Sáng nay nhận được bản chức năng nhiệm vụ quyền hạn của phòng ban của một đối tác tư vấn, tự nhiên tôi nghĩ mình cần phải cầm bút lên để viết vài dòng lên blog. Một trong những điều khó khăn của những người làm công việc xác định cơ cấu tổ chức và mô tả công việc đó chính là phân biệt được rõ các thuật ngữ. Để giải quyết khó khăn này, năm 20213, tôi đã từng viết bài: Nhân sự, câu từ trong nghề và thống nhất các định nghĩa trong mô tả công việc … ? để nhắc mình và cũng là để ai đó cần khi làm mô tả công việc. Trong bài có một loạt các định nghĩa và hướng dẫn viết mô tả công việc như:

+ MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC: Vị trí sinh ra đểm làm gì. (Thường dùng chữ đảm bảo ở đầu)
+ TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ PHẢI LÀM | KẾT QUẢ ĐẦU RA
- Nhiệm vụ: Các công việc chi tiết cần phải làm
- Trách nhiệm: Các công việc thuộc về vị trí mà người làm ở vị trí chịu cả rủi ro lẫn vinh quang do công việc đem lại.
- Kết quả đầu ra: Sản phẩm, yêu cầu cần phải có khi thực hiện công việc
+ QUYỀN HẠN: Giới hạn, phạm vi, mức độ được ra quyết định.

Tuy nhiên những thuật ngữ này chỉ có trong mô tả công việc. Thế còn trong bản cao hơn mô tả công việc là cơ cấu tổ chức phòng ban, bộ phận thì các thuật ngữ sẽ được định nghĩa ra sao?

Với tôi, một bản cơ cấu tổ chức bộ phận là một bộ phận có các phần:
1. Định hướng cơ cấu tổ chức: Xác định xem cơ cấu tổ chức theo mô hình nào (một chỉ huy, đa chỉ huy, vùng miền ...)?
2. Mục đích của phòng: Phòng sinh ra để làm gì cho tổ chức (công ty?) (thường hay dùng từ đảm bảo ở đầu)
3. Sơ đồ tổ chức của bộ phận: Bộ phận có các vị trí nào và sắp xếp ra sao?
4. Chức năng của bộ phận:Các công việc lớn của công ty được giao cho bộ phận thực hiện.
5. Ma trận phân nhiệm và phân quyền xuống các vị trí: Bảng phân bổ chức năng thành nhiệm vụ cho các vị trí và quyền hạn của vị trí.

Tặng bạn mẫu cơ cấu tổ chức mà tôi đã xây:

Quay trở lại với bản chức năng nhiệm vụ quyền hạn của phòng ban tôi mới nhận được ở trên. Tôi thấy dường như người viết lên bản cơ cấu này chưa tìm hiểu sâu các thuật ngữ nên dẫn tới sự lẫn lộn giữa chức năng và nhiệm vụ. Bản này có 3 phần:
- Phần 1: Vị trí và chức năng
- Phần 2: Nhiệm vụ và quyền hạn
- Phần 3: Tổ chức bộ máy

Phần 1 nhặt một vài ý của phần 2 lên. Phần 2 thì ghi chi tiết hơn các công việc. Thỉnh thoảng một vài công việc thì thêm chữ để giám đốc duyệt. Ý ở đây là quyền hạn chỉ có tham mưu. Trong phần 2 thỉnh thoảng có mục đích công việc (đảm bảo gì đó). Phần 3 thì chỉ ghi: phòng do 1 trưởng phòng và 1 - 2 phó phòng phụ trách. So với mẫu của tôi thì bản đó thiêu thiếu bên cạnh sự lẫn lộn như đã chia sẻ ở trên.

Giờ tôi phải ngồi hoàn thiện lại bản cơ cấu này giống như bản mẫu của tôi thôi. Trước khi dừng, xin gửi cả nhà một vài phân biệt:
- Chức năng: Là khả năng hoặc hoạt động của bộ phận có thể làm được. Chức năng là tập hợp các cầu công việc lớn. Chức năng thường đi với phòng ban.
- Nhiệm vụ: Là công việc cần làm để thực hiện chức năng. Nhiệm vụ là tập hợp các công việc nhỏ diễn giải chi tiết hơn các công việc lớn (chức năng). Nhiệm vụ đi với vị trí.
- Trách nhiệm: Là các nhiệm vụ (công việc) thuộc về vị trí và vị trí đó nhận toàn bộ hoặc một phần kết quả, rủi ro của công việc.

Nguyễn Hùng Cường (mr kinhcan24)