Đầu năm, khi mọi thứ như lương thưởng, đánh giá của năm cũ đã xong, tôi thấy nhiều công ty bắt đầu quay lại quan tâm tới hệ thống Quản trị nhân sự. Dưới đây là 2 trong nhiều câu hỏi tôi nhận được: "Em ơi! Bên chị là công ty agency mới mở, quy mô dưới 10 người. Em tư vấn giúp chị xây dựng CS lương thưởng, HĐLĐ, … cho việc tuyển nhân sự làm việc tại cty và nhân sự thuê ngoài cũng như làm partime theo dự án được không?

"E đang làm HCNS Tổng Hợp vị trí trưởng nhóm. Anh có cuốn sách hay khóa học nào sắp tới về: "Xây dựng hệ thống quản trị nhân sự cho công ty" không ạ? EM được công ty giao cho nhiệm vụ này"

Lời đầu tiên tôi luôn khuyên cho những câu hỏi này là đừng thuê tư vấn vì tốn kém. Gói nho nhỏ cũng đã 15 triệu rồi. Theo tôi, tốt nhất nên tự xây.

Vậy xây sẽ như thế nào?

Để tiến hành xây, tôi xin thống nhất định nghĩa về thuật ngữ Hệ thống Quản trị nhân sự. Với tôi đây là: Tập hợp các yếu tố liên quan đến Quản trị nhân sự, bao gồm: Nhóm yếu tố liên quan đế con người Quản trị nhân sự và nhóm yếu tố liên quan đến chính sách, công cụ quản trị nhân sự.

Khi xây dựn HT QTNS là phải xây (tạo ra) đủ các yếu tố cho 2 nhóm này. Chi tiết vui lòng xem bài: Tổng thể xây dựng Hệ thống QTNS đáp ứng DN bài bản là như thế nào?

Ở 2 câu hỏi trên, tôi xin đi vào chia sẻ nội dung: Xây dựng các yếu tố công cụ chính sách Quản trị nhân sự như thế nào?

Cơ sở lý thuyết về xây dựng hệ thống, tôi đã chia sẻ ở bài viết trên. Thực tế chúng ta sẽ cần xây các công cụ như sau:

Tức mỗi bộ phận nên có:
- Sơ đồ tổ chức
- Mô tả công việc
- Quy trình công việc chuyên môn
- Tài liệu hướng dẫn đào tạo
- Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc
- Chính sách lương thưởng
- Quy định, nguyên tắc của bộ phận

Mỗi phòng ban sẽ có 1 bộ như thế này. Tôi đi tư vấn luôn hướng dẫn đối tác để ra các sản phẩm như vậy. Ví dụ:

Để ra được bộ như vậy mà đi từng bước thì mất khá nhiều công. Như ở ví dụ trên, tôi đã mất hơn 1 năm để ra kết quả như vậy. Trong trường hợp nhanh cũng phải mất 2 - 3 tháng.

Trong trường hợp muốn nhanh và ăn xổi, đa phần sẽ lựa chọn việc tham khảo 1 bộ tài liệu nào đó rồi chỉnh sửa lại cho hợp với công ty. Nếu không có bất cứ chút kinh phí nào, chúng ta sẽ tải bộ tài liệu miễn phí và tham khảo trên mạng. Các tài liệu này có rất nhiều trên mạng. Xin gửi bạn 1 bộ để tham khảo: https://blognhansu.net.vn/?p=21317

Sang hơn một chút, vẫn không có kinh phí nhưng chịu khó đầu tư tìm tòi hơn, bạn nên search các bài viết hướng dẫn xây dựng từng đầu mục này trên blog. Tôi có chia sẻ cách làm tắt cho các công cụ trên:
- Sơ đồ tổ chức: Nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức, nhóm, tổ, phòng, ban, khối, công ty?
- Mô tả công việc: Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn
- Quy trình công việc chuyên môn: Quy trình – lá bùa hộ mệnh cho lời nguyền “em không biết”
- Tài liệu hướng dẫn đào tạo: Ứng dụng khung năng lực để xác định nhu cầu đào tạo và chương trình đào tạo
- Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc: Xây dựng KPI tắt (“dối”) như thế nào cho nhanh?
- Chính sách lương thưởng: Cách xây dựng lương 3P nhanh
- Quy định, nguyên tắc của bộ phận: Cách xác định và xây dựng quy chế quy định chuyên môn của bộ phận

Bạn hãy trỏ chuột vào tên các bài viết và click để tham khảo thêm từng nội dung nhé.

Sang hơn một chút nữa, nếu có tiền bạn có thể đầu tư 1 thư viện tài liệu tham khảo giống như tôi. Hiện tại tôi đang có 2 đứa con tinh thần:

1. Thư viện tài liệu Quản trị nhân sự chuyên sâu iCPO: Các tài liệu được sắp xếp theo các module Quản trị nhân sự Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải

Chi tiết: tailieunhansu.net

2. Thư viện tài liệu Quản trị doanh nghiệp khởi sự iSUP: Các tài liệu được sắp xếp theo các phòng ban và phân ra thành các module Quản trị điều hành - Quản trị Kinh doanh Marketing - Quản trị sản xuất dịch vụ - Quản trị tài chính kế toán - Quản trị nhân sự hành chính tổng hợp.

Chi tiết: tailieugiamdoc.com

Hai bộ này về cơ bản nội dung khá giống nhau. Cái khác nhau là ở chỗ:
- iCPO: Nhìn sâu vào Quản trị nhân sự. Giúp cho các HRM, HRD giải quyết các bài toán về con người.
- iSUP: Nhìn dọc vào các bộ phận của công ty. Giúp cho các CEO có thể khởi tạo các tài liệu ban đầu cho việc quản trị doanh nghiệp.

Trong trường hợp có thời gian và có tiền, hãy đọc 5 đầu sách này của tôi:
- Quyển 1: Nghề Nhân sự, liệu có kiếm đủ tiền xây nhà ở Hà Nội? - https://goo.gl/aj4bC3
- Quyển 2: Mới chuyển sang vị trí nhân sự nên bắt đầu từ đâu? - http://goo.gl/4fPmX7
- Quyển 3: Nghề Tuyển Người (3T) - Ác mộng nghề tuyển dụng - https://goo.gl/LjEgby
- Quyển 4: CEO & Quản trị Nhân sự - Hệ thống QTNS cần có là gì? - https://goo.gl/qMe7oV
- Quyển 5: Tái tạo Nhân sư - Nâng cấp hệ thống quản trị hiệu suất tổ chức theo BSCvsKPI - https://bit.ly/3mClE1E

Có tiền và thời gian hơn nữa, tôi thân mời bạn tham gia mấy khóa học mà tôi đang duy trì:
- Giải mã nhân sự (biết tổng thể QNTS): hrshare.edu.vn/giaima
- Kỹ thuật xây dựng hệ thống QT hiệu suất theo BSCvsKPI: daotaonhansu.net/kpi
- Kỹ thuật xây dựng hệ thống QTNS core lương 3p: daotaonhansu.net/3ps

Cuối cùng, nếu muốn bài bản thì hãy thuê tư vấn. Tôi đi đến các đối tác thường hay đề xuất các đối tác xây dựng hệ thống theo lưu đồ sau:

Đoạn cuối tôi PR hơi nhiều nên mong bạn thông cảm. Bạn chỉ cần đọc đến đoạn "Tôi có chia sẻ cách làm tắt cho các công cụ trên..." là có thể tự làm được rồi. Mong bạn chịu khó đọc tiếp ở các link vì nếu gộp vào thì bài cũng dài quá.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản