Hôm nay đi phỏng vấn để xây dựng mô tả công việc cho một dự án tư vấn về. Tự dưng tôi lại ngộ ra được mấy điều. Điều đầu tiên đó chính là câu và từ trong nhân sự. Dường như việc giỏi văn là một lợi thế khi làm nhân sự. Và nhất là làm mô tả công việc.

Điều thứ 2 đó là: Khi làm cái gì, cho dù dự án nhỏ đến đâu thì cũng phải thống nhất thuật ngữ để tránh hiểu lầm. Cúng giống như dự án Xây dựng hệ thống quản trị tri thức hay dự án Xây dựng từ điển năng lực tôi nghĩ trước khi triển khai dự án Xây dựng mô tả công việc, các chuyên gia nên đưa việc thống nhất khái niệm vào. Và cho công việc thống nhất khái niệm này thành 1 buổi. Dẫu biết rằng các thành viên tổ hỗ trợ triển khai và các trưởng đơn vị luôn bận rộn nhưng nếu như không thống nhất thì các thành viên của dự án khi triển khai sẽ lại mất rất nhiều công để giải thích. Và rồi mỗi người lại giải thích một kiểu khác nhau.

Người cùng nghề nhân sự thì có thể hiểu giống nhau về cùng một từ khóa. Nhưng người khác nghề có thể họ sẽ hiểu theo một cách khác.

Và ai đã làm nhân sự và từng học nhân sự đều biết về cấu trúc một mô tả công việc. Tùy vào tình hình công ty, một số sẽ nhặt vào cái này cái kia. Nhưng cơ bản sẽ có:

"Theo định nghĩa của Wikipedia, JD là một bảng kê có hệ thống các chức năng, nhiệm vụ của một vị trí nào đó trong tổ chức với việc được trao các quyền hạn nhất định nhằm giải quyết một hoặc một số chức năng, hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu nào đó của tổ chức trong cả ngắn hạn và dài hạn."

Mô tả công việc luôn có 6 phần:

(i) Phần thông tin về vị trí: cho biết sự tồn tại, hiện diện của vị trí nào đó, qua đó cũng cho thấy thứ bậc và chế độ phải báo cáo cho cấp nào, vị trí nào trong tổ chức;

(ii) Phần trách nhiệm, nhiệm vụ: làm rõ vị trí đó phải có nhiệm vụ gì, phải hoàn thành các công việc, nhóm công việc nào, trong thời gian bao lâu. Bên cạnh đó, phần này còn chỉ rõ việc thực hiện phải tuân theo các quy định, quy trình tác nghiệp nào;

(iii) Phần quyền hạn: để hoàn thành nhiệm vụ được giao, tổ chức sẽ phải trao các quyền hạn cơ bản gì trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

(iv) Phần mối quan hệ công tác: chỉ ra việc cán bộ, nhân viên đó có những mối quan hệ công tác nào (bên ngoài và trong nội bộ) để biết mình sẽ phải làm việc với ai, cấp nào trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

(v) Phần chỉ tiêu công việc: đưa ra các chỉ tiêu công việc cơ bản phải hoàn thành, đây cũng là cơ sở để đánh giá và là mục tiêu phấn đấu trong khi làm nhiệm vụ;

(vi) Phần cuối cùng, cũng là phần quan trọng thứ hai trong JD là các tiêu chuẩn cho vị trí.

Đại khái khi làm mô tả công việc là sẽ phải có:

Logo
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Mã số
Ngày phát hành
Lần chỉnh sửa, bổ sung
Số trang

Vị trí công việc:
Bộ phận:

I. THÔNG TIN CHUNG
1 Quan hệ quản lý : Chịu sự quản lý hoặc quản lý vị trí nào?
2 Quan hệ công việc: Tương tác, trao đổi, phối hợp làm việc với các bộ phận nào trong và ngoài tổ chức

II. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC: Vị trí sinh ra đểm làm gì. (Thường dúng chữ đảm bảo ở đầu)
III. TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ PHẢI LÀM | KẾT QUẢ ĐẦU RA
- Nhiệm vụ: Các công việc chi tiết cần phải làm
- Trách nhiệm: Các công việc thuộc về vị trí cần phải làm
- Kết quả đầu ra: Sản phẩm, yêu cầu cần phải có khi thực hiện cong việc

IV. QUYỀN HẠN: Giới hạn, phạm vi, mức độ được ra quyết định.

V. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
1 Thời gian làm việc
2 Điều kiện, Môi trường làm việc
3 Được trang bị
a) Máy móc,thiết bị
b) Đồng phục văn phòng theo quy định của Công ty

VI. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH
1 Yêu cầu cơ bản
a) Trình độ đào tạo
b) Tin học
c) Ngoại ngữ
d) Kinh nghiệm

2 Yêu cầu năng lực chuyên môn
a) Kiến thức
b) Kỹ năng
c) Thái độ

NGƯỜI THỰC HIỆN
TRƯỞNG BỘ PHẬN
PHÒNG TCLĐ
PHÊ DUYỆT

Cơ bản là như vậy nhưng không có định nghĩa quả là khổ. Nói rõ định nghĩa thì lại là lý thuyết. Tự dưng viết đến đây tôi lạ nghĩ đến mấy câu cửa miệng gần đây của các nhà cải cách "các trường học đa số không dạy những gì sinh viên cần". Nhưng theo tôi thì các trường học lại dạy những thứ chuyên gia cần. Tôi có nên định nghĩa từng mục ở trên không nhỉ ? Và cả lưu ý cho từng mục nữa ?

Có lẽ tôi sẽ làm điều đó nhưng ở một bài khác. Giờ viết nhiều tôi sợ có người lại chê.

Một lúc nào đó tôi sẽ đề xuất thay từ: Thái độ = Bản chất trong ASK. Vì khi nói đến thái độ trong ASK anh em nhân sự hay nghĩ đến định nghĩa: tất cả những yếu tố bên trong của con người để làm được việc. Nhưng khi người khác không phải nhân sự đọc vào thì lại nói thái độ là biểu hiện bên ngoài bổ nghĩa cho hành vi. Ví dụ thái độ: nghiệm túc chấp hành nội quy.