Vậy là một chủ nhật của mùa thu nữa lại đến. Qua tháng ngâu, trời Hà Nội dịu mát. Bình minh không còn dậy sớm và chói chang như những ngày trước đó. Thay vào đó là ánh sáng trắng dìu dịu và những làn gió man mát. Trời đẹp vầy mà không ngồi viết bài chia sẻ chuyên môn thì quả là lãng phí. Vừa nghĩ, tôi vừa khởi động chiếc máy tính thân yêu.

Dạo này tôi mải mê đi tư vấn hỗ trợ các đối tác xây dựng hệ thống Quản trị Nhân sự (QTNS) doanh nghiệp bài bản nên có nhiều thứ muốn chia sẻ. Một trong số đó chính là: cơ sở thứ xây dựng hệ thống QTNS.

Với tôi để xây dựng hệ thống cần căn cứ vào:
Cơ sở 1: Hệ thống Quản trị Nhân sự phải tuân theo 3 nguyên tắc:
- Tuân theo pháp luật
- Linh hoạt (dễ thay đổi với thực tế)
- Tuân theo thuyết tạo động lực (nghiên cứu về động lực làm việc)
Cơ sở 2: Hệ thống QTNS cần phục vụ cho Quan điểm quản trị, phong cách lãnh đạo, chiến lược của tổ chức.

Ở cơ sở 1, tôi đã chia sẻ khá kỹ trong bài Tổng thể xây dựng Hệ thống QTNS đáp ứng DN bài bản là như thế nào? (https://blognhansu.net.vn/?p=20783). Còn cơ sở 2 sẽ được tôi chia sẻ kỹ ở bài này.

Trước khi đi vào việc Quan điểm, phong cách lãnh đạo và chiến lược tác động đến Hệ thống thế nào, một lần nữa, tôi xin chia sẻ với bạn về mô hình văn hóa mà tôi vẫn mang đi chia sẻ và từ mô hình đó tôi tiến hành tái tạo lại hệ thống cho tổ chức. Tôi tổng kết ra rằng, văn hóa doanh nghiệp hay bất kỳ tổ chức nào cũng gồm gồm 6 tầng (vòng):
- Tầng 6 (Biểu hiện): Biểu hiện hành vi, văn hóa như cách thức ra quyết định, ứng xử, giao tiếp ...
- Tầng 5 (Hệ thống): Bao gồm các hệ thống/ phương tiện/ công cụ quản trị như: Quy trình, sơ đồ, máy móc, quy định, mục tiêu, chính sách...
- Tầng 4 (Chiến lược): Bao gồm chiến lược các loại, tư duy hành động, quan điểm quản trị, phong cách lãnh đạo
- Tầng 3 (Hoài bão): Đó là hoài bão, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cạnh tranh lõi
- Tầng 2 (Triết lý): Là hệ tư tưởng/ triết lý sống
- Tầng 1 (Lõi - trong cùng): Năng lực văn hóa lõi (tính cách/ thái độ/ kỹ năng/ kiến thức) hay còn gọi là bộ GEN của tổ chức hoặc Giá trị cốt lõi.

Giá trị cốt lõi là thứ chi phối toàn bộ văn hóa tổ chức. Nó hình thành nên các triết lý và hệ tư tưởng của tổ chức. Triết lý của tổ chức là những câu khẩu hiệu ngắn gọn, luôn được truyền thông và yêu cầu nhân viên theo. Triết lý có thể là về khách hàng, cách đối xử, con người, công việc, sản phẩm, công nghệ... Có triết lý tổ chức, hoài bão, tầm nhìn, sứ mệnh sẽ được "sinh ra". Lần lượt sau đó Chiến lược, quan điểm quản trị và phong cách lãnh đạo hình thành để phục vụ cho 3 tầng lõi của tổ chức. Có chiến lược và quan điểm quản trị (QT), hệ thống QT doanh nghiệp dần dần được hình thành để phục vụ và giúp cho Chiến lược được hoàn thành, Quan điểm QT được duy trì. Cuối cùng Hệ thống QT sẽ bắt đầu lèo lái điều chỉnh hành vi của mọi thành viên trong tổ chức. Từ đó các biểu hiện văn hóa được hình thành.

Cũng trong bài trước (Tổng thể xây dựng Hệ thống QTNS đáp ứng DN bài bản là như thế nào?), tôi đã lý giải tại sao Hệ thống điều chỉnh hành vi nhân viên. Ở bài này, tôi lấy một ví dụ đơn giản để bạn hiểu hơn. Cụ thể: Nếu công ty của tôi có nội quy làm việc là từ 9h sáng đến 16h chiều, theo bạn, mọi người trong tổ chức sẽ đến làm việc từ lúc mấy giờ? Dĩ nhiên là đa phần nhân viên sẽ đến vào khoảng 9h. Có thể sớm hơn hoặc trễ hơn. Giờ nếu công ty đổi lại nội quy làm việc từ 8h sáng thì tôi tin hành vi của anh em trong tổ chức là sẽ đến công ty khoảng 8h.

Rồi! Giờ chúng ta đi vào chi tiết Quan điểm, phong cách lãnh đạo và chiến lược tác động đến Hệ thống Quản trị Nhân sự.

1. Hệ thống Quản trị Nhân sự sinh ra để phục vụ cho Quan điểm quản trị và phong cách lãnh đạo:

Khi đi tư vấn tái tạo hệ thống QTNS cho các đối tác, tôi có một điểm khá khác với các đơn vị hay chuyên gia cùng lĩnh vực đó là tôi không cố ép các đối tác phải thay đổi quan điểm của để phù hợp với những gì tôi tư vấn. Mà ngược lại, tôi thường hay hỏi họ về các ý nghĩa, các mong muốn, suy nghĩ của họ về một vấn đề gì đó. Sau đó tôi sẽ lựa xem những quan điểm đó có hợp lý bình thườn không? Nếu những gì họ chia sẻ có tính logic và phù hợp với thực tế, tôi sẽ tìm cách điều chỉnh các công cụ chính sách cho phù hợp. Trong trường hợp nếu các quan điểm này nó không thực sự chuẩn về mặt nào đó, tôi sẽ trao đổi với họ, đề xuất để họ theo hướng mới. Cực chẳng đã, khi tôi đã đề xuất mà đối tác vẫn không nghe, trong khi cái đó thực sự đúng tôi sẽ cố gắng áp dụng thêm 1 số biện pháp nữa như tạo ra sức ép hay đưa vào đối tác vào thế phải thay đổi để tốt hơn. Đại khái là tôi sẽ "gắt" lên với đối tác.

Tôi thường hay hỏi câu hỏi: "Theo anh chị, con người sinh ra vốn tính thiện hay ác?" khi đến các công ty hay gặp các CEO (Giám đốc điều hành). Đây là câu hỏi để xác định quan điểm về con người của ban lãnh đạo. Thông thường thì tôi sẽ nhận được 1 trong 2 câu trả lời sau: (1)Tính thiện hoặc (2) Tính ác. Một số câu trả lời sẽ có nước đôi như không thiện không ác, thiện nhưng dòng đời xô đẩy thành ác... Với câu trả lời nước đôi này, tôi tiếp tục đưa ra một tình huống để xem các hành xử của họ khi rơi vào hoàn cảnh đó. Tình huống đơn giản là: "Có một nhân viên lấy cắp của công ty 1 tháng lương. Trước khi lấy cắp thì bạn nhân viên được đánh giá là tính cách tốt, là người quen với giám đốc (biết nhà, chơi với nhau đã lâu), sáng sủa, ăn nói lịch sự. Khi phát hiện ra, công ty đã hỏi và bạn nói nguyên nhân do con ốm (hoặc mẹ ốm, hoặc nhà có việc nguy...). Tóm lại là lý do nghe rất chính đáng. Vậy với vai trò là người đứng đầu tổ chức, bạn sẽ làm gì?"

Nếu bạn trả lời là: "Cho nhân viên một cơ hội để sửa sai và từ đó giúp họ tiến bộ" thì bạn theo quan điểm con người sinh ra vốn tính thiện. Còn trường hợp bạn nói rằng "Cứ theo luật mà làm", bạn theo hướng con người vốn tính ác. Người có suy nghĩ tính thiện, hay có quan điểm theo Nhân trị. Tức là họ có mong muốn được "giáo hóa, giáo huấn, hướng con người ta tới tính thiện". Người có suy nghĩ tính ác, hay có quan điểm Pháp trị. Tức với họ, pháp luật sẽ không từ kẻ khôn, sợ người dũng, chê kẻo nghèo, thương kẻ khó. Người theo Nhân trị có xu hướng lấy phong cách lãnh đạo là Dân chủ. Người theo Pháp trị thích dùng phong cách lãnh đạo Độc đoán (Quyết đoán).

Tình huống trên là một ví dụ rõ ràng để cho chúng ta thấy rằng Quan điểm nó tác động lên hệ thống. Các công cụ và chính sách sẽ được đưa ra để điều chỉnh hành vi của nhân viên. Quan điểm Nhân trị hay có chính sách khoan hồng kiểu tình cảm để những người mắc sai lầm có thể hiểu và điều chỉnh hành vi của mình đúng đắn. Quan điểm Pháp trị hay đưa ra các quy định xử lý vấn đề và không để hoặc không có các chính sách khoan hồng tình cảm mà sẽ cho nhân viên thấy sai lầm là phải bị trừng trị.

Nhìn rộng ra, chúng ta có thể thấy rằng, ban lãnh đạo luôn có các quan điểm cụ thể về các vấn đề trong quá trình điều hành doanh nghiệp. Nào là quan điểm về khách hàng, tiền, công việc, con người, công nghệ, sản phẩm, dịch vụ,... Chúng sẽ điều chỉnh và đưa ra các quy định một cách cụ thể để nhân viên có hành vi phù hợp.

Bên cạnh đó, như đã viết ở trên quan điểm quản trị sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo. Phong cách lãnh đạo thường biến thiên từ Dân chủ tới Độc đoán. Phong cách dân chủ hay tạo ra không khí một buổi họp ồn ào, mọi người hay nói nhưng không có người chốt. Còn phong cách độc đoán lại tạo ra không khí họp đối ngược. Nơi đó mọi người thường không ý kiến, chỉ nghe và khá thụ động.

Bạn thấy đó, hệ thống Quản trị Nhân sự sinh ra để phục vụ cho Quan điểm quản trị và phong cách lãnh đạo.

Lưu ý: Quan điểm không có đúng có sai mà chỉ có phù hợp. Độc đoán hay Dân chủ đều có thể dẫn dắt tổ chức tới thành công hoặc ngược lại.

2. Hệ thống Quản trị Nhân sự sinh ra để phục vụ cho Chiến lược của tổ chức:

Như tôi đã viết, để xây dựng Hệ thống cần căn cứ vào cơ sở Chiến lược. Chiến lược thế nào, hệ thống Quản trị thế đó. Và dù muốn hay không, Hệ thống QT doanh nghiệp nói chung, QTNS nói riêng luôn xoay quanh Chiến lược. Thí dụ đơn giản như sau: Công ty bạn có chiến lược mở rộng thị trường với hành động là thiết lập chi nhánh Hà Nội. Từ chiến lược đó, chúng ta sẽ bắt đầu vẽ lại sơ đồ tổ chức, viết thêm mô tả công việc, kpi, nội quy, quy định cho chi nhánh. Chính những cái như sơ đồ, kpi hay nội quy... là một phần của hệ thống Quản trị Nhân sự công ty. Đây là điều đương nhiên phải làm. Nên tôi tin sẽ không ai phản đối với tôi khi nói bên trên: Hệ thống phục vụ cho chiến lược.

Chiến lược theo cách định nghĩa ngắn gọn là cách thức để công ty đạt sứ mệnh. Còn định nghĩa dài, chiến lược là tổng hợp các ý tưởng, mục tiêu cần đạt, kế hoạch hành động và chính sách để cung cấp các nguồn lực để đạt được mục tiêu. Trong định nghĩa này thì chinh sách cung cấp các nguồn lực đã là một phần của Hệ thống Quản trị.

Chi tiết hơn, khi chúng ta tìm hiểu về các loại chiến lược sẽ thấy rằng chiến lược có 3 loại:
- Chiến lược cấp toàn doanh nhiệp
- Chiến lược cấp cơ sở
- Chiến lược chức năng
Các chiến lược chức năng sinh ra để phục vụ cho chiến lược cạnh tranh. Và trong các loại chiến lược chức năng có chiến lược nhân sự. Nên dĩ nhiên chiến lược nhân sự cũng không nằm ngoại lệ. Theo Arthur (1992) chiến lược nhân sự có 2 loại: Kiếm soát nhân lực hoặc Gia tăng cam kết.

Chiến lược gia tăng cam kết (commitment strategy): Chiến lược nguồn nhân lực chú trọng đến việc gia tăng cam kết của lực lượng lao động, thường có đặc điểm:
- Các nhiệm vụ được xác định tương đối rộng
- Mức độ tham gia của nhân viên cao
- Yêu cầu cao đối với kỹ năng của nhân viên
- Đào tạo nhiều
- Lương cao
- Phúc lợi tốt
Chiến lược cam kết sẽ phát huy tốt nhất đối với các doanh nghiệp theo đuổi chiến lược khác biệt hoá hoặc sáng tạo

Chiến lược kiểm soát (control strategy): Chiến lược nguồn nhân lực chú trọng đến việc gia tăng kiểm soát lực lượng lao động, thường có đặc điểm:
- Mức độ chuyên môn hoá cao
- Mức độ tham gia của nhân viên thấp
- Yêu cầu thấp đối với kỹ năng của nhân viên
- Giám sát chặt chẽ
- Hạn chế đào tạo
- Lương thấp
- Phúc lợi ít
Chiến lược kiểm soát có thể phát huy hiệu quả với chiến lược cạnh tranh bằng giá thành – nơi doanh nghiệp chú trọng đến hiệu suất và năng suất trong thực hiện các hoạt động.

Như vậy, đọc đến đây, hẳn chúng ta sẽ không có gì bàn cãi khi tôi viết rằng: Hệ thống Quản trị nhân sự sinh ra là để phục vụ cho Quan điểm quản trị và chiến lược doanh nghiệp.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng Hệ thống QTNS