Mô tả công việc cho vị trí trưởng phòng hành chính trong tổ chức giáo dục

Sáng thấy cái Mô tả công việc cho vị trí trưởng phòng hành chính trong tổ chức giáo dục lại nhớ đến vài người bạn ủng hộ tôi trong ngành giáo dục. Họ cũng như nhiều người khác, đang xây dựng hệ thống nhân sự cho đơn vị trường của mình. Nghĩ đến họ rồi quay lại nhìn mô tả công việc vừa rồi. Mặc dù nó chưa phải mô tả công việc hoàn hảo theo đúng font form biểu mẫu cho lắm. Nhưng để tham khảo thì cũng tạm được.

CÔNG TY CỔ PHẦN
GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Chức vụ: Trưởng phòng Tổ chức
Đơn vị: Ban Kế hoạch Tổng hợp

I. MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC:
1 . Bên trong:
- Cấp trên cấp Công ty: Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc.
- Cấp trên trực tiếp: Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc..
- Cấp trên có liên quan:
- Cán bộ quản lý, điều hành có liên quan: Giám đốc Kinh doanh, Phó Giám đốc Kinh doanh; Giám đốc Đào tạo, Phó Giám đốc Đào tạo; Các Trưởng phòng - Trợ lý trong Ban KHTH; Trưởng phòng công tác GV&HS, Phó Trưởng phòng công tác GV&HS; Trưởng phòng ĐBKD; Trưởng phòng TCKT, Phó Trưởng phòng TCKT.
- Có liên quan: Cán bộ, Giáo viên, Nhân viên trong các đơn vị có liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

2. Bên ngoài:
- UBND các tỉnh/tp:
- UBND các quận/huyện:
- Các Sở GD&ĐT:
- Các Phòng GD&ĐT:
- Các Nhà trường:
- Các đơn vị khác: Sở LĐTB&XH, Phòng LĐTB&XH; BHXH quận, BHXH TP; Chi cục thống kê quận; Công an quận, Công an phường; UBND phường; Các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê mua ngoài và các đối tác khác; …

II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

1. Xây dựng tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị và tổ chức thực hiện;
2. Hoạch định nguồn nhân lực quý, năm, trong từng giai đoạn; xây dựng kế hoạch tuyển dụng và tổ chức thực hiện;
3. Xây dựng kế hoạch đào tạo hội nhập, đào tạo lại, đào tạo nâng cao đối với CB, CV, NV và tổ chức thực hiện;
4. Đề xuất: Điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, sắp xếp, bố trí nhân sự, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nâng lương, điều chỉnh lương và các chính sách khác có liên quan cho người lao động và tổ chức thực hiện;
5. Quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động; thực hiện công tác bảo hiểm;
6. Xây dựng hệ thống đánh giá, tổ chức đánh giá nhân sự và tổng hợp báo cáo chất lượng nhân sự trong từng thời điểm;
7. Xây dựng kế hoạch, phương án phối hợp tổ chức, kịch bản điều hành các sự kiện nội bộ Công ty, đề xuất kinh phí, đồng thời tổ chức thực hiện.
8. Lập kế hoạch xe và tổ chức thực hiện;
9. Quản trị và biên tập website;
10. Tổ chức thực hiện và đảm bảo công tác ATLĐ; ANTT, PCCN, thiên tai…;
11. Sắp xếp nội vụ; sắp xếp, bố trí chỗ ngồi làm việc của Cán bộ, Nhân viên;
12. Cập nhật hệ thống văn bản Pháp luật, các văn bản của các cơ quan quản lý có liên quan; tư vấn pháp luật; soạn thảo và chuẩn hóa hệ thống văn bản mẫu và mẫu biểu trong toàn Công ty;
13. Chuẩn bị nội dung, chương trình họp, các tài liệu và các nội dung khác phục vụ cuộc họp HĐQT, Đại hội đồng cổ đông và Ban Giám đốc;
14. Thực hiện các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, lập sổ chứng nhận cổ phần, chuyển văn phòng giao dịch; lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
15. Lập kế hoạch điều hành tuần, tháng và trong từng nhiệm vụ;
16. Thẩm định, điều chỉnh kế hoạch công tác tuần của các cơ quan, đơn vị, cá nhân.
17. Lập quyết định, nghị quyết, quy định, chỉ thị, thông báo, kết luận … vv trình ký và tổ chức thực hiện;
18. Xây dựng dự thảo Điều lệ công ty; Xây dựng nội quy, quy chế và hướng dẫn tổ chức thực hiện; quản lý, theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế…;
21. Chủ trì và phối hợp xây dựng: Tiêu chí, lộ trình phát triển văn hóa Doanh nghiệp; quy trình thực hiện nhiệm vụ theo nhiệm vụ của Ban KHTH, của các đơn vị và tổ chức thực hiện;
22. Chỉ đạo, đôn đốc, giám sát, hướng dẫn, phối hợp, hỗ trợ, thúc đẩy phát triển, đánh giá các mặt công tác của các đơn vị theo chức năng nhiệm vụ, phương án và kế hoạch đã được phê duyệt.
23. Tiếp nhận, thẩm định, trình ký các loại văn bản của các đơn vị; tiếp nhận, các báo cáo, các thông tin từ các đơn vị, cá nhân; báo cáo, đề xuất kịp thời với Ban Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo và chỉ đạo giải quyết các thông tin đã tiếp nhận;
24. Chuẩn bị các bài phát biểu tại các hội nghị, sự kiện; thư chúc mừng các sự kiện;
25. Chuẩn bị tài liệu, phương tiện, hậu cần, … cho Chủ tịch, Giám đốc đi công tác;
26. Thực hiện việc thanh tra, kiểm tra theo chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc;
27. Đại diện Công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến pháp luật, giải quyết các tranh chấp và các nhiệm vụ khác được uỷ quyền và phân công.
28. Cùng tham gia thực hiện: Tổ chức tập huấn Giáo viên; Tổ chức các sự kiện, các hoạt động chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho Cán bộ, Giáo viên, Nhân viên; Tổ chức các hội nghị Giáo viên và các sự kiện cho Học sinh; Trang bị CSVC; bàn giao sách, TLGV.
29. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch và Ban Tổng Giám đốc giao.

Ngày tháng năm
Người nhận việc

Nhận xét: Nói chung bản mô tả công việc này tôi chưa vừa ý lắm. Vì nó viết theo kiểu liệt kê và chỉ để cho người ở vị trí đó biết các công việc chứ không có nhiều yếu tố giúp cho các công việc khác của nhân sự. Nó còn không có cả theo chuẩn nào. Tôi thích cách viết mô tả công việc theo PDCA hơn: http://blognhansu.net/2013/11/19/pdca-trong-viet-mo-ta-cong-viec/

Cụ thể ở mô tả công việc này thiếu:
1. Mục đích chung của công việc
2. Kết quả đầu ra (làm căn cứ để xây dựng các chỉ số công việc)
3. Quyền hạn: không có quyền hạn thì sẽ rất khó để thực hiện công việc.
4. Điều kiện làm việc
5. Tiêu chuẩn năng lực / tiêu chuẩn vị trí : dùng để tuyển dụng và xây dựng từ điển năng lực.

Ngoài ra form còn không theo cả ISO. Như vậy nếu tôi làm trưởng phòng thì 1 trong những việc tôi phải làm đó là viết lại mô tả công việc cho công ty.

Cuối cùng, trong mô tả công việc này có việc "9. Quản trị và biên tập website" khá lạ. Tôi chưa thấy trưởng phòng tổ chức hành chính nào kiêm luôn cả việc quản trị website. Chắc ý ở đây là phòng hành chính sẽ có 1 nhân viên phụ trách kỹ thuật chung bao gồm cả phần cứng và phần mềm. Sự thật là thế thì khổ anh chàng kỹ thuật này. Vì anh ý phải ở 1 phòng không đúng chuyến môn. Mà cũng có thể anh ta sướng vì chỉ có 1 mình anh ta làm việc như vậy. Người khác thì không biết gì. Anh ấy sẽ là nhân vật key không thể thay thế.

Tán dóc 1 chút gọi là súc miệng buổi sáng. Anh chị em có ai quan tâm thì download theo link ở dưới nhé.

Linkdownload bản mô tả công việc : http://tailieunhansu.com/diendan/f567/05-_-mo-ta-cong-viec-truong-phong-chuc-hanh-chinh-cong-ty-giao-duc-84503

Lý thuyết nhân sự – câu hỏi ôn thi tốt nghiệp môn quản trị nhân lực trường Đại học Lao động xã hội

Câu hỏi này của một bại học Nhân sự trường Lao động Xã hội từ lâu lắm rồi giờ mới tiện trả lời. Thành thật xin lỗi bạn.

Em chào anh ạ.

Lúc trước em có gửi mail đến nhờ a tư vấn, và tình cờ em tìm được fb của a ạ Em là sv sắp đc ra trường và rất hâm mộ a ạ Anh có thể giúp em được không a? Em có 1 chút khó khăn mong a sẽ giúp em bằng kinh nghiệm của a ạ. Anh giúp em với nhé.

1. Anh có thể chỉ giúp em các bước cơ bản cần phải làm để xây dựng 1 hệ thống đánh giá thực hiện công việc cho cty.
Trả lời: Em xem tạm cái lưu đồ xây dựng KPI dưới đây nhé.

Thực ra câu hỏi của em là hệ thống đánh giá thực hiện công việc chứ không phải hệ thống đánh giá KPI. Vì thế lưu đồ trên chỉ là ví dụ. Còn cơ bản thì vẫn là:

Bước 1: Xác định
- mục tiêu công ty
- cách thức đánh giá
Bước 2: Xây dựng
- phương án đánh giá
- quy trình đánh giá
- các tiêu chí đánh giá
Bước 3: Tiến hành
- đào tạo đánh giá
- triển khai đánh giá theo quy trình
Bước 4: xem xét điều chỉnh lại các bước trên.

2. Khi thực hiện xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công viêc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc, sẽ cần phải lưu ý điều gì? tại sao?
Trả lời: Câu hỏi này dễ, dưới đây là 9 lưu ý và lý do. Em đọc tham khảo thêm.

1. Không nên để chức danh không chuẩn hoá, khó hiểu:
Khi tuyển dụng sẽ làm cho người lao động không hình dung được công việc. Do đó, ta có thể bỏ lỡ cơ hội tìm được ứng viên phù hợp. Điều này dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc mà lại không tuyển được người như mong muốn.

2. Không nên mô tả những việc không làm trong thực tế :
Điều này sẽ làm sai lệch giá trị của công việc, dẫn đến thiếu chính xác và công bằng trong trả lương.

3. Không nên mô tả quá chi tiết và/hoặc có quá nhiều thông tin:
Bản mô tả công việc sẽ nhanh chóng bị lỗi thời vì các hướng dẫn, quy định… thì thường xuyên thay đổi. Mặt khác, quá nhiều thông tin trong bản mô tả làm cho người lao động khó xác định được những công việc chủ yếu mà họ phải làm là gì.

Đối với các trách nhiệm công việc chủ yếu, ta nên tóm ra từ 5 - 7 các nhiệm vụ lớn và với mỗi nhiệm vụ ta có thể sử dụng từ 2- 3 các đầu công việc nhỏ để diễn giải, làm rõ ý. Các câu không nên dài quá 2 dòng và hãy bắt đầu bằng một động từ.

4. Không mô tả các kiến thức, kỹ năng… mà người lao động đang có:
Vì nếu làm như vậy thì sẽ không ai có thể làm được mô tả công việc trừ người được mô tả.

5. Không sử dụng những thuật ngữ viết tắt, khó hiểu:
đặc biệt là về các lĩnh vực chuyên ngành….sẽ gây khó khăn cho người đọc để hiểu những gì ta muốn truyền đạt. Trong mọi trường hợp có thể, ta nên diễn giải, cụ thể những thuật ngữ này bằng những từ ngữ trong sáng, dễ hiểu hơn

6. Không nên cho rằng bản mô tả công việc là bất biến và không thay đổi :
Nội dung công việc của từng vị trí thay đổi theo sự thay đổi của tổ chức và bản mô tả công việc cần phải phản ánh được những sự thay đổi này. Ta nên xem xét và điều chỉnh lại bản mô tả công việc ít nhất là 1 lần/năm.

7. Không nên mô tả với mục đích ép công việc vào các hạng, bậc lương mong muốn:
Làm như vậy sẽ tạo ra sự không công bằng trong mối quan hệ tiền lương.

8. Không mô tả công việc quá cao và ít người có khả năng đáp ứng:
Vì sẽ tạo ra sự khó khăn trong việc tìm kiếm người phù hợp với vị trí công việc này.

9. Không viết mô tả công việc trùng lắp, chồng chéo giữa các vị trí:
Nếu mắc phải sẽ dẫn đến sự phân chia trách nhiệm giữa các vị trí không rõ ràng, xảy ra tình trạng “cha chung không ai khóc” và có sự đùn đẩy trong công việc. Đây là một lỗi rất thường gặp trong quá trình xây dựng do người viết không có sự đối chiếu, tham khảo một cách có hệ thống với các bản mô tả công việc khác.

3. theo anh, trong các nội dung của QTNS thì nội dung nào mang tính nghệ thuật nhiều hơn ạ?
Trả lời: Câu hỏi này lại phải làm người ta tìm hiểu thêm 1 thứ đó là định nghĩa nghệ thuật. Sau khi tìm hiểu anh thấy có 3 định nghĩa như thế này:
- Nghệ thuật là: "kỹ năng" hay "sự khéo léo"
- Nghệ thuật là: một cái gì đó kích thích tư duy, cảm xúc, niềm tin, hay ý tưởng của một người thông qua giác quan.
- Nghệ thuật là: phương tiện để diễn đạt hay trao truyền cảm xúc và ý tưởng
Và nếu theo :
- Nghĩa 1: thì tất cả các nội dung đều là nghệ thuật nhưng nhiều hơn thì là tuyển dụng, tiếp đến là xử lý quan hệ lao động.
- Nghĩa 2: tuyển dụng rồi đến truyền thông nội bộ là 2 nội dung có tính nghệ thuật.
- Nghĩa 3: tuyển dụng rồi tiếp sau là đào tạo có tính nghệ thuật.

>> Chốt là tuyển dụng sẽ có tính nghệ thuật nhất. Vì tuyển dụng là phải giao tiếp với nhiều người khác nhau. Với mỗi người mỗi công việc người tuyển dụng sẽ phải vận dụng nhiều kỹ năng và sự khéo léo để ứng biến sao cho mọi việc diễn ra một các tốt đẹp nhất. Người tuyển dụng sẽ phải truyền đạt được thông điệp, niềm tim, cảm xúc và kích thích những thứ đó cho ứng viên. Vì vậy duyển dụng đòi hỏi phải có nghệ thuật.

Vì em cuối tuần này thi tốt nghiệp a ah, nên em muốn nhờ a tư vấn để em có thể dựa vào đó làm cơ sở cho bài làm phong phú hơn.

Em cám ơn a rất nhiều ạ.

Tái bút: Đây là đoạn chat tôi trả lời bạn lúc đó: "Hi em, Nếu những câu hỏi này có trong sách thì em nên tham khảo trong giáo trình. Chứ tham khảo ngoài nguy hiểm lắm. Lại điểm kém thì chết. Em hỏi thêm cô giáo nhé!" . Không biết bạn giờ sao rồi nhỉ ? Nếu bạn đọc được bài này của tôi thì nhớ vào comment tình hình nhé! : )

Các bước xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty

Chiều thứ 7 khi đang thảnh thơi chuốt lại các bản mô tả công việc cho đối tác thì tôi nhận được mail của 1 bạn hỏi về bài viết này: 19 bước triển khai xây dựng mô tả công việc của tư vấn nhân sự.

***

Dear anh Cường!

Được biết anh từ lâu, nay mới xin trao đổi với anh 1 vấn đề. Đọc các bài viết của anh chia sẻ trên Blog em rất thích và cũng có những suy nghĩ như anh về vị trí Nhân sự. em cũng ước mơ được trở thành 1 người tư vấn Nhân sự chứ không phải là "làm dâu trăm họ".

Chính vì vậy mà em cũng đã chuẩn bị cho mình những tố chất cũng như cố gắng học hỏi những bài học chia sẻ của các đàn anh đàn chị. Vấn đề của em hiện tại là em đang phải làm cho một công ty "gia đình trị" và em hiểu rằng vấn đề em phải làm đầu tiên đó là phải thống nhất và xây dựng được Sơ đồ cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, các sếp dường như là không màng đến vấn đề này và phó thác nó cho em. Khi em trình bày cho sếp của em về So đồ cơ cấu em thiết kế để tham khảo thì Sếp chỉ nói là nó còn quá chung chung. hic....

Thật sự với một người mới ra trường như em, em tự phải bơi để trình bày vấn đề này và em có cảm giác hơi bị bất lực. Em rất mong được sự hỗ trợ của anh. Em gửi cho anh Sơ đồ cơ cấu tổ chức của em trình sếp và chức năng của phòng Nhân sự, còn các phòng khác thì thật sự là em do cũng chưa có nhiều kinh nghiệm nên em vẫn chưa hình dung được, nếu anh có tài liệu nào anh cho em tham khảo với nhé.

Và em cũng gừi cho anh sơ đồ mà sếp em gừi cho em (File word) để anh xem và cho nhận xét dưới góc nhìn của 1 chuyên gia tư vấn nhé, nếu lần cố gắng này mà không được chắc em xin nghỉ, để tìm 1 môi trường phù hợp hơn.

Em cảm ơn và mong nhận được hồi âm của anh
Trân trọng!

***

Em ơi,
1. Cái sơ đồ của em là mối quan hệ trong công việc. Chứ không phải sơ đồ tổ chức. Trong file word, em bỏ hết phần sau phòng ban đi em nhé. Không nên dùng sơ đồ ở file excel.
2. Em đang làm dự án xây dựng cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ từng phòng ban. Vì thế em nên làm các bước sau:
- Bước 1: lập kế hoạch, trong đó có

+ Các công việc thực hiện
+ Kết quả cần đạt được
+ Thời gian thực hiện
Bắt đầu
Kết thúc
+ Trách nhiệm
Thực hiên
Hỗ trợ
Phê duyệt

Bước 2: lấy ý kiến phê duyệt của ban giám đốc. Nhất quyết em làm gì thì làm cũng phải có được:
- Quyết định triển khai dự án của giám đốc (có chữ ký, đóng dấu)
- Mail của giám đốc gửi cho toàn bộ phận nói về dự án này.

Bước 3: Họp triển khai với các trưởng bộ phận và toàn công ty. Nói họp cho to tát nhưng ít nhất phải có 1 buổi ngắn gọn nói rõ cho mọi người biết. Nếu không toàn công ty thì với từng bộ phận.

Bước 4: Triển khai xây dựng cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Việc này các trưởng bộ phận phải lo việc xây dựng các chức năng. Còn em lo xây dựng cơ cấu tổ chức.

Bước 5: Lấy ý kiến phê duyệt và ban hành.

***

Đọc đi đọc lại thì rõ ràng không phải công ty nào cũng có điều kiện để thuê tư vấn. Vì thế việc phải tự thân vận động là hiển nhiên. Tuy nhiên việc tự thân vận động không phải là dễ dàng gì. Và đôi khi là cả tình trạng bụt chùa nhà không thiêng nữa. Khó khăn thì nhiều nhưng sếp tiếc tiền thì đành phải tự làm. Tự làm như thế nào ? Tìm hiểu kỹ trên mạng thì chắc sẽ có nhiều bài hỗ trợ. Với cá nhân tôi thì tôi cũng có vài chia sẻ nho nhỏ để giúp ai đó đang vướng mắc và cần đường đi.

Ở mail trả lời trên thì chúng ta thấy rằng đây là những bước để xây dựng cơ cấu tổ chức. Còn xây dựng mô tả công việc thì nó là phần công việc đằng sau dự án này. Chúng ta có thể tiến hành song song với dự án trên hoặc tách thành 2 cấu phần và triển khai từng bước.

Về quy trình triển khai như sau:

00 Bang danh gia thuc trang so bo
00 Ke hoach trien khai du an
xx Mail truyền thông dự án
01 Quyet dinh thanh lap va trien khai du an
02 Danh sach to ho tro trien khai du an
03 Bang danh gia thuc trang chi tiet
04 Mau MTCV ver0.0
05 Thong ke cac tai lieu hien hanh tac dong toi MTCV
06 Huong dan viet MTCV
xx Mail truyền thông dự án
07 Bang khao sat thong tin cong viec
08 Huong dan su dung va dien bang KS thong tin
09 Thong bao KH trien khai khao sat thong tin
10 Ban mo ta cong viec mau thi diem ver1.0
11 Bang cau hoi phong van thi diem 1 don vi
12 Hoan thien thi diem MTCV 1 don vi
13 Bang y kien va phe duyet cua truong don vi
xx Mail truyền thông dự án
11 Quyet dinh phe duyet mau MTCV
12 Quyet dinh ban hanh MTCV don vi thi diem
xx Mail truyền thông dự án
13 Ban thao cac MTCV cac phong ban con lai
14 Bang cau hoi phong van cac phong ban con lai
15 Ban thao MTCV hoan thien lan 2 sau phong van
16 = 13 Bang y kien va phe duyet cua truong don vi
xx Mail truyền thông dự án
17 Quyet din ban hanh MTCV toan cong ty

Về cơ bản thì 1 dự án xây dựng mô tả công việc nó cần những văn bản như trên các bước tương tứng với các văn bản đó. Thực ra điểm mấu chốt cho sự thành công các dự án nhân sự là sự tham gia quyết liệt của Ban giám đốc và sự thấu hiểu của các nhân viên trong công ty. Mà muốn có được cái đó thì phải có nghệ thuật trong truyền thông và thuyết phục. Có một số lần tôi dùng truyện ngụ ngôn có liên quan đến dự án để viết mail cho mọi người. Có lần tôi lại dùng các con số để phân tích như Ý nghĩa tỷ lệ thôi việc.

Nhìn vào list (danh sách) ở trên, ta có thế thấy dự án xây dựng mô tả chia thành mấy giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Lên và bảo vệ kế hoạch. Xây dựng dự thảo mẫu mô tả công việc để các thành viên dự án có thể hình dung ra các nội dung có trong mô tả công việc. Chốt trong giai đoạn này là phải có được một cái quyết định phê duyệt dự án của sếp to nhất công ty. Điểm mấu chốt là đây. Không có nó thì công việc của nhân sự sẽ khó hoàn thành.

Giai đoạn 2: Đánh giá thực trạng và đọc các tài liệu tham khảo. Sau khi có quyết định phê duyệt dự án xong thì nhân sự nội bộ dù đã gắn bó với công ty cũng nên làm một cái đánh giá tổng thể thực trạng về dự án. Đặt mình với vai trò sếp để đưa ra các câu hỏi và tự trả lời. Bên cạnh đó thì nhân sự cũng nên thống kê các tài liệu hiện hành của công ty sẽ tác động vào mô tả công việc. Ví dụ như quy định của ISO về văn bản, quy định phân cấp, mô tả công việc cũ, quy chế đánh giá ... Nói chung là sẽ có nhiều văn bản tác động qua lại lẫn nhau vì thế không nên bỏ xót kẻo mai sau lại phải bổ sung hoặc sửa đổi cho phù hợp.

Nhận xét: Tùy vào từng đơn vị để đảo 2 giai đoạn này. Đôi khi 1 số nơi, các sếp lại yêu cầu phải đánh giá thực trạng chi tiết trước khi triển khai. Nếu như thế thì nó giống với dự án tư vấn hơn. Còn ở nội bộ công ty thì nhiều khi chỉ cần thuyết phục bằng mồm là có thể tiến hành xây dựng kế hoạch rồi. Đánh giá thực trạng sẽ ở phần thực thi.

Giai đoạn 3: Khảo sát thông tin. Bước này không có gì để nói. Trên mạng rất nhiều biểu mẫu, mọi người có thể tìm một lúc ra là ra cả đống. Tuy nhiên lưu ý là mẫu phải phục vụ cho việc viết mô tả công việc của mình. Vì thế nên chỉnh sửa lại các mẫu đó cho phù hợp với mô tả công việc mẫu ở trên.

Giai đoạn 4: Tiến hành thí điểm một phòng ban và phê duyệt Mẫu mô tả công việc. Chỗ này tôi thấy rõ là những ai đã triển khai dự án đều có kinh nghiệm rằng không nên cần mẫn bắt tay vào xây toàn bộ MTCV. Việc này lãng phí công sức và tiêu tốn thời gian. Tại sao lại như thế ? Tại vì các sếp nhà ta không phải ai cũng giống nhau. Mỗi người đều có kiến thức riêng, nhất định về Nhân sự. Và họ sẽ đưa những ý trí của mình vào đó. Nếu ta xây hết rồi lại sửa lại thì cực kỳ mất công. Vì thế nên thí điểm trước. Như vậy sẽ đỡ tốn công hơn.

Khi đã thí điểm thành công thì phải bắt sếp phê duyệt ngay. Ở đây có 2 thứ phải được phê duyệt: Đó là mẫu mô tả công việc chốt cuối cùng và mô tả công việc của phòng ban được phê duyệt.

Giai đoạn 5: Tiến hành xây dựng bản dự thảo mô tả công việc các phòng ban và phỏng vấn làm rõ mô tả công việc. Chỗ này mới bắt đầu có vấn đề và nhiều thứ để chia sẻ. Nói chung là sẽ khá vất vả. Các mô tả công việc sẽ phải tương thích với nhau từ quan hệ, mục đích công việc, nhiệm vụ công việc cho đến quyền hạn ... Mà việc thống nhất này không dễ nếu như không có mẫu mô tả công việc ở giai đoạn trên.

Giai đoạn 6: Phê duyệt và kết thúc dự án. Đây là giai đoạn sung sướng nhất vì cuối cùng công việc cũng gần hoàn thành.

6 giai đoạn này viết ra thì ngắn nhưng nếu làm quyết liệt cũng phải mất 3 tháng để hoàn thành. Và nhân lực sẽ cần là: 2 người fulltime + 3 người partime với quy mô khoảng 200 vị trí cần xây dựng. Không kể những công ty rắc rối hơi tí lại thay đổi lúc thì phòng này lúc thì phòng kia. Điều này mới đáng sợ.

Bài viết có sự tham khảo, đối chiếu từ dự án Tư vấn Xây dựng mô tả công việc của Vietez.

Cách dùng từ trong xây dựng mô tả công việc phần 1 – lãnh đạo, quản lý, chỉ huy

Đợt này dự án xây dựng mô tả công việc đi vào giai đoạn cuối, các thành viên trong team họp hành liên tục. Thứ 7, chủ nhật vẫn ngồi với nhau. Cứ thế mọi người ngồi đồng từ sáng cho đến tối mịt. Tôi hay may mắn nên được ngồi hết với tất cả mọi người. Tuy ngồi nhiều hơi mỏi lưng một chút nhưng đổi lại, tôi nhặt được vài thứ nhỏ nhỏ.

Viết mô tả công việc nói chung thì có nhiều cái phải để ý. Cũng nhiều điều để nói từ quan điểm của mỗi người là khác nhau nên cách viết sẽ khác nhau cho đến việc viết chi tiết hay viết tổng quát ... Ở chỗ "mỗi người có quan điểm khác nhau" thì theo tôi là do trình độ, lĩnh vực khác nhau nên thế.

Nhân lúc giải lao, tôi liền viết nhanh 1 vài điều lưu ý. Lưu ý đầu tiên và dài kỳ đó chính là cách dùng từ trong mô tả công việc. Như ở trên, do mỗi người, mỗi vị trí khác nhau nên từ ngữ cũng khác nhau. Vậy khác nhau như thế nào ?

Người viết mô tả công việc chắc cũng phải là người rất giỏi về mặt ngôn ngữ. Đôi khi chỉ một từ mà cả team phải ngồi lại với nhau để định nghĩa, thống nhất xem có nên dùng từ đó hay không. Bạn có biết sự khác nhau giữa các từ sau không nhé ?

Đầu tiên là những từ sau: LÃNH ĐẠO - QUẢN LÝ - CHỈ HUY

- Lãnh đạo: Nghĩa rộng là: Sự dẫn đường chỉ lối, dẫn dắt, điều khiển (đề ra chủ trương, đường lối và tổ chức, động viên thực hiện) mọi hoạt động của cá nhân và tổ chức nào đó nhằm đạt đến mục tiêu nhất định. Nghĩa hẹp: là sự tác động điều khiển trực tiếp những hoạt động của con người và xã hội nhằm đạt đến mục đích cụ thể đã vạch ra.
- Quản lý: Là sự tác động của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý một cách có tổ chức, có hướng đích nhằm đạt mục tiêu đã đề ra.
- Chỉ huy: là sự điều khiển hoạt động của một lực lượng, một tập thể có tổ chức nhằm thực hiện một mục đích nhất định, gắn liền với hoạt động cụ thể có tính cấp bách, khẩn trương và đòi hỏi phải có sự phục tùng tuyệt đối ngay lập tức của cấp dưới;

Sự khác nhau:
Các nhà nghiên cứu chưa thống nhất được về một định nghĩa rõ ràng, rành mạch cho ba khái niệm này, chúng không đồng nhất và được giải thích tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực nghiên cứư, xong đều bao hàm ý tác động và điều khiển nhưng khác nhau về mức độ và phương thức tiến hành, đều có chung khẳng định: quản lý, lãnh đạo và chỉ huy là ba công việc khác nhau, thậm chí khác nhau rất cơ bản. Theo Từ điển tiếng Việt, "lãnh đạo" là đề ra chủ trương và tổ chức động viên thực hiện, còn "quản lý" là tổ chức và điều khiển các hoạt động theo các yêu cầu đã đề ra, còn “ chỉ huy” là điều khiển hoạt động của một tập thể. Như vậy có thể hiểu, lãnh đạo quyết định đường lối, sách lược, gắn với những vấn đề tổng quát, còn quản lý là tổ chức thực hiện, xử lý những vấn đề rất thực tế, chỉ huy là hoạt động tổ chức thực hiện nhiệm vụ cụ thể trong thời gian cấp bách, khẩn trương. Lãnh đạo nặng về lĩnh vực chính trị, chủ trương, đường lối, bao quát; còn quản lý nặng về lĩnh vực hành chính, điều hành, chấp hành, chỉ huy là hoạt động điều hành nhưng mang tính cụ thể cấp bách, đòi hỏi phục tùng tuyệt đối.

So sánh nội hàm và ngoại diên của các khái niệm trên có thể thấy:
- Khác về phương thức tác động và hiệu lực:
+ Lãnh đạo: sử dụng chủ yếu là phương pháp động viên, thuyết phục, gây ảnh hưởng, để ra nguyên tắc, mô hình
+ Quản lý dựa vào pháp luật và các thể chế, quy chế, nguyên tắc, mô hình đã định trước.
+ Chỉ huy sử dụng thường dựa vào phương pháp quyền uy, mệnh lệnh, điều lệ, kỷ luật.
+ Về hiệu lực, lãnh đạo tập hợp các cá nhân đối tượng bị lãnh đạo thành tổ chức chặt chẽ và làm cho ảnh hưởng của lãnh đạo lan tỏa ra trong toàn tổ chức; còn quản lý và chỉ huy thường thông qua hoạt động của điều hành, tác động trực tiếp đến các các nhân, nhóm của tổ chức, hiệu lực là trực tiếp.

- Khác về nội dung chức năng:
+ Lãnh đạo gồm có: xác định phương hướng, mục tiêu lâu dài, lựa chọn chủ trương chiến lược, điều hòa phối hợp các mối quan hệ và động viên thuyết phục con người.
+ Quản lý bao gồm các việc: xây dựng kế hoạch, sắp xếp tổ chức, chỉ đạo điều hành và kiểm soát tiến trình hoạt động.
+Chỉ huy bao gồm sử dụng nhiệm vụ quyền hạn đặc biệt được giao một cách độc lập, chủ động, yêu cầu cấp dưới phải chấp hành phục tùng tuyệt đối.

- Khác về phạm vi tác động và hình thức thể hiện:
+ Quản lý: là một phạm trù rộng, để tiến hành quản lý, chủ thể quản lý phải thực hiện đồng bộ rất nhiều chức năng, trong đó có chức năng lãnh đạo. để chủ thể thực hiện tổ chức liên kết và tác động lên đối tượng bị quản lý để thực hiện các định hướng tác động dài hạn đã được định trước. Quản lý là lãnh đạo trong trường hợp mục tiêu cụ thể hơn và chuẩn xác hơn, quản lý tập hợp các nguồn lực, điều khiển tổ chức để thực hiện mục tiêu, định hướng thành hiện thực( mục tiêu đã được định trước của hoạt động lãnh đạo ). Ngoài quản lý con người, đối tượng của quản lý còn bao gồm tài chính, vật chất. Quản lý không chỉ xử lý quan hệ giữa người với người mà còn phải xử lý mối quan hệ tài chính và vật chất, giữa vật chất và con người, giữa con người và tài chính, các nguồn lực khác. Phạm vi mà quản lý đề cập đến rộng hơn nhiều so với lãnh đạo và chỉ huy.

+ Lãnh đạo: hoạt động điều khiển của chủ thể lãnh đạo đối với đối tượng bị lãnh đạo ở tầm vĩ mô( hoạt động lãnh đạo là hoạt động có tầm vĩ mô) . Lãnh đạo là việc đưa ra các phương châm, nguyên tắc, chính sách hoạt động, xây dựng những quyết sách lớn ở tầm vĩ mô được thực hiện trong một không gian rộng lớn bao quát và một khoảng thời gian tương đối dài. Thực hiện những công việc chung, lớn, theo đuổi hiệu quả của toàn bộ tổ chức, lực lượng. Lãnh đạo là quản lý nhưng mục tiêu xa hơn rộng hơn, khái quát cụ thể hơn, đồng thời lãnh đạo cũng là chỉ huy khi yêu cầu điều khiển là cấp bách, khẩn trương và mang tính thời điểm cụ thể. Lãnh đạo là một chức năng của quản lý, thường được gọi là chức năng lãnh đạo, còn chức năng khác của quản lý lại không phải là lãnh đạo. Ví dụ: công việc mà những người tham mưu trong tổ chức làm là công tác quản lý, nhưng không phải là công tác lãnh đạo. Quản lý ở đây chỉ hành vi quản lý, công tác lãnh đạo vừa bao gồm hành vi quản lý, vừa bao gồm hoạt động nghiệp vụ khác. Thông thường, lãnh đạo và chỉ huy chủ yếu là lãnh đạo con người, xử lý quan hệ giữa người với người, đặc biệt là quan hệ cấp trên và cấp dưới. Đây là vấn đề cốt lõi trong hoạt động quản lý.

+ Chỉ huy: Là tổ chức thực hiện làm sao để chủ trương, đường lối, kế hoạch do lãnh đạo đặt ra được áp dụng trong khi thực thi một nhiệm vụ nhất định. Đi sâu vào việc chấp hành, tổ chức thực hiện một công việc cụ thể (ở tầm vi mô). Gắn liền với hoạt động cụ thể, nhiệm vụ cấp bách khẩn trương và cần tập trung sức lực trí tuệ để thực hiện trong một thời gian nhất định (ở khoảng thời gian tương đối ngắn ). Thực hiện những công việc cụ thể, rõ ràng, tính kỷ luật chặt chẽ, thường mang đặc trưng công tác vũ trang, và trong điều kiện khó khăn yêu cầu phức tạp, thời gian gấp gáp ( ví dụ như chỉ huy bộ đội, chỉ huy công an, chỉ huy công trình đang thi công, chỉ huy phòng chống bão lụt, tìm kiếm cứu nạn....). Trong thực tế chỉ huy thường gắn với vai trò lãnh đạo trực tiếp.

Đoạn phân biệt sự giống và khác nhau này được tôi sưu tầm từ bài viết của Vi Văn Lâm: Học viên: CH17-TT-HVCSND

Vậy là chúng ta đã có: chỉ huy < quản lý < lãnh đạo. Không phải lúc nào cũng chỉ huy, hay lúc nào cũng lãnh đạo, hoặc quản lý.

Viết nhanh từ Dự án tư vấn xây dựng mô tả công việc tại Habeco - Vietez. Còn tiếp. Chúng ta sẽ gặp nhau ở một bài viết khác với những từ còn khó phân biệt hơn nữa.

Đơn vị, công ty nhà nước nào đã thực hiện và triển khai thành công cách tính lương mới theo nghị định 49 50 51 ND CP ?

Hẳn cả nhà còn nhớ trong seri các bài viết về những biến đổi ngầm trong tương lai khi nghị định 49 50 51 NĐ CP ngày càng được triển khai sâu rộng, chúng ta đã đi từ nguồn gốc tại sao lại ra đời cho đến các cuộc họp ra sao, biểu mẫu như thế nào ...Nhưng có một câu hỏi mà chúng ta chưa trả lời được đó là đơn vị nào đã thực hiện hay là vẫn đang nằm chờ hướng dẫn của nhà nước. Và tối hôm nay, sau khi mò mẫm tôi đã tìm ra được đơn vị nào đã thay đổi theo 49 50 51 này. Đó chính là: Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội (HNX).

Ngày 12/03/2014 vừa rồi, HNX chính thức ban hành “Hệ thống chi trả lương thưởng và Đánh giá hiệu suất công việc” mới đối với người lao động.

Hệ thống lương thưởng và đánh giá hiệu suất mới của HNX được xây dựng trên nền tảng các công cụ khoa học, hiện đại, phù hợp với thông lệ quốc tế hiện nay như:
- Nguyên lý chi trả lương 3P
- Phương pháp đánh giá trị công việc
- Hệ thống quản trị hiệu suất theo các chỉ tiêu hiệu suất cốt yếu (KPIs)
Và đặc biệt, hệ thống này :
- Tuân thủ tuyệt đối các quy định của Nhà nước tại Bộ luật lao động mới năm 2013, các Nghị định 49,50,51 của Chính phủ và các thông tư hướng dẫn có liên quan.
- Được nghiên cứu ứng dụng, hiệu chỉnh cho phù hợp với đặc thù của Sở nhằm đảm bảo tính ứng dụng và hiệu quả cao khi áp dụng.

Và để đạt được kết quả như trên (hệ thống quy chế được ban hành), HNX đã phải tiến hành rất nhiều việc và diễn ra trong vòng 1 năm: 6 tháng xây dựng + 6 tháng tiến hành thí điểm và chạy thử nghiệm hệ thống.

Những công việc này được gói trong 3 dự án:

1. ...
2. Xây dựng hệ thống Quản lý hiệu suất công việc (PM)
3. Xây dựng hệ thống lương, thưởng.

Với các sản phẩm đầu ra cuối cùng là: Danh mục các tài liệu liên quan đến lương và đánh giá hiệu suất công việc

Nguồn: Vietez - Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội(HNX) chính thức ban hành quy chế mới

Như vậy, dựa vào một số thông tin trên thì chúng ta có thể đánh giá: đơn vị nhà nước nào thực sự đang tìm hướng để thay đổi từ lương hệ số 205 sang lương 49 50 51 thì nên chuẩn bị sẵn ít nhất 6 tháng để tiến hành. Và nó phải triển khai qua ít nhất 2 dự án. Đây là còn có Vietez tư vấn hỗ trợ vào. Nếu tự triển khai tiến hành thì chắc không biết đến lúc nào xong.

Một vài thông tin về HNX để cả nhà cùng biết:
Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội (tên tiếng Anh là Hanoi Stock Exchange, viết tắt là HNX) tiền thân là Trung tâm Giao dịch Chứng khoán Hà Nội, được thành lập theo Quyết định số 127/1998/QĐ-TTg ngày 11/7/1998 của Thủ tướng Chính phủ, chính thức đi vào hoạt động từ năm 2005 với các hoạt động chính là tổ chức thị trường giao dịch chứng khoán niêm yết, đấu giá cổ phần và đấu thầu trái phiếu. Ngày 2/1/2009, Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định số 01/2009/QĐ-TTg chuyển đổi TTGDCK Hà Nội, thành Sở GDCK Hà Nội. Ngày 24/6/2009 Sở GDCK Hà Nội chính thức hoạt động theo hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thuộc sở hữu nhà nước với vốn điều lệ là 1.000 tỷ đồng. Sau gần 7 năm hoạt động, quy mô của Sở đã phát triển mạnh mẽ với 3 thị trường giao dịch thứ cấp trên một nền công nghệ hiện đại: cổ phiếu, thị trường trái phiếu Chính phủ và thị trường UPCoM; song song với đó Sở GDCK Hà Nội cũng tổ chức các hoạt động đấu giá cổ phần và đấu thầu trái phiếu Chính phủ.

HNX là một đầu mối của 3 thị trường, nằm trong chương trình 3 mục tiêu đã được xác định: củng cố và phát triển thị trường niêm yết; ra mắt và phát triển thị trường UPCoM; thiết lập hệ thống giao dịch trái phiếu Chính phủ chuyên biệt.

Một vài thông tin về Vietez
Công ty tư vấn Vietez tiền thân là công ty TNHH ICT4DVietnam thành lập năm 2009 bởi một đội ngũ doanh nhân, chuyên gia, giám đốc nhân sự, giảng viên có trình độ cao, được đào tạo bài bản về quản trị doanh nghiệp tại Australia, đã và đang nắm giữ các vị trí quản lý cấp cao ở các tổ chức, doanh nghiệp lớn của Việt Nam và nước ngoài với nhiều kinh nghiệm về tư vấn và triển khai các dự án Tư vấn quản lý doanh nghiệp; Tư vấn quản trị nhân sự; Tư vấn xây dựng chiến lược & phát triển tổ chức theo Balanced ScoreCard (BSC)…

Trong những năm qua, Vietez đã thực hiện nhiều dự án tư vấn quản lý bao gồm: Tư vấn xây dựng chiến lược phát triển; tư vấn tái cơ cấu; tư vấn về quản trị doanh nghiệp tổng thể; tư vấn hệ thống quản lý hiệu suất (KPIs); tư vấn hệ thống lương, thưởng, đãi ngộ; Tư vấn hệ thống đánh giá hiệu suất nhân viên, tư vấn xây dựng hệ thống Core competence; Tư vấn về chương trình sở hữu cổ phần (ESOP) của người lao động; đào tạo quản lý - nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự cho nhiều tổ chức và doanh nghiệp tại Việt nam như: UNICEF, ADB, WB, Tập Đoàn DOJI, DANIDA; Ngân hàng BIDV; CIENCO8, Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội (HNX), công ty CIRI, Ngân hàng Việt Á; Chứng khoán BSC; AGC Invest; Công nghệ Việt Á, Austdoor, …

19 bước triển khai xây dựng mô tả công việc của tư vấn nhân sự

Hôm nay tôi tính viết dài dài một chút như lại mắc bệnh lười. Thôi thì viết tạm 19 bước triển khai xây dựng mô tả công việc của tư vấn nhân sự khi triển khai một dự án xây dựng mô tả công việc vậy. Chung quy lại là các bước như sau:

Bước 0: Trao đổi thống nhất cơ cấu tổ chức, số lượng chức danh, vị trí, khối lượng công việc và thời gian. Xem xét, phân tích, đánh giá sơ lược về các mô tả công việc.

Bước 1: Thống nhất mẫu xây dựng mô tả công việc
Bước 2: Thống nhất mẫu khảo sát phân tích mô tả công việc
Bước 3: Họp trao đổi với tổ hỗ trợ triển khai, công bố quyết định thành lập tổ và dự án.
Bước 4: Tiến hành phát phiếu khảo sát phân tích công việc và khảo sát hiện trạng mô tả công việc, đọc kỹ các tài liệu quy trình.
Bước 5: Mềm hóa các dữ liệu đã có trước đó như quyết định, mô tả công việc cũ
Bước 6: Tiến hành xây dựng mô tả công việc demo

Bước 7: Ký biên bản chốt form, biểu mẫu, cấu trúc mô tả công việc
Bước 8: Hoàn thiện mô tả công việc version 1
Bước 9: Gửi cho đối tác xem lại mô tả công việc và tiến hành phỏng vấn trao đổi cụ thể về từng mô tả.
Bước 10: Hoàn thiện lại mô tả công việc version 2 theo những chỉnh sửa và thực tế của phỏng vấn
Bước 11: Gửi đối tác bản mô tả công việc đã được sửa version 2 cho các trưởng bộ phận lấy ý kiến.
Bước 12: Gặp trưởng bộ phận chốt lại mô tả công việc version 3

Bước 13: Sửa mô tả công việc theo ý kiến trưởng bộ phận
Bước 14: Lấy chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận vào mô tả công việc version 3
Bước 15: Gửi mô tả công việc cho phòng Nhân sự để xem lại
Bước 16: Sửa lại mô tả công việc thành version 4 theo những đóng góp ý kiến của phòng nhân sự (biên bản có đóng dấu và chữ ký).
Bước 17. Hoàn thiện mô tả công việc version 4 và tiến hành lấy chữ ký xác nhận của phòng nhân sự và trưởng bộ phận.
Bước 18: Ký biên bản bàn giao và nghiệm thu sản phẩm, công bố quyết định sử dụng mô tả công việc mới.

Trong quá trình thực hiện những bước xây dựng mô tả công việc trên chúng ta sẽ phát sinh một loạt các điều chỉnh. Phát sinh như thế nào? Điều chỉnh ra sao thì tương lai tôi sẽ có một bài viết riêng. :) Cả nhà thích bài viết nào trong các bài viết dưới đây ?

- Kinh nghiệm hướng dẫn, cách xây dựng mô tả công việc
- Nhật ký chia sẻ kinh nghiệm, hướng dẫn cách xây dựng mô tả công việc
- Các loại mẫu mô tả công việc
- Các kiểu viết mô tả công việc
- Các cách viết mô tả công việc
- Sự không thống nhất giữa Tiêu chuẩn chức danh, khung năng lực, tiêu chuẩn vị trí hay là yêu cầu vị trí ?
- Có bao nhiêu quyền trong mô tả công việc
- Có nên bỏ nghĩa vụ trong bản mô tả công việc
- Sự không thống nhất giữa Mục đích công việc, mục tiêu công việc hay là chức năng của vị trí ?
- Khi nào nên viết lại mô tả công việc?
- Khi nào nên viết thêm mô tả công việc
- Sự không thống nhất giữa Trách nhiệm và nhiệm vụ phải làm hay chức năng và nhiệm vụ
- Sự không thống nhất giữa Kết quả đầu ra hay Tiêu chuẩn đánh giá
- Sự không thống nhất giữa Quyền hạn và trách nhiệm hay quyền hạn hay quyền hạn và nghĩa vụ

Bài nào được nhiều comment nhất tôi sẽ viết bài chia sẻ kinh nghiểm về chủ đề đó :)

Danh mục các tài liệu liên quan đến lương và đánh giá hiệu suất công việc

Đố anh chị em và cả nhà biết để xây dựng được bộ tài liệu này thì mất bao lâu và bao tiền ?

1. Bộ tiêu chuẩn chức danh công việc hoàn thiện (chi tiết hóa các vị trí chức danh) trên cơ sở bộ chức danh công việc có sẵn.

2. Bộ hệ thống lương, thưởng:
- Bộ tiêu chí đánh giá giá trị công việc và các biểu mẫu đi kèm.
- Hệ thống khung bảng lương vị trí
- Quy chế trả lương và các biểu mẫu đi kèm (trong quy chế lương bao gồm cả phương án hoạch định quỹ lương thưởng và cơ cấu lương thưởng)
- Hướng dẫn chuyển xếp lương.

3. Bộ hệ thống Quản lý hiệu suất công việc (PM):
- Thư viện chỉ tiêu hiệu suất công việc cốt yếu (KPIs)
- Sổ tay hướng dẫn quản lý kết quản công việc
- Quy trình đánh giá hiệu suất công việc
- Quy chế quản lý hiệu suất công việc
- Các hệ thống biểu mẫu đánh giá hiệu suất công việc đi kèm.

Ai nói trúng sẽ có thưởng :)

PDCA trong viết mô tả công việc

Mấy hôm nay ngồi làm mô tả công việc cho một dự án tư vấn thấy cái này hay hay. Thường thì viết mô tả công việc nó cũng có quy tắc. Viết thế nào cho đúng cho hiệu quả là cả một vấn đề. Và đây là 1 số nguyên tắc:

Tổ chức các chức năng nhiệm vụ theo các nguyên tắc với thứ tự ưu tiên như sau:
+ Quy trình PDCA: Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động ( như vậy các chức năng lập kế hoạch viết trước, các chức năng mang tính kiểm tra viết sau...)
+ Viết theo quy trình của các công việc hoặc theo thứ tự từ dễ đến khó
+ Có thể viết theo tần suất thực hiện của công việc

Đây không phải làm sản phẩm của mình nhé. Chỉ là mượn trên google đưa về cho bài viết nó có hình ảnh thôi.

Vậy PDCA là gì ? Đây là câu trả lời:

"Công cụ PDCA hay còn được gọi là vòng lặp PDCA. PDCA được tạo thành từ các chữ cái đầu của các từ PLAN - Lập kế hoạch, DO – Triển khai thực hiện, CHECK - Kiểm tra, ACT – Hành động khắc phục, phòng ngừa.

Từ các từ tạo nên PDCA đã cho thấy một chu trình thực hiện công việc từ đầu đến cuối, đầu tiên một công việc phải được lập kế hoạch cụ thể, hoạch định những việc cần làm. Sau đó thực hiện công việc theo kế hoạch, hoạch định đã được lập. Tiếp theo là kiểm tra lại những việc đã làm xem có điểm nào sai sót, không phù hợp không. Cuối cùng là hành động khắc phục, phòng ngừa các điểm sai sót và không phù hợp. Chu trình này được lặp đi lặp lại đối với mỗi công việc tại mỗi vị trí của mỗi người. Nếu chu trình được thực hiện đúng và thường xuyên sẽ đem lại hiệu quả trong hoạt động và tránh được các sai sót, thiệt hại có thể xảy ra."

Như thế, nếu tuân theo nguyên tắc này thì:
I. Cấp trưởng phòng hay có cấu trúc nhiệm vụ như sau:
1. Quản lý, điều hành hoạt động của Phòng
a) Công tác thiết lập mục tiêu, kế hoạch.
- Các công việc con
b) Công tác tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Phòng.
- Các công việc con
c) Công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá.
- Các công việc con
d) Công tác nghiên cứu cải tiến sản xuất và khắc phục, phòng ngừa các sản phẩm không phù hợp.
- Các công việc con
2. Báo cáo công việc với Ban lãnh đạo Công ty.
- Các công việc con
3. Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty và các bộ phận khác về lĩnh vực chuyên môn của Phòng.
- Các công việc con
4. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo các văn bản quy định của Công ty (còn hiệu lực) quy định về chức năng, nhiệm vụ của Trưởng Phòng và các công việc khác do Ban lãnh đạo Công ty giao.

II. Cấp phó phòng thì hay có cấu trúc:
1. Giúp trưởng phòng quản lý, điều hành hoạt động của Phòng Quản lý chất lượng
a) Công tác thiết lập mục tiêu, kế hoạch.
- Các công việc con
b) Công tác tổ chức thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch, mục tiêu của Phòng trong phạm vi được giao phụ trách.
- Các công việc con
c) Công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của Phòng theo chỉ đạo của Trưởng Phòng.
- Các công việc con
d) Công tác khắc phục, phòng ngừa các vấn đề không phù hợp.
- Các công việc con
2. Báo cáo công việc với người quản lý trực tiếp.
- Các công việc con
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo các văn bản quy định của Công ty (còn hiệu lực) quy định về chức năng, nhiệm vụ của Phó Phòng.

III. Nhân viên thì như thế này:
1. Lập kế hoạch và thực hiện các công việc được giao.
a) Công tác lập kế hoạch công việc của cá nhân.
- Các công việc con
b) Công tác thực hiện công việc được giao
- Các công việc con
c) Công tác kiểm tra, soát xét các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ được giao.
- Các công việc con
d) Công tác cải tiến, khắc phục, phòng ngừa các vấn đề không phù hợp.
- Các công việc con
2. Báo cáo công việc với người quản lý trực tiếp.
- Các công việc con
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do người quản lý trực tiếp phân công.

Vậy đó, viết như thế này có vẻ như dễ hiểu và được nhiều người khen. Và có vẻ như phù hợp với các tổ chức có ISO. Các bạn định viết mô tả thử tham khảo form viết ở trên xem sao nhé.