"Anh chị HR ơi, tuần sau cty mình sẽ tiếp đón đoàn du học sinh từ Hoa kỳ về tham quan cty, họ xin được tìm hiểu về hệ thống quản trị nhân sự ở Việt Nam. Anh chị có tài liệu bằng tiếng anh cho mình xin với ạ. Cảm ơn anh chị nhiều." Đây là câu hỏi tôi mới thấy trên cộng đồng. Nó rất trúng ý "muốn xuất bản các bài viết của cá nhân ra thành tiếng Anh để thế giới cùng biết về Quản trị nhân sự ở Việt Nam" của tôi. Vì thế tôi liên vào trao đổi với chủ nhân câu hỏi (nữ). Sau một hồi loay hoay gửi khoảng hơn 200M biểu mẫu quy trình QTNS có tiếng Anh, thì tôi được chị hỏi tiếp "anh có quy trình nhân sự không?". Đây là một câu hỏi cơ bản đối với ai làm nghề Quản trị nhân sự.

1. Nói về quy trình tác nghiệp quản trị một cách tổng thể, chúng ta hãy nhìn vào VÒNG ĐỜI CỦA MỘT NHÂN VIÊN trong tổ chức.

Nhìn tổng quát quy trình tác nghiệp QTNS, hãy tưởng tượng doanh nghiệp giống như một cơ thể sống. Các ứng viên (nguồn nhân lực) ở bên ngoài được tổ chức lựa chọn (TUYỂN). Rồi sau đó họ trở thành nhân viên mới và được đưa vào tổ chức để đào tạo, hướng dẫn, hội nhập, chuẩn bị điều kiện làm việc, từ đó trở thành một nhân viên phù hợp (DẠY). Tiếp đến, các nhân viên được giao nhận nhiệm vụ, trang thiết bị. Họ thực hiện công việc. Còn tổ chức tiến hành theo dõi, nhận và đánh giá các kết quả. Các hoạt động này tóm gọn là DÙNG. Song song (có thể trễ hơn 1 chút) với Dùng là các hoạt động liên quan đến thực hiện chế độ, phúc lợi, BHXH... (GIỮ). Cuối cùng, đến cuối chặng đường của nhân viên, khi có vấn đề hoặc cần xử lý quan hệ lao động, công ty thực hiện các hoạt động THẢI. Trong chữ thải này bao gồm các các hoạt động duy trì mối quan hệ với nhân viên cũ sau khi họ không còn hợp tác với công ty.

Sâu hơn một chút, vòng tròn QTNS Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải gồm các công việc:
- Tuyển (Đảm bảo nguồn nhân lực): Toàn bộ các công việc liên quan đến Đảm bảo nguồn lực như: thiết kế công việc, kế hoạch (định biên) nhân lực, nguồn tuyển, thu hút, tuyển mộ, tuyển chọn, hội nhập, thử việc ...
- Dạy (Phát triển nguồn nhân lực): Toàn bộ các công việc liên quan đến Phát triển tổ chức/ nguồn lực như: thiết kế công việc, kế hoạch (định biên) nhân lực, hội nhập, thử việc, thăng tiến, đề bạt, teambuilding, lộ trình nghề nghiệp, đào tạo....
- Dùng (Sử dụng nguồn nhân lực/ Quản lý thực hiện công việc): toàn bộ các vấn đề liên quan đến Quản lý thực hiện công việc như: thiết kế công việc, kế hoạch (định biên) nhân lực, Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Giải quyết tranh chấp lao động, Kỷ luật lao động, Thưởng, Phúc lợi, Thăng tiến/ đề bạt, Thuyên chuyển, Xuống chức, Đánh giá thực hiện công việc, Duy trình nội quy...
- Giữ (Duy trì nguồn nhân lực): Toàn bộ các công việc liên quan đến Duy trì nguồn lực như: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Giải quyết tranh chấp lao động, Kỷ luật lao động, Lương, Thưởng, Phúc lợi, BHXH, BHYT, Đánh giá thực hiện công việc, Hoạt động truyền thông khác, Phòng cháy chữa cháy, Khám chữa bệnh định kỳ, ...
- Thải (Bảo vệ nguồn nhân lực): Toàn bộ các công việc liên quan đến Bảo vệ nguồn nhân lực như: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Giải quyết tranh chấp lao động, Kỷ luật lao động, Xuống chức, Đánh giá thực hiện công việc, Duy trình nội quy, Sa thải, Tự thôi việc, Hưu trí...

2. Tiếp đến, chúng ta phóng to bức tranh trên hơn nữa, về mặt tổng thể các công việc Quản trị nhân sự được tôi bao quát trong bức tranh quy trình này:

Lưu đồ các hoạt động Quản trị nhân sự này do chính tay tôi soạn ra và đi theo trình tự như sau: Thành lập doanh nghiệp (đăng ký, cơ sở vật chất, địa điểm...) - Xác định công việc (mô tả công việc) cần người làm và tuyển dụng nhân viên - Trong khi chờ nhân viên đến, chúng ta chuẩn bị điều kiện làm việc như chính sách lương, nội quy, quy trình... - Nhân viên đến thì giao nhận nhiệm vụ cho họ - Xong, chúng ta thực hiện các chế độ chính sách của công ty đối với nhân viên - Trong quá trình làm việc, chúng ta theo dõi đánh giá nhân viên:
* Nếu vẫn muốn tiếp tục hợp tác với nhân viên và họ:
+ Chưa đủ năng lực thì tiến hành đào tạo nâng cao năng lực.
+ Vi phạm kỷ luật: Xư lý kỷ luật theo quy định.
+ Có vị trí không phù hợp với năng lực: Tiến hành thảo thuận và thuyên chuyển công tác.
+ Cần áp dụng chế độ chính mới: Điều chỉnh chế độ theo chính sách.
+ Cần thay đổi hợp đồng lao động: Chuyển loại hợp đồng (Có thời hạn hoặc vô thời hạn).
+ Có thành tích tốt: Thực hiện động viên khen thưởng.
+ Đủ điều kiện đề bạt: Đề bạt
+ Đủ điều kiện điều chỉnh lương: Thực hiện điều chỉnh lương.
+ Cần có kế hoạch phát triển: Xây dựng lộ trình và định hướng hiệu chỉnh nghề nghiệp.
...
* Nếu không muốn hợp tác với nhân viên (Do nhiều nguyên nhân như họ không đạt kỳ vọng và hiệu quả công việc...) thì: Làm các thủ tục thôi việc (thỏa thuận dừng hợp tác).
- Thực hiện các hoạt động trên xong, chúng ta lại quay về giao nhận nhiệm vụ. - Công ty tới giai đoạn kết thúc (không thể kinh doanh) - Giải thể doanh nghiệp.

Lưu ý: Toàn bộ các hoạt động quản trị nhân sự bị điều chỉnh và chi phối bởi văn hóa dân tộc, luật pháp môi trường xung quanh doanh nghiệp.

3. Rồi chi tiết hơn, khi nhìn sâu vào đầu mục, mỗi một gạch đầu dòng sẽ có nhiều bước tác nghiệp hơn. Gom các bước lại, ta được các quy trình:
- Quy trình tuyển dụng nhân sự
- Quy trình thử việc học việc, thực tập
- Quy trinh đào tạo bên ngoài
- Quy trình đào tạo nội bộ
- Quy trình đào tạo hội nhập
- Quy trình nghỉ việc
- Quy trinh nghi phep, nghi viec rieng
- Quy trình khen thưởng
- Quy trình kỷ luật
- Quy trình bổ nhiệm
- Quy trình đánh giá công việc
- Quy trình và quy chế trả lương
- Quy trình xử lý khiếu nại

Để biết đầu mục từng tài liệu cần có trong các quy trình trên, vui lòng xem bài: "Xây dựng các quy trình, tài liệu, biểu mẫu trong quản lý nhân sự của 1 công ty theo ISO như thế nào ?"

Dưới đây là một vài quy trình điển hình mà doanh nghiệp nào cũng có:

3.1 Quy trình tuyển dụng: Về cơ bản quy trình các bước như sau: Nhận yêu cầu tuyển dụng - Lên kế hoạch tuyển dụng - Viết thông báo tuyển - Truyền thông thu hút ứng viên - Nhận và sơ loại hồ sơ ứng viên - Chuẩn bị, mời ứng viên và tiến hành phỏng vấn - Đàm phán, thuyết phục ứng viên gia nhập công ty - Gửi lời mời và chuẩn bị điều kiện làm việc cho ứng viên thử việc.

3.2. Quy trình đào tạo: Nhận yêu cầu đào tạo - Lên kế hoạch đào tạo - Xác định chương trình nội dung, đối tác đào tạo - Truyền thông đào tạo - Chuẩn bị điều kiện, cơ sở vật chất đào tạo - Tiến hành và quản lý đào tạo - Đánh giá chất lượng đào tạo - Theo dõi sau đào tạo.

3.3 Quy trình quản lý công việc, đánh giá và bổ nhiệm: Lên kế hoạch công việc - Họp, giao nhận công việc - Theo dõi, quản lý công việc - Tiến hành điều chỉnh thực hiện công việc.

Trong quá trình thực hiện công việc, công ty liên tục theo dõi và đánh giá nhân viên - Tiến hành làm đề xuất bổ nhiệm lên (hoặc xuống) vị trí mới - Làm quyết định bổ nhiệm - Giao nhận nhiệm vụ.

3.4 Quy trình trả lương: Đến ngày giờ thống nhất trong quy định, chúng ta tiến hành nhận các nguyên liệu để tính lương như bảng công, bảng đánh giá hiệu quả công việc, bảng đánh giá thái độ... - Kiểm tra lại xem các đánh giá và kết quả có đúng thực tế - Dựa vào quy định để tính toán mức tiền lương và thưởng cho nhân viên - Thông báo mức tiền lương thưởng cho toàn bộ công ty - Rà soát và trả lương theo kết quả tính lương thưởng cuối cùng sau rà soát.

3.5 Quy trình kỷ luật, thôi việc: Nhân viên vi phạm kỷ luật theo nội quy hoặc thỏa thuận đã được thống nhất - Lập biên bản vị phạm kỉ luật - Thành lập hội đồng kỉ luật - Kỉ luật nhân viên - Hai bên ra quyết định không hợp tác - Trao đổi thỏa thuận chấm dứt hợp tác - Làm các thủ tục nghỉ việc (hoặc sa thải) - Thanh toán các quyền lợi cho hai bên - Lưu hồ sơ.

Tôi cũng đã có làm ra 1 file gom tất cả các quy trình lại để thấy được đòng chảy công việc tác nghiệp quản trị nhân sự. Vui lòng tải ở link dưới đây.

Linkdownload: 6 Qui trinh quan ly nhan su ver 4.1.xls

Để viết ra cụ thể các công việc, ý nghĩa, có lẽ chỉ 1 bài viết là không đủ. Các bạn xem thêm tại:
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p1 – tổng quan và tuyển dụng
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p2 – thử việc và thực tập
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p3 – bảo hiểm, quản lý công việc, vi phạm kỷ luật
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p4 – đánh giá, bổ nhiệm và khen thưởng
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p5 – đào tạo nhân sự

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản