Sáng nay trời trở lạnh, tự dưng tôi bị sổ mũi. Sau đó đi làm thì cảm thấy bản thân không muốn làm gì cả. Có lẽ tối qua tôi chủ quan nằm không đủ ấm. Đang băn khoăn có nên đi nghỉ một tí để hồi sức cho ca tư vấn tiếp không thì tôi nhận được câu hỏi: "Em chào anh. Anh cho em hỏi chút. Sếp em đang giao cho em việc check các thông tin cty cũ của ứng viên (vị trí TP tài chính). Vậy em cần hỏi những câu hỏi gì với cty cũ của ứng viên để nắm bắt được tốt nhất các thông tin key ạ?". Vậy là tôi lại ngồi gõ phím.

1. Để có thể làm tốt nhiệm vụ, là tôi, bản thân sẽ cần phải xác định được chân dung vị trí trưởng phòng tài chính.

Do là trưởng phòng nên các công việc sẽ tương tự như các vị trí quản lý (trưởng phòng khác):
- Triển khai thực thi chiến lược.
- Tổ chức thực hiện công việc chuyên môn của bộ phận.
- Quản lý nhân sự bộ phận.
- Thúc đẩy cải tiến, sáng tạo chuyên môn.
- Duy trì văn hóa tổ chức
- Quản lý tài sản, giấy tờ dữ liệu của bộ phận
- Các công việc khác: Quản lý tài chính bộ phận …
Cái khác giữa các trưởng phòng đó chính là chuyên môn. Nhìn vào đầu bài chúng ta thấy đó chính là chuyên môn Tài chính.

Tùy vào quan điểm của tổ chức về việc quản lý có cần giỏi chuyên môn không mà chúng ta sẽ đi tiếp vào việc xác định khung năng lực và tiêu chuẩn năng lực chuyên môn của trưởng phòng. Theo quan điểm của tôi thì trưởng phòng nên là người giỏi chuyên môn. Về cơ bản, đã là quản lý (trưởng phòng), thông thường các năng lực (để triển khai các công việc của bộ phận) khi tập hợp lại sẽ chia làm 2 nhóm:
- Nhóm các năng lực quản lý:
+ Kỹ năng Quản trị nhân sự.
+ Kỹ năng Quản trị dự án.
...
Nếu bạn muốn biết quản lý cần các năng lực gì vui lòng xem tại bài: Năng lực Quản lý của cấp trung trong công ty là những năng lực gì?

- Nhóm các năng lực chuyên môn. Nếu là Tài chính thì các năng lực tôi nghĩ trưởng phòng nên có:
* Kiến thức:
+ Quản trị tài chính
+ Kế toán quản trị
+ Luật thuế và các loại luật liên quan đến tài chính
...
* Thái độ:
+ Tư duy logic
+ Tỷ mỉ (hoặc cẩn thận).
+ Linh hoạt
...
* Kỹ năng
+ Kỹ năng Huy động vốn (hoặc Duy trì dòng tiền).
+ Kỹ năng Phân tích báo cáo tài chính.
+ Kỹ năng Đầu tư tài chính.
...

Ảnh trên ví dụ về một khung năng lực

Lưu ý:
+ Kỹ năng là khả năng thực hiện một hành động nào đó.
+ Quản trị là tập hợp các hành động gồm lên kế hoạch, triển khai, kiểm tra, giám sát, điều chỉnh, cải tiến một sự vật sự việc nào đó.

2. Từ chân dung vị trí trưởng phòng tài chính, tôi sẽ lập ra một loạt câu hỏi (phỏng vấn và trác nghiệm) để đánh giá năng lực. Và cũng tương tự, tôi sẽ lên danh sách mẫu các câu hỏi reference checking để hỏi công ty cũ của ứng viên. Dưới đây là một số câu hỏi tôi thấy khá hợp lý:

- Tránh hỏi những câu mơ hồ như: “A có làm tốt công việc quản lý ở phòng anh ta không?” thay vào đó hãy hỏi những câu cụ thể hơn như:
+ A giỏi nhất về làm gì?
+ A có tích cực tham gia các hoạt động của công ty hay không?
+ Anh/chị có nghĩ ứng viên có thể đảm nhận vai trò cao hơn không? Tại sao?

- Đừng hỏi những câu hỏi mang tính chất thu hút sự tiêu cực, ví dụ: “Điểm yếu của ứng viên này là gì?”, “Có điều gì mà đội nhóm của ứng viên không thích ở anh ta?”. Người tham khảo có thể sẽ cảm thấy không thoải mái khi phải đưa ra phản hồi xấu về một nhân viên đã nghỉ việc. Thay vào đó, để nhận biết thông tin không tích cực ở ứng viên, hãy khai thác từ những gì không được nói. Cụ thể:
+ Anh/chị nghĩ ứng viên có điểm mạnh hay kỹ năng nào nổi bật?
+ Đồng đội của A thích anh ta nhất ở điểm nào?

- Đừng hỏi những câu hỏi quá chung chung hoặc quá mở, ví dụ: “Ấn tượng của bạn về ứng viên này là gì?”. Tốt nhất là bám sát chân dung vị trí cũ và mới của ứng viên để đưa ra câu hỏi cho người tham khảo (giống trên).

- Nếu một người tham khảo không tự tin rằng họ hiểu biết về ứng viên, hãy để họ giới thiệu người khác. Có thể hỏi:
+ Anh/chị có biết người nào có thể cho tôi một số kinh nghiệm của A trong lĩnh vực này không?
+ Nếu có thể, anh/chị vui lòng cho tôi xin liên hệ của người quản lý đã từng trực tiếp làm việc với anh ấy.
+ Nếu được lựa chọn, anh/chị có muốn tiếp tục làm việc với ứng viên không?

Chúng ta càng nói chuyện với nhiều người (công ty cũ) thì bức tranh tổng thể về ứng viên càng rõ ràng hơn.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)