Thang bảng lương là một trong những yếu tố cốt lõi ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và sự ổn định của doanh nghiệp. Đặc biệt đối với doanh nghiệp nhỏ, việc xây dựng một hệ thống thang bảng lương hợp lý càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nhỏ nào cũng biết cách xây dựng một thang bảng lương hiệu quả. Trong bài viết này, cùng Blognhansu tìm hiểu cách xây dựng thang bảng lương trong doanh nghiệp nhỏ nhé.

Quy định về xây dựng thang bảng lương

Căn cứ theo Điều 93 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 quy định như sau:

“Điều 93. Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động

- Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

- Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

- Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

- Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.”

Do đó, khi tiến hành xây dựng thang bảng lương thì doanh nghiệp cần:

• Doanh nghiệp tự xây dựng thang bảng lương.
• Công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
• Nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
• Không phải nộp cho Phòng LĐTBXH mà chỉ cần xây dựng và lưu lại tại Doanh nghiệp để khi nào cơ quan Nhà nước yêu cầu thì giải trình.

Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương

Việc xây dựng một thang bảng lương hợp lý là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp nhỏ thu hút, giữ chân nhân tài và đảm bảo hoạt động hiệu quả. Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản cần lưu ý khi xây dựng thang bảng lương:

Tính công bằng: Đảm bảo rằng các mức lương phản ánh đúng giá trị công việc và trách nhiệm của từng vị trí. Đồng thời, đảm bảo tính công bằng giữa các vị trí trong cùng một nhóm chức danh và giữa các nhóm chức danh khác nhau.

Dựa trên đánh giá công việc: Xác định và đánh giá mức độ quan trọng, khó khăn và trách nhiệm của các vị trí công việc. Điều này giúp định lượng giá trị công việc và từ đó xác định mức lương hợp lý.

Tham khảo thị trường: Nghiên cứu mức lương thị trường cho các vị trí tương tự trong ngành và khu vực để đảm bảo rằng mức lương của tổ chức cạnh tranh và thu hút được nhân tài.

Linh hoạt: Thang bảng lương cần phải có sự linh hoạt để có thể điều chỉnh khi có sự thay đổi về điều kiện kinh tế, chiến lược kinh doanh, hoặc các yếu tố bên ngoài khác.

Sự minh bạch: Thông tin về thang bảng lương cần được truyền đạt rõ ràng cho tất cả các nhân viên để họ hiểu được cách thức xác định mức lương và cơ hội phát triển nghề nghiệp của mình.

Khả năng phát triển: Thiết lập các cấp độ và bậc lương để tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp và tăng trưởng lương cho nhân viên theo thời gian, dựa trên hiệu suất công việc và thâm niên.

Đánh giá hiệu suất: Kết hợp việc đánh giá hiệu suất công việc vào việc điều chỉnh lương. Nhân viên có hiệu suất tốt có thể được xem xét tăng lương hoặc thưởng.

Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo rằng mức lương tuân thủ các quy định của pháp luật về tiền lương và các quyền lợi khác theo quy định của quốc gia hoặc địa phương.

Cách xây dựng thang bảng lương đối với doanh nghiệp nhỏ

Để xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp cần tham khảo Điều 90 và 91 của Bộ luật lao động số 45/2019/QH14. Cụ thể:

“- Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

- Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu.

- Mức lương tối thiểu là mức lương thấp nhất được trả cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường nhằm đảm bảo mức sống tối thiểu của người lao động và gia đình họ, phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội.”

1. Xác định sơ đồ tổ chức

Việc đầu tiên trong quá trình xây dựng thang bảng lương là xác định sơ đồ tổ chức. Việc xác định sơ đồ này không phải dễ nhưng cũng không khó. Vì sơ đồ tổ chức chính là một công cụ để giúp tổ chức thực thi chiến lược.

Để hoàn thiện sơ đồ tổ chức cơ bản, bạn cần phải biết:

- Quy trình (lưu đồ) tổng thể công việc theo dòng chảy công việc (khách hàng, sản xuất/dịch, tài chính, nhân sự, …)

- Từ quy trình tổng thể hình thành ma trận chức năng - bảng excel phân bổ công việc do bộ phận nào chịu trách nhiệm chính tham gia, hỗ trợ.

2. Xác định chi tiết các vị trí của từng bộ phận trong tổ chức

Đơn giản là bạn xác định số lượng và tên các vị trí. Tổng quan là các vị trí được liệt kê ra làm gì và chịu trách nhiệm công việc gì. Việc này dùng để xem “trọng lượng” của các vị trí ra sao và đánh giá xem bạn nhân sự nắm được công việc trong tổ chức đến đâu.

3. Xác định định mức chi phí cho các bộ phận là bao nhiêu %/tổng doanh thu dự kiến

Con số định mức chi phí này chính là nhân tố quan trọng phục vụ cho việc xây dựng thang bảng lương. Nếu không có định mức chi phí, xây dựng bảng lương vẫn được nhưng sẽ không có cơ sở để tính thử thang bảng lương và các chính sách lương có hợp lý hay không.

4. Xây dựng thang bảng lương và chính sách chi trả, tăng, giảm lương thưởng

Công việc này là xây dựng thang bảng lương (CEO, nhân sự, tư vấn, …) đi từng phòng một. Cách thức này giúp lãnh đạo không bỏ lỡ bất kỳ phòng ban nào trong quá trình thực hiện, tạo sự liên kết, công bằng giữa các phòng ban, bộ phận.

Bước 1: Cung cấp số liệu

Thông thường, trong quá trình bàn bạc xây dựng thang bảng lương thì bộ phận nhân sự sẽ chiếu bảng lương lên màn hình để mọi người cùng xem. Tuy nhiên, nếu không thể chiếu được, bạn có thể cung cấp vài con số trung bình. Đây là những con số dùng để làm căn cứ tiến hành xây dựng.

Bước 2: Đề xuất phương án trả lương theo hình thức 3P

Là một phương pháp trả lương hàng đầu thế giới, lương 3P được khuyên dùng trong nhiều doanh nghiệp. Trong đó, hệ thống 3P được tính toán như sau:

Tổng thu nhập = P1 + P2 + P3

• Lương P1: lương cơ bản và điều chỉnh tương ứng với vị trí có mức lương cơ bản thấp nhất
• Lương P2: lương năng lực
• Lương P3 (thưởng): phần nhận được khi hoàn thành KPI

Bước 3: Sử dụng Excel vẽ ra ma trận

Trong sheet sẽ có các cột như STT, bậc, lương P1, lương P2, thưởng P3 full, thưởng tháng, thưởng quý, thưởng 6 tháng, phúc lợi (phúc lợi + phụ cấp) và quy đổi bậc ra năm kinh nghiệm.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về hệ thống lương 3P thì có thể tham khảo Bộ tài liệu về lương 3P cùng khóa học Kỹ thuật xây dựng và triển khai hệ thống lương 3P của chuyên gia/Th.s Nguyễn Hùng Cường.

Lời kết

Xây dựng thang bảng lương là một quá trình quan trọng đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng. Để có một hệ thống lương thưởng hiệu quả, doanh nghiệp nhỏ cần đảm bảo tính công bằng, minh bạch, cạnh tranh và liên kết chặt chẽ với hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, việc xây dựng thang bảng lương cần dựa trên các yếu tố như vị trí công việc, trình độ, kinh nghiệm và khả năng của nhân viên. Một thang bảng lương hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài, tăng cường động lực làm việc và góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.