Nếu là nhà quản lý thì bạn chắc chắn không thể thiếu quá trình giao nhiệm vụ cho nhân viên, cấp dưới. Tuy nhiên, giao việc luôn là công việc không hề dễ dàng, đó là một kỹ năng nhà quản trị cần phải có. Trong bài viết hôm nay, cùng Blognhansu tìm hiểu những yếu tố ảnh hưởng đến nhà quản lý và cách giao việc đúng cách cho nhân viên nhé!
1. Kỹ năng giao việc hiệu quả cho nhân viên
1.1 Đưa ra tiêu chuẩn và thời hạn hoàn thành công việc
Nhân viên nên hiểu rõ mục tiêu cụ thể của nhiệm vụ mà mình được giao, vai trò và mối quan hệ với những công việc khác để xác định thời gian hoàn thành. Khi đã biết về điểm này, nhân viên mới có những định hướng cơ bản.
Giao việc là việc định hướng công việc và phát triển năng lực nhân viên chứ không chỉ đơn giản là ra lệnh. Người giao việc nên theo dõi từng giờ và tạo điều kiện để nhân viên phát huy năng lực làm việc độc lập.
1.2 Giao công việc phù hợp với năng lực của nhân viên
Đối với nhân viên mới, cần giao những công việc từ nhỏ đến lớn. Bên cạnh kỹ năng, nhân viên còn phải rèn luyện về thái độ, tinh thần trách nhiệm. Một nhiệm vụ quan trọng có thể chia nhỏ hoặc phối hợp các thành viên với nhau để tạo điều kiện cho tất cả nhân nhiên đều có cơ hội thể hiện năng lực và sự cố gắng của mình.
1.3 Làm rõ phạm vi giao việc
Trong khi giao việc, điều quan trọng nhất là định rõ hạn mức công việc để mọi thành viên đều tập trung vào lĩnh vực được giao, tránh trường hợp can thiệp không cần thiết vào việc của người khác. Làm thế nào để thuận lợi cho việc phối hợp giữa các khâu nối tiếp? Nên lập bảng thời gian hoạt động và yêu cầu người phụ trách từng công việc đảm bảo.
1.4 Lựa chọn đúng người để giao việc
Người mà bạn lựa chọn nếu có kinh nghiệm nhưng không hứng thú hoặc không có trách nhiệm thì sẽ thực sự nguy hiểm. Yếu tố đầu tiên để ủy thác trọng trách là khả năng chuyên môn và tinh thần trách nhiệm của nhân viên với công việc.
Trước khi quyết định giao việc cho nhân viên, nhà quản lý phải trả lời được 3 câu hỏi sau:
- Đây có phải nhiệm vụ (công việc) nên giao cho nhân viên không?
- Ai là người có đủ chuyên môn và kinh nghiệm để hoàn thành nhiệm vụ?
- Nhiệm vụ này sẽ giúp nhân viên phát triển các kỹ năng gì của họ?
Với những nhân viên có phong cách làm việc tỉ mỉ, cẩn trọng có thể sắp xếp họ vào vị trí kiểm định. Nhân viên sáng tạo năng động có thể vào nhóm giải pháp. Đây là những vị trí quan trọng để đảm bảo đến cuối cùng mọi công việc đều tránh được những sai sót và đạt hiệu quả cao.
1.5 Định hướng phương pháp
Hãy nói với nhân viên rằng họ có thể gặp ai để trông cậy sự giúp đỡ và chỉ ra những công cụ hỗ trợ. Khi đã giao việc đồng nghĩa với giao lại quyền hạn ở lĩnh vực đó nên có thể yêu cầu người phụ trách chọn lựa cộng sự và đưa ra kế hoạch hành động.
Mặc dù vậy, nên cho nhân viên thấy rõ bất cứ lúc nào họ cũng có thể nhận được sự hỗ trợ từ cấp trên để có kết quả công việc tốt nhất.
2. 7 yếu tố ảnh hưởng đến nhà quản trị khi giao việc
2.1 Nhà quản lý nghĩ tự mình thực hiện công việc sẽ hiệu quả hơn
Yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến hiệu quả giao việc đó là nhà quản lý nghĩ rằng họ sẽ đạt được hiệu quả tốt hơn khi tự mình thực hiện công việc. Bản thân nhà quản trị cũng dễ dàng cho rằng mình là người giỏi nhất.
Do đó, nếu họ trực tiếp thực hiện công việc thì sẽ nhanh hơn, đạt yêu cầu hơn và sẽ không ai phải phàn nàn về công việc chung của đội nhóm. Đôi khi, nhà quản lý cũng sợ rằng khi giao việc cho người khác thì có thể mắc sai lầm và ảnh hưởng đến vai trò lãnh đạo của họ.
2.2 Nhà quản lý thường có thói quen hỏi nhân viên “đã hiểu chưa”
Rất nhiều nhân viên gặp tình huống này, dù không thật sự hiểu hay chưa nắm rõ nhưng cũng trả lời “hiểu”. Bởi vì họ sợ người lãnh đạo coi thường mình, để lại ấn tượng không tốt hoặc mất cơ hội thực hiện những công việc quan trọng của công ty.
2.3 Nhà quản lý lo sợ nhân viên quá tải khi giao việc
Một số nhà quản trị cho rằng giao thêm công việc cho nhân viên có thể khiến nhân viên quá tải và không hài lòng. Nếu giao quá nhiều việc, nhân viên sẽ không thể hoàn thành tốt công việc nào hết nên dễ ảnh hưởng đến công việc chung của cả nhóm.
2.4 Không có sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm
Khi nhà quản lý không tin tưởng nhân viên hoặc ngược lại thì đó chính là trở ngại lớn nhất khi giao việc. Một khi mất đi sự tin tưởng và động lực làm việc thì hiệu quả công việc chắc chắn sẽ giảm sút.
2.5 Không xác định rõ phạm vi công việc
Một yếu tố gây ảnh hưởng đến quá trình giao việc đó là không xác định rõ phạm vi công việc ngay từ đầu. Điều này khiến nhân viên nhiều lúc vượt quyền hạn.
2.6 Sợ mất kiểm soát công việc
Đối với một số nhà quản lý, họ muốn kiểm soát càng nhiều quyền lực càng tốt. Vì vậy, họ muốn là người nắm toàn bộ mọi việc trong nhóm. Và khi giao việc cho nhân viên thì những nhà quản lý đo có thể mất đi quyền lực của mình.
2.7 Giao việc nhưng không theo dõi định kỳ
Sau khi bàn giao công việc, nhà quản lý phó mặc cho nhân viên thực hiện và chỉ chờ đợi kết quả trả về. Thực ra, người lãnh đạo không nhất thiết phải theo dõi từng hành động của nhân viên. Nhưng đối với những công việc đòi hỏi yêu cầu khắt khe về thời gian thì cần nhắc nhở nhân viên hoàn thành đúng hạn.
Lời kết,
Giao việc là công việc quan trọng của một nhà quản lý. Nhưng giao việc như thế nào để mang lại hiệu quả thì không hề đơn giản. Mong rằng bài viết trên đã giúp bạn nắm được những cách giao việc cho nhân viên. Hẹn gặp lại trong các bài viết sau nhé!
