Trong tuyển dụng, bảng mô tả công việc là yếu tố cực kỳ quan trọng. Một bảng mô tả công việc chi tiết, rõ ràng và hấp dẫn sẽ giúp doanh nghiệp tuyển dụng được những ứng viên chất lượng. Vậy làm thế nào để xây dựng mô tả công việc hiệu quả? Trong bài viết này, cùng Blognhansu tìm hiểu về các nguyên tắc xây dựng bảng mô tả công việc nhé!
Bảng mô tả công việc được xây dựng dựa trên nguyên tắc nào?
1. Chuẩn hóa vị trí và chức danh
Chuẩn hóa vị trí và chức danh chính là nền móng giúp nhà tuyển dụng xây dựng mô tả công việc phù hợp và có tính ứng dụng trong thực tế. Vậy để làm được điều đó, bạn cần phải hoàn thiện, chuẩn hóa sơ đồ tổ chức phù hợp với ngành nghề, loại hình doanh nghiệp, mục tiêu phát triển … của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, xác định chức năng nhiệm vụ của bộ phận và các chức danh cần có để thực công việc. Các vị trí công việc phải có trong bộ phận đó, ví dụ nhân viên tuyển dụng, chuyên viên C&B, trưởng nhóm… sơ đồ tổ chức công ty là không thể thiếu.
2. Xác định mục tiêu công việc rõ ràng
“Vai trò của vị trí này trong công ty là gì?” và “Vị trí này cần có để làm công việc gì?” là hai câu hỏi được sử dụng nhiều nhất trong giai đoạn đầu xây dựng bản mô tả công việc. Cụ thể, bạn sẽ căn cứ vào chức năng và quyền hạn của vị trí đó trong bộ phận, tổ chức để đưa ra những tiêu chí phù hợp có thể thực thi.
Chẳng hạn, đối với vị trí nhân viên sale, chức năng của họ là tìm kiếm thông tin khách hàng sau đó chủ động liên hệ với khách để giới thiệu về các sản phẩm/dịch vụ của công ty, kích thích nhu cầu mua hàng. Vậy mục tiêu công việc của sale sẽ là “trực tiếp gọi điện cho khách hàng tiềm năng để giới thiệu sản phẩm dịch vụ, thuyết phục khách hàng mua hàng của doanh nghiệp để đảm bảo doanh thu”.
Khi xác định được mục tiêu công việc, việc xây dựng các hạng mục, tiêu chuẩn khác trong bản mô tả công việc sẽ đi đúng yêu cầu và phù hợp với tổ chức.
3. Mô tả công việc đầy đủ và đúng trọng tâm
Chức năng, nhiệm vụ của các vị trí được liệt kê để trả lời cho câu hỏi “nhân sự cần thực hiện những công việc gì để đạt được mục tiêu công việc?”. Ví dụ, nhiệm vụ của Nhân viên tuyển dụng cần thực hiện để đạt được mục tiêu là “đảm bảo đúng số lượng, chất lượng nhân sự theo kế hoạch tuyển dụng, bao gồm việc đăng tin tuyển dụng, lọc CV, liên hệ phỏng vấn, theo dõi ứng viên, thông báo kết quả và đón tiếp nhân sự mới.
Để đạt được hiệu quả, nhiệm vụ công việc trong JD phải được trình bày theo thứ tự ưu tiên và có trình tự thực hiện. Đồng thời, bạn phải diễn đạt liền mạch, súc tích và ngắn gọn. Nếu mô tả công việc chung chung, không thể hiện hết phạm vi, trách nhiệm công việc thì có thể gây khó khăn trong tuyển dụng, khiến ứng viên không nắm được thông tin và không đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng.
4. Khẳng định vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của vị trí công việc
Một nguyên tắc xây dựng bảng mô tả công việc là xác định rõ vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của vị trí đó. Việc này giúp cho ứng viên hiểu rõ mình là mắt xích nào trong doanh nghiệp, mối quan hệ tương tác công việc với đồng nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát công tác vận hành, xác định trách nhiệm về tài sản, con người, tài chính cho từng vị trí.
Ngoài ra, việc xác định quyền hạn dưới góc độ quản trị nhân sự còn là căn cứ để doanh nghiệp đánh giá năng lực nhân viên định kỳ. Vì vậy, nếu một vị trí thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ công việc của mình mà không rõ ràng về quyền hạn, giới hạn công việc thì sẽ gây ra sự chồng chéo.
5. Năng lực cho từng vị trí làm việc
Doanh nghiệp xác định rõ tiêu chuẩn tối thiểu cần phải có để thực hiện nhiệm vụ của vị trí để đạt được mục tiêu công việc. Chân dung vị trí được mô tả đầy đủ tại hạng mục này như cầu năng lực cơ bản về học vấn, chuyên môn, kiến thức… đến yêu cầu cao hơn về kinh nghiệm, kỹ năng cứng, kỹ năng mềm, chứng chỉ nâng cao…cần có để đáp ứng được công việc.
Hơn nữa, nguyên tắc này cũng sẽ là căn cứ giúp doanh nghiệp tạo tiền đề xây dựng khung năng lực cho từng vị trí trong tổ chức.
Tiêu chuẩn năng lực rõ ràng là cần thiết trong công tác tuyển dụng, cũng là cơ sở quan trọng để đánh giá nhân sự và hoạch định nguồn nhân lực. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xây dựng chương trình đào tạo phát triển nhân sự và cơ chế lương thưởng phù hợp. Tiêu chuẩn cho vị trí thường bao gồm:
- Yêu cầu cơ bản: Trình độ, kinh nghiệm, ngoại ngữ…
- Yêu cầu về năng lực chuyên môn: Kiến thức, kỹ năng, phẩm chất…
- Yêu cầu về năng lực quản lý
6. Quyền lợi cho ứng viên và môi trường làm việc
Để thu hút ứng viên và gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường tuyển dụng, doanh nghiệp nên đưa ra những quyền lợi cho ứng viên: chế độ đãi ngộ tốt, mức lương hấp dẫn; môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp lành mạnh và lộ trình thăng tiến rõ ràng. Những thông tin về quyền lợi và môi trường làm việc phải sát với thực tế tại doanh nghiệp để tránh những hiểu lầm với ứng viên.
Một số lưu ý khi xây dựng bản mô tả công việc
1. Cơ cấu tổ chức chồng chéo, chức danh chưa cụ thể
Điều này tạo nên sự bất lợi trong công tác tuyển dụng của doanh nghiệp. Ứng viên không thể hình dung về mục tiêu công việc của vị trí mà mình đang ứng tuyển. Thậm chí, bộ phận tuyển dụng cũng không thể xác định được chuẩn xác chân dung ứng viên và vai trò của ứng viên trong tổ chức khi trao đổi công việc.
Các chức danh không rõ ràng sẽ tạo ra sự chồng chéo trong quá trình thực hiện công việc, không có sự thống nhất trong công tác hoạch định nhân sự. Từ đó, gây ra khó khăn trong công tác đào tạo hay xây dựng chính sách lương thưởng và phúc lợi trong doanh nghiệp.
2. Mô tả công việc xa rời thực tế, không có logic, thừa thông tin
Phần lớn các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập thường mắc sai lầm này bởi mục tiêu xây dựng mô tả công việc của họ chủ yếu phục vụ công tác tuyển dụng.
Một thực tế khác cũng hay gặp là bản mô tả công việc còn được một số doanh nghiệp xem như sổ tay cho nhân sự. Mọi quy trình, cam kết, nội quy doanh nghiệp đều được trình bày trong bản MTCV, trong khi đó, những điều quan trọng cần phải có thì vô cùng hời hợt.
3. Không đề cập đến mức lương và phúc lợi
Trong một cuộc khảo sát, 80% ứng viên được hỏi “Bạn sẽ tập trung vào phần nào của bản mô tả công việc trong 5 giây đầu tiên khi đọc nó” đều trả lời là mức lương và phúc lợi. Bên cạnh vị trí, quyền hạn hay trách nhiệm công việc, yếu tố mức lương, chế độ cũng sẽ chiếm phần lớn trong quyết định tuyển dụng của doanh nghiệp.
Lời kết,
Một bảng mô tả công việc chuyên nghiệp, chỉn chu sẽ giúp nhà tuyển dụng tìm thấy những ứng viên tiềm năng. Với các nguyên tắc trong mô tả công việc, hy vọng bạn có thể áp dụng ngay để xây dựng bảng mô tả công việc phù hợp và nâng cao hiệu quả tuyển dụng cho tổ chức. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về tuyển dụng nhân sự thì đừng quên ghé Blognhansu nhé!
