Ờ phần xác định cơ cấu tổ chức toàn công ty (phần thượng tầng), tôi có viết bài chia sẻ về mô tả công việc của giám đốc hoặc tổng giám đốc điều hành (CEO) (Mô tả công việc của Tổng giám đốc (giám đốc / CEO) điều hành là gì?). Theo logic bình thường thì đáng ra tôi sẽ cần phải viết về mô tả công việc các vị trí phó tổng giám đốc hoặc phó giám đốc hoặc giám đốc khối dưới quyền ngay ở phần thượng tầng. Nhưng thực ra, tôi không coi yếu tố này là thứ bắt buộc phải có của một doanh nghiệp, vì thế tôi để đến phần hạ tầng mới bàn đến.
Nếu bạn có chức danh phó tổng giám đốc hoặc phó giám đốc hoặc giám đốc khối (Cấp C - Chief) thì điều đầu tiên cần phải đồng cảm được với CEO và giúp CEO đưa ra các ý tưởng chiến lược, giải quyết các bài toán chuyên môn hiện tại. Thông thường, CEO sẽ ủy quyền (không phải phân quyền) cho các vị trí cấp C để họ gần như toàn quyền xử lý các vấn đề mảng chuyên môn được giao.
Mô tả công việc cụ thể của một vị trí cấp C thường bao gồm:
A. Quan hệ quản lý:
- Cấp trên trực tiếp: CEO.
- Cấp dưới trực tiếp: Các vị trí quản lý mảng chuyên môn được giao.
B. Quan hệ công việc:
- Bên trong: Làm việc với tất cả các bộ phận phòng ban.
- Bên ngoài: Làm việc với Hội đồng và tất cả các cơ quan bên ngoài liên quan đến mảng lĩnh vực được giao.
C. Mục đích công việc:
- Đảm bảo các mục đích chuyên môn được giao (liệt kê các mục đích của khối hoặc mảng)
- Đảm bảo toàn khối (hoặc mảng việc) làm việc hiêu quả, duy trì hoạt động chuyên môn bình thường.
D. Trách nhiệm và nhiệm vụ:
1. Đánh giá phân tích thực tế doanh nghiệp và đưa ra các ý tưởng chiến lược chuyên môn đúng giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán hiện tại (lên chiến lược).
2. Dự phòng các rủi ro trong quản trị (quản trị rủi ro), đưa ra các công cụ chính sách xử lý các rủi ro chuyên môn trước khi chúng xảy ra.
3. Tiến hành thúc đẩy sự thay đổi chuyên môn của tổ chức (quản trị thay đổi).
4. Lãnh đạo nhân sự trong khối:
+ Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải quản lý
+ Khuyến khích, thúc đẩy tinh thần nhân viên
5. Điều hành, tổ chức thực hiện chiến lược khối (hoặc mảng chuyên môn):
+ Quản lý thực hiện chiến lược (thực hành theo PDCA): Lập kế hoạc thực thi chiến lược - Phân công thực thi chiến lược - Theo dõi, giám sát thực thi chiến lược - Cải tiến, điều chỉnh, báo cáo chiến lược mảng chuyên môn.
- Liệt kê các hoạt động lớn trong chuỗi giá trị được phân công (ví dụ quản trị nhân sự, quản trị tài chính...).
+ Thực hiện các công việc chuyên môn chỉ riêng cấp C làm như
- Ký duyệt các giấy tờ nội bộ khối.
- Ra quyết định, triển khai các chiến lược riêng (chỉ cấp C mới làm được).
- Ngoại giao, xây dựng các mối quan hệ với các đối tác quan trọng trong mảng chuyên môn...
6. Quản lý tài chính và tài sản của mảng chuyên môn.
7. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của ban lãnh đạo và công ty.
8. Báo cáo công việc với Ban lãnh đạo Công ty.
Lời bình: Trong các công việc trên, việc lên chiến lược, dự phòng rủi ro, quản trị thay đổi, ở một số tổ chức, cấp trưởng bộ phận đã làm rồi nhưng tôi thấy chưa rõ nét. Đa phần chủ yếu là lên kế hoạch công việc, xử lý các rủi ro theo kiểu theo đuôi, còn quản trị sự thay đổi không rõ ràng. Vì thế tôi để các đầu việc này thành đầu việc lớn cho cấp C để họ rõ ràng nhiệm vụ bản thân hơn, tránh đi vào việc tác nghiệp chi tiết hàng ngày.
D. Kết quả đầu ra/ mục tiêu cần đạt: Các chỉ tiêu KPI chiến lược của khối (mảng việc) và hoàn thành nhiệm vụ được giao.
E. Quyền hạn: Quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động chuyên môn của mảng hằng ngày, cụ thể:
1. Money - Tài chính: Có quyền quyết định việc chi tiêu theo kế hoạch được CEO duyệt.
2. Man - Con người:
+ Có quyền quyết định lựa chọn nhân viên cho các vị trí cấp dưới.
+ Có quyền quyết định chế độ lương thưởng theo ngân sách được duyệt đầu năm.
+ Có quyền quyết định sử dụng nhân viên trong khối (hoặc mảng chuyên môn được giao).
3. Material - Nguyên vật liệu: Quyền sử dụng nguyên vật liệu đầu vào được phân bổ cho khối.
4. Machine - Máy móc/ công nghệ: Quyền sử dụng máy móc, cơ sở vật chất, phần mềm được phân bổ cho khối.
5. Method - Phương pháp làm việc:
+ Quyền quyết định lựa chọn phương pháp, cách thức triển khai công việc trong khối.
+ Quyền quyết định lựa chọn nhà cung cấp phục vụ cho công việc phòng.
+ Quyền từ chối các công việc không tuân theo luật hoặc mất an toàn lao động.
F. Điều kiện làm việc:
1. Thời gian làm việc: Linh hoạt
2. Điều kiện môi trường làm việc: Tùy theo bộ phận
3. Được trang bị: Tùy theo bộ phận
G. Tiêu chuẩn vị trí:
1. Yêu cầu cơ bản: Tùy theo bộ phận.
2. Yêu cầu năng lực: Theo phụ lục Khung năng lực.
Nếu bạn có câu hỏi kĩ hơn: "Năng lực cần có của các vị trí lãnh đạo cấp cao (cấp C/ Giám đốc) là gì?", theo tôi, dù thế nào thì năng lực của cấp C phải bao gồm các năng lực chuyên môn + các năng lực quản lý + thêm các năng lực lãnh đạo. Bên cạnh đó các năng lực quản lý phải có một số năng lực với cấp độ cao hơn.
* Yêu cầu trình độ đào tạo: Thạc sỹ quản trị chuyên môn.
* Yêu cầu về kinh nghiệm quản lý: >5 năm (tùy theo yêu cầu công ty)
* Năng lực tiêu biểu:
+ A: Phẩm chất tiêu biểu: Bao quát; Kiên nhẫn; Mạo hiểm/quyết đoán; Sáng tạo; Thích nghi
+ S: Kỹ năng tiêu biểu: Kỹ năng lãnh đạo; Kỹ năng tư duy; Kỹ năng xây dựng đội nhóm; Kỹ năng tạo dựng quan hệ; Kỹ năng lập kế hoạch
+ K: Kiến thức tiêu biểu: Chiến lược kinh doanh; Kiến thức mảng chuyên môn; Ngành nghề kinh doanh
Đấy là công việc chung của cấp C (giám đốc). Tóm lại mô tả công việc của các vị trí cấp C gần giống mô tả công việc của CEO nhưng tập trung sâu vào mảng chuyên môn.
Nguyễn Hùng Cường
