KPI là một công cụ quản trị hiệu suất hàng đầu hiện nay. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng ứng dụng KPI thành công. Bởi KPI là một công cụ quản lý đòi hỏi một số điều kiện để có thể triển khai. Tròng bài viết này là những nguyên nhân thất bại trong triển khai hệ thống chỉ số KPI giúp doanh nghiệp tránh sai lầm. Cùng Blognhansu tìm hiểu nhé!
Tổng quan về chỉ số KPI
1. Chỉ số KPI là gì?
Khi nói về chỉ số KPI, trong giới Quản trị nhân sự, đang tồn tại 3 kiểu định nghĩa.
- Định nghĩa 1: “KPI là một công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc theo thời gian cho một mục tiêu cụ thể”
- Định nghĩa 2: “KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc quan trọng”
- Định nghĩa 3: “KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả cốt yếu”
Nhìn chung, KPI (Key Performance Indicators) là chỉ số đo lường hiệu suất, hiệu quả công việc. KPI là các chỉ tiêu sử dụng để đo lường định lượng mức độ thực hiện các mục tiêu trọng yếu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, KPI được xác định theo phương pháp Thẻ điểm cân bằng (BSC).
2. Vai trò của KPI
# KPI quản trị theo mục tiêu
Một số doanh nghiệp khi đặt ra các mục tiêu phát triển dài hạn, thường khá lúng túng trong việc tập trung vào hoạt động nào để tạo sự khác biệt, ưu tiên đầu tư các nguồn lực gì để nâng cao năng lực cạnh tranh.
Hay những kế hoạch hành động đôi khi xa rời với mục tiêu, các bộ phận luôn thực hiện rất chăm chỉ song không thực sự hiệu quả và không đúng hướng mục tiêu. Điều này tiêu tốn nhiều nguồn lực về tài chính, con người và thời gian.
Hệ thống chỉ số KPI là công cụ giúp CEO điều hành hoạt động của doanh nghiệp theo đúng hướng với ưu tiên trong từng giai đoạn. KPI định hướng toàn bộ hoạt động của tổ chức, bộ phận và cá nhân theo các mục tiêu thông qua xác định và xem xét đến các chỉ tiêu quan trọng ảnh hưởng đến mục tiêu chiến lược.
Hiểu đơn giản, KPI giúp các nhà điều hành nhìn thấy toàn cảnh về mức độ hoàn thành của mục tiêu dài hạn theo từng thời kỳ. Từ đó đánh giá được hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận và cá nhân.
# KPI hướng chiến lược trong doanh nghiệp
Chỉ số KPI là một hệ thống hỗ trợ nhà điều hành đưa tổ chức đáp ứng mục tiêu theo hướng chiến lược đặt ra. Doanh nghiệp đánh giá những vấn đề trọng tâm tác động tới phát triển bền vững. Và dưới góc nhìn tổng thể không chỉ góc độ các chỉ tiêu tài chính mà còn là các chỉ tiêu phi tài chính.
# KPI bám sát cơ cấu tổ chức/phù hợp với chức năng
Việc phân bổ các chỉ số KPI cần bán sát theo cơ cấu tổ chức và phù hợp với chức năng của các bộ phận. Các chỉ tiêu được phân bổ từ Công ty xuống bộ phận và đến các vị trí cá nhân, đảm bảo tính đồng nhất trong phân giao chỉ tiêu.
Phòng ban, bộ phận nào có chức năng gì và ảnh hưởng đến chỉ tiêu nào thì mới được phân bổ chỉ tiêu đó. Dưới góc độ của nhà điều hành, KPI có thể đánh giá hiệu quả theo trách nhiệm của từng bộ phận.
7 vấn đề “nan giải” khi triển khai hệ thống chỉ số KPI
1. Lãnh đạo cấp cao không chú trọng/không tham gia xây dựng KPI
Trong nhiều doanh nghiệp, lãnh đạo cấp cao không tham gia quá trình xây dựng KPI. Đây là một sai lầm đáng tiếc vì KPI trước kia là công cụ triển khai chiến lược hoặc ý chí của nhà lãnh đạo. Lãnh đạo cấp cao không tham gia buộc doanh nghiệp phải thiết kế KPI theo hướng từ dưới lên trên. Điều này trái ngược với nguyên tắc “thác đổ” (từ trên xuống).
2. Thiết kế sai phương pháp
Thiết kế chỉ số KPI không bắt đầu từ chiến lược hoặc khi định hướng chiến lược không rõ ràng, không có cơ cấu tổ chức chuẩn chỉnh là sai lầm. Không có hai căn cứ này, KPI có thể trở nên lãng phí hoặc không thể thực thi được.
3. Tham lam khi thiết kế KPI
Một doanh nghiệp có nền tảng dữ liệu tốt đôi khi quá tham lam khi thiết kế KPI - tạo nên nhiều chỉ tiêu. Điều này khiến các chỉ số KPI mất đi tính trọng yếu, dẫn tới tình trạng mất đi định hướng của trọng tâm chiến lược từng giai đoạn.
Quá nhiều chỉ tiêu cũng khiến cho hoạt động theo dõi, đo đếm trở nên phức tạp và gây lãng phí nguồn lực. Nỗ lực bỏ ra để thu thập và cập nhật dữ liệu quá lớn so với lợi ích mà chỉ tiêu mang lại. Tuy nhiên, sai lầm này có thể sửa chữa nếu doanh nghiệp nhận ra sự phức tạp trong việc theo dõi giám sát.
4. Thiếu dữ liệu, dữ liệu quá khứ
Khi bắt đầu đặt các chỉ số kế hoạch, điều kiện quan trọng nhất là phải có dữ liệu quá khứ để tham khảo. Nhưng không phải chỉ tiêu nào cũng có sẵn dữ liệu quá khứ. Điều này được hiểu là thiếu căn cứ để đặt các chỉ số kế hoạch, làm cho con số này nhiều khi không thực tế (quá thấp hoặc quá cao).
Do vậy, trong nhiều trường hợp, người ta phải đặt một con số giả định và đến khi có số liệu thực tế rồi mới sử dụng làm căn cứ đặt chỉ số kế hoạch cho kỳ sau. Đó cũng là lý do triển khai hệ thống chỉ số KPI thường mất 2 - 3 năm mới có kết quả tốt.
5. Truyền thông chưa đầy đủ
Truyền thông không đầy đủ là một trong những nguyên nhân khiến việc triển khai nhiều công cụ quản lý chưa hiệu quả. Thiếu hoạt động truyền thông khiến nhân viên chỉ thấy khối lượng công việc tăng lên, mất công theo dõi, báo cáo nhưng lại không hiểu rõ lợi ích của công cụ này. Vì vậy, truyền thông phải được thực hiện xuyên suốt trong toàn bộ quá trình thiết kế và áp dụng chỉ số KPI.
6. Không có hệ thống theo dõi phù hợp
Chưa có hệ thống theo dõi phù hợp là vấn đề ít khi được đặt ra khi thiết kế KPI nhưng đến khi KPI đã đi vào triển khai, vấn đề này mới bộc lộ. Việc sử dụng một hệ thống theo dõi thủ công, do người nhập liệu vào từ nhiều công đoạn và báo cáo trên excel khiến cho nỗ lực theo dõi KPI trở nên tốn kém. Nếu sử dụng phương pháp thủ công, doanh nghiệp rất khó để ứng dụng KPI trong dài hạn.
7. Không gắn KPI với đãi ngộ
Dưới góc độ nhân sự, KPI là hệ thống đánh giá kết quả. Vậy nên, nếu không gắn với đãi ngộ (thưởng, phạt, …) nhân viên sẽ nhanh chóng nhận ra là việc đạt hay không đạt KPI không ảnh hưởng gì tới họ. Động lực theo đuổi chỉ số KPI từ đó cũng mất đi.
Lời kết,
Trên đây là 7 vấn đề trong triển khai hệ thống chỉ số KPI mà doanh nghiệp cần lưu ý. Hãy thật thận trọng và chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành áp dụng KPI nhé!
