Để một công ty có hệ thống Quản trị nhân sự bài bản, khi được hỏi, tôi luôn khuyên cần có quy trình. Việc xây dựng quy trình cũng dễ. Vậy mà mới đây tôi nhận được câu hỏi: "Sếp em giao cho em nhiệm vụ làm quy trình liên phòng ban. Mà em chưa biết phải làm như thế nào. Nhờ anh hướng dẫn giúp em được không ạ?"
Câu hỏi làm tôi lại có động lực để dành ra một buổi chiều ngồi viết.
Đầu tiên chúng ta cùng thống nhất định nghĩa. Quy trình được hiểu là các bước để thực hiện một công việc. Một bản quy trình nên có: Lưu đồ công việc, diễn giải các bước thực hiện, người thực hiện, đầu vào và ra của công việc, biểu mẫu, quy đinh hoặc tiêu chuẩn cho một bước hoặc toàn bộ công việc.
Như ở trong bài "Quy trình – lá bùa hộ mệnh cho lời nguyền “em không biết”", tôi đã phân biệt có ít nhất 3 phương pháp viết quy trình:
1. Quy trình mang tính chất hướng dẫn công việc (Standard operating procedure - SOP)
2. Quy trình mang tính chất phối hợp công việc, thông tin nhiều người, nhiều bộ phận (Supplier Input Process Output Customer - SIPOC)
3. Quy trình mang tính chất theo dõi kiểm soát chất lượng, tiến độ công việc (International Organization for Standardization - ISO)
Việc xây dựng quy trình sẽ giúp cho:
- Nhân viên biết cách thực hiện công việc.
- Nhân viên biết cách phối hợp.
- Kiểm soát được kết quả cuối.
- Lưu trữ lại tri thức triển khai công việc cho tổ chức.
Nhìn vào các hình dưới đây, bạn sẽ thấy được 3 phương pháp trên có cách xây dựng hơi khác nhau:
Đây là Standard operating procedure - SOP
Đây là Supplier Input Process Output Customer - SIPOC
Còn đây là International Organization for Standardization - ISO
Tuy nhiên khi đi vào thực tế quy trình, chúng ta sẽ thấy rằng có nhiều cách phối hợp để viết quy trình. Bản thân tôi đã kết hợp các mẫu trên và đưa ra một phương pháp riêng. Giống như hình dưới:
Các bước xây dựng quy trình của tôi như sau:
- Bước 1: Ngồi với những người có quyền và nhiệm vụ xây dựng quy trình như CEO, ban lãnh đạo, trưởng bộ phận và một số nhân viên quan trọng. Tùy từng nội dung quy trình, tôi sẽ ngồi riêng. Ví dụ như là quy trình tổng thì ngồi với tất cả các trưởng bộ phận. Làm quy trình phòng nào thì chỉ cần ngồi với trưởng phòng và nhân viên quan trọng phòng đó.
Lưu ý: Khi làm quy trình, có một số đơn vị hoặc anh chị sẽ làm khảo sát để phân tích công việc. Tôi thường sẽ khảo sát bằng phỏng vấn luôn cho đỡ tốn thời gian.
- Bước 2: Gới thiệu hướng dẫn lại các thành viên trong buổi họp về định nghĩa, ý nghĩa và quy định về các kí hiệu.
Ngày xưa, tầm tôi học cấp 2, khoảng những năm 199x, tôi đã được học các kí hiệu này trong môn tin học (lập trình Pascal). Sau đó lại tiếp tục được học tiếp khi vào đại học (khoảng năm 200x). Tôi nhớ môn học đó là Tin học - lập trình Foxpro (logo con cáo). Nhờ có mấy môn học và các ký hiệu đó mà tôi thấy mình học hàm if (điều kiện nếu thì) của excel dễ dàng.
- Bước 3: Giới thiệu hướng dẫn xong, tôi mở file excel mẫu ra.
- Bước 4: Tôi lại mở bản mô tả chức năng (công việc ra).
+ Nếu làm quy trình tổng thì mở bảng ma trận chức năng:
+ Nếu làm quy trình phòng ban thì mở bảng chức năng bộ phận:
- Bước 5: Mở file xong, tôi bắt đầu tiến hành hỏi (phỏng vấn) trưởng bộ phận với các câu hỏi:
+ Chúng ta bắt đầu từ việc A, vậy việc này bắt đầu từ việc nhỏ nào?, ai thực hiện?
+ Bước nhỏ đó ra kết quả là gì? chuyển tới ai?
+ Sau bước nhỏ trên thì tới bước nhỏ công việc gì?
+ Nếu xảy ra điều kiện này thì dẫn tới điều gì? Nếu không thì sao?
+ Ở bước nhỏ này, hay xảy ra rủi ro gì? Cách khắc phục rủi ro?
+ Có quy định hoặc biểu mẫu cho bước nhỏ này không?
Vừa hỏi, chúng ta cũng nhanh tay vẽ luôn lưu đồ và ghi thông số lại vào bảng excel. Bạn có thấy những câu hỏi của tôi ở trên không? Những câu hỏi này không chỉ giúp chúng ta xây dựng được quy trình mà còn ra được các quy định cho từng phòng ban. Chúng ta cứ kiên trì, kiên nhẫn đi từng câu hỏi, kết quả sẽ rất tuyệt vời cho tổ chức. Vì lúc này chúng ta đã có bộ quy trình và quy định cho riêng từng phòng ban.
- Bước 6: Xem lại và hoàn thiện đóng gói. Cuối cùng sản phẩm sẽ là một bộ. Khi in ra sẽ giống như một quyển sách cỡ lớn.
Bạn có muốn tham khảo mẫu quy trình không? Nếu có hãy vào bài viết này và đăng ký nhé: Tặng tài liệu Quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Chúc bạn xây dựng quy trình thành công!
Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản
