Chắc hẳn ai cũng từng nghe về KPI vì nó đã quá phổ biến hiện nay. Thế nhưng, không phải ai cũng nắm vững kiến thức và hiểu về bản chất của KPI. Trong bài viết này, cùng Blognhansu tìm hiểu về khái niệm, phân loại và vai trò của KPI nhé!
1. KPI là gì? Chỉ số KPI là gì?
"KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số dùng để đánh giá hiệu suất, hiệu quả công việc. Hiểu đơn giản đây là công cụ đo lường chất lượng công việc qua các chỉ tiêu định lượng như tỷ lệ, số liệu cụ thể theo thời gian".
KPI có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, từ hoạt động hàng ngày của các tổ chức cho đến doanh nghiệp. Và KPI trong doanh nghiệp phản ánh hiệu quả hoạt động của mỗi cá nhân, phòng ban và toàn bộ doanh nghiệp. Với mỗi vị ví, bộ phận sẽ có những chỉ số đánh giá KPI riêng.
>>> Các xác định chỉ số KPI
Vậy làm thế nào để xác định chỉ tiêu KPI? Từ định nghĩa trên, quá trình tạo ra KPI phải gắn liền với một mong muốn trong khoảng thời gian cụ thể của doanh nghiệp. Các câu hỏi để xác định chỉ số KPI bao gồm:
- Công ty mong muốn có kết quả gì? Tại sao?
- Cách thức đo lường và tác động đến quá trình đạt được kết quả đó là gì?
- Ai là người chịu trách nghiệm?
- Làm thế nào để biết bạn, phòng ban của bạn đã đạt được kết quả như mục tiêu đã đề ra?
- Xem xét và đánh giá quy trình đạt mục tiêu như thế nào?
Ví dụ cụ thể: KPI của phòng Marketing về doanh thu trong một năm
+ Tăng doanh thu lên 10% trong năm để đảm bảo lợi nhuận.
+ Quá trình được đo lường bởi tăng trưởng doanh thu của công ty hàng tháng, hàng quý; tuyển dụng thêm nhân viên kinh doanh và tạo chương trình khuyến mại để thúc đẩy quá trình đạt được kết quả.
+ Trưởng phòng Marketing là người chịu trách nhiệm.
+ Doanh thu của công ty tăng từ 10% trở lên.
+ Đánh giá quy trình và báo cáo công việc theo tuần, theo tháng và theo quý.
2. Phân loại chỉ tiêu KPI
Tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà có rất nhiều cách để phân loại KPI. Một số chỉ số KPI được áp dụng trong thời gian ngắn để đo lường các quy trình cụ thể. Tuy nhiên, cũng có những KPI lại được sử dụng trong thời gian dài (quý, năm, 2 năm, …) và thường mang tính chiến lược.
4 loại chỉ tiêu KPI hay gặp nhất trong doanh nghiệp hiện nay:
2.1 KPI vận hành (Operational KPI)
KPI vận hành là loại KPI phổ biến nhất được sử dụng trong doanh nghiệp và thường được áp dụng trong thời gian ngắn. Loại KPI này giúp chúng ta biến các công việc của mỗi cá nhân, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đang diễn ra như thế nào.
Chỉ tiêu KPI vận hành hướng tới hiệu suất và tiến độ công việc nên mang tính cụ thể và rõ ràng. Chẳng hạn, KPI của vị trí SEO content thường được đo lường bởi số lượng bài viết, số người tiếp cận, số từ khóa lên top, …
2.2 KPI chiến lược (Strategic KPI)
Trái ngược với KPI vận hành, KPI chiến lược là chỉ số cấp cao và áp dụng cho những nhà quản lý, CEO của doanh nghiệp. Thay vì đo lường các chỉ số cụ thể trong công việc, KPI chiến lược hướng tới tầm nhìn lớn hơn, gắn với mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Ví dụ: KPI của CEO có thể là mở chi nhánh mới, lợi nhuận, …
2.3 KPI sơ cấp (Leading KPI)
KPI sơ cấp được dùng để dự đoán hiệu suất công việc trong tương lai. Loại KPI này tương đối khó thiết lập vì nó phụ thuộc nhiều vào thực tế triển khai hoặc các tác động khách quan bên ngoài như nhu cầu thị trường, xu hướng mới, …
2.4 KPI thứ cấp (Lagging KPI)
Còn KPI thứ cấp là KPI được sử dụng để xác định kết quả của hiệu suất công việc đã hoàn thành trong quá khứ. KPI thứ cấp dễ dàng đo lường được vì chỉ cần dựa vào dữ liệu trong quá khứ.
3. Các cấp độ KPI thường gặp trong doanh nghiệp
3.1 KPI công ty
Chỉ số KPI công ty tập trung vào “bức tranh” tổng thể và hiệu suất kinh doanh của toàn thể doanh nghiệp. Do vậy, KPI công ty là bộ KPI cấp cao, hướng tới mục tiêu chung và mang tính chiến lược.
Để xây dựng KPI công ty, bên cạnh một tầm nhìn bao quát, các CEO cũng phải có cái nhìn chi tiết, xuất phát từ các khía cạnh và các vấn đề của doanh nghiệp. Nếu đi quá rộng hay chung chung, KPI sẽ không thể nào được đo lường một cách chính xác, sát với tình hình thực tiễn.
3.2 KPI phòng ban
Như bạn cũng biết, trong một doanh nghiệp có nhiều phòng ban khác nhau: nhân sự, kinh doanh, kỹ thuật, marketing, … với tính chất công việc riêng biệt. Vậy nên, mỗi phòng ban này sẽ xây dựng và triển khai bộ chỉ tiêu KPI riêng, không giống nhau.
Thông thường, các bộ phận như kinh doanh, marketing có thể dễ dàng thiết lập KPI với những chỉ số cụ thể (đo lường được). Tuy nhiên, với phòng nhân sự, việc xây dựng KPI sẽ khó khăn hơn các phòng ban khác.
3.3 KPI cá nhân
KPI cá nhân sẽ phụ thuộc rất nhiều vào KPI phòng ban. Đây là KPI cụ thể để trực tiếp đo lường hiệu quả làm việc, tiến độ công việc của từng nhân viên trong doanh nghiệp.
Lời kết,
Trong bài viết này, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu KPI là gì, phân loại KPI, các cấp độ KPI thường gặp và vai trò của nó. Hãy làm việc thật hiệu quả và thông minh với những KPI để mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp nhé!
