Nếu bạn có nhân viên và phải quản lý họ. Chuỗi công việc quản lý sẽ theo PDCA (Plan - lập kế hoạch, Do - triển khai thực hiện, C - kiểm tra giám sát, A - chỉnh sửa). Nhìn chi tiết hơn, đầu việc "triển khai thực hiện" bao gồm nhiều công việc nhỏ hơn: Lựa chọn người, giao việc, đào tạo chuyên môn, thúc đẩy hoàn thành công việc (tạo động lực). Như vậy, một trong những công việc cần làm của quản lý là Quản trị nhân sự. "Dụng nhân" thật không đơn giản. Ví dụ sự khó khăn trong "dụng nhân" như làm thế nào để có thể tạo động lực làm việc cho nhân viên mà lại tối ưu với nguồn lực của tổ chức?

Thông thường, nếu không có kiến thức hay nghiên cứu nào, các quản lý hay sử dụng cách có từ lâu đời là "Tạo động lực làm việc theo thuyết cây gậy và củ cà rốt trên nền 5 bậc nhu cầu của Maslow".

Động lực là những điều bên trong tâm trí, xuất phát từ nhu cầu, tác động đến hành vi của con người. Họ sẽ hành động khi sợ phải mất hoặc thích thú được cái gì đó.

Tôi vẫn nhớ đã từng đọc một câu trong quyển sách của Hàn Phi Tử khi bàn về pháp trị như sau: Khi cái lợi không đủ để dụ người thì cần phải dùng cái hại để dọa người. Người lại, hại không dọa được thì cần phải lấy lợi ra dụ. Tư tưởng về pháp trị đã ra đời từ ngàn năm trước. Nền tảng quan điểm của pháp trị chính là con người sinh ra vốn tính ác. Tôi đồ rằng nếu bạn đang dùng cây gậy và củ cà rốt khi tạo động lực cho nhân viên, khả năng cao bạn đang theo quan điểm "nhân chi sơ tính bản ác".

5 bậc nhu cầu của Maslow bao gồm: Cơ bản, an toàn, gia nhập, tôn trọng, khẳng định. Tùy vào điều kiện hoàn cảnh, ai cũng có mức chuẩn riêng cho từng bậc. Điều kiện thay đổi thì chuẩn sẽ thay đổi theo. Ví dụ như người bình thường 1 bữa cơm cần có 3 món. Khi cuộc sống khấm khá hơn, bữa cơm của họ sẽ lên chuẩn là 5 món. Ngược lại nếu hoàn cảnh sống bị eo hẹp hơn, có thể bữa cơm chỉa cần 1 món là đủ với họ.

1. Tạo động lực bằng cây gậy

Từ cái chuẩn đó, chúng ta tạo động lực bằng cách nếu không làm thì sẽ bị mất (giảm đi hoặc hình phạt) để người ta cẩm thấy thiếu thốn. Từ đó, họ có hành vi (hành động) thỏa mãn lại cái chuẩn của họ phù hợp bối cảnh. Nếu thay vì hành động, họ hạ chuẩn của bản thân xuống thì để tạo động lực, người quản lý lại tiếp tục sử dụng cây gậy (giảm bớt nếu không hành động).

Ví dụ cách tạo động lực bằng cây gậy: Trả lương thật cao để tạo chuẩn cao cho nhân viên. Sau đó áp dụng KPI và các quy định nếu không hoàn thành thì sẽ bị phạt, giảm lương. Như vậy nhân viên sẽ phải liên tục cố gắng để giữ chuẩn nhu cầu.

2. Tạo động lực bằng củ cà rốt

Cũng tương tự như trên, nếu cây gậy (hình phạt) đã tới giới hạn và nhân viên cũng hạ chuẩn nhu cầu của mình tới mức thấp nhất (cây gậy sẽ không còn tạo được động lực nữa) thì cần dùng củ cà rốt. Quản lý đưa ra những phần thưởng, khuyến khích (theo 5 bậc nhu cầu) để nhân viên có hành vi (hành động) đúng theo mình mong muốn. Khi nhân viên đạt được củ cà rốt, về lâu dài họ sẽ nâng chuẩn của mình lên. Lúc này các phần thưởng cũ có thể sẽ không còn tác dụng tạo động lực và cần có phân thưởng mới cao hơn.

Khi sử dụng củ cà rốt để tạo động lực một cách thường xuyên, điều kiện đạt được củ cà rốt khá dễ dàng trở xuống, về lâu dài, khi nhân viên nâng chuẩn, đây là lúc hiệu ứng tâm lý "viên kẹo" được thiết lập. Con người sẽ cho rằng đây là điều đương nhiên họ được hưởng. Nếu không đáp ứng, họ sẽ phản ứng và đưa ra hành vi tiêu cực.

Ví dụ cách tạo động lực bằng củ cà rốt: Trả lương ngang bằng với trung bình thị trường để tạo chuẩn bình thường. Sau đó có thêm các phần thưởng và áp dụng KPI và quy định. Nếu hoàn thành KPI và quy định thì được thưởng thêm. Như vậy nhân viên sẽ cố gắng để có thể thiết lập chuẩn nhu cầu mới.

Chốt lại tạo động lực theo hướng cây gậy và củ cà rốt là một hoạt động nghệ thuật. Giống như các cụ đã khuyên: "Mềm nắn, rắn buông".

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản.