Ưu và nhược điểm của KPI trong đánh giá thực hiện công việc

Ngày nay, KPI là một công cụ quản trị hiệu suất trong doanh nghiệp được sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên, bất kỳ hệ thống nào cũng có ưu và nhược điểm. Trong bài viết này, cùng Blognhansu tìm hiểu về KPI nhé!

1. KPI là gì?

Trong giới Quản trị nhân sự hiện nay, khi nói về KPI, đang tồn tại 3 kiểu định nghĩa. Mặc dù trong tiếng Anh, KPI chỉ là viết tắt của Key Performance Indicators.

- Định nghĩa 1: “KPI là một công cụ đo hiệu suất công việc theo thời gian cho một mục tiêu cụ thể”

Theo đó, KPI cung cấp các mục tiêu để các nhóm tìm kiếm, mốc quan trọng để đánh giá tiến độ và thông tin chi tiết giúp mỗi người trong tổ chức đưa ra kế hoạch định hướng tốt hơn. Qua đó, nhân viên hoàn thành xuất sắc các công việc và nhiệm vụ được giao.

- Định nghĩa 2: “KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc quan trọng”

Khái niệm này hay được sử dụng bởi những người tiếp xúc thường xuyên với KPI. Cụ thể là HR chuyên đánh giá, HRM hay người đã tìm hiểu, qua lớp đào tạo KPI cơ bản.

- Định nghĩa 3: “KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả cốt yếu”

KPI là một chỉ số cốt yếu, ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức và được theo dõi bởi lãnh đạo. Định nghĩa này tương đối phức tạp nên giới chuyên gia - người tìm hiểu sâu hay thiên hướng đi vào học thuật mới sử dụng.

2. Lợi ích của KPI đối với doanh nghiệp

Là một trong những công cụ quản trị hiệu suất hàng đầu hiện nay, KPI mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi áp dụng đúng cách. Bao gồm:

KPI giúp hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp
KPI ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp
KPI tạo động lực phát triển cho mỗi nhân viên
KPI là cách thiết yếu để quản lý hiệu quả công việc
KPI cảnh báo nguy cơ không đạt mục tiêu

2.1 KPI giúp doanh nghiệp hoạch định chiến lược

Với những báo cáo KPI, nhà quản lý dễ dàng đưa ra những bước hoạch định chiến lược sát nhất với tình hình hiện tại và kế hoạch phát triển trong tương lai.

2.2 KPI ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

Mặc dù hay bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty nhưng KPI chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu. KPI giúp bạn nhìn thấy bạn đang sai ở đâu và sau đó đưa ra những điều chỉnh để đạt được mục tiêu nhanh hơn.

Các chỉ số KPI được thiết lập dựa trên những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Vậy nên, khi mỗi cá nhân hiểu rõ và có trách nhiệm với KPI của mình, họ cũng hướng tới thực thi mục tiêu kinh doanh chung của công ty.

2.3 KPI tạo động lực phát triển cho mỗi nhân viên

Bạn cũng biết đấy, không phải dự án hay chiến dịch nào cũng đạt được kết quả như mong đợi. Nhưng với cách giám sát hiệu quả theo KPI, doanh nghiệp sẽ tạo ra môi trường không ngừng học hỏi và sáng tạo.

Nhờ báo cáo đánh giá KPI, các phòng ban dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc tại mọi thời điểm, mà không cần chờ đến cuối tháng, cuối quý hay kết thúc dự án.

Bản thân nhân viên khi tự giám sát hiệu quả công việc của mình và có giải pháp khắc phục kịp thời thì cũng dễ dàng đạt được mục tiêu hơn. Điều này là vô cùng cần thiết cho sự phát triển cá nhân.

2.4 KPI là cách thiết yếu để quản lý hiệu quả công việc

KPI giúp minh bạch và đơn giản hóa việc quản lý hiệu suất trong doanh nghiệp. Thông qua KPI, nhân viên nhìn thấy không chỉ những gì họ làm mà cả những gì đồng nghiệp/mọi người xung quan làm. Tất cả mọi người đều đảm bảo làm việc theo cùng định hướng và mục tiêu đã định.

2.5 KPI cảnh báo nguy cơ không đạt mục tiêu

Có thể bạn không tin nhưng KPI có khả năng cảnh báo nguy cơ không đạt mục tiêu. Bởi KPI là cơ sở để phân tích doanh nghiệp một cách chính xác dựa trên báo cáo, thống kê bằng con số.

Nhờ vậy, ban lãnh đạo dễ dàng kiểm soát mục tiêu, chiến lược kinh doanh. Nếu có vấn đề xảy ra, họ có thể điều chỉnh sớm trước khi mọi chuyện vượt khỏi tầm kiểm soát.

3. Ưu và nhược điểm của KPI (Key Performance Indicators)

Cũng giống như các công cụ đo lường hiệu quả khác, áp dụng KPI có cả ưu điểm và nhược điểm. Cùng tìm hiểu nhé!

3.1 Ưu điểm của KPI

# Đo lường kết quả

Bởi vì mục đích chính là theo dõi tiến trình, KPI sẽ hiển thị kết quả chính xác dưới dạng số, số liệu hoặc thống kê. Cá nhân, nhóm hay tổ chức có thể dễ dàng đo lường và theo dõi tiến trình của mục tiêu và hiểu phần nào của nhiệm vụ cần tập trung hơn. Bên cạnh đó, KPI sẽ cho kết quả hàng ngày, hàng tuần, định kỳ theo yêu cầu hoặc loại mục tiêu.

# Liên kết tổ chức

Đối với một doanh nghiệp lớn có số lượng nhân viên nhiều thì rất khó theo dõi tiến độ của từng nhân viên. Trong trường hợp này, KPI giúp mọi người liên kết với mục tiêu. Điều này duy trì động lực làm việc của nhân viên, đồng thời, đảm bảo mọi người làm việc theo cùng một hướng.

# Chiến lược trong tương lai của tổ chức

Theo dõi hiệu quả công việc bằng KPI có thể giúp nhà quản lý thiết kế lại hoặc thay đổi chiến lược dựa trên hiệu suất mục tiêu trước đó. KPI hỗ trợ tổ chức hiểu rõ khả năng, chỉ số hiệu suất và năng suất của mỗi người. Từ đó giúp họ lên kế hoạch hoặc đặt ra các mục tiêu trong tương lai.

# “Phần thưởng” của KPI

Cá nhân làm việc chăm chỉ và có kết quả tốt đều nhận được thưởng và tăng thu nhập xứng đáng. Với KPI, mỗi người có cơ hội chứng tỏ bản thân cũng như theo dõi hiệu suất của mình.

3.2 Nhược điểm của KPI

- KPI nếu chưa được xác định rõ ràng, cụ thể và hợp lý sẽ gây nên ảnh hưởng tiêu cực, có thể là tâm lý hoang mang, chán nản ở nhân viên. Chính điều này dẫn đến hệ quả thiếu gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp.

- Khi triển khai xây dựng, do nhiều nguyên nhân, các chỉ số KPI không đáp ứng tiêu chí SMART có thể sẽ ảnh hưởng đến quy trình và hiệu quả quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

- Nếu KPI mơ hồ, không có tính đo lường sẽ khiến nhân viên “lạc lối” trong quá trình thực hiện.

- Đôi khi, KPI xây dựng thiếu chính xác hoặc vượt quá tầm với và thiếu thực tế. Theo đó, nhân viên sẽ rơi vào tình trạng chán nản và mất động lực vì sau thời gian nỗ lực làm việc mà vẫn không thể đạt được KPI. Nếu không thận trọng dễ dẫn tới nguy cơ đánh mất nguồn lực quý giá trong doanh nghiệp.

- Khi KPI không quy định thời hạn hoàn thành cũng có thể gây nên những rủi ro nhất định.

- KPI phải thay đổi linh hoạt và phù hợp với những mục tiêu của doanh nghiệp. Bạn nghĩ thế nào nếu KPI cứ đứng im qua những giai đoạn phát triển khác nhau của tổ chức? Điều này dẫn tới hiệu suất kém, có xu hướng suy giảm hoặc vượt khỏi tầm tay của nguồn lực nhân sự.

Lời kết,

Hệ thống KPI mang những đặc điểm về lợi ích, ưu nhược điểm khác nhau. Vậy nên, doanh nghiệp khi áp dụng phải cân nhắc và chuẩn bị kỹ càng trước khi triển khai xây dựng KPI.

Update 230823: Anh chị muốn biết rõ hơn ưu nhược điểm của KPI qua góc nhìn triển khai thực tế của chuyên gia tư vấn KPI Nguyễn Hùng Cường vui lòng đọc bài "Cách khắc phục các bài toán tâm lý khi áp dụng KPI vào quản trị hiệu suất trong doanh nghiệp