo ra thông điệp. Đừng quên trau dồi trí tuệ cảm xúc và kỹ năng đồng cảm.
1.6 Phản hồi
Người nghe có thể cung cấp cho bạn phản hồi ngay khi nhìn thấy hoặc nghe thấy thông điệp của bạn. Điều này có thể bao gồm các phản ứng bằng lời nói hoặc phi ngôn ngữ. Nên chú ý đến những điều này, bởi vì chúng sẽ tiết lộ liệu người nghe có thực sự hiểu thông điệp của bạn hay không.
1.7 Bối cảnh giao tiếp
Bối cảnh ở đây là tình huống bạn đưa ra thông điệp. Điều này có thể bao gồm môi trường chính trị và xã hội hiện tại hoặc văn hóa rộng hơn như văn hóa doanh nghiệp.
Tình huống bạn đưa ra thông điệp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc người nghe hiểu ngôn ngữ giao tiếp của bạn. Bạn cần xem xét bối cảnh mà bạn thực hiện truyền tin, điều này sẽ tránh được những hiểu lầm không đáng có. Và thông điệp của bạn cũng sẽ được phản hồi nhanh hơn.
2. Làm thế nào để rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả?
2.1 Tập trung lắng nghe
Trong giao tiếp, nếu lắng nghe chân thành và tập trung vào những gì đối phương nói, chúng ta có thể hiểu rõ về quan điểm, suy nghĩ và cảm xúc của họ. Như vậy cũng thể hiện sự tôn trọng, tạo điều kiện cho đối phương chia sẻ tâm tư, tình cảm hay những khó khăn.
2.2 Ghi nhớ tên đối phương
Nhớ tên đối phương là một cách cá nhân hóa hiệu quả, tạo cảm giác gần gũi, quan tâm và tôn trọng đối phương. Kỹ năng giao tiếp này rất hiệu quả trong việc chăm sóc khách hàng. Tạo cho khách hàng cảm giác thân thiết, tạo thiện cảm mua hàng trong những lần tiếp theo.
2.3 Kết hợp ngôn ngữ cơ thể
Kết hợp ngôn ngữ cơ thể trong kỹ năng giao tiếp giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng hơn. Đồng thời, thể hiện sự tự tin, chuyên nghiệp, nhất là trong giao tiếp với khách hàng.
Ngôn ngữ cơ thể bao gồm cử chỉ, ánh mắt, biểu cảm khuôn mặt, …Một tư thế thả lỏng, giọng điệu thân thiện, phù hợp với ngữ cảnh sẽ giúp cuộc giao tiếp trở nên hiệu quả. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý đừng sử dụng ngôn ngữ cơ thể quá mức hoặc không đúng cách sẽ phản tác dụng. Cần linh hoạt kết hợp ngôn ngữ cơ thể để cuộc nói chuyện tự nhiên và mượt mà.
2.4 Sử dụng ngôn từ dễ hiểu
Cách nói lắp bắp, ấp úng và không tự tin sẽ khiến đối phương cảm thấy khó chịu và không sẵn lòng muốn nghe hết câu chuyện. Vì vậy, hãy rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng những ngôn từ dễ hiểu, rõ ràng bằng cách luyện nói trước gương, đọc sách, tích lũy kiến thức, kỹ năng sống, …
2.5 Giọng điệu tự tin, quyết đoán
Giao tiếp với giọng điệu tự tin, quyết đoán giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng. Những từ ngữ như “ừm, à, …” nên được loại bỏ khỏi câu nói. Hãy ngắt nghỉ đúng chỗ để đối phương kịp hiểu ý mình đang truyền đạt và cũng là cách để lấy hơi cho câu sau.
Trong những hoàn cảnh khác nhau, hãy sử dụng ngôn ngữ và giọng điệu khác nhau, làm cho câu nói trở nên mạch lạc. Không phải lúc nào cũng sử dụng những từ ngữ quá chuyên môn, đặc biệt là nên cẩn trọng với ngữ pháp.
2.6 Điều khiển cảm xúc
Kỹ năng giao tiếp tốt thể hiện ở một người luôn biết điều khiển, kiểm soát cảm xúc. Bởi trong nhiều tình huống, đôi khi chúng ta phải đối mặt với một số vấn đề như tranh cãi, bất đồng quan điểm. Trong những trường hợp như vậy, việc kiểm soát, điều khiển cảm xúc là cực kỳ quan trọng trong giao tiếp.
Lời kết,
Có thể nói, kỹ năng giao tiếp là yếu tố tiên quyết, mở đường cho sự thành công, thất bại của một người. Vì vậy, bất kỳ ai cũng nên sở hữu và rèn luyện kỹ năng này cho riêng mình. Nếu có thắc mắc hay những điều chưa hiểu rõ đừng quên để lại bình luận nhé! Hẹn gặp trong bài viết tiếp theo.
