BSC hay Thẻ điểm cân bằng chắc hẳn không còn là khái niệm quá xa lạ trong doanh nghiệp. Đây là một công cụ quản trị hiệu suất giúp tổ chức xác định tầm nhìn, chiến lược và hành động. Trong bài viết này, cùng Blognhansu giải đáp những câu hỏi thường gặp về BSC nhé!
1. Thẻ điểm cân bằng (BSC) là gì?
Phương pháp BSC (Balanced Scorecard) hay Thẻ điểm cân bằng/Bảng điểm cân bằng là một hệ thống được phát triển để giúp tổ chức thiết lập, theo dõi và thực hiện chiến lược kinh doanh. BSC là công cụ quản trị chiến lược hàng đầu của thế kỷ 21. Phương pháp này tập trung vào sự dài hạn, gắn yếu tố tài chính với chiến lược phát triển.
2. Lợi ích của Thẻ điểm cân bằng (BSC) là gì đối với doanh nghiệp?
2.1 BSC giúp lập kế hoạch chiến lược tốt hơn
Thẻ điểm cân bằng (BSC) là phương pháp giúp doanh nghiệp hoạch định chiến lược tốt hơn. BSC cung cấp một khuôn khổ mạnh mẽ để xây dựng và truyền đạt các chiến lược của doanh nghiệp. Mô hình kinh doanh được mô tả trong bản đồ chiến lược giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về nguyên nhân và kết quả giữa các chiến lược khác nhau.
Khi tạo bản đồ chiến lược, phải đảm bảo đạt được sự đồng thuận về một loạt các mục tiêu chiến lược có liên quan với nhau. Nghĩa là các kết quả hoạt động cũng như các yếu tố thúc đẩy hay động lực chính của hiệu suất trong tương lai được xác định để tạo ra một bức tranh toàn cảnh về chiến lược.
Tóm lại, Thẻ điểm cân bằng (BSC) giúp nhà quản lý lập kế hoạch chiến lược bài bản và chuyên nghiệp với các mục tiêu kinh doanh cụ thể.
2.2 BSC giúp phối hợp các dự án và kế hoạch tốt hơn
Một lợi ích quan trọng khác của BSC đó là giúp các nhóm, bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp tốt hơn trong quá trình triển khai dự án. Để tăng cường hiệu quả tương tác, ban lãnh đạo có thể sử dụng mô hình BSC để gia tăng sự hợp tác của các nhóm, phòng ban hoặc toàn bộ bộ máy.
Thẻ điểm cân bằng (BSC) hỗ trợ tổ chức vạch ra mục tiêu chiến lược khác nhau cho các dự án và kế hoạch. Qua đó, đảm bảo các dự án, kế hoạch tập trung cùng nhau để đạt được mục tiêu chiến lược nhanh nhất.
Điều này giúp các doanh nghiệp định hướng và phát triển theo đúng mục tiêu ban đầu đặt ra. Quan trọng là không đi lệch hướng hoặc lập kế hoạch quá sức với khả năng và điều kiện của mình.
2.3 BSC giúp cải thiện giao tiếp và quá trình triển khai chiến lược kinh doanh
Cải thiện giao tiếp và thực thi chiến lược chính là ưu điểm tiếp theo khi sử dụng Thẻ điểm cân bằng (BSC). Mô hình BSC mang đến cái nhìn về chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp dễ dàng truyền đạt nội dung chiến lược kinh doanh bên trong và bên ngoài.
Plan on a page (kế hoạch trên một trang) giúp nhân sự và các bên liên quan hiểu rõ về chiến lược. Từ đó, thu hút mọi người dành thời gian tìm hiểu, xem xét về chiến lược của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, mọi người khó có thể trao đổi, thực hiện và cùng nhau triển khai chiến lược nếu họ không hiểu về nó.
2.4 BSC giúp cải thiện báo cáo hiệu suất
Thẻ điểm cân bằng (BSC) còn được sử dụng để hướng dẫn thiết kế các báo cáo hiệu suất và trang tổng quan. Điều này đảm bảo rằng các báo cáo quản lý tập trung vào các vấn đề chiến lược quan trọng nhất. Bên cạnh đó, giúp công ty giám sát việc thực hiện các kế hoạch đã đặt ra.
2.5 BSC giúp tổ chức và điều phối tốt hơn
Trong một doanh nghiệp, việc tổ chức và điều phối nhân lực, tài chính, thời gian, … cho các chiến lược kinh doanh đóng vai trò quan trọng. Điều này giúp tăng hiệu suất, giảm rủi ro và tiết kiệm tối đa nguồn lực.
BSC hỗ trợ các công ty điều chỉnh cơ cấu bộ máy sao cho phù hợp nhất với mục tiêu chiến lược kinh doanh đã đề ra. Để thực hiện tốt kế hoạch, doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả các đơn vị, phòng ban, nguồn lực kinh doanh và các chức năng hỗ trợ đều làm việc hướng tới một mục tiêu chung. Áp dụng Thẻ điểm cân bằng (BSC) vào các đơn vị đó sẽ giúp liên kết chiến lược với các hoạt động tốt hơn.
2.6 BSC giúp quản lý thông tin tốt hơn
Lợi ích khi áp dụng Thẻ điểm cân bằng (BSC) chính là quản lý và xử lý thông tin chính xác hơn. Các dữ liệu thông tin mang tính sống còn phải được lưu trữ và phân tích tối ưu nhất.
Phương pháp thẻ điểm cân bằng (BSC) có thể giúp tổ chức thiết kế các chỉ số hiệu suất chính cho những mục tiêu chiến lược khác nhau của họ. Từ đó, đảm bảo công ty đang đo lường những gì thực sự quan trọng. Nghiên cứu cho thấy, các công ty áp dụng BSC có xu hướng báo cáo thông tin quản lý chất lượng cao hơn và ra quyết định tốt hơn.
3. Thẻ điểm cân bằng (BSC) có tồn tại nhược điểm không?
3.1 BSC có thể là một khuôn khổ áp đảo
Theo Mohan Nair: “Thẻ điểm cân bằng (BSC) dựa trên quan điểm khá vững chắc, nhưng nó là công cụ đo lường yếu, không linh hoạt. Các tiêu chí đo lường của BSC rộng và bao gồm quá nhiều yếu tố đặc trưng trong tổ chức. Do vậy, kết quả đo lường có thể bị phân tán và thiếu tập trung”.
3.2 BSC đòi hỏi sự hỗ trợ mạnh mẽ từ người lãnh đạo để thành công
Bạn có thể gặp rắc rối với thẻ điểm cân bằng nếu ban lãnh đạo không tin rằng BSC là một lựa chọn khả thi hoặc đơn giản là họ không thích hoặc không hiểu cấu trúc.
Điều quan trọng cần nhớ là BSC yêu cầu một quá trình liên tục, không phải là một dự án với ngày kết thúc cụ thể. Nếu bạn đang xây dựng thẻ điểm BSC và sau đó quay lại công việc thường ngày thì đảm bảo quy trình của bạn sẽ không hoạt động.
3.3 BSC gặp vấn đề khi quản lý thủ công
Nhiều tổ chức cố gắng quản lý thẻ điểm cân bằng (BSC) trong Excel hoặc PowerPoint và cuối cùng bỏ đi. Việc quản lý BSC trong Excel có thể dẫn đến các vấn đề về độ chính xác, vấn đề kiểm soát phiên bản hay các vấn đề phức tạp và định dạng khác nhau.
Hơn thế, Excel là một công cụ miễn phí, có một số chi phí ẩn như chi phí của quy trình xem xét thủ công hoặc chi phí liên quan đến lỗi nhập dữ liệu. Khi những điều này xảy ra, ban lãnh đạo có thể xem BSC là vấn đề thay vì công cụ được sử dụng để quản lý nó.
3.4 BSC có vẻ cứng nhắc đối với cách bạn quản lý
Đôi khi, việc chuyển sang quy trình BSC có thể gây nhầm lẫn trong một tổ chức. Thay vì dành thời gian để thích nghi, một số nhà lãnh đạo nhanh chóng quyết định loại bỏ BSC và trở lại con đường cũ.
Ví dụ, cố gắng sử dụng tên theo các quan điểm mà Norton và Kaplan sử dụng trong khi mọi người trong tổ chức không phản ứng với thuật ngữ đó. Bạn sẽ thấy cấu trúc BSC trở nên cồng kềnh hơn.
4. Ứng dụng phương pháp BSC trong doanh nghiệp
4.1 Kiểm soát chặt chẽ các dữ liệu cần thiết
Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đang phải đối mặt với vấn đề quá tải dữ liệu. Vì vậy, bước đầu tiên doanh nghiệp cần xác định rõ chiến lược và đưa nó vào một nền tảng tập trung. Nhờ thế, bạn có thể xác định được một tập hợp các thước đo cho những người liên quan và biết họ đang làm như thế nào.
Cụ thể:
a, Giới hạn số lượng các thẻ điểm cân bằng (BSC) để có thể quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Bạn nên giới hạn 10 - 15 chiến lược để có thể tập trung vào các chiến lược một cách tốt nhất.
b, Chuẩn bị trước các câu hỏi về yếu tố, mục tiêu trước khi cuộc họp diễn ra. Chẳng hạn, nếu số lượt xem giảm thì nguyên nhân là gì và cách khắc phục như thế nào.
c, Gửi tài liệu và trả lời các câu hỏi đã đặt ra trước 1 - 2 ngày tại các cuộc họp và nhắc nhở mọi người cần phải đọc và hiểu trước khi tham gia cuộc họp.
d, Đưa ra các quyết định để đánh giá chiến lược, ghi chép lại những quyết định và yêu cầu mọi người thực hiện về những quyết định đã được đưa ra. Đồng thời, theo dõi các mục hành động và các dấu mốc quan trọng của dự án.
4.2 Đo lường và đánh giá các yếu tố mục tiêu
Để đo lường và đánh giá mục tiêu chính xác, bạn có thể sử dụng hệ thống ký hiệu với nhiều sắc màu khác nhau để đánh dấu các yếu tố mục tiêu. Ví dụ về thẻ điểm cân bằng (BSC) trong phần này:
+ Màu đỏ có ý nghĩa là một thước đo mục tiêu cần được trợ giúp thêm hoặc một số nguồn lực bên ngoài được phân bổ để đưa mọi thứ đi đúng hướng.
+ Màu vàng có nghĩa là mục tiêu hoặc thước đo sắp đi đúng quỹ đạo hoặc có thể tự điều chỉnh.
+ Màu xanh lục có nghĩa là mọi thứ đang đi đúng hướng - mục tiêu đã đưa ra.
Việc đánh giá cần thể hiện sự khách quan, chính xác. Nếu cần bạn có thể thành lập các hội đồng đánh giá.
4.3 Dựa theo KPI để đánh giá định kỳ các mục tiêu
KPI được xem là một công cụ quản lý hiệu suất hiệu quả giúp bạn giao trách nhiệm cho nhân viên và là tiêu chí để đánh giá họ đã làm đúng chiến lược chưa.
Muốn đạt hiệu quả tốt, hãy áp dụng thẻ điểm cân bằng (BSC) và KPI. Phụ thuộc các yếu tố mục tiêu mà doanh nghiệp có thể đặt KPI khác nhau. Qua đó, bạn có thể kiểm soát tốt công việc và điều chỉnh hợp lý.
4.4 Kết nối các mục tiêu với nhau
Với chiến lược, kế hoạch đã đề ra, bạn sử dụng phương pháp BSC để đo lường. Hiệu quả sẽ cao hơn nếu bạn gắn mục tiêu nào đó. Do đó, doanh nghiệp nên giao nhiệm vụ kèm KPI cho nhân viên. Cuối cùng là kết nối các mục tiêu với nhau bằng mũi tên, giúp đo lường chính xác nhất.
5. Bản đồ chiến lược trong BSC là gì?
"Bản đồ chiến lược (Strategy Map) là một phương pháp lập kế hoạch giúp tổ chức, doanh nghiệp hay công ty hình dung toàn bộ chiến lược của họ". Hiểu đơn giản, đây là một sơ đồ thể hiện bức tranh tổng thể về các chiến lược, mục tiêu.
Bản đồ xây dựng chiến lược thể hiện một cách trực quan, rõ ràng để trình bày chiến lược và mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp hay công ty. Nó được thiết kế để đưa ra toàn bộ chiến lược lên một trang duy nhất, dễ hiểu và dễ áp dụng.
Nhờ bản đồ chiến lược, lãnh đạo và nhân viên biết một doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào để đạt được các mục tiêu trong thời gian sớm nhất. Một bản đồ chiến lược cần đơn giản và dễ hiểu.
Có thể nói bản đồ chiến lược là một công cụ không thể thiếu dành cho tổ chức trong việc xây dựng, hoạch định chiến lược doanh nghiệp. Vậy nên, nó được coi là một phần của phương pháp Thẻ điểm cân bằng (BSC), một cách lập kế hoạch chiến lược để thiết lập các mục tiêu tổng thể của nhóm.
Lời kết,
Trên đây là những câu hỏi thường gặp về Thẻ điểm cân bằng (BSC). Mong rằng với bài viết này của Blognhansu bạn sẽ hiểu hơn về công cụ hiệu suất hiệu quả - BSC.
