Eisenhower được biết đến là ma trận quản lý thời gian hiệu quả với bốn cấp độ. Ma trận Eisenhower mang đến những lợi ích giúp bạn cải thiện hiệu suất và phân bổ thời gian hợp lý cho công việc. Vậy bạn đã biết cách ứng dụng đúng của phương pháp này chưa? Cùng Blognhansu tìm hiểu trong bài viết hôm nay nhé!
1. Ý nghĩa của việc ứng dụng ma trận Eisenhower
1.1 Ưu tiên công việc
Ma trận Eisenhower cho phép xác định mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ. Có thể phân loại công việc theo những mức độ ưu tiên khác nhau, từ việc cần làm ngay lập tức đến việc có thể hoãn lại. Điều này giúp tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất và tránh lãng phí thời gian/công sức cho công việc không quan trọng.
1.2 Cải thiện hiệu quả công việc
Khi biết cách quản lý thời gian, chúng ta có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong đúng thời gian. Từ đó, nâng cao hiệu quả công việc và đạt được mục tiêu một cách nhanh nhất.
1.3 Phân bổ thời gian phù hợp
Khi áp dụng ma trận Eisenhower, bạn có thể phân bổ thời gian hợp lý cho các nhiệm vụ. Điều này giúp xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ và lập kế hoạch dựa trên thời gian sẵn có. Như vậy sẽ tránh tình trạng quá tải công việc và đảm bảo mỗi nhiệm vụ được thực hiện đúng thời hạn.
1.4 Xác định mục tiêu rõ ràng
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower giúp xác định mục tiêu và mục đích rõ ràng cho mỗi nhiệm vụ. Bằng phương pháp gắn kết mục tiêu với mỗi công việc, chúng ta sẽ có động lực và hướng dẫn rõ ràng để hoàn thành công việc. Hơn nữa, ma trận này cũng hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc, đánh giá sự tiến bộ và điều chỉnh kế hoạch khi cần.
1.5 Giảm căng thẳng
Nếu không phải lo lắng về những công việc không quan trọng hoặc không khẩn cấp, chúng ta sẽ cảm thấy thoải mái và ít căng thẳng hơn. Chuẩn bị tinh thần tốt hơn để làm việc, tránh quá tải, có thời gian nghỉ ngơi và thư giãn. Qua đó, cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
2. Ứng dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả
Áp dụng ma trận Eisenhower thực ra không quá khó. Hãy liệt kê những nhiệm vụ bạn phải làm, bao gồm cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn. Tiếp theo là sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.
- Quan trọng và khẩn cấp (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức)
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau)
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên ủy thác cho người khác)
- Không khẩn cấp và không quan trọng (nhiệm vụ nên được loại bỏ)
Điều thú vị của ma trận này là có thể sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch cho tuần, tháng, năm) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn (kế hoạch trong ngày).
2.1 Cấp độ 1 (P1): Quan trọng và khẩn cấp
Quan trọng và khẩn cấp nằm ở góc phần tư thứ nhất với từ khóa chính là “giải quyết ngay”. Đây là ô đặt bất kỳ nhiệm vụ nào vừa khẩn cấp vừa quan trọng, thường chiếm khoảng 15-20% quỹ thời gian. Nếu thấy một nhiệm vụ trong danh sách cần làm phải được thực hiện ngay, có hậu quả rõ ràng và ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn thì hãy đặt vào góc phần tư này.
Những công việc cần ưu tiên hàng đầu trong nhóm này của ma trận Eisenhower như:
- Công việc xuất hiện đột ngột xảy ra không đoán trước được: bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, email công việc, các cuộc điện thoại quan trọng, …
- Công việc có thể biết trước và xếp lịch để chuẩn bị, thường có tính chất định kỳ hoặc lặp lại: họp định kỳ, cuộc họp đã lên kế hoạch trước, …
- Công việc chưa hoàn thành mặc dù sắp đến hạn chót: làm báo cáo, làm bài kiểm tra, thuyết trình, …
Để kiểm soát tốt, việc lên kế hoạch trước mỗi ngày, tuần hay tháng nếu cần thiết. Áp dụng nguyên tắc “Eat That Frog” - hoàn thành những công việc khó nhất trước tiên. Khi hoàn thành công việc khó sẽ tạo động lực và sự tự tin để tiếp tục thực hiện những việc khác. Sự chủ động trong sắp xếp công việc sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đạt được kết quả tốt hơn.
Chúng ta thường không tránh được loại công việc 1, 2. Nhưng với loại 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu bằng các chuyển thành việc P2. Hoặc nếu các bạn không muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa bỏ loại việc này trong P1.
2.2 Cấp độ 2 (P2): Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Từ khóa của cấp độ này trong ma trận Eisenhower là “sắp xếp lịch trình”, nơi đặt bất kỳ nhiệm vụ nào không khẩn cấp nhưng vẫn quan trọng. Bởi vì những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn nhưng không cần thực hiện ngay nên có thể lên lịch cho những nhiệm vụ này sau. Cấp độ 2 chiếm thời gian lớn nhất với khoảng 60-65%.
Tiến hành giải quyết các nhiệm vụ P2 ngay sau khi giải quyết các nhiệm vụ P1. Ứng dụng nhiều mẹo quản lý thời gian khác nhau để hoàn thành những công việc trong góc phần tư này. Một số chiến lược hữu ích như nguyên tắc Pareto hay phương pháp Pomodoro.
Nếu bạn đang làm việc P2 nhưng việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành P1 trước. Sau khi giải quyết xong các công việc P1, tiếp tục hoàn thành P2. Nên để công việc P2 hình thành như một thói quen.
Tuy vậy, các công việc trong cấp độ này của ma trận Eisenhower không có áp lực thời gian nên dễ bị lơ là và trì hoãn thực hiện. Điều này có thể dẫn đến việc nhiệm vụ quan trọng bị bỏ qua hoặc lùi lại trong thời gian dài, gây ảnh hưởng đến sự phát triển và thành công của mục tiêu dài hạn. Ở góc này, cũng khó có thể định rõ thứ tự ưu tiên của công viên. Dẫn đến việc sử dụng và tài nguyên chưa hiệu quả.
2.3 Cấp độ 3 (P3): Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Khi nói đến cấp độ 3 của ma trận quản lý thời gian, “ủy thác” là từ khóa được nhắc tới. Góc phần tư thứ 3 là nơi đặt bất kỳ nhiệm vụ nào khẩn cấp nhưng không quan trọng. Những nhiệm vụ này phải được hoàn thành ngay lập tức nhưng không ảnh hưởng đến các mục tiêu dài hạn. Chúng chiếm 10-15% quỹ thời gian để hoàn thành, như trả lời email, đặt vé, …
Do không có sự gắn bó cá nhân với những nhiệm vụ này và có thể yêu cầu phải hoàn thành bộ kỹ năng nhất định nên có thể ủy thác cho người khác. Giao nhiệm vụ là một cách hiệu quả để quản lý khối lượng công việc và mang lại cho nhóm cơ hội nâng cấp kỹ năng. Ủy thác được hầu hết các nhà quản trị áp dụng khi công việc quá tải, trong đó có những việc không quan trọng, có thể giao phó cho cấp dưới xử lý.
2.4 Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng và không khẩn cấp
Những nhiệm vụ còn sót lại thường không khẩn cấp hay quan trọng. Đôi khi, chúng sẽ cản trở việc hoàn thành mục tiêu của bạn. Đặt những mục còn lại này vào danh sách việc cần làm ở góc phần tư thứ tư - “xóa bỏ” hoặc chỉ nên dành 5% quỹ thời gian.
Nhiệm vụ trong góc phần tư này của ma trận Eisenhower không cần thiết và không đóng góp cho các mục tiêu hay lợi ích lâu dài. Nên thực hiện các hoạt động này kéo dài hoặc loại bỏ chúng hoàn toàn và tạo thành nhóm có mức độ ưu tiên thấp nhất.
3. Những điều cần lưu ý khi áp dụng ma trận Eisenhower
3.1 Phân biệt công việc khẩn cấp và quan trọng
Một nguy cơ khi không phân biệt công việc khẩn cấp và quan trọng là sự tập trung vào các công việc khẩn cấp mà không mang lại giá trị. Điều này có thể dẫn đến việc lãng phí thời gian và nguồn lực vào những nhiệm vụ không đóng góp vào mục tiêu chung. Do đó, phân loại công việc khẩn cấp và quan trọng là vô cùng cần thiết.
3.2 Xác định rõ các mục tiêu
Xác định mục tiêu rõ ràng giúp biết được nhiệm vụ và công việc nào quan trọng nhất để hoàn thành mục tiêu đó. Nếu không có mục tiêu cụ thể sẽ dễ bị lạc hướng và dành thời gian cho những nhiệm vụ không quan trọng, không liên quan đến mục tiêu chung. Mục tiêu cũng đưa ra tiêu chuẩn để đánh giá tiến độ và thành công của công việc.
3.3 Đưa ra thời hạn thực hiện
Việc thiết lập thời hạn thực hiện trong khi áp dụng ma trận Eisenhower giúp tập trung và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Đồng thời, tránh bị phân tâm bởi những công việc không liên quan và đánh giá lại mức độ quan trọng, khẩn cấp của từng công việc.
Nếu không, mỗi cá nhân có thể bị cuốn vào những công việc không quan trọng hoặc trì hoãn việc thực hiện những công việc quan trọng. Từ đó, việc đạt được mục tiêu trở nên khó khăn hơn.
3.4 Theo dõi và cập nhật thường xuyên
Tình trạng công việc có thể thay đổi tùy theo thời gian. Vì vậy, cần cập nhật ma trận thường xuyên để đảm bảo phản ánh chính xác tình trạng công việc hiện tại. Và đánh giá lại mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc, xác định các công việc mới cần được thêm vào ma trận và loại bỏ các công việc không cần thiết.
Ảnh: VietnamWork
Lời kết,
Nếu bạn đã có danh sách mục tiêu và nhiệm vụ mà chưa tìm thấy đầu việc ưu tiên thì việc ứng dụng ma trận Eisenhower là điều cần thiết. Mong rằng qua bài viết hôm nay, bạn có thể áp dụng phương pháp khoa học này để quản lý thời gian hiệu quả cho công việc và cuộc sống.
