Đợt này tôi thấy khá nhiều bạn trẻ tham gia lớp Kỹ thuật xây dựng hệ thống của tôi. Có bạn trẻ đến độ còn chưa lập cả gia đình hay mới đi làm vài năm. Điều này đáng mừng nhưng cũng làm tôi băn khoăn. Vì trẻ như vậy sẽ chưa có nhiều kiến thức cả thực tế cũng như chuyên sâu về quản trị, kiến thức về quản trị chiến lược có khi cũng không có (cho dù có thể các bạn đã được học tại các trường kinh tế). Trong khi đó, hệ thống sinh ra để phục vụ chiến lược. Không biết chiến lược, xây hệ thống giống kiểu như đi trong sương mù, lạc đường như chơi.

Để giải quyết bài toán người có nhiệm vụ xây hệ thống không biết gì về chiến lược có thể hiểu và làm được tôi thường hay lấy ví dụ tương quan để so sánh. Nếu họ có gia đình thì lấy gia đình ra. Nếu chưa có gia đình, tôi hay hướng dẫn lấy bản thân làm ví dụ để họ dễ hình dung. Tôi nghiệm thấy, một cá nhân, một gia đình, rồi lớn hơn là 1 nhóm, hơn nữa là 1 công ty, tôn giáo hay nhà nước cơ bản khá giống nhau về mặt cấu trúc 6 vòng tròn văn hóa bao bọc nhau ((((((1)2)3)4)5)6):
6. Biểu hiện hành vi văn hóa (tổ chức hoặc gia đình hoặc cá nhân)
5. Hệ thống Quản trị (các chính sách quy định hoặc cơ quan của cơ thể)
4. Chiến lược, phong cách lãnh đạo, quan điểm quản trị (tổ chức hoặc gia đình hoặc cá nhân)
3. Sứ mệnh, tầm nhìn, hoài bão, giá trị cạnh tranh lõi (tổ chức hoặc gia đình hoặc cá nhân)
2. Triết lý (tổ chức hoặc gia đình hoặc cá nhân)
1. Tính cách (tổ chức hoặc gia đình hoặc cá nhân)

Và như vậy, cách thức thiết lập Bản đồ tổ chức sẽ tương tự nhau. Trong bài "Cách thiết lập bản đồ chiến lược theo mô hình BSC như thế nào?", tôi đã hướng dẫn anh chị và các bạn nguyên tắc và các bước để ra một bản đồ chiến lược theo mô hình BSC. Ở bài này, tôi lại một lần nữa xin chia sẻ với bạn kỹ hơn về các nguyên tắc thiết lập bản đồ chiến lược theo BSC. Mong rằng nếu bạn chưa từng tiếp cận với chiến lược vẫn có thể làm được bản đồ chiến lược.

1. Trong quá trình xây dựng bản đồ chiến lược, cơ bản, tôi dựa trên 3 + 1 nguyên tắc:
1. Dòng chảy: Các ý tưởng chiến lược đưa vào bản đồ cần dựa trên các SWTO và các ý tưởng chiến lược đã được hình thành trong buổi xác định dòng chảy chiến lược. Tức bản đồ cần phải giúp tổ chức duy trì lợi thế cạnh tranh và phục vụ đc số đông khác hàng. Khi lên ý tưởng chiến lược, chúng ta cần trả lời câu hỏi: Chúng ta định làm gì? hay chúng ta có ý tưởng gì cho chu kỳ chiến lược tới? Đây là những câu hỏi "WHAT" - cái gì?
2. Thác đổ: Mọi chiến lược xuất hiện trên bản đồ phải phục vụ cho chiến lược tối cao nào đó. Và thường thì ở tổ chức vì lợi nhuận, các chiến lược sinh ra phải bắt nguồn từ chiến lược tổng thể doanh nghiệp (chiến lược về lợi nhuận). Trong quá trình làm, chúng ta cần trả lời câu hỏi: Để tổ chức tốt hơn so với trước, cuối cùng, chúng ta cần có gì? Để có cái đó chúng ta cần làm gì? Để thực hiện được chiến lược này chúng ta cần làm gì? hay cần những gì? Đây là những câu hỏi "HOW" - như thế nào.
3. Phù hợp: Chiến lược sinh ra phải phù hợp với SWOT hay là nguồn lực và thị trường của tổ chức. Sẽ có nhiều chiến lược bị hạ cấp thành chiến thuật hoặc ngược lại do tri thức và khả năng thực thi của tổ chức.
4. Nhân quả: Khi đưa các ý tưởng chiến lược vào bản đồ, chúng ta cần trả lời được câu hỏi: Tại sao lại cần thiết có mục tiêu chiến lược này? hay chiến lược này sinh ra để phục vụ cho chiến lược nào? Đây là những câu hỏi "WHY" - tại sao.

2. Từ 4 nguyên tắc này, thông thường, trong quá trình triển khai giúp các tổ chức xây dựng bản đồ chiến lược, tôi hay sử dụng các câu hỏi sau:
2.1 Viễn cảnh tài chính
- Để công ty phát triển hơn so với năm trước thì công ty cần gì?
- Cổ đông và người chủ cần gì từ tổ chức?
- Chiến lược về lợi nhuận của chúng ta là gì trong chu kỳ này?
- Để đạt được chiến lược lợi nhuận thì chúng ta cần làm gì?
- Chiến lược về bán hàng của chúng ta là gì?
- Chiến lược về chi phí của chúng ta là gì?
- Để chiến lược bán hàng thành công chúng ta sẽ làm gì?
- Để chiến lược chi phí thành công thì chúng ta định làm gì?
- Chúng ta còn định làm gì trong viễn cảnh tài chính?

2.2 Viễn cảnh Khách hàng
- Để chiến lược doanh thu thành công thì chúng ta cần làm gì?
- Chúng ta sẽ làm gì để có thể gia tăng bảo vệ thị phần?
- Ngoài chiến lược ở trên, để chiến lược doanh thu thành công thì chúng ta cần làm gì nữa?
- Trên khía cạnh khách hàng chúng ta còn định làm gì nữa không?

2.3 Viễn cảnh Nội bộ
- Để các chiến lược ở 2 viễn cảnh trên thành công thì chúng ta cần gì và cần làm gì?
- Chúng ta còn định làm gì trong viễn cảnh nội bộ?
- Các bộ phận có định làm gì không trong chu kỳ chiến lược tới?
- Các chiến lược đó sinh ra để làm gì?

2.4 Viễn cảnh Phát triển
- Công ty cần làm gì để những chiến lược ở phía trên thành công?
- Công ty có cần phải làm những gì trong viễn cảnh liên quan đến con ngừoi và nguồn lực vô hình?

3. Lúc trả lời các câu hỏi trên, đáp án có thể rất nhiều. Đọc các câu trả lời đó, chúng ta sẽ thấy có thể đây chỉ là một công việc nhỏ hoặc một công việc tương đối lớn (tôi hay gọi đây là chiến thuật). Lúc đấy, chúng ta cần gom các ý tưởng công việc đó lại và khái quát thành 1 cụm từ có ý bao hết các công việc đó. Ví dụ:

Câu hỏi: Để chiến lược "Đảm bảo sản lượng video mới"
Câu trả lời:
- Xây dựng hệ thống QTHS
- Xây dựng hệ thống quản trị sản xuất
- Tối ưa hoá quy trình sản xuất
3 gạch đầu dòng trên, nếu ỏ một tổ chức lớn thì có thể chỉ là 3 chiến thuật. Chúng ta gom lại thành 1 chiến lược: Gia tăng hiệu suất.

Lưu ý: Việc gom các chiến thuật lại thành 1 chiến lược hay coi các chiến thuật như là 1 chiến lược tuân theo nguyên tắc PHÙ HỢP. Có nghĩa là chúng ta cần đánh giá xem năng lực, nguồn lực tổ chức có khả năng đến đâu để từ đó chọn chiến thuật như là chiến lược hoặc sử dụng chiến lược bao quát hơn.

4. Cuối cùng, các ý tưởng chiến lược nên đặt bắt đầu bằng các từ khóa:
• Tăng ...
• Giảm ...
• Tối ưu hoá ...
• Tối đa hoá ...
• Tối thiểu hoá ...
• Cải thiện ...
• Xây dựng ...
• Duy Trì ...
• Đảm bảo ...
...
Việc lựa chọn các từ khóa thông thường sẽ căn cứ vào chiến lược tổng thể của doanh nghiệp (chiến lược về lợi nhuận). Nếu chiến lược tổng thể là:
- Tấn công (phát triển): Các từ khóa hay có ý tích cực như: Tối đa, tăng cường, gia tăng...
- Phòng thủ (ổn định): Các từ khóa thường dùng: Duy trì, cải thiện, đảm bảo, chú trọng...
- Rút lui (từ bỏ): Các từ khóa: Giảm thiểu, cắt bớt, tối thiểu, chuyển hướng...

Nguyễn Hùn Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản