Sáng nay tôi thấy câu hỏi này của bên Kế toán nhưng nó lại dính vào lương và bảo hiểm nên ngứa ngáy đưa về đây để trả lời cũng như cùng mọi người trao đổi.

Câu hỏi:
Em vừa tốt nghiệp đại học. Nay là ngày thứ 2 e đi làm. Đầu tiên KTT cho em làm bên Bảo hiểm với lương trước. Anh ấy bảo em tự tìm hiểu, không biết gì thì hỏi anh ấy...mà e chẳng biết tìm hiểu cái gì luôn về Bảo hiểm và lương ạ. Các anh chị cho em ý kiến là em phải làm gì với ạ. Và những việc kế toán bảo hiểm và lương cần làm ạ. Em cám ơn mọi người rất rất nhiều ạ

Trả lời: Nếu là tôi thì tôi sẽ làm như sau

Bước 1: Tìm hiểu tổng quan các công việc và quy trình thực hiện các công việc.
Bước 2: Nắm tình hình hiện tại, nghiên cứu các hồ sơ, thủ tục bảo hiểm,.... mà công ty đã phát sinh trước đó
Bước 3: Hỏi lại những gì còn chưa rõ ràng, chưa biết.
Bước 4: Tiến hành thực hiện các công việc còn giang dở

Giống như ở bài : (Nhân sự mới) Hr fresher khi mới vào nên làm gì ? tôi đã đừng khuyên các bạn thực tập chỗ tôi làm. Đó là:

1. Dọn dẹp, sắp xếp lại phòng nhân sự cho gọn gàng hơn. Các em hay bỏ ra 1 ngày hoặc 1 buổi để xin phép phòng cho các em sắp xếp lại gọn hơn. Việc này rất tốt. Ít nhất thì các em có việc để làm. Còn cao hơn đó là các em có cơ hội tiếp xúc với các giấy tờ, lịch sử Hr của công ty. Sẽ rất thú vị đấy.
2. Lục và sư tầm toàn bộ các tài liệu có tản mát trong hệ thống. Sắp xếp lại các tài liệu đó theo một cách thức nào đó theo ý hiểu của các em.
3. Tiến hành triển khai công việc thường nhật. Việc này em có thể viết mail hoặc hỏi sếp của em. Chú ý là các em phải chủ động xin việc nhé.
4. Hỏi han về khu vực để các tài liệu của lĩnh vực mình phụ trách nếu có thể bàn giao thì hảy hỏi xem tìm ai để bàn giao.

Cụ thể hơn:
1. Với các công việc của bảo hiểm:

1.1 Tìm hiểu tổng quan các công việc và quy trình thực hiện các công việc :
- Báo tăng đóng BHXH cho người lao động gồm những gì ( Tờ khai A01, D02..)
- Báo giảm lao động đóng BHXH, chốt sổ BHXH gồm những gì...
- HS hưởng ốm đau, thai sản... cần những gì.
- Đọc văn bản để biết mức lương tối thiểu năm 2015 doanh nghiệp bạn phải đóng,
- Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BNTN mà doanh nghiệp phải đóng, người lao động phải đóng là bao nhiêu ?
- HS điều chỉnh lương, HS gia hạn thẻ, Hs thay đổi mức đóng BHXH ...
- Đọc các luật như Luật lao động phần bảo hiểm, luật BH, luật Việc làm
- ...

1.2 Nắm tình hình hiện tại:
- Mức đóng cụ thể của từng lao động và thông tin của người lao động – căn cứ theo hợp đồng lao động đã ký.
- Xem lại hồ sơ của từng người, nắm các thông số cơ bản như họ tên, tuổi bằng cấp, tình trạng bảo hiểm
- Tìm hiểu xem các thông tin liên hệ với bên bảo hiểm như thế nào ?
- Xem lại đường đi tới cơ quan bảo hiểm ?
...

2. Với các công việc của lương:

2.1 Tìm hiểu tổng quan các công việc và quy trình thực hiện các công việc:

- Nói về lương thì không có mẫu chung cho tất cả các công ty. Mỗi công ty sẽ khác nhau 1 chút nên để tìm hiểu tổng thể chúng ta xem tạm cái quy trình ở dưới cũng được:

- Xem xong quy trình có thể tìm hiểu cơ bản 1 số phương pháp tính lương, cách tính lương, các bảng lương mẫu ...
- Xem cách thức gắn lương với đánh giá kết quả thực hiện công việc ra sao ?
- Xem lại luật lao động phần lương thưởng, các thông tư, nghị định hướng dẫn về lương như nghị định 49 chả hạn.
...

2.2 Nắm tình hình hiện tại:
- Tìm hiểu cách tính công (đọc nội quy lđ và quy chế tiền lương + thang bảng lương của cty), trong bảng chấm công có những ký hiệu như thế nào..., cách tính lương của cty. Cách hạch toán và định khoản lương & các khoản trích theo lương cty đang làm.
- Danh sách CNV trong cty, trg đó có ghi rõ: Mức lương, loại hợp đồng, ngày ký HĐ, tg đ/c lương,những CNV đã tham gia Bảo hiểm và công đoàn....
- Thang bảng lương có không ?
- Cách phân bậc lương thế nào ?
- ..

3 Hỏi lại những gì còn chưa rõ ràng, chưa biết và đề xuất 1 số việc trước mắt:
Sau khi đã tìm hiểu một cách tổng quát và một chút chi tiết cùng với việc đối chiếu thực tế, chúng ta sẽ tìm ra những điểm chưa thỏa đáng hoặc không giống với những gì chúng ta tìm hiểu thì chúng ta có thể hỏi lại sếp. Lưu ý ở đây, cách hỏi cũng quan trọng. Nên đặt câu hỏi là: em thấy như thế này tại sao thực tế công ty mình lại thế kia ? Rồi sau đó đưa ra giải pháp: nên thế này có được không ?

Song song với việc hỏi là đề xuất 1 số việc có thể làm ngay. Ví dụ:
- Sắp xếp lại hồ sơ, chỗ ngồi, lau chùi 1 lượt: Tôi sẽ xin phép sếp và các anh chị em khác cho mình được sắp lại các hồ sơ sẽ do mình quản lý và đề nghị được hỗ trợ mọi người trong những việc này. Các hồ sơ cũ đã thải loại cũng nên được để lại cho gọn gàng. Việc này sẽ giúp chúng ta biết được chúng ta đang có gì và nắm được lịch sử quá khứ của phòng.
- Tiến hành 1 số công việc cơ bản hoặc đơn giản như chạy vặt việc gì đó.

Khi đã chủ động xin việc và hỏi han thì thể nào cũng sẽ có 1 lô công việc phù hợp để chúng ta làm. Không biết mọi người thấy như này đã đạt yêu cầu chưa nhỉ ?

Ngoài ra do là kế toán nên chúng ta cần tìm hiểu thêm 1 số chứng từ về lương mà luật quy định cụ thể là Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính:

Link download các biểu mẫu của Thông tư 200: TT 200.Chung tu ke toan.doc

...

Tái bút 16/4/2016: Ngày giỗ tổ, tôi có trả lời mail của 1 bạn và tự nhiên nghĩ đến bài viết này. 2 bài viết khá giống nhau và có thể sẽ bổ sung được cho nhau. Thân mời anh chị em cùng đọc: Em nên làm gì khi mới ra trường đã bắt đầu nhận việc nhân sự (lương, BHXH) luôn? ( http://goo.gl/gz5BXb )