Hà Nội, qua Tết trời tự dưng rét đậm. Cái lạnh của thời tiết gần 10 độ thật đặc biệt. Nó cho ta cái cảm giác bản thân không lạnh nhưng... đột ngột, một lúc sau người ngây ngây ốm vì lạnh. Trời Hà Nội thật đỏng đảnh. Đang ngồi nhâm nhi chén trà nóng và thưởng thức "rét ngọt", tôi nhận được câu hỏi hay: "Mình đang xây dựng KPI nên mua mua tài liệu ạ. Hồi trước mình có mua bộ tài liệu của anh Cường, lúc đó là có 49 bộ. Nay mình đang xây dựng KPI và muốn có định nghĩa đầy đủ về hoạt động cải tiến/improvement và tiết kiệm chi phí/saving cost, anh Cường có định nghĩa chi tiết về 2 mục này báo mình biết với nhé. Mình cần tài liệu này vì có trường hợp khi tính KPI cải tiến thì các bộ phận tính như này: ví dụ thêm 1 cột trong dữ liệu excel cũng tính là 1 sáng kiến và họ nói rằng cty không có định nghĩa đầy đủ nên họ tính như vậy là đúng. Hoặc là cùng 1 sáng kiến nhưng có tới 3 bộ phận cùng tính vào KPI ai của họ. Nên mình cần có 1 định nghĩa đầy đủ về cải tiến". Đây là câu hỏi của chị bạn đã ủng hộ tôi thư viện tài liệu iCPO từ rất lâu (2014), trước đó thì đã quen từ 2012. Thật tuyệt vời bạn càng cũ càng quý.

Khi đọc câu hỏi, tôi thấy đây là tình huống hay xảy ra khi làm KPI. Tình huống liên quan đến việc không thống nhất được định nghĩa, cách đo với các bên. Do đây là việc thống nhất định nghĩa và cách tính trong kpi, cho nên không cần phải có một định nghĩa lý thuyết, mà chỉ cần có thống nhất với nhau là được. Khi xây dựng hệ thống KPI, tôi thường thống nhất: Cải tiến được tính vào kpi là 1 file đề xuất theo mẫu có đủ nội dung và đã duyệt bởi Ban cải tiến.

Lan man hơi xa mất rồi, tôi quay trở lại với chủ đề: KPI sáng tạo cải tiến đối mới trong công việc và nghiên cứu phát triển sản phẩm là gì?

Để ra được KPI, nhất là KPI sáng tạo, cải tiến, đổi mới, chúng ta cần phải biết được:
- Đổi mới, sáng tạo, cải tiến là gì?
- Tiêu chuẩn của sáng tạo và cải tiến tốt như nào?
Biết được 2 điều trên cũng chính là đi qua 2 bước làm KPI: Nhìn công việc của một vị trí. Sau đó trả lời câu hỏi: Làm thế nào để đo được hiệu suất - tức: Khối lượng, chất lượng, tiến độ hoàn thành công việc đó? Hoặc câu hỏi: Với đầu việc này, như thế nào được gọi là tốt/hoàn thành/đúng giờ/ đúng hạn?

1. Đổi mới, sáng tạo, cải tiến là gì?

Như chúng ta biết, ở bất kỳ bộ phận nào cũng có thể diễn ra hoạt động đổi mới, sáng tạo, cải: Bán hàng, Sản xuất, R&D, Nhân sự, IT, Kế toán… Thông qua đó, hiệu quả hoạt động của tổ chức tốt hơn, thời gian xử lý giao dịch tăng lên, chất lượng dịch vụ tốt lên, các bài toán bị trì hoãn được giải quyết từng phần hoặc hoàn thiện. Tuy nhiên 3 thuật ngữ này có chút khác biệt:

- Sáng tạo là đưa ra những cái mới (ý tưởng, giải pháp, câu hỏi, sản phẩm, dịch vụ…).
- Đổi mới là biến cái cũ thành cái mới.
- Cải tiến là sửa đổi cái gì đó cho tiến bộ hơn. Cải tiến có thể hiểu là đổi mới theo nghĩa tích cực.

Lợi ích của đổi mới, sáng tạo, cải tiến: Sự sáng tạo có thể ứng dụng trong mọi ngóc ngách của cuộc sống, từ trong việc tìm ra phương pháp học hành hiệu quả của sinh viên cho đến phương pháp làm việc hiệu quả của người đi làm hay nghĩ ra những ý tưởng đột phá để kinh doanh. Cụ thể hơn, có đổi mới, sáng tạo, cải tiến:

+ Ban lãnh đạo có chiến lược kinh doanh mới.
+ Bán hàng có:
- Chính sách bán hàng mới giúp tăng thêm xx % lượng khách hàng, xx% giá trị hợp đồng.
- Giải pháp mới tiếp cận khách hàng VIP khó tính, chốt deal thành công
+ Marketing có thêm data khách hàng mới.
+ Vận hành - Sản xuất – Phát triển sản phẩm:
- Cắt giảm được nhân công
- Có số lượng sản phẩm, dịch vụ mới có tỷ suất lợi nhuận cao, đem lại doanh thu lớn.
- Có phương án thi công mới giúp tiết kiệm chi phí
- Có phương pháp bố trí dây chuyền sản xuất mới giúp tăng năng suất
+ Nhân sự có:
- Phương án tuyển dụng nhân sự mới tiết kiệm chi phí tuyển dụng
- Phương pháp đào tạo mới được áp dụng hiệu quả
- Phương pháp mới giúp lan tỏa văn hóa đổi mới sáng tạo, cải tiến chất lượng trong công ty
+ Kế toán có phương thức thanh toán mới tiết giảm thời gian giao dịch với khách hàng.

2. Tiêu chuẩn của sáng tạo và cải tiến tốt.

Thông thường một ý tưởng sáng tạo, đổi mới hay cải tiến cần có TÍNH MỚI, TÍNH HỮU DỤNG, TÍNH KHẢ THI.
- Tính mới là chưa từng có.
- Tính hữu dụng là đáp ứng được nhu cầu, giúp ích được điều gì đó.
- Tính khả thi là có thể áp dụng được vào thực tế.

Từ đó, chúng ta có một số KPI chủ chốt của Đổi Mới – Sáng Tạo - Cải tiến bao gồm:
A. TÍNH MỚI:
- Số lượng các bộ phận/phòng ban có đổi mới sáng tạo
- Số lượng các ý tưởng mới hoặc đề xuất cải tiến có được
- Số lượng sản phẩm mới
- Tỷ lệ số lượng ý tưởng mới/Nhân viên
- Số lượng bằng phát minh được cấp

B. TÍNH HỮU DỤNG
- Tỷ lệ doanh thu tăng thêm/chi phí thực hiện ý tưởng
- Tổng doanh thu có được từ sản phẩm dịch vụ mới
- Tỷ lệ doanh thu từ sản phẩm-dịch vụ mới/ Tổng doanh thu
- Mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm mới
- Tổng chi phí tiết kiệm được do cải tiến
- Sản lượng hoặc công suất tăng thêm do cải tiến

C. TÍNH KHẢ THI
- Số lượng đề xuất được duyệt triển khai
- Tỷ lệ ý tưởng được duyệt triển khai/ tổng số ý tưởng hoặc đề xuất
- Tỷ lệ số lượng ý tưởng mới được triển khai thành dự án/có nguồn kinh phí thực hiện
- Tổng ngân sách dành cho R&D
- Tỷ lệ chi phí sản xuất thực tế/ chi phí sản xuất trong phòng thí nghiệm
- Dung sai tối đa trong sản xuất thực tế

Lưu ý đây là những KPI kết quả (KPI lag). Nếu ta liệt kê các công việc nghiên cứu phát triển sản phẩm R&D rồi sau đó tìm ra các thước đo chất lượng, số lượng, tiến độ thì sẽ còn có nhiều thước đo nữa. Những thước đo này tôi sẽ viết tiếp ở bài sau liên quan đến cách xây dựng KPI cho phòng R&D nghiên cứu phát triển sản phẩm.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QT hiệu suất BSCvsKPI