Phải làm gì với nhiệm vụ xây dựng setup phòng Hành chính Nhân sự ?

Những ai đang phải gánh vác nhiệm vụ xây dựng phòng hành chính nhân sự hẳn sẽ rất đau đầu và khó khăn nếu như chưa từng hoặc chưa có độ rộng nhất định trong công việc Nhân sự. Họ sẽ không biết bắt đầu từ đâu và như thế nào. Đây là một câu hỏi lớn. Sau một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu, cũng như từ thực tế kinh nghiệm bản thân, tôi nhận ra rằng: để có thể hoàn thành được nhiệm vụ đó, chúng ta sẽ phải đi dần từng bước.

Bước đầu tiên, đó là phải tìm hiểu xem phòng Hành chính nhân sự là phải làm gì, có những công việc nào ? Bạn nên đọc một số bài viết dưới đây:
- http://blognhansu.net/2010/10/31/cac-cong-viec-phong-nhan-su-se-phai-lam-phan-1-theo-cach-nhin-cua-thap-nhu-cau/
- http://blognhansu.net/2010/11/19/cac-cong-viec-phong-nhan-su-se-phai-lam-phan-2-theo-cach-nhin-cua-chuc-nang-phong-nhan-su/
- http://blognhansu.net/2010/11/20/cac-cong-viec-phong-nhan-su-se-phai-lam-phan-3-sieu-du-an-va-tao-dong-luc-motivation/
- http://blognhansu.net/2010/12/08/cac-cong-viec-phong-nhan-su-phai-lam-phan-4-thuyet-abcd-cua-paul-r-lawrence-va-nitin-nohria/
- http://blognhansu.net/2010/12/17/thuyet-nhan-tri-phap-tri-va-cac-cong-viec-phong-nhan-su-phai-lam-p5/
- http://blognhansu.net/2011/01/29/thuyet-phap-tri-trong-tao-dong-luc-motivation-va-cac-cong-viec-cua-nhan-su/
Có thể tóm tắt một số nhóm công việc sau:
1. Họach định nguồn nhân lực
2. Tuyển dụng
3. Đào tạo
4. Đánh giá thành tích CBNV
5. Quản trị tiền lương – tiền thưởng và chế độ chính sách, BHYT, BHXH.
6. Xử lý quan hệ lao động.
7. Hành chánh.
8. Văn thư lưu trữ.
9. Vệ sinh – An toàn – Bảo hộ lao động.
10. Tham mưu.
11. Quản lý bộ phận
Nếu anh chị muốn có hướng dẫn cụ thể để tiếp cận với nghề Nhân sự, anh chị có thể tham gia khóa học nghề nhân sự ở : www.daotaonhansu.net .

Sau khi tìm hiểu xong thì tiếp đến là chuẩn bị công cụ dụng cụ cho phòng: http://blognhansu.net/2012/01/20/thiet-lap-phong-to-chuc-hanh-chinh-nhan-su-cong-ty-nen-bat-dau-tu-dau/
1. Chuẩn bị về nhân sự và cơ sở vật chất:
- Nhân sự : theo như khảo sát thì một nhân sự hỗ trợ được cho từ 70 – 90 nhân viên trong công ty. Với công ty 300 người thì anh nên cần 3 – 4 chuyên viên nhân sự.
- Hành chính: cần ít nhất 1 lễ tân, 1 tạp vụ, 1 bảo vệ, 1 văn thư cho công ty 300
Như vậy về nhân sự, phòng nhân sự hành chính của anh cần 7 – 8 người.
2. Chuẩn bị về cơ cấu và sơ đồ chức năng phòng: Nên có 1 trưởng và 1 phó phòng. Còn lại phân theo chức năng từng người như: tuyển dụng, đào tạo, lương và bhxh, văn thư, lễ tân, bảo vệ, tạp vụ. Hoàn thiện chức năng, mô tả công việc phòng.
3. Chuẩn bị các mẫu văn bản về nhân sự như hợp đồng lao động chả hạn. Xem thêm tên các văn bản ở dưới.

Chuẩn bị xong các thứ thì chúng ta sẽ tiến hành các công việc : http://blognhansu.net/2014/10/04/cong-ty-4-nam-tuoi-quy-mo-nho-khoang-10-nguoi-thi-nhan-su-nen-lam-nhung-gi/

Đầu tiên nếu chưa có bất cứ cái gì về nhân sự thì chúng ta phải chuẩn hóa lại các công việc đáng ra phải làm từ đầu:
1. Lập sơ đồ cơ cấu tổ chức
2. Lập bảng lương
3. Xây dựng nội quy công ty
4. Xây dựng mô tả công việc
5. Xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động và ký hợp đồng lao động.
6. Tập hợp đủ hồ sơ
7. Lập quy trình xin nghỉ phép
8. Đăng ký bảo hiểm xã hội (nếu công ty > 10 người. Theo anh thì nhỏ hơn vẫn nên đóng)
9. Xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự (để biết thông tin như ai, làm gì, ở đâu, gia đình thế nào)
10. Xây dựng cơ chế trả lương và nâng lương (chính sách đãi ngộ).

Sau đó thì làm tiếp các công việc nhân sự của công ty 1 năm tuồi – tức bước vào năm 2:
Chúng ta cần duy trì các công việc của năm trước và
1. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng và rà soát, tập hợp lại hồ sơ. Các giấy tờ cần có trong hồ sơ:
– Bản sao công chứng Bằng Đại học và các văn bằng khác cùng bảng điểm(*)
– Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương
– 02 ảnh cá nhân mới nhất (3×4 cm), phía sau ghi rõ tên và ngày sinh
– 02 bản copy chứng minh nhân dân (*)
– Giấy khám sức khỏe bản chính (có xác nhận của bệnh viện cấp quận, huyện hoặc tương đương)
– Giấy khai sinh bản sao có công chứng
– Đơn xin việc viết tay
– Bản tự thuật cá nhân theo mẫu Dowload trên Website(mục Tuyển dụng)
2. Xây dựng quy trình xin nghỉ việc
3. Xây dựng chế độ phụ cấp, phúc lợi và khen thưởng.
4. Xây dựng quy chế chấm công
5. Set up phòng hành chính và các công việc hành chính:
+ Quản lý tài sản
+ Quản lý công văn đến và đi

Rồi đến tiếp, làm các công việc của năm 3: duy trì các công việc của năm trước và
1. Xây dựng quy trình đào tạo, hội nhập và thực tập.
2. Tiến hành xây dựng quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc
3. Xây dựng quy trình và quy chế kỷ luật.
4. Xây dựng quy chế bổ nhiệm, tiến hành bổ nhiểm nhân viên.
5. Tiến hành mua máy chấm công và nâng cấp quy chế chấm công.
6. Tiếp tục setup thêm các công việc hành chính:
+ Quản lý văn phòng
+ Theo dõi chấm công
+ Theo dõi duy trì nội quy công ty.
+ Tổ chức các hoạt động sinh hoạt nội bộ công ty.

Cuối cùng là làm các công việc của năm 4: duy trì các công việc của năm trước và
1. Xây dựng lại hệ thống đánh giá hoàn thành công việc (KPI)
2. Xây dựng lại quy chế lương, nâng lương, phân bậc lương, thang ngạch bậc, quỹ lương:
3. Hoàn thiện quy chế bổ nhiệm, tiến hành bổ nhiểm nhân viên:
4. Xây dựng quy chế SO – chia sẻ cổ phần cho nhân viên.
5. Tiến hành truyền thông, đào tạo

Vậy đó, trên đây là toàn bộ các công việc và thứ tự các việc phải làm.

Tái bút, để mọi người rõ hơn các công việc phòng hành chính nhân sự phải làm, chúng ta có thể xem quy trình các công việc của nó để rõ hơn:

Tai lieu quan tri hanh chinh

Quy chế tổ chức phòng Hành Chính
6.4.1 Chuc nang nhiem vu Phong hanh chinh
6.4.2 MTCV va TCCV cua Truong phong HC
6.4.6 MTCV va TCCV cua nhan vien tiep tan
6.4.7 MTCV va TCCV To truong bao ve
6.4.8 MTCV va TCCV nhan vien bao ve
6.4.9 MTCV va TCCV nhan vien y te
6.4.10 MTCV va TCCV nhan vien lai xe

Quản trị tài sản
6.17.1 Quy dinh quan ly tai san
6.17.2 Chinh sach va nguyen tac quan ly tai san
6.17.3 Bien ban lap dat va nghiem thu tai san
6.17.4 Bien ban ban giao tai san trang thiet bi
6.17.5 Phieu yeu cau sua chua
6.17.6 Bien ban kiem tra tai san
6.17.7 Bien ban sua chua va nghiem thu tai san
6.17.8 Bang ke va bien ban ban giao tai san
6.17.9 Ke hoach kiem ke
6.17.10 Ma thiet bi
6.17.11 Phieu de xuat trang thiet bi van phong

HC – 01 – Quy dinh quan ly thu vien cong ty
HC – 01 – BM01 Ke hoach mua sach, tai lieu
HC – 01 – BM02 Bien ban ban giao sach, tai lieu
HC – 01 – BM03 Bao cao danh muc sach, tai lieu hang quy
HC – 01 – BM04 Danh sach uu tien su dung tai lieu
HC – 01 – BM05 Danh muc sach
HC – 01 – BM06 So theo doi cho muon sach
HC – 01 – BM07 Bien ban thu vien
HC – 01 – Quy dinh quan ly thu vien cong ty

HC – 03 – Quy dinh sua chua
HC – 03 – BM01 Phieu yeu cau sua chua
HC – 03 – BM02 So theo doi sua chua
HC – 03 – BM03 Bien ban nghiem thu
HC – 03 – Quy trinh sua chua

HC – 04 – Quy trinh bao tri, bao hanh
HC – 04 – BM01 Bang theo doi bao hanh
HC – 04 – BM02 Bao cao so luong may moc thiet bi hang thang
HC – 04 – BM03 Ke hoach bao tri
HC – 04 – BM04 Phuong an sua chua
HC – 04 – BM05 Bao cao dung cu bao tri hang thang

HC – 05- Quy dinh quan ly va to chuc cuoc hop
HC – 05 – BM01 Ke hoach to chuc cuoc hop
HC – 05 – BM02 Thu moi hop
HC – 05 – BM03 Bien ban cuoc hop
HC – 05 – BM04 So theo doi book phong hop
HC – 05 – Quy dinh quan ly va to chuc cuoc hop

HC – 06 – Quy dinh quan ly con dau
HC – 06 – BM01 So theo doi dong dau
HC – 06 – Quy dinh quan ly con dau

HC – 07 – Quy dinh tiep khach
HC – 07 – BM01 Phieu de nghi tiep khach
HC – 07 – BM02 Ke hoach tiep khach
HC – 07 – BM03 Bao cao tiep khach
HC – 07 – Quy dinh tiep khach

HC – 08 – Quy dinh quan ly may vi tinh, mang, internet
HC – 08 – BM01 Phieu dang ky tai khoan mang
HC – 08 – BM02 Phieu dang ky tai khoan web
HC – 08 – Quy dinh quan ly may vi tinh, mang, internet

HC – 09 – Quy dinh quan ly van ban den, van ban di
HC – 09 – BM01 So theo doi cong van den
HC – 09 – BM02 So theo doi cong van di
HC – 09 – BM03 So chuyen giao van ban
HC – 09 – BM04 Danh muc thong bao
HC – 09 – Quy dinh quan ly van ban den, van ban di

HC – 10 – Quy dinh quan ly van phong pham
HC – 10 – BM01 Bang tieu chuan van phong pham
HC – 10 – BM02 Bang dinh muc van phong pham
HC – 10 – BM03 Bang de nghi VPP hang thang
HC – 10 – BM04 Giay de nghi VPP
HC – 10 – BM05 So cap phat VPP
HC – 10 – Quy dinh quan ly van phong pham

HC – 11 – Quy dinh quan ly va su dung dien thoai
HC – 11 – BM01 Bien ban cap password dien thoai
HC – 11 – BM03 So theo doi dien thoai di dong, lien tich
HC – 11 – Quy dinh quan ly va su dung dien thoai

HC – 12 – Quy dinh che do cong tac phi
HC – 12 – BM01 Giay de nghi di cong tac
HC – 12 – BM02 Giay gioi thieu
HC – 12 – BM03 Ke hoach di cong tac
HC – 12 – BM04 Bang xac nhan cong tac
HC – 12 – BM05 Bao cao ket qua cong tac
HC – 12 – BM06 Bang thanh toan tien cong tac phi
HC – 12 – BM07 Bang ke phu cap luu tru o nuoc ngoai
HC – 12 – BM08 To trinh cong tac phi vuot khung hang
HC – 12 – Quy dinh che do cong tac, cong tac phi

HC – 13 – Quy dinh quan ly va su dung xe o to
HC – 13 – BM01 Giay de nghi su dung xe
HC – 13 – BM02 Phieu dieu dong xe
HC – 13 – BM03 Phieu xac nhan su dung xe
HC – 13 – BM04 Bao cao tinh hinh su dung nhien lieu hang tuan
HC – 13 – BM05 Ke hoach bao tri
HC – 13 – BM06 Bang ke thanh toan chi phi o to
HC – 13 – Quy dinh quan ly va su dung xe o to

HC – 14 – Quy dinh quan ly ho so
HC – 14 – BM01 Danh muc ho so
HC – 14 – BM02 Phieu de nghi muon ho so
HC – 14 – BM03 Bien ban giao nhan ho so
HC – 14 – BM04 So theo doi muon ho so
HC – 14 – BM05 Phieu de nghi huy ho so
HC – 14 – BM06 Bien ban huy ho so
HC – 14 – Quy dinh quan ly ho so

HC – 15 – Quy dinh quan ly tai lieu
HC – 15 – BM01 Phieu de nghi lam tai lieu
HC – 15 – BM02 Danh sach phan phoi tai lieu
HC – 15 – BM03 Danh sach tai lieu
HC – 15 – BM04 Phieu de nghi thay doi tai lieu
HC – 15 – BM05 Phieu de nghi ap dung tai lieu ben ngoai
HC – 15 – BM06 Bien ban ban giao tai lieu
HC – 15 – Quy dinh quan ly tai lieu

HC – 16 – Quy dinh soan thao van ban
HC – 16 – Huong dan bien soan tai lieu

HC – 17 – Quy trinh to chuc hoi nghi
HC – 17 – BM01 Giay de nghi to chuc cuoc hop
HC – 17 – BM02 Ke hoach to chuc hoi nghi
HC – 17 – BM03 Bang ke thanh toan chi phi hoi nghi
HC – 17 – Quy trinh to chuc hoi nghi

HC – 18 – Quy dinh quan ly bieu mau
HC – 18 – BM01 Danh muc bieu mau
HC – 18 – BM02 Bang dinh muc su dung bieu mau
HC – 18 – BM03 Trinh duyet photo bieu mau, so sach
HC – 18 – BM04 So phan phoi bieu mau, so sach
HC – 18 – Quy dinh quan ly bieu mau, so sach

HC – 19 – Quy trinh xu ly thong tin
HC – 19 – BM01 So ghi nhan va xu ly thong tin
HC – 19 – Quy trinh xu ly thong tin

HC – 20 – Quy dinh kiem soat nhan vien, khach ra vao cong
HC-20 Quy dinh kiem soat nhan vien, khach hang ra vao cong
HC-20-BM01 So theo doi khach ra vao cong
HC-20-BM02 So theo doi nhan vien ra vao cong
HC-20-BM03 So theo doi o to ra vao cong
HC-20-BM04 Bien ban vu viec

HC – 21 – Quy dinh quan ly tai san, hang hoa ra vao cong
HC – 21 – BM01 So theo doi hang hoa
HC – 21 – BM02 So theo doi tai san
HC – 21 – Quy dinh kiem soat tai san, hanghoa ra vao cong

Quan tri Nhan su cua cong ty

Quy chế tổ chức phòng nhân sự
- Quy chế tổ chức
- Mô tả công việc
- Mẫu báo cáo kế hoạch

NS – 01 – Quy trình tuyển dụng nhân sự
- NS – 01 – Quy trinh tuyen dung nhan vien
- NS – 01 – BM13 – Thong bao tuyen dung
- NS – 01 – BM12 – Bang danh gia ket qua phong van
- NS – 01 – BM11 – Thu moi phong van
- NS – 01 – BM10 – Danh sach cau hoi phong van
- NS – 01 – BM09 – Danh sach ung vien tham gia phong van
- NS – 01 – BM08 – Thong bao khong tuyen dung
- NS – 01 – BM07 – Danh sach ket qua lam bai kiem tra
- NS – 01 – BM06 – Ban tu khai ung vien
- NS – 01 – BM05 – Thu moi lam bai kiem tra
- NS – 01 – BM04 – Ke hoach tuyen dung nhan su cty
- NS – 01 – BM04 – Danh sach ung vien lam bai kiem tra
- NS – 01 – BM03 – Quyet dinh thanh lap hoi dong tuyen dung
- NS – 01 – BM02 – To trinh bo sung nhan su dot xuat
- NS – 01 – BM01 – Ke hoach tuyen dung don vi 6 thang
- Ke hoach tuyen dung quy 1 nam 2008 (run)

NS – 02 – Quy trình tuyển dụng nhân sự cao cấp
NS – 02 – Quy trinh tuyen dung nhan su cap cao

NS – 03 – Quy trình thử việc học việc
NS – 03 – BM01 – Quyet dinh tiep nhan nhan vien
NS – 03 – BM02 – Hop dong thu viec
NS – 03 – BM03 – Ke hoach chuan bi thu viec
NS – 03 – BM04 – Bien ban ban giao cong cu tai san
NS – 03 – BM05 – Chuong trinh thu viec
NS – 03 – BM06 – Bang danh gia ket qua thu viec
NS – 03 – BM07 – Hop dong lao dong
NS – 03 – Quy trinh thu viec, hoc viec

NS – 04 – Quy trình thực tập
NS – 04 – Quy trinh thuc tap
NS – 04 – BM07 – Bang danh gia ket qua thuc tap
NS – 04 – BM06 – Bang danh gia ket qua de tai thuc tap
NS – 04 – BM05 – Bang danh gia ket qua thuc tap hang thang
NS – 04 – BM04 – Bang cam ket thuc tap
NS – 04 – BM03 – Chuong trinh thuc tap
NS – 04 – BM02 – Quyet dinh tiep nhan thuc tap
NS – 04 – BM01 – Giay de nghi thuc tap

NS – 05 – Quy định quản lý quản trị viên tập sự
NS – 05 – Quy dinh quan tri vien tap su
NS – 05 – BM05 – Bang danh gia ket qua tap su
NS – 05 – BM04 – Ke hoach chi tiet tap su theo bo phan
NS – 05 – BM03 – Chuong trinh tap su
NS – 05 – BM02 – Ke hoach tuyen dung QTV tap su
NS – 05 – BM01 – Phieu xac dinh nhu cau quan tri vien tap su

NS – 06 – Quy trinh dao tao ben ngoai
NS- 06 – BM01 – Phieu xac dinh nhu cau dao tao nhan vien
NS- 06 – BM02 – Phieu xac dinh nhu cau dao tao tong hop
NS- 06 – BM03 – Bang tong hop nhu cau dao tao
NS- 06 – BM04 – Phieu yeu cau dao tao
NS- 06 – BM05 – Ke hoach dao tao
NS- 06 – BM06 – To trinh cu di dao tao
NS- 06 – BM07 – Bang cam ket dao tao
NS- 06 – BM08 – Quyet dinh cu di dao tao
NS- 06 – BM09 – Phieu danh gia khoa hoc
NS- 06 – BM10 – Ke hoach ung dung sau dao tao
NS- 06 – BM11 – Bao cao ket qua ung dung dao tao
NS- 06 – BM12 – Ho so dao tao
NS- 06 – BM13 – Bao cao tong hop dao tao hang thang
NS – 06 – Quy trinh dao tao ben ngoai

NS – 07 – Quy trình đào tạo nội bộ
NS- 07 – BM01 – Chuong trinh dao tao
NS- 07 – BM02 – Bien ban dao tao
NS – 07 – Quy trinh dao tao noi bo

NS – 08 – Quy trình đào tạo hội nhập
NS- 08 – BM01 – Chuong trinh dao tao theo chuc danh
NS- 08 – BM02 – Ke hoach dao tao noi quy
NS- 08 – BM03 – Ke hoach dao tao nghiep vu
NS- 08 – BM04 – Bien ban dao tao
NS – 08 – Quy trinh dao tao hoi nhap

NS – 09 – Quy trình nghỉ việc
NS -09 – BM07 – Quyet dinh nghi viec
NS- 09 – BM06 – Bien ban thanh ly nghi viec..
NS- 09 – BM05 – Phieu cam ket khi nghi viec.
NS- 09 – BM04 – Bien ban ban giao tai san, cong cu
NS- 09 – BM03 – Bien ban ban giao ho so, tai lieu
NS- 09 – BM02 – Bien ban ban giao cong viec
NS– 09 – Quy trinh nghi viec
NS- 09 – BM01 – Don xin nghi viec

NS – 10 – Quy trinh nghi phep, nghi viec rieng
NS – 10 – BM01 – Giay xin nghi phep
NS – 10 – BM02 – So theo doi nghi phep
NS – 10 – Quy trinh nghi phep, nghi viec rieng

NS – 11 – Quy che khen thuong
NS – 11 – BM01 – Phieu de nghi khen thuong
NS – 11 – BM02 – Quyet dinh xu ly khen thuong
NS – 11 – BM03 – So theo doi khen thuong
NS – 11 – Quy che khen thuong

NS – 12 – Quy chế kỷ luật
NS – 12 – BM01 – Bien ban vi pham
NS – 12 – BM02 – Ban tu kiem ca nhan
NS – 12 – BM03 – Bien ban hop xem xet ky luat
NS – 12 – BM04 – Quyet dinh xu ly ky luat
NS – 12 – BM05 – So theo doi ky luat
NS – 12 – Quy che ky luat

NS – 13 – Quy chế bổ nhiệm
NS – 13 – BM01 – Phieu thang chuc
NS – 13 – BM02 – Phieu de xuat bo nhiem can bo
NS – 13 – BM03 – Phieu danh gia can bo
NS – 13 – BM04 – Bang tu nhan xet cua can bo t
NS – 13 – BM05 – Phieu danh gia tin nhiem
NS – 13 – BM06 – Quyet dinh bo nhiem
NS – 13 – Quy che bo nhiem

NS – 14 – Quy trình đánh giá công việc
NS – 14 – BM01 – Bang tieu chuan danh gia cong viec
NS – 14 – BM02- Bang tong hop danh gia chi tieu
NS – 14 – BM03- Bien ban danh gia cong viec
NS – 14 – BM04- Bang tong hop vi pham noi quy, quy che
NS – 14 – BM05 -Bang tong hop diem tru nghiep vu, noi quy
NS – 14 – BM06 – Giay de nghi cong diem.
NS – 14 – BM07 – Bang tong hop danh gia cong viec
NS – 14 – Quy trinh danh gia cong viec nhan vien

NS – 15 – Quy chế lương
NS – 15 – BM01 – Giay de nghi tang luong
NS – 15 – BM02 – Danh sach tang luong dinh ky
NS – 15 – BM03 – Danh sach nhan vien chua duoc tang luong
NS – 15 – BM04 – Quyet dinh tang luong
NS – 15 – Quy che luong.

NS – 16 – Nội quy công ty
NS – 16 Noi quy lao dong cong ty

NS – 17 – Quy định tính toán và trả lương
1.17 – Quy dinh tinh va tra luong
NS – 17 – BM01 – Bang luong
NS – 17 – BM02 – Phieu luong
NS – 17Quy dinh tinh toan va tra luong

NS – 18 – Quy trình hoạch định nhân sự
NS - 18 – Quy trinh hoach dinh nhan su
NS – 18 – BM02 – Ke hoach nhan su tong hop hang nam
NS – 18 – BM01 – Ke hoach nhan su bo phan hang nam
NS – 18 – BM03 – Bang nang luc ky nang cot loi
NS – 18 – BM04 – Bang danh gia nang luc nhan vien
NS – 18 – BM05 – Bang ngan sach dao tao
NS – 18 Quy trinh hoach dinh nhan su

NS – 19 – Quy định quản lý giờ công lao động
NS - 19 – BM01 – Giay de nghi tang ca
NS - 19 – BM02 – Bang cham cong
NS - 19 – BM03 – Bang xac nhan thoi gian lam viec
NS - 19 – Quy dinh quan ly gio cong lao dong
NS – 19 Quy dinh quan ly gio cong lao dong

NS – 20 – Quy trình xử lý khiếu nại
NS - 20- BM02 – Giay bien nhan ho so khieu nai, to cao
NS - 20- BM04 – Bien ban hop xu ly khieu nai, to cao
NS – 20 – BM01 – Giay de nghi khieu nai, to cao
NS – 20 – BM02 – Giay bien nhan ho so khieu nai, to cao
NS – 20 – BM03 – So theo doi xu ly khieu nai, to cao
NS – 20 – BM04 – Bien ban hop xu ly khieu nai, to cao
NS – 20 – BM05 – Quyet dinh xu ly khieu nai
NS – 20 – Quy trinh xu ly khieu nai, to cao
NS – 20Quy trinh xu ly khieu nai to cao

Khi kéo chuột đến cuối đây, hẳn anh chị sẽ quan tâm đến câu hỏi: làm sao để có được các văn bản biểu mẫu ở trên. Thực ra thì tặng mọi người 1 – 2 bộ quy trình ở trên thì tôi rất sẵn lòng. Ví dụ như trong bài này chả hạn : http://blognhansu.net/2014/09/18/xay-dung-cac-quy-trinh-tai-lieu-bieu-mau-trong-quan-ly-nhan-su-cua-1-cong-ty-theo-iso-nhu-the-nao/ . Nhưng để tặng tất cả thì đúng là không nên. Hiện tôi có kêu gọi sự ủng hộ và giúp đỡ của mọi người để duy trì 1 loạt các công cụ miễn phí cho cộng đồng : http://www.kinhcan.net/hrform/Giai_phap_tai_lieu_nhan_su.htmhttp://blognhansu.net/tai-lieu-ve-nhan-su/ . Nếu như anh chị và các bạn muốn có đầy đủ các quy trình trên và các tài liệu khác phục vụ cho quá trình hoàn thành nhiệm vụ của mình, anh chị vui lòng click vào các link trên.

Còn nếu điều kiện chưa cho phép, anh chị có thể tìm các tài liệu này dưới dạng miễn phí ở www.kinhcan.net . Đây là công cụ tìm kiếm tôi xây dựng dành riêng cho cộng đồng Nhân sự. Khi tìm kiếm ở đây, anh chị sẽ thấy kết quả tập trung hơn so với Google.

Hi vọng bài viết này sẽ giúp được anh chị ít nhiều.

Công ty 4 năm tuổi, quy mô nhỏ khoảng 10 người thì nhân sự nên làm những gì ?

Chào các ACE,

Công ty ông xã mình đang làm quản lý đang cần thiết lập các chính sách của công ty. Mình xin mô tả sơ về tình hình hiện tại của cty để mọi người có cái nhìn tổng quan:
- Lĩnh vực: cơ điện
- Quy mô: <10 nhân viên Việt Nam
- Hoạt động từ 2010

Sau 4 năm tìm kiếm thị trường và đi vào hoạt động, hiện nay các chính sách nhân sự của công ty hầu như ko có gì, mọi cái đều dựa trên cảm tính, chưa có những quy định chặt chẽ để áp dụng... nên gặp rất nhiều khó khăn trong quản lý. Là người chịu trách nhiệm quản lý chính, ông xã mình đang rất đau đầu và đang tìm cách khắc phục.

Trước hết, mình nhờ ACE có kinh nghiệm tư vấn giúp trong trường hợp này thì cần ngay những chính sách gì để cty vận hành trơn tru, tránh những chi phí ko hợp lí và lãng phí, đồng thời tránh mâu thuận, ko công bằng giữa các nhân viên cty.

Cám ơn sự quan tâm của mọi người!
***

Thứ bảy của một ngày thu (thực ra thì thời tiết này ở Hà Nội không có vẻ mùa thu lắm vì trời vẫn nắng như đổ lửa), tôi vào đọc mail của mọi người thì thấy một câu hỏi rất hay. Vậy là đọc kỹ rồi trả lời. Câu hỏi thì như mọi người đã đọc ở trên. Còn câu trả lời của tôi là:

Đầu tiên nếu chưa có bất cứ cái gì về nhân sự thì chúng ta phải chuẩn hóa lại các công việc đáng ra phải làm từ đầu: http://blognhansu.net/2013/07/28/setup-cong-viec-nhan-su-cho-starup-cong-ty-moi-khoi-nghiep-nhu-the-nao/ . Đây là các công việc của năm 1 khi mới bắt đầu thành lập công ty.

1. Lập sơ đồ cơ cấu tổ chức
2. Lập bảng lương
3. Xây dựng nội quy công ty
4. Xây dựng mô tả công việc
5. Xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động và ký hợp đồng lao động.
6. Tập hợp đủ hồ sơ
7. Lập quy trình xin nghỉ phép
8. Đăng ký bảo hiểm xã hội (nếu công ty > 10 người. Theo anh thì nhỏ hơn vẫn nên đóng)
9. Xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự (để biết thông tin như ai, làm gì, ở đâu, gia đình thế nào)
10. Xây dựng cơ chế trả lương và nâng lương (chính sách đãi ngộ).

Sau đó thì làm tiếp các công việc nhân sự của công ty 1 năm tuồi - tức bước vào năm 2: http://blognhansu.net/2014/03/28/cong-ty-1-nam-tuoi-va-nhung-cong-viec-nhan-su-phai-lam/

Chúng ta cần duy trì các công việc của năm trước và
1. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng và rà soát, tập hợp lại hồ sơ. Các giấy tờ cần có trong hồ sơ:
– Bản sao công chứng Bằng Đại học và các văn bằng khác cùng bảng điểm(*)
– Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương
– 02 ảnh cá nhân mới nhất (3×4 cm), phía sau ghi rõ tên và ngày sinh
– 02 bản copy chứng minh nhân dân (*)
– Giấy khám sức khỏe bản chính (có xác nhận của bệnh viện cấp quận, huyện hoặc tương đương)
– Giấy khai sinh bản sao có công chứng
– Đơn xin việc viết tay
– Bản tự thuật cá nhân theo mẫu Dowload trên Website(mục Tuyển dụng)

2. Xây dựng quy trình xin nghỉ việc
3. Xây dựng chế độ phụ cấp, phúc lợi và khen thưởng.
4. Xây dựng quy chế chấm công
5. Set up phòng hành chính và các công việc hành chính:
+ Quản lý tài sản
+ Quản lý công văn đến và đi

Rồi đến tiếp, làm các công việc của năm 3: duy trì các công việc của năm trước và
1. Xây dựng quy trình đào tạo, hội nhập và thực tập.
2. Tiến hành xây dựng quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc
3. Xây dựng quy trình và quy chế kỷ luật.
4. Xây dựng quy chế bổ nhiệm, tiến hành bổ nhiểm nhân viên.
5. Tiến hành mua máy chấm công và nâng cấp quy chế chấm công.
6. Tiếp tục setup thêm các công việc hành chính:
+ Quản lý văn phòng
+ Theo dõi chấm công
+ Theo dõi duy trì nội quy công ty.
+ Tổ chức các hoạt động sinh hoạt nội bộ công ty.

Cuối cùng là làm các công việc của năm 4: duy trì các công việc của năm trước và
1. Xây dựng lại hệ thống đánh giá hoàn thành công việc (KPI): http://blognhansu.net/2013/11/14/quy-trinh-va-huong-dan-xay-dung-key-performance-indicator-kpi-chi-so-danh-gia-thuc-hien-cong-viec/

KPI là Key Performance Indicator (KPI) – chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Việc sử dụng KPIs trong đánh giá thực hiện công việc nhằm mục đích:
• Thứ nhất, đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.
• Các chỉ số đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
• Việc sử dụng các chỉ số KPIs góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn…

Ở thời điểm công ty đã bước vào năm thứ 4 thì mọi người đã quen nhau, đã làm việc, đã cống hiến và họ bắt đầu ganh tị với nhau. Hệ thống đánh giá cũ dường như là cảm tính và không hiệu quả nên cần có hệ thống đánh giá mới bớt cảm tính hơn. Vì thế KPI là giải pháp mà các nhân sự và các sếp hay lựa chọn. Việc xây dựng KPI không dễ dàng và nhanh chóng gì. Nó sẽ mất nhiều tháng để xây dựng và nhiều năm để tiến hành demo.

2. Xây dựng lại quy chế lương, nâng lương, phân bậc lương, thang ngạch bậc, quỹ lương: Song song với quy chế đánh giá, nhân sự sẽ phải tiến hành xây dựng lại hệ thống lương. Các câu hỏi nhân sự cần trả lời đó là: ai, ở vị trí nào thì mức lương ra sao ? Câu trả lời cần phải chính xác, có khoa học chứ không phải là cảm tính và đâu đó thị trường trả vậy nên công ty cũng thế. Rồi tiếp nữa là nâng lương, thang ngạch bậc và cơ cấu quỹ lương.

3. Hoàn thiện quy chế bổ nhiệm, tiến hành bổ nhiểm nhân viên: Nhân viên mà đã gắn bó > 3 năm ở công ty thì hẳn họ muốn có được sự thăng tiến trong sự nghiệp. Cụ thể là thăng tiến lên các vị trí chức danh. Đây là một nhu cầu có thực và chúng ta không thể ngó lơ được. Nhân sự và ban lãnh đạo nên cân nhắc, lấp dẫn các chỗ trống về vị trí trong cơ cấu tổ chức của mình.

4. Xây dựng quy chế SO - chia sẻ cổ phần cho nhân viên. Với một công ty nhỏ, việc giữ chân nhân viên có thể sẽ rất khó nếu giơ tiền ra để đọ. Vì thế một trong những cân nhắc dành cho nhân sự đó là xây dựng chính sách chia hoặc cho quyền mua cổ phần của công ty.

Quyền chọn mua cổ phần (stock option) là hợp đồng về quyền, không phải nghĩa vụ, của người nắm giữ được mua (call) hoặc bán (put) cổ phần với một mức giá định trước trong khoảng thời gian xác định.

Đề nghị quyền mua cổ phần như một phần quyền lợi của nhân sự đảm nhiệm vị trí quản lý chủ chốt là điều khoản được các công ty Mỹ áp dụng phổ biến trong hợp đồng lao động. Điều khoản này cho phép nhân sự quản lý mua một số lượng cổ phần định trước của doanh nghiệp họ đang phục vụ. Thông thường, quyền mua này không được phép thực hiện ngay. Nhân sự quản lý được phép mua một số lượng cổ phần nhất định sau mỗi năm phục vụ doanh nghiệp. Hoặc quyền mua cổ phần chỉ được phép thực hiện sau khi nhân sự quản lý đã phục vụ doanh nghiệp một số năm tối thiểu. Tuỳ thuộc vào doanh nghiệp, quyền mua này có thể được giao dịch hoặc không; thời gian hiệu lực của quyền mua là hữu hạn hoặc vô hạn v.v…

Giá mua cổ phần được xác định trước. Mức giá có lợi nhất cho các nhân sự chủ chốt là mức thấp hơn giá trị thị trường hiện tại của cổ phần doanh nghiệp. Khi đó, quyền mua cổ phẩn ngay lập tức có giá trị thương mại, đặc biệt khi quyền mua được phép thực hiện ngay. Giá mua cổ phần công bằng hơn cho cả doanh nghiệp và nhân sự quản lý là mức giá được xác định cao hơn giá trị thị trường hiện tại của cổ phần doanh nghiệp, với một tỉ lệ hợp lý. Khi đó, quyền mua cổ phần chỉ có giá trị khi giá cổ phiếu của doanh nghiệp tăng lên. Điều này đồng nghĩa với việc các nhân sự chủ chốt hưởng lợi khi làm tốt công việc của mình.

Cái SO này dường như gần giống ESOP: http://blognhansu.net/2012/01/13/thuat-ngu-esop-employee-stock-option-plan-quyen-chon-mua-co-phan/

Đấy năm này, gần như công ty đã có hoàn thiện bộ quy trình về quản trị nhân sự: http://blognhansu.net/2014/09/18/xay-dung-cac-quy-trinh-tai-lieu-bieu-mau-trong-quan-ly-nhan-su-cua-1-cong-ty-theo-iso-nhu-the-nao/ và bộ quy trình quản trị hành chính: BTL13 – Tai lieu quan tri hanh chinh ( new ).

5. Tiến hành truyền thông, đào tạo lại toàn bộ nhân viên về văn hóa, tầm nhìn, mục tiêu sứ mạng của công ty. Ở giai đoạn này, nhân viên mới vào, nhân viên cũ đã quên rất nhiều thứ. Giờ ở họ là sự đòi hỏi và cân nhắc thiệt hơn. Nhân sự nên tinh ý và tiến hành các hoạt động đào tạo truyền thông về văn hóa. mục tiêu, sức mệnh của công ty. Bên cạnh đó, do bắt đầu bổ nhiệm các nhân viên lên vị trí quản lý cho nên việc chúng ta có thêm các khóa học nâng cao kỹ năng quản lý cũng cần thiết.

Rút lại thì bước vào năm 4, nhân sự công ty nên làm những việc này:
1. Xây dựng lại hệ thống đánh giá hoàn thành công việc (KPI)
2. Xây dựng lại quy chế lương, nâng lương, phân bậc lương, thang ngạch bậc, quỹ lương:
3. Hoàn thiện quy chế bổ nhiệm, tiến hành bổ nhiểm nhân viên:
4. Xây dựng quy chế SO - chia sẻ cổ phần cho nhân viên.
5. Tiến hành truyền thông, đào tạo

Đây là các công việc nhân sự đáng ra phải làm. Nhưng ngẫm lại, công ty đã 4 năm tuổi mà cũng chỉ có khoảng chục người thì chứng tỏ:
1. Công ty rất giỏi, duy trì được ở quy mô nhỏ nhưng lợi nhuận lớn.
2. Tầm lãnh đạo cũng chỉ có thế, tiền kiếm được bao nhiêu là rút ra hết để làm việc khác chứ không phải để tái đầu tư hay mở rộng sản xuất.

Công việc nên làm là thay đổi tư tưởng của sếp hoặc thay luôn sếp tức là ông CEO. Sau đó tuyển thêm Sale để nó đi kiếm thêm hợp đồng về.

Mong rằng vài lời gợi ý của tôi sẽ giúp được anh chị và các bạn đang vướng mắc. Hi vọng bài viết sẽ được sự góp ý của mọi người: Theo cả nhà thì công việc nhân sự cần triển khai hằng năm như vậy là đủ chưa ?

Tâm sự của 1 Nhân sự (Hr) làm tại nhà máy

Sau khi đăng bài viết: http://blognhansu.net/2014/08/24/tieu-chi-tuyen-dung-phai-co-chai-tay-moi-duoc-lam-cong-nhan/, tôi nhận được một email tâm sự chuyện đời chuyện nghề của 1 bạn làm Nhân sự tại Nhà máy dệt may. Sau khi được sự đồng ý của bạn về việc đưa tâm sự này tới mọi người, tôi liền đưa lên đây. Hi vọng mọi người đọc và hiểu được nỗi niềm của các anh chị em làm việc trong phòng Nhân sự tại các nhà máy. Còn các bạn chuẩn bị vào nghề có cái nhìn hình dung các công việc, các ứng viên và nhân viên thì cảm thông.

***


Dear anh Cường và cả nhà,

Em vừa đọc xong bài viết về tuyển công nhân trên blog của anh. Đúng là thời buổi người nhiều việc ít, chỗ cần thì không có, chỗ có thì không cần.

Em làm tuyển dụng ở một công ty may xuất khẩu gần 5 năm nay, và em có một kết luận cảm tính tạm thời là sinh viên, cử nhân ra trường 2 năm trở lại đây làm công nhân nhiều quá.

Có đôi khi, phỏng vấn công nhân, các bạn ấy dấu nhẹm bằng đi, chỉ mang bằng cấp 2 hoặc bằng cấp 3. Thậm chí các bạn rất cẩn thận viết trong phần lý lịch công tác của sơ yếu lí lịch là lao động phổ thông. Rõ khổ. Thời gian lao động phổ thông của các bạn ấy tương đối trùng khớp với lượng thời gian học Đại học, cao đẳng. Em nghĩ đâu trách các bạn ấy được. Tìm việc và kiếm tiền mà. Đâu phải ai ra trường cũng tìm được việc đúng ngành ngay đâu.

Lại còn có bạn rất cẩn thận nói rõ ràng từ năm A đến năm B em làm ở nhà hàng, làm ở quán cơm,.... vẫn dấu nhẹm thời gian học Đại học đi. Nhưng hỏi thêm em ơi lương lậu thế nào, thời gian làm việc ra sao, vẫn bị bắt thóp, có ai làm toàn thời gian lương 1 triệu rưỡi, hai triệu đâu. Sinh viên làm thêm thì mới có mức thù lao ấy.

Và em nghĩ chắc do ảo giác (mà ảo giác em nghiệm đúng tới 80% trong các trường hợp), các bạn sinh viên ra trường trên người luôn có khí chất sách vở.^_^, hiếm khi lẫn lộn giữa những bạn đi làm chịu khó mặc đẹp với sinh viên mới ra trường. Có lẽ cái phảng phất của các bạn ấy nó như cảm giác được bao bọc, sạch sẽ, gọn gàng, chưa nhiều va chạm nên nó thế chăng. Nên nhiều khi hỏi tên em ấy xong, hỏi thẳng luôn em học trường nào ra, lại thật thà nói em học trường ABC dù sửa sơ yếu lí lịch kỹ lắm.

Và có qua được vòng phỏng vấn "gửi xe đạp", cũng chưa chắc các bạn làm việc được lâu. Ở công ty em đang làm việc, nếu chịu được khó, chịu được khổ thì vẫn linh động nhận các bạn vào (dù biết tỏng đó là sinh viên mới ra trường). Sinh viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm, dù làm công nhân đi nữa vẫn phải hướng dẫn, đào tạo từ đầu. Được một thời gian các bạn chán nản. Nhiều bạn không chịu nổi áp lực khi các công nhân khác trong bộ phận biết được mình đã từng học đại học, cao đẳng ra, họ hỏi bâng quơ thôi "em học thế ra làm công nhân làm gì", "Nó học đại học ra cũng chỉ bằng đứa học hết cấp 2, cấp 3, có khi làm còn chậm hơn". Công nhân cũng có bon chen, cạnh tranh mà.

Quyết tâm kiếm tiền to đùng, nghe vài lời như thế nhiều bạn nản, rồi bỏ. Nhiều lúc em thấy khó xử, cho các bạn cơ hội, bạn nào cũng quyết tâm rồi sau một tuần lên phòng nhân sự nói rất thật thà "chị ơi, cho em rút hồ sơ". Nhưng cũng không trách các bạn, đầu óc toàn kiến thức, sách vở, làm việc chân tay đâm khó cho các bạn ấy. Chỉ dám rút kinh nghiệm cho chính bản thân mình.

Nói cho cùng, làm công nhân khổ, chạy theo sản lượng, chạy theo năng suất, tăng ca giãn giờ, làm sai bị mắng, đá xéo, áp lực từ tổ trưởng, quản lý, cách cư xử khi làm trong chuyền, nhiều khi lỗi chả phải của bản thân công nhân, do tổ trưởng hoặc quản lý chẳng hạn, nhưng cuối cùng người công nhân lại chịu thiệt thòi. Haiz. Mà cũng như ai, ở nhà vẫn chạy công việc của người mẹ, người vợ, người chồng, người cha. Thế nên làm nhân sự có lúc phải đấu tranh đảm bảo quyền lợi cho họ. Không thì lại điệp khúc nhảy việc, chỗ nào tốt hơn một tí thì người ta lại nhảy việc. Xét đến tận cùng thì chủ doanh nghiệp thiệt hại.

Chúng em - những nhấn sự nhà máy vẫn theo dõi các thông tin về cập nhật luật mới, về tình hình nhân sự, về lương lậu, về y tế, và về các cuộc đình công trên mạng, khi đọc những thông tin như đình công do suất ăn không đảm bảo, do phân biệt đối xử, quản lý nước ngoài chửi bới công nhân, do nhà máy không trả tiền tăng ca thêm giờ cho người lao động,... và các bài báo quy lỗi cho bộ phận nhân sự (Personnel) không biết tư vấn cho lãnh đạo, nhân sự không biết thiệt thòi... Đọc xong, phản ứng đầu tiên của chúng em - HR nhà máy - là đồng tình. Vì những điều đó hoàn toàn đúng. Nhân sự nhà máy mà để xảy ra như vậy là chưa làm hết chức năng, quyền lợi của người lao động không được đảm bảo, khả năng thu hút lao động về lâu dài sẽ bị giảm, hình ảnh nhà máy trở nên xấu xí.

Nhưng nghĩ lại, thực sự thì thế nào? Đã là nhân sự thì luật lá là phải biết, không biết tức khắc do nhu cầu công việc hằng ngày cũng phải tìm hiểu, nói nhân sự không biết tư vấn còn mang tính cảm quan. Người ngoài nhìn vào mà. Nhân sự nhà máy tư vấn cho sếp, hay nói đúng hơn là khả năng xin xỏ hơi bị cao. Xin 10 lần được 5 lần là thấy mừng. Họ - nhân sự nhà máy cũng là người lao động, cũng có công việc của riêng họ, cũng tư vấn, giám sát như ai, xây dựng thang lương, tiến hành đào tạo, giải đáp các thắc mắc hằng ngày, chưa kể chấm công, tính lương, thanh toán chế độ. Các nhà máy nhỏ không sao, nhà máy hơn nghìn người như bên em tiền lương, chế độ tính vài tỉ một tháng, nhân sự nhà máy chạy toát mồ hôi, sai một chút là sợ rồi. Sếp mắng, công nhân không ưng bụng kiện ầm ầm, làm sao? Công nhân viên thì mong chế độ cao và cao, sếp thì mong giảm, giảm và giảm. Nhân sự đứng giữa, trên đe dưới búa. Làm tương đối tốt thì còn đỡ, làm không ổn thì đảm bảo ăn đủ, bẹp dí như dán, dính tường bóc 7 ngày đừng mong ra.

Chạy theo rừng luật lá, tiếp đón các cơ quan ban ngành, rồi chạy theo khách hàng. Nhân sự nhà máy, nhất là khối dệt may, sợ khách hàng (buyer) hơn sợ cơ quan nhà nước. Tại sao? Khách hàng có đánh giá nhà máy tốt, pass thì nhà máy có đơn hàng, không thì yên tâm đi tìm khách hàng khác mà làm nhé. Cơ quan nhà nước cả năm kiểm tra một lần, thanh tra vài năm một lần. Còn khách hàng? 1 năm một lần, 6 tháng một lần, 3 tháng một lần. Mà không phải một khách hàng, thời buổi khó khăn, trung bình mỗi tháng 2 khách hàng tới kiểm tra là phình phường. Ai theo họ? Nhân sự nhà máy lại nhúng mũi vô.

Rồi khách hàng kiểm tra gì? Dạ, họ kiểm Social compliance (tuân thủ trách nhiệm xã hội), nôm na là kiểm tra xem nhà máy trả lương, chế độ cho người lao động có đúng không, an toàn lao động có đảm bảo theo tiêu chuẩn, an ninh nhà máy đảm bảo an toàn cho người lao động và hàng hóa như thế nào,... Tất cả đều căn cứ trên luật. Làm một checklist kiểm tra tầm 50 mục, đảm bảo được 75% là thấy mừng. Các cơ quan ban ngành nhiều khi chẳng bao giờ hỏi đến. Như vậy, bảo nhân sự nhà máy không biết thì cưỡi ngựa xem hoa quá.

Viết tới đây thấy lan man, mong anh đừng cười. Em từng tham dự một khóa đào tạo nhân sự, có cả các CEO các ngành tham dự, các anh chị ấy chia sẻ, làm nhân sự nhà máy đã mệt, làm nhân sự ngành may nhiều khi còn dở hơi hơn. Hì hì. Các sếp có khi thông cảm, có khi không. Cũng chỉ biết cố gắng hơn thôi.

Nhân sự cũng là một nghề, làm nhân sự phải hoàn thành công việc theo yêu cầu, đó là tất nhiên. Nên xảy ra sự cố bị ném đá bình tĩnh mà xử lý, sai đâu sửa đó, mới có phát triển phải không ạ? Có sẻ chia thì mới có cảm thông. Thông tin đi mà có thông tin phản hồi về là mừng rồi.

Em hay đọc blog của anh và của 1 số anh chị khác, thấy rất nhiều thông tin hữu ích. Em biết có nhiều anh chị làm nhân sự lâu năm, giỏi, có điều khả năng chia sẻ chưa được cao, không trải lòng về nhân sự nhiều, sợ sếp bảo "mày làm lộ thông tin của nhà máy, ai bảo mày chia sẻ", sợ đủ thứ, sợ mất nghề, sợ mất miếng cơm? Thế nên blog của anh nó rất thật, là những trải nghiệm và cả chờ mong, là điểm tra cứu của các em làm nhân sự. (^_^). Chúng em cám ơn anh và các anh chị khác nhiều, và mong anh chị duy trì blog dài dài để các bạn cũ cũng như bạn mới, biết một nơi để nhìn lại nghề mình đang và sẽ theo.

Trân trọng

***
Có lẽ đoạn cuối cũng chính là tâm sự của tôi. Tôi thực mong có nhiều hơn nữa các anh chị em chia sẻ các nỗi niềm, kinh nghiệm, trải nghiệm cá nhân. Để các bạn trẻ, những anh chị khác có thêm cơ hội được học hỏi và để nghề Nhân sự của chúng ta phát triển hơn nữa. Nếu anh chị ngại, anh chị có thể gửi bài và tôi sẽ đăng lên hoặc tham gia cùng với tôi: http://blognhansu.net/2013/11/05/moi-viet-bai-tren-blog-nhan-su/. Hi vọng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác và có nhiều bài viết tâm huyết như này nữa.

Khi không có bộ phận nhân sự thì công ty nên làm gì ?

Lướt mạng vào lúc giải lao giữa hiệp, tôi tự nhiên thấy 1 đoạn lời khuyên thế này. Lời khuyên này dành cho các công ty không có bộ phận nhân sự. Các sếp ở đây nên đọc và rà soát lại xem mình đã làm đủ những việc này chưa nhé:

1. Trước hết, cần xác định xem ai có thể đảm nhận chức năng quản lý nhân viên như một giám đốc nhân sự thực thụ. Thật ra trách nhiệm này có thể được giao cho một hay nhiều người cùng đảm trách. Vấn đề chỉ là ai đảm trách thì người đó cần tìm hiểu một số thông tin về Luật Lao động cùng các quy định liên quan. Thông thường, tại các công ty nhỏ, giám đốc cũng là người quản lý nhân viên.

2. Tiếp theo, cần xây dựng danh sách các quy định, thỏa thuận trong nội bộ doanh nghiệp, chế độ lương , thưởng, giờ làm việc, phụ cấp, lương ngoài giờ (nếu có), cấp bậc nhân viên, số ngày phép, bảo hiểm… Nên tham khảo các văn bản pháp quy để đảm bảo mọi quy định có lợi nhất cho doanh nghiệp và đều hợp lệ.

3. Lập hồ sơ nhân sự, bao gồm tất cả những thông tin liên quan như ngày bắt đầu làm việc, ngày được tăng lương, ngày thăng chức, ngày được tham gia chế độ bảo hiểm, các đánh giá hiệu quả công việc, số lần được thưởng,… Việc này sẽ giúp người quản lý hiểu rõ nhân viên của mình về mọi mặt, đồng thời là những thông tin cần tham khảo lại khi cần có sự thay đổi về nhân sự.

4. Xác định xem ai sẽ chịu trách nhiệm quản lý việc trả lương cho toàn thể nhân viên, chi trả vào ngày nào, bằng hình thức nào (trực tiếp hay chuyển khoản). Việc này có thể do bộ phận kế toán đảm trách. Chú ý rằng, một số thu nhập khác ngoài lương như quyền lợi đặc biệt, thưởng… thì không nên chi trả cùng với lương.

5. Quy trách nhiệm cụ thể về việc huấn luyện và hướng dẫn nhân viên mới cho một người cụ thể. Đồng thời cần thông báo cho nhân viên mới về quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động cũng như những chính sách của công ty.

6. Có bảng quy định mức thưởng và trường hợp thưởng đặc biệt. Muốn xây dựng quy định về các chế độ này, trước hết cần có bản mô tả công việc, trách nhiệm rõ ràng cho từng vị trí. Thông thường, mọi người nghĩ rằng nên thiết lập chế độ thưởng thêm ngoài lương, hoặc tăng lương để khuyến khích nhân viên làm việc. Tuy nhiên, có ý kiến cho rằng với số lượng nhân viên công ty ít hơn 50 người thì việc này không cần thiết. Nếu số nhân viên ít hơn 20 người thì theo các chuyên gia là hoàn toàn không cần xây dựng các quy định về chế độ thưởng, mà có thể thưởng hoặc tăng lương dựa theo tình hình hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.

7. Nên xây dựng một hệ thống thông tin nội bộ. Bất kỳ thay đổi nào về nội quy, chế độ làm việc, quyền lợi, trách nghiệm của người lao động và cả những điều luật mới do chính quyền ban hành cũng cần được phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên.

8. Một chức năng quan trọng của bộ phận nhân sự là tuyển người. Nhưng tại các công ty nhỏ, hoạt động ổn định thì thuê càng ít người càng tốt, trong thời hạn tối đa là một năm. Một số doanh nghiệp chịu sự cạnh tranh gay gắt lại chỉ chú trọng giữ chân các nhân viên cũ. Dù doanh nghiệp có bất kỳ chính sách nhân sự nào thì phương pháp phỏng vấn, tuyển chọn và phân bổ công việc một cách chính xác vẫn đóng vai trò rất quan trọng. Việc đánh giá sai, dẫn đến thuê nhân sự không thích hợp sẽ gây lãng phí rất nhiều cho công ty. Cho nên, khi không có bộ phận nhân sự, nên xác định ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho công việc quan trọng này, các phần việc còn lại đơn giản hơn có thể giao cho bất kỳ ai kiêm nhiệm. Người đảm nhận việc thuê nhân sự phải nắm rõ các quyền lợi, trách nhiệm và quy trình làm việc của vị trí đang cần tuyển dụng , đồng thời phải có khả năng thương lượng khi thỏa thuận mức lương sao cho có lợi nhất cho công ty mà vẫn làm ứng viên hài lòng.

Bên cạnh đó vẫn còn những công việc khác, nhưng kém quan trọng hơn như tổ chức tiệc, đi chơi, du lịch dã ngoại để giúp nhân viên công ty đoàn kết hơn… nhưng những việc này hoàn toàn có thể ủy thác cho ai đó hăng hái đảm nhiệm. Giám đốc đã là người đứng mũi chịu sào cho tất cả mọi hoạt động của công ty thì nên chọn một người tin cậy để đảm nhiệm công việc quản lý nhân sự là tốt hơn cả.

Đọc đi đọc lại, tôi thấy khá hữu ích. Nó có vẻ tương đồng với bài viết này của tôi: Setup công việc nhân sự cho starup – công ty mới khởi nghiệp như thế nào ?.

Nguồn sưu tầm do search lại trên mạng thì thấy trang nào cũng bảo là của mình.

Nếu bạn là Nhân sự – Hr của nhà máy Microsoft – Nokia thì bạn sẽ làm gì?

Dạo này (mấy ngày gần đây), trên thông tin báo chí mảng công nghệ ầm ầm đưa tin về Microsoft và Nokia. Rất nhiều tin đại loại như:
- Microsoft cho nghỉ việc hàng loạt nhân viên Nokia
- Microsoft ngừng phát triển điện thoại chạy Android
- Microsoft sẽ cắt giảm 18.000 nhân viên của hãng Nokia
...

Điều này cho thấy Microsoft (M) đang dừng hoặc đóng cửa khá nhiều nhà máy. Họ đóng cửa nhà máy của Nokia nhưng không có nghĩa là họ đóng cửa mảng nhà máy. Họ đang xây dựng nhà máy mới ở nhưng nơi thuận tiện hơn. Họ xây nhà máy tại Việt Nam. Có lẽ đây là tin vui. Đọc để biết vậy nhưng đúng là cơ duyên, hôm trước lại có dịp được nói chuyện với 1 nhân sự làm ở nhà máy Microsoft - thực tế là nhà máy Nokia. Qua trao đổi tôi thấy có mấy thông tin khá hữu ích như: Microsoft đang xây dựng hệ thống nhân sự cho nhà máy. Đây là việc làm M lúng túng vì từ trước đến giờ M không có mảng sản xuất. Chính các HR của M ở Việt Nam cũng xác nhận việc này. Hệ thống quản trị nhân sự của Nokia thì đã cũ và bị đánh giá là không năng động. Cụ thể hơn là không cập nhật so với xu hướng hiện tại. Có thể đây chính là nguyên nhân Nokia đi xuống.

Do M lúng túng nên các Hr ở nhà máy (tạm gọi là Mf - Microsoft Factory) được thả để tự bơi. Với một số người nói rằng đây là nỗi khổ nhưng tôi thấy thì đây đúng là cơ hội. Cơ hội để người Việt Nam cho thế giới thấy là họ hoàn toàn có thể xây dựng được hệ thống Quản trị Nhân sự ngang tầm thế giới. Cơ hội có 1 không 2 và không phải ai cũng có. Người bạn có cho tôi xem qua 1 số file để hình dung những gì đang diễn ra trong Mf. Mf có những phần mềm và có phân cấp, phân quyền truy cập rõ ràng.

Về khía cạnh lương thì Mf giống như M ở Việt Nam, họ không ký hợp đồng trực tiếp với người lao động mà ký thuê lại lao động. Nghe đồn là thuê lại của Talentnet. Và thường ký 6 tháng 1. Chính vì thế trả lương cho người lao động là do T trả.

Công việc xây dựng hệ thống Nhân sự của Mf có vẻ khó khăn nên Mf đã có mấy đời trưởng phòng Nhân sự. Và dường như ai cũng phải căng người ra là và về muộn. Bạn tôi thường về nhà lúc 8h tối.

Tôi tự hỏi: Nếu ta ở vị trí của người bạn ở trên - làm HR cho Mf thì ta sẽ làm gì ?

1. Theo tôi việc đầu tiên khi về là HR cho Mf là nắm bắt được hệ thống của cả Nokia và Microsoft. Nắm bắt được bằng cách tập hợp các file có liên quan tới nhân sự và phân tách sắp xếp lại chúng vào những folder khác nhau để có cái nhìn tổng thể về hệ thống. Và có cả cái nhìn chi tiết nữa. So sánh 2 hệ thống với nhau để tìm ra điểm khác biệt.

Song song với việc thu thập hệ thống tài liệu của M và N thì nên tìm thêm các tài liệu của các nhà máy nội địa Việt Nam. Dựa vào những gì tôi nhìn thấy thì nhà máy của FDI và nội địa có sự khác biệt khá rõ.

2. Việc tiếp theo là tiến hành xem xét học tập các mô hình nhà máy khác (Việc này cũng có thể tiến hành song song với công việc trên. Tuy nhiên nếu chưa hiểu rõ bản thân mà đi hỏi người khác thì tôi sợ là sẽ khó mà biết mình cần tìm hiểu cái gì). Do đặc thù Mf là nhà máy Mỹ nên mô hình nhà máy của Hàn Quốc, Nhật có thể không hợp. Nếu được nên tham khảo các mô hình nhà máy của Mỹ như GM, IBM ... (Trong đầu tôi tự dưng lại hiện ra hình ảnh cậu bạn làm ở GM Vietnam. Hôm nào phải kết nối 2 người bạn này mới được : ) )

Đồng thời với việc học tập này là việc kết nối với các HR nhà máy. Kết nối càng nhiều thì cơ hội thành công càng lớn. Mỗi một nhà máy sẽ có vấn đề khác nhau và cách giải khác nhau. Biết đâu đấy ở Mf cũng đang mắc phải vấn đề đó. Việc này quan trọng và dù có bận đến đâu thì cũng nên bỏ thời gian ra để kết nối. Đừng vì ta ở Mf mà giấu dốt.

3. Tiến hành chuẩn bị cho những gì sắp xảy ra trong tương lai. Theo tôi đoán, một nhà máy của tập đoàn quốc tế thì các chuẩn mực quốc tế, xu hướng quốc tế sẽ được áp dụng. Những điều Microsoft có thì thể nào Mf cũng có. Vậy sao ta không chuẩn bị sẵn các kiến thức cũng như các tài liệu để khi dự án về là ta biết cách tiến hành.

Tôi dự Mf sẽ triển khai những dự án sau:
- Xây dựng từ điển năng lực cho mảng nhà máy. Ví dụ về từ điển năng lựcnăng lực hài hước của Microsoft ở đây.
- Xây dựng hệ thống theo dõi, quản lý năng lực của Nhân sự.
- Xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ
- Xây dựng lộ trình phát triển (thực ra cái này có thể nằm trong dự án từ điển năng lực. Nhưng nếu chưa có dự án thì tạm thời xây dựng cái này trước).
- Định biên nhân sự
- Xây dựng hệ thống KPI
- Xem xét lại các chính sách về lương thưởng
...

Hi, ngồi ở nhà mà phán chuyện Mf thì hơi quá thật. Nói chung là phải đi vào làm thực tế, xem tận mắt mới biết là Mf cần phải làm cái gì. Chúc người bạn của tôi sẽ phát triển và để lại một dấu ấn gì đó trong lịch sử phát triển của Microsoft.

Tái bút ngày 24/7: Chả hiểu sao bài viết này lại không được Mf thích cho lắm. Nhưng khổ thân bạn tôi, bị cảnh báo. Haizzz. Close topic để bạn tôi đỡ khổ.

Quản trị nhân sự và bài toán sự giận dữ của người dân Việt với việc chiếm đóng trái phép của Trung Quốc

Mấy ngày nay nghe tin tình hình biển đảo căng thẳng đã làm tôi thấy lo lo. Rồi lại nghe cái tin: "Nghe thấy bảo trong Hồ Chí Minh, công nhân đang biểu tình đập phá chống các nhà máy Trung Quốc. Mình không thích điều này. Phản đối hành động cướp bóc bằng 1 hành động cướp bóc là điều không nên."

Mọi người nghĩ ra nhiều lý do. Và tôi cũng vậy. Với tôi đó là: "Anh nghĩ không phải đâu. Chắc là do quá khứ, những người công nhân này đã bị các ông chủ TQ đối xử không tốt + có người kích động >> tiện tay làm 1 công 2 việc: trả thù xưa và phản đối xâm chiếm".

Rồi đọc các thông tin tôi thấy có vẻ đúng như vậy. Tiếc là hành động này đã đi quá khi mà lòng tham của con người, cái xấu xa trỗi dậy quá mạnh dẫn tới đây không chỉ còn là trả thù, phản đối xâm chiếm mà còn là phá hoại, kích động và hôi của nữa. Người Việt chúng ta còn nghèo quá. Nghĩ ngắn và luẩn quẩn.

Việc này tôi sẽ không bàn trên blog nếu như có người bạn hỏi tôi thế này: "Em hỏi 1 trường hợp giả tưởng nha anh. Sau khi bạo động xong, rồi mọi chuyễn từ từ sẽ về quy cũ, nếu nhà máy hoạt động lại anh có tuyễn lại hàng loạt công nhân đó hông anh."


Câu hỏi này làm tôi suy nghĩ nhiều. Vai trò người làm nhân sự ở đây là gì ? Trước khi đi vào câu hỏi ở trên, chúng ta bàn 1 chút về điều này. Sự việc công nhân tụ tập biểu tình, trả thù, hôi của có lẽ là điều không thể tưởng tượng được. Chưa lần nào có bạo động như vậy. Nhưng với vai trò là nhân sự - quản gia cho ông chủ - đáng ra ai đó trong phòng nhân sự phải lường được việc này. Nếu như lường được, hẳn công ty sẽ có những động thái tích cực như:
- Tuyên truyền cho công nhân hiểu và tách bạch giữa 2 việc quốc gia và cá nhân.
- Đưa ra những phương án tăng cường an ninh cho công ty như gia cố hệ thống bảo vệ.
- Có những chính sách phù hợp khuyến khích người lao động bảo vệ công ty.

Với 3 việc này, nhân sự có thể tạm coi như đã hoàn thành nhiệm vụ của mình. Tôi nhớ, hồi cuộc chiến ở Libi, chính người Việt của chúng ta đã lập rào chắn để bảo vệ công ty và ông chủ của mình chỉ với lẽ đơn giản: nếu không giúp ông chủ thì ai sẽ trả lương cho họ ?. So sánh Libi với Bình Dương là khập khiễng nhưng cùng là công nhân và cùng là người Việt, chúng ta lại có 2 cách hành xử khác nhau ghê.

Khi sự việc xảy ra, tốt nhất Nhân sự nên ở nhà. Vì công nhân mà đã tới mức đập phá chính nơi mình hoặc những người giống mình làm việc thì chứng tỏ họ cũng không thiện cảm với đội ngũ văn phòng lắm. Nhân sự thực ra cũng chỉ là nhân viên thực thi chính sách của ông chủ. Nhưng có ai hiểu đâu. Mọi thứ tội vạ đều đổ vào phòng này mà. Tôi nghĩ, quả ý mà nhân sự ra đường chắc lại ăn gạch vào đầu ý chứ.

Giờ chúng ta bàn đến vai trò của công đoàn. Hẳn sau khi tình hình ổn định, công đoàn sẽ phải ngồi lại và tự kiểm điểm. Công đoàn là người tập hợp tiếng nói của công nhân, dẫn dắt, bảo vệ họ. Thế mà làm thế nào, công nhân lại nghe theo đội kích động chứ không phải công đoàn đi đập phá và hôi của. Tiếng nói của công đoàn quả là mờ nhạt trong sự kiện này. Hàng tháng, công nhân và công ty đều trích 1 phần tiền để duy trì công đoàn. Công đoàn có nhưng tiếng nói thì quả là yếu.

Cuối cùng, về với câu hỏi của người bạn chúng ta. Tôi sẽ làm gì sau khi mọi thứ êm thấm ?

Tôi mong điều đầu tiên là công ty có thể mở và hoạt động trở lại. Vì thế tôi sẽ đi kiểm tra mọi thứ trước tiên. Đánh giá mức độ thiệt hại. Hy vọng công nhân sẽ để lại máy móc và các công cụ làm việc. (Việc này có vẻ như khó được như ý muốn). Giả sử mở được công ty, việc tiếp theo sẽ làm công văn lên ủy ban nhân dân tỉnh đề xuất hỗ trợ công ty. Tiếp đến là thông báo cho công nhân và mọi người đến làm việc trở lại. Chỗ này phải lưu ý luật 1 chút. Với công nhân thực hiện lương khoán thì cứ theo thế mà làm. Còn với những đối tượng không hưởng lương khoán thì cần cân nhắc. Nếu công ty thực sự khó khăn thì đề nghị cán bộ công nhân viên cùng chia sẻ gánh nặng với công ty.

Chúng ta có nên tìm cách đuổi dần hoặc thay thế những người công nhân không ? Tôi thấy không nên. Vì rõ ràng tuyển người, kể cả tuyển công nhân không dễ. Trong khi công ty lại đang cần người làm việc. Tuy nhiên nếu như việc ít thì sa thải là điều không tránh khỏi. Tôi sẽ không đưa tiêu chí tham gia biểu tình vào bảng đánh giá để phân loại xem ai sẽ phải nghỉ hay không. Lý do của tôi để thuyết phục sếp : không thể xác định được ai đã đi và ai không đi. Ai hiệu quả làm việc và ý thức kỷ luật kém thì đưa vào danh sách cho nghỉ.

Là tôi, tôi sẽ làm vậy. Trước khi kết bài, mong và chúc các bạn công nhân sớm được đi làm lại.

Một vài trao đổi thảo luận của các anh chị em làm Nhân sự về sự kiện này:

Dear các anh chị,

Vào thời điểm dưới Bình Dương và một số khu lân cận đang rất hỗn loạn như này, mình thật sự thấy rất lo lắng cho các anh chị em làm Nhân sự dưới đó. Vì đã có lần mình có duyên được một anh HRM chia sẻ rất nhiều về độ manh động của công nhân các khu công nghiệp đối với quản lý.

Cũng không biết làm gì hơn, ngoài một cái mail nho nhỏ thể hiện sự chia sẻ với các anh chị đang ở ngay đầu ngọn gió :( Biết rằng những ngày sắp tới là những ngày rất khó khăn cho những ai làm nhân sự tại các nhà máy này.

Mình chúc các anh chị bình tĩnh, giải quyết thỏa đáng tất cả các trường hợp, hơn hết là bảo toàn chính bản thân trước những đối tượng quá khích động.

***
hi all

trong cuoc hop sang nay ben foster du kien cho nld nghi minh co vai diem chia se

vsip 1 tàn pha 90%, vsip 2 toi ta 40% tru cac ckng ty nhat, dap pha den 5g sang
hoi cua, dot chat xe nha xuong..

tks
***
Gửi các Anh, Chị,

Cá nhân cho rằng việc đem chuyện chính trị vào trong Group để thảo luận là không hợp lý;
Nếu, nó trực tiếp ảnh hưởng đến công việc công ty - đình công, biểu tình dẫn đến thiệt hại về tài sản; làm trì trệ sản xuất thì mọi người nên đưa ra những chia sẻ về hướng giải quyết và phương thức khắc phục thì hợp lý hơn.

Cảm ơn.
***
Thanks bạn,

Mục tiêu của mình khi viết mail cũng chỉ là nghĩ đến những khó khăn mà người làm nhân sự lúc này đang mắc phải. Mình cũng ko có hứng thú đến những kêu gọi này nọ đối với chuyện chính trị chính em này. Mong nhận chia sẻ từ những anh chị em nhân sự từ trong "chảo lửa" và hướng khắc phục cũng như góp ý của mọi người :)
***
Hi all,

Trong những lúc thế này cùng làm Nhân sự cần lắm những thông tin chia sẻ.
Nhà máy mình cũng ở KCN Long Thành, Đồng Nai không (chưa) bị đập phá), nhưng những công ty bên cạnh 100% vốn VN cũng bị đập phá.

Họa vô đơn chí, k biết đường nào mà đỡ với những thành phần như hiện nay.

Cũng chỉ biết share chứ chưa có giải pháp gì cả nếu chính quyền và các cơ quan chức năng k có biệt pháp.

Tks all,
***
Đây là một tình huống giúp những người làm nhân sự của chúng ta có những kinh nghiệm tốt để chủ động hơn trong việc kiểm soát lao động khi xã hội có biến cố. Phổ biến đúng nhận thức cho người lao động, hướng dẫn hành động đúng đắn, khơi gợi giá trị đóng góp và cống hiến cho họ trong công cuộc chung, giúp họ kiến thức và kỹ năng cần sử dụng trong chính biến ..... Có rất nhiều có thể làm chủ động. HR quan trọng đấy chứ nhỉ!

HR cũng cần yêu nước theo đúng cách và đúng việc của mình.

Mong các bạn gặp nhiều thuận lợi và vững vàng trong công việc!
Thân mến!

Nghề nhân sự là gì ?

Một vài chia sẻ với các bạn www.nghenhansu.net :

Nhập môn và bước chân đầu tiên của bất cứ ai, theo tôi thì nên định nghĩa rõ nghề đó là nghề gì. Khi người ta có cái nhìn rõ ràng về nghề như vậy thì cái cách thức người ta làm việc rồi người ta ứng xử trong nghề sẽ phù hợp và có nét hơn. Đây chính là lý do trong chuỗi các nhiệm vụ của tôi, tôi hay bảo các học viên phải viết ra 1 bài viết nói về nghề của mình. Đó có thể là khó khăn, có thể là kiến thức, có thể là suy nghĩ ...

Một cách tổng quát nhất thì nghề nhân sự là: làm tất cả mọi công việc để công ty và mọi người trong công ty hoàn thành tốt công việc.

Nếu nhìn một cách tổng quát như vậy thì ta có thể thấy rằng nhân sự không chỉ đơn giản là tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, BHXH mà là tất tần tật. Nếu bạn cởi chuồng ra mà công ty đạt 200% năng suất thì đó cũng là việc của nhân sự.

Các công việc nhân sự xoay quanh vòng đời của nhân viên. Bắt đầu từ lúc nhân viên bơ vơ hoặc đang ở đâu đó ngoài thị trường, nhân sự giúp đưa họ vào công ty. Và đó là nhóm các công việc liên quan đến tuyển dụng. Nào là phiếu yêu cầu tuyển dụng, nào là lập kế hoạch tuyển dụng rồi phỏng vấn, test, thử việc ...

Nhân viên vào rồi phải làm hợp đồng, bảo hiểm xã hội, thực hiện các chế độ .... Nếu chiếu theo góc độ thuyết tạo động lực theo Maslow thì đây gọi là tác động đến các thứ bậc nhu cầu.

Trong quá trình làm việc sẽ có đánh giá nhân viên: đánh giá KPI, đánh giá hiệu suất, định biên, thăng tiến hay luân chuyển, đánh giá ABC .... các công việc liên quan đến đánh giá.

Đánh giá xong thì có thể là đào tạo, luân chuyển, thăng tiến hoặc đào thải. Mỗi 1 keyword như vậy là một loạt những công việc nhân sự sẽ phải làm: Phân tích nhu cầu đào tạo, theo dõi năng lực nhân sự, theo dõi năng lực nhà cung ứng, quyết định đề bạt, quyết định thuyên chuyển, xử lý kỷ luật, xử lý quan hệ lao động ....

Không những vậy, gắn với cái định nghĩa ban đầu thì nhân sự còn phải làm nhiều việc nữa như môi trường làm việc của nhân viên, văn hóa công ty, kết nối nội bộ ....

Càng tìm hiểu sâu về nhân sự thì càng thấy rằng nhân sự có nhiều định nghĩa. Có người thì coi nhân sự giống như chất vữa gắn kết các viên gạch với nhau để tạo ra 1 khối vững chắc. Với quan điểm này thì nhân sự phải là người khéo giao tiếp và phải chịu đi giao tiếp với các bộ phận. Đây chính là lý do vì sao lại yêu cầu người làm nhân sự phải biết giao tiếp. Việc giao tiếp với mọi người trong công ty giúp rất nhiều điều cho nhân sự. Có những thông tin, có những ý kiến không bao giờ được nói ra cho đến khi người ta vui miệng. Bạn là nhân sự mà đến khi nhân viên đâm đơn nghỉ việc bạn mới biết thì bạn chưa làm tròn công việc của nhân sự. Nếu bạn biết trước thì bạn đã có những bước đi chuẩn bị như: tìm người thay thế, tìm hiểu nguyên nhân và hóa giải nguyên nhân ...

Bên cạnh đó lại có những quan điểm khác nói rằng: bộ phận nhân sự phải giống như một đơn vụ cung cấp các dịch vụ nội bộ. Nhân viên và các bộ phận khác như một khách hàng và phòng nhân sự sẽ bán hàng cho họ. Một quan điểm thú vị. Khi áp dụng quan điểm này, bạn sẽ thấy bộ phận nhân sự sẽ có một cách làm việc khác.

Cùng với đó, tôi thấy đa số mọi người đang nhìn nhân sự theo hướng quy trình. Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá ... Nếu nhìn theo hướng quy trình thì phòng nhân sự có vẻ hơi giống và có một chút gì đó quan cách hành chính. Một chút gì đó nhà nước. Nhân sự đâu chỉ có những việc theo quy trình đâu.

Chiếu sang bên phải ta sẽ thấy, thực ra có thể phân HR thành 2 nhóm công việc lớn. Đó là xử lý các công việc vật lý hàng ngày và triển khai các dự án về nhân sự.

Xử ý các công việc vật lý hàng ngày : là phỏng vấn, là gọi ứng viên, là đánh giá, là báo cáo, là theo dõi ... và trong quá trình xử lý các công việc hàng ngày đó các nhân sự sẽ vấp. Có vấn đề gì đó về nhân sự xảy ra như tự dưng nhân viên nghỉ nhiều, tỷ lệ turnover cao, lương cao bằng giữa các vị trí ... và ... thì lúc đó nhân sự sẽ phải đi xử lý. Và các dự án vá lỗi được xây dựng, triển khai. Mô tả công việc cũ, chúng ta viết mô tả công việc mới, đãi ngộ không phù hợp chúng ta có chính sách đãi ngộ mới ....

Công việc của nhân sự là vậy cứ vòng quanh, xử lý vật lý công việc rồi lại phát sinh lỗi rồi và lại vá lỗi. Cứ thế chúng ta làm. Như thế, các công việc nhân sự lại có thể chia làm 2 nhóm. Nhóm triển khai vật lý (tuyển dụng, đào tạo, lương ...) và nhóm dự án (chuyên viên dự án, tư vấn).

Công ty 1 năm tuổi và những công việc nhân sự phải làm

Hôm nay tôi nhận được mail cần hỗ trợ của 1 bạn. Đọc mail tôi thấy đây là tình huống khá hay có thể lấy ra để các anh chị em đang làm startup rút kinh nghiệm. Cũng giống như đầu bài, anh chị và các bạn có biết, công ty startup được 1 năm tuổi sẽ gặp vấn đề gì không ?

Đối chiếu tình huống này với bài tôi đã từng viết về setup các công việc nhân sự như thế nào đối với 1 startup thì đây đúng là một ví dụ hoàn hảo : Setup công việc nhân sự cho startup – công ty mới khởi nghiệp như thế nào ?

Vô tình tìm hiểu trên web, em đọc được các thông tin trên blog của anh, nó rất hữu ích.

Cty em vừa nhận việc được thành lập hơn 1 năm, tuy nhiên không có người phụ trách về mảng hành chánh – nhân sự vì cty khá nhỏ.

Công việc trước đây của em là kế toán (chưa phụ trách kế toán lương) nên em khá rối trong việc hoàn chỉnh và sắp xếp lại hồ sơ lien quan nhân sự này.

Tình trạng hồ sơ cty như sau:

1.Hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ: nhân viên vào làm rồi nghỉ việc mà không nộp hồ sơ hoặc có nộp thì hồ sơ chỉ là những bảng photo, không đầy đủ. Theo tìm hiểu của em thì hồ sơ phải gồm ĐXV, SYLL, Giấy khám sức khỏe (theo mẫu mới 4 mặt gì đó?), CMND, hộ khẩu (nếu có), bằng cấp, chứng chỉ, thông tin MST cá nhân, sổ BH (nếu có)=> tất cả đều có công chứng; thông tin này của em đã ổn chưa anh?

- Với trường hợp NV đã nghỉ việc mà không có hồ sơ hoặc hồ sơ không hợp lệ thì em cần làm gì?

2.Em cần lập HĐ thử việc, HĐ LĐ như thế nào cho đúng luật và phù hợp? Cty em đóng BHXH-BHYT theo mức lương cơ bản. Thời gian qua em đã tạm thời xử lý như sau:

- Lập thư mời nhận việc cho NV mới trúng tuyển, trên thư ghi rõ mức lương thỏa thuận
- Em chưa lập HĐ thử việc và HĐLĐ do chưa rõ cách thực hiện sao cho đúng và phù hợp giữa 2 trường hợp này:

+ HĐLĐ chỉ thể hiện mức lương cơ bản (tức là mức đóng BHXH) => tức là HĐTV cũng thể hiện mức lương tương tự => băn khoăn của em là nếu thực hiện cách này người lao động sẽ không có văn bản xác nhận mức lương họ thực nhận mà chỉ được thông báo bằng miệng; em phải làm 2 bảng lương (1 theo lương thực tế và 1 theo lương cơ bản để đối phó); riêng về HĐ em phải thực hiện đến 3 bộ gồm thư nhận việc, HĐTV, HĐLĐ.
+ HĐLĐ thể hiện mức lương cơ bản và các phụ cấp khác => tổng chính là mức lương thực tế => thực hiện theo cách này em sẽ giảm được 1 số công việc, tuy nhiên kế toán thuế lại không đồng ý và cho rằng mức đóng BHXH-BHYT sẽ căn cứ theo tổng lương gồm lương cơ bản và phụ cấp => do đó cách thực hiện này không đáp ứng được yêu cầu về việc cty chỉ chi trả BHXH-BHYT theo lương căn bản

3. Khi em làm việc ở các cty khác trước đây, có cty sử dụng theo trường hợp 1 và cũng có cty sử dụng theo trường hợp 2 nên em rất lăn tăn trong việc thực hiện. Thư mời nhận việc có thể thay thế cho HĐTV không ah? Do em là kế toán nên với các chứng từ này em còn phải xem nó có hợp lệ để kế toán ghi nhận chi phí hay không.

4. Ngoài ra, Cty em thanh toán lương bằng tiền mặt, thực tế thì em lập phiếu lương riêng cho mỗi cá nhân (theo form mẫu em tự nghĩ, vì trước giờ ở cty cũ em nhận lương qua NH nên không có kinh nghiệm). Tuy nhiên, em phải tự hoàn chỉnh bảng lương (tức là ký thay cho NV trên bảng lương tổng) vì không thể để NV này biết lương NV khác => em chưa nghĩ ra được cách gì khác để khắc phục.

Em rất đau đầu ở khâu này, nhờ anh hướng dẫn giúp em.

Tìm và đọc được thông tin trên blog của anh, em rất mừng như thể chết đuối mà gặp được phao ấy. Các thông tin trên đó rất hữu ích, đặc biệt là các form mẫu (nhưng mà hình như không xem được ah, click vào nó cứ tớ trang adf.ly gì không đó anh, em cần làm gì để xem được?). Em sẽ tranh thủ tìm hiểu them thông tin trên blog để hoàn thiện hồ sơ của Cty mình.

Mong sớm nhận được phản hồi của anh.

Có nên trả lời cho tình huống này không nhỉ ? Tôi thấy hơi băn khoăn vì nếu trả lời hết thì quả là khá dài. Công việc thì lại đang gấp rút. .... Thôi thì trả lời vậy:

1. Các giấy tờ đi kèm hồ sơ:

1. - Bản sao công chứng Bằng Đại học và các văn bằng khác cùng bảng điểm(*)
2. - Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương
3. - 02 ảnh cá nhân mới nhất (3x4 cm), phía sau ghi rõ tên và ngày sinh
4. - 02 bản copy chứng minh nhân dân (*)
5. - Giấy khám sức khỏe bản chính (có xác nhận của bệnh viện cấp quận, huyện hoặc tương đương)
6. - Giấy khai sinh bản sao có công chứng
7. - Đơn xin việc viết tay
8. - Bản tự thuật cá nhân theo mẫu Dowload trên Website(mục Tuyển dụng)

(*) Các tài liệu có đánh dấu sao yêu cầu mang theo bản gốc vào ngày làm việc đầu tiên để kiểm tra.

Nghỉ việc rồi thì hồ sơ sẽ được để ra 1 góc và ở điều 47 thì luật yêu cầu trả hết hồ sơ cho nhân viên nghỉ việc. Nên chúng ta không phải lo cho vấn đề này. Cái cần lưu lại có lẽ là quyết định cho thôi việc của công ty + đơn xin thôi việc.

Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
1. Ít nhất 15 ngày trước ngày hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn, người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động biết thời điểm chấm dứt hợp đồng.
2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn tất thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.
4. Trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản thì tiền lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi khác của người lao động theo thoả ước lao động tập thể và hợp đồng lao động đã ký kết được ưu tiên thanh toán.

2. HĐ thử việc, HĐ LĐ : xem thêm mẫu ở link đính kèm. Còn thế nào cho đúng luật và phù hợp thì cứ theo luật mà làm thôi.
Mẫu hợp đồng lao động bản song ngữ tiếng Anh - Việt
Hoặc: NS - 03 - Quy trinh thu viec, hoc viec

Điều 23. Nội dung hợp đồng lao động
1. Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên và địa chỉ người sử dụng lao động hoặc của người đại diện hợp pháp;
b) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp pháp khác của người lao động;
c) Công việc và địa điểm làm việc;
d) Thời hạn của hợp đồng lao động;
đ) Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;
e) Chế độ nâng bậc, nâng lương;
g) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
h) Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;
i) Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế;
k) Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề.
2. Khi người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ theo quy định của pháp luật, thì người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp người lao động vi phạm.
3. Đối với người lao động làm việc trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp thì tùy theo loại công việc mà hai bên có thể giảm một số nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động và thỏa thuận bổ sung nội dung về phương thức giải quyết trong trường hợp thực hiện hợp đồng chịu ảnh hưởng của thiên tai, hoả hoạn, thời tiết.
4. Nội dung của hợp đồng lao động đối với người lao động được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn của nhà nước do Chính phủ quy định.

3. Thư mời nhận việc có thể thay thế cho HĐTV không: Không. Thư mời nhận việc chỉ là để cam kết với người lao động rằng tôi sẽ nhận họ vào công ty. Tôi từng thấy có anh bạn do cam kết bằng miệng nên khi nghỉ ở công ty cũ thì công ty mới cũng không được nhận.

4. Mức lương của nhau rồi thì những người quan tâm sẽ biết. Vì thế cứ cho người ta ký thôi. Chỉ có điều là lần lượt từng người kí vào đó. Chứ làm sao mà giấu được mãi mức lương. Tốt nhất nên gửi bài viết này cho người lao động để họ hiểu: Tại sao công ty lại yêu cầu bạn giữ bí mật về lương của bạn …?

Bạn thấy không, nhân sự ở startup nếu không chuẩn bị trước thì rồi sẽ lại phải băn khoăn với những câu hỏi trên. Công ty nào cũng na ná giống nhau với từng đó vấn đề.