Trong doanh nghiệp, bạn đã nghe nhiều đến chỉ số KPI và KRA. Tuy nhiên hầu như chúng ta chỉ tiếp cận với KPI mà chưa rõ hay không hiểu KRA. Thực tế KPI và KRA là hai thuật ngữ quan trọng giúp nhà quản trị kiểm soát, quản lý công việc hiệu quả. Trong bài viết này, cùng Blognhansu tìm hiểu kỹ hơn về KRA nhé!
1. KRA là gì? Ví dụ về KRA trong doanh nghiệp
KRA hay Key Result Area là khu vực kết quả chủ yếu để chỉ những vị trí làm việc chính cần được hoàn thành tại một vị trí cụ thể. Trong đó, KRA được tạo ra cần phải rõ ràng cụ thể và có thể đo lường được. Càng ngày KRA được đánh giá cao và trở thành hoạt động kinh doanh quan trọng trong doanh nghiệp.
KRA là thước đo cho từng cá nhân và doanh nghiệp. Mỗi vị trí thường sẽ có 3-5 KRA để thực hiện và theo đuổi. Cùng xem một số ví dụ nhé! Vị trí trưởng phòng kinh doanh - người trực tiếp điều hành bộ phận kinh doanh mang lại doanh thu cho doanh nghiệp như mức độ tăng % của bán hàng, tăng trưởng thị trường % và số lượng khách hàng mới.
2. Nhóm doanh nghiệp nào cần dùng KRA?
Với những doanh nghiệp có quy mô lớn cần đến KRA để có thể theo dõi và giám sát tiến độ, mục tiêu của nhân viên. Và với doanh nghiệp có số lượng nhân viên ít hơn có thể không cần nhiều KRA nhưng rất hữu ích để có thể theo dõi được tiến độ và xác định được nơi nhân viên cần cải thiện.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng như doanh nghiệp dịch vụ cần có KRA để theo dõi sự hài lòng từ khách hàng. Những doanh nghiệp sản xuất cần có KRA để theo dõi được sản lượng và chất lượng của hoạt động kinh doanh.
3. Lợi ích khi ứng dụng KRA trong doanh nghiệp
KRA là một chỉ số quan trọng với doanh nghiệp, tại sao?
3.1 Công cụ giúp theo dõi hiệu suất (hiệu quả làm việc)
Việc áp dụng chỉ số KRA có thể giúp tổ chức theo dõi tiến trình của riêng mình. Có thể bao gồm các phòng ban và nhân viên khác nhau của riêng họ.
3.2 Động lực thúc đẩy hiệu suất và phân phối công việc bình đẳng
Chỉ số KRA có thể khuyến khích người đứng đầu nắm lấy trách nhiệm để giúp tổ chức thành công. Hơn thế, KRA giúp các phòng ban hiểu rõ họ chịu trách nhiệm gì và ủy thác công việc một cách đồng đều.
Khi hiểu được tầm quan trọng của KRA và áp dụng đúng cách sẽ giúp thúc đẩy sự thành công của doanh nghiệp. Cụ thể:
- KRA giúp cấu trúc lại tổ chức và xác định các mục tiêu hoàn thành của phòng ban cùng toàn bộ doanh nghiệp.
- KRA là công cụ giúp truyền đạt chiến lược giúp tổ chức cập nhật thông tin cho toàn bộ nhân viên.
- KRA giúp nhìn nhận ra những điểm ưu tiên của các hoạt động của tổ chức từ đó cải thiện hiệu quả quản lý tổng thể về công việc và thời gian.
- KRA có thể điều chỉnh lại vai trò của nhân viên với những kế hoạch hay chiến lược tổng thể của tổ chức.
Ngoài ra, KRA cũng có vai trò:
- Cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, tổ chức.
- Giữ cho nhân viên tập trung và có trách nhiệm với công việc của họ.
- Làm rõ vai trò và xác định trách nhiệm của nhân viên.
- Giúp nhân viên tập trung vào kết quả hơn các hoạt động hàng ngày.
- Đảm bảo nhân viên đang dành thời gian cho những lĩnh vực giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung.
4. Phương pháp tạo ra KRA hiệu quả trong doanh nghiệp
4.1 Bước 1: Đánh giá cách bạn đang hoạt động
Trước khi bắt đầu, hãy kiểm tra vai trò cũng như nhiệm vụ của bạn và viết ra. Bạn có thể đánh giá hiệu quả công việc và thời gian để thực hiện các nhiệm vụ nhất định hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng (tùy theo công việc của bạn).
Đồng thời, bạn cũng có thể viết các trách nhiệm mà bạn nghĩ rằng vai trò của phải đảm nhận hoặc những trách nhiệm nào có thể giao phó cho người khác.
4.2 Bước 2: Thảo luận về KRA của bạn với người quản lý
Bạn nên thảo luận với trưởng nhóm hoặc người quản lý trực tiếp để trao đổi về các KRA mà bạn phải làm và cần đạt được. Nếu làm việc việc, hãy trao đổi với các thành viên để tìm và liệt kê ra các KRA cần làm và thực hiện trong nhóm.
Có thể hỏi các câu hỏi như:
- Tại sao tôi lại ở đây (doanh nghiệp này)?
- Tôi phải chịu trách nhiệm gì và vai trò của tôi giúp gì cho tổ chức?
- Tôi có thể ủy quyền việc gì (điều gì) cho người khác?
- Bộ phận của tôi nên làm gì?
Bởi vì KRA phải được công khai và thống nhất giữa các cấp nên cần trình bày chi tiết để thống nhất và nhận được sự tin tưởng của cấp trên, đồng nghiệp nhắm những mục tiêu chung.
4.3 Bước 3: Đặt ra các nhiệm vụ cụ thể cho công việc của bạn
Sau đó, bạn hãy phác thảo các nhiệm vụ cụ thể, quan trọng cần thực hiện cho từng hoạt động. Và đánh giá xem chúng có phù hợp với vai trò của bạn hay vai trò khác. Mục tiêu của việc đặt ra các nhiệm vụ là để đảm bảo bạn hiểu rõ công việc và nhiệm vụ của mình là gì. Trong quá trình đánh giá, có thể tập trung vào một số lĩnh vực quan trọng đối với công ty.
4.4 Bước 4: Xác định KPI để đo lường KRA
Trong bước này, bạn đã có thể xác định được chỉ số hiệu suất chính mà bạn sử dụng nhằm đo lường KRA. Bạn nên sử dụng thêm các chỉ số về hiệu suất chính, KPI để có thể đánh giá xem mình có đạt được các mục tiêu hay không.
4.5 Bước 5: Viết ra KRA bằng văn bản
Việc viết ra KRA bằng văn bản giúp bạn và người quản lý nắm bắt và thống nhất hướng kiểm tra hay chỉnh sửa sau này. Việc này sẽ làm căn cứ cho bạn và cấp trên tham khảo khi cần trong tương lai. Điều quan trọng là mọi người phải đồng ý với các KRA đã vạch ra và ký vào tài liệu để biến nó thành chính thức.
4.6 Bước 6: Xem xét và sửa đổi KRA định kỳ
Thực hiện theo đúng KRA giúp bạn xác định với người giám sát tần suất kiểm tra lại và xem việc thực hiện KRA có đúng những điều đã thống nhất hay không. Khi tổ chức phát triển hoặc bộ phận tăng quy mô, các vai trò có thể thay đổi và thêm nhiều trách nhiệm. Các lĩnh vực kết quả chính có thể thay đổi dựa trên vai trò hay thay đổi KPI, tùy thuộc vào nhu cầu.
Lời kết,
KRA là một trong những chỉ số quan trọng cần được áp dụng trong doanh nghiệp để đánh giá kết quả và hiệu quả công việc dựa trên những kết quả chủ yếu trên mỗi đầu mục công việc. Chỉ số KRA và KPI là hai chỉ số hữu hiệu mà doanh nghiệp có thể áp dụng để đạt được mục tiêu kinh doanh trong tương lai.
