Đợt này tôi chạy 2 - 3 dự án xây dựng Hệ thống QTNS ( https://goo.gl/Tn8xEU ), nên ngày nào trong tuần cũng làm từ 9h sáng đến tầm 5h chiều. Nhiều lúc tôi cùng đội dự án làm xuyên trưa (cho xong). Đáng ra thứ 7 (hôm nay) tôi cũng có buổi họp nhưng CEO bên đối tác bận đi tỉnh nên thừa ra 1 ngày. Tôi tính làm luận văn hoặc xem lại sản phẩm các dự án. Ấy vậy, vửa mở mail ra thì đọc được tâm sự của một bạn đồng nghiệp. Vậy là tôi up ngay cái stt chia sẻ:

Cần có gì để xây dựng KPI ? ( https://goo.gl/9U9FMT )

Up stt xong mới thấy bản thân vô tâm. Đồng nghiệp thì đang cần trao đổi kinh nghiệm. Còn mình thì lấy đó để câu lượt xem của cộng đồng. Ngẫm thấy chả có gì vui. Vì thế tôi sẽ dùng thời gian của ngày để viết vài dòng. Hi vọng bạn đồng nghiệp và những ai đang vướng vào tình huống này sẽ có chút gì đó được gỡ rối.

Trước khi nói về: 11 thứ bắt buộc cần có để xây dựng KPI, chúng ta hãy cùng phân tích tình huống:

"Em chào cả nhà.
Em có 1 vấn đề cần các anh chị trong nhóm tư vấn giúp em với ạ.
Em mới làm vị trí C&B ở 1 công ty sản xuất có khoản hơn 100nv. Qua 1 tuần em nhận thấy công ty có 1 số vấn đề như sau:
1. Chưa có bất kỳ 1 quy trình chuẩn nào, tài liệu bộ phận lưu trữ cũng không lưu gì hết bây giờ rất khó cho em khi muốn tìm hiểu về các quy định tính lương, các khoản phụ cấp
2. Bảng tính lương thì em phải nói giống như ma trận vậy. Làm thủ công rất nhiều và chưa có cải cách. Em đang cải cách gặp phải chị kế toán trưởng không muốn thay đổi bảng lương. Sếp lại rất nghe theo ý kiến của chị này.
3. Sếp ép em đầu tháng 4 này phải xây dựng được cách tính lương theo KPI. Để muốn xây dựng được lương theo KPI thì phải có bản mô tả công việc của từng vị trí mới có thể đưa ra chỉ số đánh giá đồng thời xây dựng được lương theo KPI nhưng từ trước đến giờ công ty chưa có bản mô công việc. gì cả.
4. Bảo hiểm thì tứ tung. Do người trước làm không đến nơi đến chốn.
5. Những người làm phòng nhân sự thay đổi liên tục. Ai giỏi lắm cũng mới trụ được 5-7 tháng.
6. Phòng nhân sự chỉ có em với 1 bạn sn 94 cũng mới vào làm công ty.
7. Làm ở đây toàn 7, 8h tối mới về. Về sớm sếp lại soi.
Em còn non yếu, kinh nghiệm chưa có nhiều. Bây giờ em vào làm nhưng đi dọn đống gác vậy :(("

Phân tích:

- Loại hình công ty: sản xuất (nx: sẽ có các bộ phận kinh doanh, marketing, kế hoạch, sản xuất, kho, vận chuyển, kế toán, nhân sự - hành chính)
- Quy mô nhân sự: 100 nv (nx: như vậy cần có 2HR và 1 Admin)
- MTCV: công ty chưa có bản mô công việc (nx: có thể có nhưng nó chưa rõ ràng)
- Quy trình: Chưa có bất kỳ 1 quy trình chuẩn nào (nx: có quy trình nhưng chưa xây theo 1 khuôn mẫu)
- Tình trạng lưu trữ tài liệu: không lưu gì hết (nx: có thể lưu ở chỗ nào đó nhưng không được quản lý)
- Bảng tính lương: như ma trận (nx: nhiều trường nhiều cột)
- Cơ chế lương:
+ Làm thủ công (nx: chính sách lương nhiều và phức tạp hoặc không giỏi excel hoặc cả 2)
+ Sếp ép em đầu tháng 4 này phải xây dựng được cách tính lương theo KPI (nx: trả lương vẫn theo cảm tính)
- Quyền lực CEO: chị kế toán trưởng không muốn thay đổi bảng lương. Sếp lại rất nghe theo ý kiến của chị này (nx: CEO có vẻ không giỏi về kế toán và bị phụ thuộc vào kế toán trưởng).
- Đánh giá kết quả công việc: Sếp ép em đầu tháng 4 này phải xây dựng được cách tính lương theo KPI (nx: Hệ thống đánh giá có thể vẫn còn đang cảm tính và chưa công bằng)
- BHXH: Bảo hiểm thì tứ tung (nx: tức là vẫn có tình trạng người được đóng BH người thì không. Cần xem lại chính sách đóng BHXH)
- Quan điểm của CEO về QTNS:
+ Những người làm phòng nhân sự thay đổi liên tục
+ Phòng nhân sự chỉ có em với 1 bạn sn 94 cũng mới vào làm
+ Làm ở đây toàn 7, 8h tối mới về. Về sớm sếp lại soi
(nx: Sếp muốn làm KPI tức là đã thấy sự quan trọng của việc QTNS. Tuy nhiên do chưa có ai có thể thuyết phục được CEO và CEO cũng yếu về kiến thức QTNS, KT, cùng với việc không đo đếm được KQTV (KPI) nên CEO đang đánh giá theo thời gian làm việc)

Tóm lại: sếp đã thấy bệnh và muốn chữa nhưng giờ mới đang theo kiểu tự chữa để đỡ tốn kém nên chưa chịu tìm thầy.

Chúng ta sẽ làm gì với tình huống này? Là tôi thì tôi sẽ yêu cầu 10 thứ sau:

- 1. CEO
- 2. Trưởng BP
- 3. HR
- 4. KT
- 5. Bảng
- 6. 1 hộp bút viết bảng
- 7. 1 cái bàn họp
- 8. Cam kết bỏ toàn thời gian cho việc xây KPI.
- 9. Màn chiếu
- 10. Máy tính casino

Điều đầu tiên, để dự án xây dựng KPI nói riêng và dự án xây dựng Hệ thống QTNS nói chung hiệu quả, một điều chắc chắn phải có đó chính là CEO với quyết tâm và cam kết tham gia vào dự án. Không những cam kết tham gia dự án mà còn phải cam kết cung cấp số liệu trung thực và bỏ toàn thời gian. Tóm chung là quyết tâm thay đổi. Tôi đã thấy và chứng kiến khá nhiều dự án. Dự án nào CEO trực tiếp nhúng tay vào thì sẽ thành công. Còn dự án nào mà CEO chỉ ủng hộ tinh thần thôi thì chắc chắn sẽ không thành công. Có thể dự án sẽ hoàn thành nhưng để đi vào thực tiễn là gần như không tưởng. Không có CEO dường như mọi người trong đội dự án làm việc với một không khí khác. Cái không khí nhàn hạ, thảnh thơi hơn 1 tí, lan man chứ không phải là không khí khẩn trương, cô đặc, trọng tâm. Rồi đến lúc cần quyết về trọng số về mong muốn, không có CEO, ai có thể đưa ra được? Bốc tạm 1 số ở đâu đó về rồi không đúng ý đúng chiến lược lại phải bỏ.

Điều thứ 2, trưởng bộ phận đóng vai trò cực quan trọng. Trưởng bộ phận sẽ phải là người tham gia vào dự án.

Còn tiếp, hẹn cả nhà 30 phút nữa cập nhật …

Chúng ta đều hiểu rằng KPI cần phải gắn với thực tế. Không có thực tế KPI có hay cỡ nào cũng không áp dụng được. TBP là một trong những người thực tế nhất của bộ phận đó. Không những thế, họ cũng có thể là người nắm nhiều thông tin nhất về công việc do họ phụ trách. CEO chưa chắc đã giỏi và có nhiều thông tin như họ. Một điểm nữa, để KPI áp dụng được thì KPI sẽ phải là sản phẩm của trưởng bộ phận. Họ phải hiểu các thông tin trên bảng giao chỉ tiêu và tại sao lại có các chỉ tiêu ấy.

Khi TBP tham gia xây KPI, họ được hiểu chiến lược, quan điểm và các suy nghĩ của CEO về công việc của bộ phận. Lúc ấy họ đồng điệu với CEO, giúp CEO giải thích các vấn đề, mục tiêu và mong muốn của công ty cho nhân viên dưới quyền. Quan trọng không kém, việc để TBP xây KPI với những bàn thảo, lường tình huống xảy ra trong quá trình triển khai công việc chính là quá trình đào tạo họ nâng cao năng lực về QTNS và để họ hiểu công việc QTNS là của họ. TBP hiểu và biết cách QTNS là công ty nâng cao năng lực lên 1 bậc.

Điều thứ 3, để xây dựng KPI thành công, dự án sẽ cần phải có 1 HR tham gia vào dự án. Và họ chính là người phụ trách việc giám sát KPI.
...

Tôi tạm dừng bút đi ăn trưa. Hẹn gặp cả nhà khoảng 30 phút nữa

Sự thành công của một dự án QTNS nhất là KPI sẽ bớt đi nếu không có người giám sát. Trong các dự án tư vấn, tôi luôn yêu cầu phải có ít nhất 1 HR trong đội triển khai dự án. Và họ sẽ là người tham gia từ đầu đến cuối. Có như vậy họ mới hiểu được công việc của các bộ phận. Họ hiểu được tại sao lại ra chỉ số đó và mục đích của chỉ số làm gì. Và tất nhiên, khi họ tham gia dự án, các sản phẩm sẽ là do họ đẻ ra. Họ hiểu và sẽ tìm cách duy trì nó. Cùng với đó khi hiểu, họ sẽ biết cách “tuýt còi” những điều vượt ra khỏi những gì được thống nhất từ bản KPI. Đây là điều công ty cần từ HR. Xây KPI mà không có ai giám sát thì xây ra để làm gì?

Điều thứ 4, để xây dựng KPI thành công chúng ta cần có người phụ trách kế toán tham gia. Kế toán là những người nắm các con số cuối cùng. Cho nên họ sẽ là người cung cấp các con số chuẩn nhất. Khi tiến hành xây dựng KPI cho từng bộ phận, tôi hay thấy rằng các bộ phận nắm các con số của bộ phận mình thường không đầy đủ. Sale chưa chắc đã biết doanh số, sản xuất chưa chắc đã nắm được các chi phí. Họ hay đưa ra các con số ước chừng, khoảng. Có lẽ đấy chính là vấn đề tại sao lại cần phải có KPI. Và lúc này, kế toán xuất hiện như một ngôi sao sáng đưa ra các nhận định và con số của mình. Các con số xuất hiện, lúc đó các phép toán logic trở nên chính xác, các quyết định bắt đầu có cơ sở hơn. Với những con số này, liệu có nên làm việc kia hay không? Kế toán cho biết vế đầu, CEO và TBP cho biết vế sau. Cùng với đó kế toán cũng giống HR, họ sẽ là người cùng giám sát KPI, “tuýt còi” về mặt tài chính khi có vấn đề không giống như dự định trong bản chính sách thực hiện KPI.

Việc có 4 người: CEO, TBP, HR, Ktoan trong hội đồng làm KPI còn có một ý nghĩa khác. Những người này có những góc nhìn và thông tin khác nhau sẽ bổ trợ cho nhau. HR sẽ có thông số thị trường nhân lực, kế toán có thông số tài chính, trưởng bộ phận có thông số tác nghiệp và CEO có thông số chiến lược. Thiếu 1 trong 4, dự án khó thành.

Vừa rồi là 4 điều đầu tiên trong 11 thứ cần có khi triển khai KPI. Giờ tiếp đến là công cụ dụng cụ triển khai dự án.

Điều thứ 5 và 6 là Bảng, hộp bút dạ và giẻ lau bảng. Cứ mỗi lần triển khai dự án KPI cho một công ty, tôi thường hay viết hết 1 hộp bút. Bút bảng để vẽ lại những gì được trao đổi trong quá trình làm KPI. Anh chị em có để ý thấy tôi không hề đả động gì đến MTCV trong 11 thứ? Thực ra có thì tốt nhưng không có cũng không sao vì MTCV đã nằm trong đầu TBP và CEO rồi. Chúng ta chỉ cần lái TBP nói ra các công việc, quy trình, CEO nói ra mong muốn cho bộ phận rồi vẽ ra bảng. Từ những thứ ấy, ta nhặt ra được các chỉ số cần.

Điều thứ 7,8,9 là: máy chiếu, máy tính casino, bàn họp. Chúng ta cần có một chỗ họp với chút riêng tư để các thành viên dự án có thể tự do trao đổi. Vì thế tôi cần cái bàn rộng để tầm 4 – 5 người ngồi vừa. Tiếp đến là máy chiếu để chiếu những gì đã vẽ ra và những gì được chốt con số. Máy tính casino để nhân chia cộng trừ cho nhanh.

Điều thứ 10: Quyết tâm triển khai của 4 người ở trên và toàn công ty. Một công ty nào đó muốn triển khai xây dựng KPI nhưng lại không có thời gian để làm thì có cố cũng không thể thành công. Với bản thân, tôi hay yêu cầu công ty đối tác sẽ phải sắp xếp họp các trưởng bộ phận và xác định với họ tinh thần làm việc: Hãy cứ làm đi, sai thì sửa, chửa thì đẻ, lành làm gáo vỡ làm môi, làm cho đến khi nào ra kết quả thì nghỉ ngơi.

Câu hỏi tôi thường đặt ra cho những ai muốn xây KPI: “liệu anh chị em có thể bỏ ra 1 tuần 3 ngày, mỗi ngày không làm gì ngoài việc xây dựng KPI và ngồi thông trưa không nghỉ đến chiều tối?”. Nếu họ nói “sẵn sàng”. Lúc đó tôi mới thấy dự án có chút le lói thành công.

Mọi người có ai đọc đến đây thắc mắc: tiêu đề là 11 thứ mà tôi chỉ viết có 10? Vâng, điều thứ 11 cần phải có chính là: File hướng dẫn xây dựng hệ thống lương 3P ( https://goo.gl/AEtmBK ) của tôi.

Hẹn gặp cả nhà ở bài viết sau.

Nguyễn Hùng Cường |kinhcan24
HRM Blogger | HRM consultant at Blognhansu.net.vn