Định biên nhân sự là bước quan trọng giúp theo dõi, lên kế hoạch và hoạch định nguồn nhân lực. Có thể nói đây là bước cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp trong sự phát triển của mình. Cùng Blognhansu tìm hiểu 5 bước xây dựng định biên nhân sự trong doanh nghiệp nhé!
1. Các điều kiện tính định biên nhân sự?
Định biên nhân sự hiểu đơn giản là việc xác định các nhân viên với từng phẩm chất cá nhân, tri thức mà họ có để đáp ứng được nhu cầu công việc cụ thể trong tương lai. Hay định biên là sự liên kết giữa nguồn lực con người với mục tiêu, định hướng của tổ chức, doanh nghiệp để hoàn thiện quá trình kinh doanh cùng phát triển văn hóa tổ chức.
1.1 Đối với cấp công ty
- Cần xác định được hướng chiến lược nhân sự rõ ràng, cụ thể.
- Cần có chiến lược kinh doanh với ngân sách cụ thể và các kế hoạch thay đổi.
1.2 Đối với cấp bộ phận
- Xác định được vị trí, nhiệm vụ hoặc quyền hạn công việc.
- Nắm bắt được số lượng nhiệm vụ, quy trình thực hiện hiệu quả.
- Xác định kết quả cần có và mức độ làm việc của nhân viên để ra được những giá trị mong muốn.
- Mức độ ứng dụng tự động trong việc thực thi công việc cùng hệ thống dữ liệu quản lý.
2. Khám phá 5 bước xây dựng định biên nhân sự
Các bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp, bao gồm:
- Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực
- Bước 2: Phân tích thực trạng của nguồn nhân lực
- Bước 3: Quyết định tăng hoặc giảm nhân lực
- Bước 4: Lên kế hoạch thực hiện
- Bước 5: Đánh giá thực hiện kế hoạch thực hiện
2.1 Dự báo nhu cầu nguồn lực
Khi xây dựng định biên nhân sự, bước đầu tiên là dự báo được nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai gần chính xác nhất. Với bước này, bạn cần biết mục tiêu chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, hoạt động nào cần ưu tiên và quy mô sản xuất như thế nào.
Sau khi biết chính xác những thông tin phía trên, bạn cần xác định nhu cầu nhân sự tiếp theo của doanh nghiệp như:
- Thời gian: khi nào nên tuyển thêm nhân sự?
- Chất lượng: những phẩm chất và kỹ năng nào quan trọng, cần thiết cho vị trí mới?
- Số lượng: cần thêm bao nhiêu nhân sự cho mỗi phòng ban, vị trí?
2.2 Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Trong bước này, bạn cần tiến hành phân tích chất lượng nguồn nhân sự hiện có của công ty. Cần xác định những ưu và nhược điểm của nguồn lực xem có đáp ứng nhu cầu hiện tại hay không. Trong quá trình đó, hãy đưa ra các yếu tố để phân tích kỹ lưỡng hơn như yếu tố phân tích về hệ thống và quá trình.
# Yếu tố về mặt hệ thống
- Số lượng, trình độ, chức vụ, kinh nghiệm và thái độ làm việc.
- Các hoạt động, quyền lợi và nghĩa vụ, các mối quan hệ trong công việc.
- Các chính sách quản trị nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, xử phạt, …
# Yếu tố về quá trình
- Tính thu hút của công việc với nhân viên.
- Mức độ hài lòng và yêu thích của nhân viên đối với công việc.
- Văn hóa, môi trường làm việc ở tổ chức như thế nào.
- Sự minh bạch trong các mục tiêu doanh nghiệp đặt ra.
- Trở ngại khi gặp vấn đề trong doanh nghiệp.
- Nâng cao hoạt động quản trị nhân sự trong doanh nghiệp.
2.3 Quyết đụng tăng hay cắt giảm nhân sự
Khi đã xác định được ưu và nhược điểm của từng nhân viên thì bạn cần xác định được thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp với nhu cầu hiện tại. Cần biết nhân sự đang thiếu hụt hay bị dư thừa, từ đó, có cái nhìn tổng thể để đưa ra giải pháp tốt nhất. Cùng với đó, bạn sẽ tiến hành tìm cách khắc phục tốt nhất và điều chỉnh cho phù hợp.
Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp của bạn có số lượng nhân viên kinh doanh là 30 người. Nhưng vì nhu cầu công việc giảm, lượng công việc không còn nhiều như trước thì bộ phận nhân sự có thể tiến hành cắt giảm nhân sự để cân bằng công việc khối lượng công việc và nhân sự.
2.4 Lên kế hoạch thực hiện
Bước tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm là kế hoạch để thực hiện định biên nhân sự. Nếu đi đúng hướng thì phòng nhân sự vừa tiết kiệm tối đa chi phí và tuyển được nhân sự phù hợp với nhu cầu công ty.
Để lên kế hoạch định biên nhân sự hiệu quả, những bước cơ bản sau đây cần được thực hiện:
- Kế hoạch tuyển dụng và lịch trình nhân sự.
- Đề bạt và luân chuyển nhân sự trong doanh nghiệp.
- Phân bổ nhân sự tại các phòng ban.
- Cắt giảm nguồn nhân lực lém, không mang giá trị cao cho tổ chức.
- Tinh giảm lao động kém năng lực, không tạo ra giá trị cho tổ chức.
2.5 Đánh giá thực hiện kế hoạch định biên
Cuối cùng, bạn nên đánh giá thực hiện kế hoạch để tìm được những điểm sai sót giữa mục tiêu đề ra so với thực tế. Qua đó, bạn sẽ tìm hiểu được nguyên nhân, phân tích và khắc phục những sai lầm đó lần sau.
Trong quá trình đánh giá, doanh nghiệp cần chú ý những điểm sau:
- Nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch trong định biên.
- Các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.
- Các kế hoạch điều chỉnh và đưa ra thực thi hiệu quả.
- Tìm kiếm ứng viên tiềm năng và bố trí nhân lực phù hợp với các phòng ban cụ thể trong tổ chức.
Lời kết,
Trên đây là bài viết của Blognhansu về cách xây dựng định biên nhân sự. Mong rằng các doanh nghiệp và cá nhân có thể thêm những thông tin hữu ích về cách quản trị, hoạch định nhân sự hiệu quả.
