Năm 2018, tôi đã bỏ thời gian ra làm một cái ma trận mối quan hệ giữa: Vòng đời nhân viên và các thuyết tạo động lực và các chức năng của quản trị nhân sự. Sau đó tôi mang đi tặng cộng đồng. Chi tiết cả nhà xem bài viết: Ma trận kiến thức Quản trị: Chức năng vs Vòng đời nhân viên vs Thuyết tạo động lực.

Bảng ma trận này tôi cũng đã đưa vào làm một trong những nội dung chia sẻ của buổi đầu tiên dự án đào tạo cộng đồng phi lợi nhuận Giải Mã nhân sự. Dự án này giống kiểu bình dân học vụ chia sẻ cho cộng đồng biết về QTNS. Cụ thể về nội dung buổi đầu tiên như sau:
- Các vấn đề về Quản trị nhân sự và cách giải quyết hết các vấn đề đó.
- Hiểu về văn hóa doanh nghiệp để đưa ra cách giải quyết bài toán Nhân sự phù hợp.
- Cách giải quyết vấn đề QTNS một cách cụ thể:
+ Xây dựng Hệ thống QTNS phù hợp nguyên tắc: Đáp ứng luật, linh hoạt và tuân theo thuyết tạo động lực (2 yếu tố, công bằng).
+ Tác nghiệp các công việc QTNS tốt theo vòng đời nhân viên: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải.

Bạn có muốn biết nghe và xem buổi đó diễn ra thế nào không? Hãy vào học tại đây nhé: Khóa học Giải mã Nhân sự - QTNS tổng thể - K18. Bạn click vào link rồi kéo xuống dưới cùng có nút học thử. Học thử ở đây là học nguyên buổi số 1 mà tôi nói ở trên.

Phần ma trận các mối quan hệ được tôi chia sẻ trong phần cuối cùng khi nói về các công việc Quản trị nhân sự cần tác nghiệp.

Hôm nay tôi nhận được câu hỏi của một chị bạn (thông qua trợ lý) về ma trận trên. Chị muốn hiểu rõ xem ý nghĩa của ô D5:Q12 này là gì. Dựa vào câu hỏi tôi đoán có thể chị đã không tham gia buổi số 1 của tôi. Chính vì không tham gia nên có thể chị không biết về các thuyết tạo động lực như: Thuyết 2 yếu tố, công bằng và Maslow. Nếu bạn cũng có câu hỏi tương tự, tôi xin được trả lời như sau:

Ô D5:Q12 là ma trận để cho biết sự liên quan giữa các thuyết tạo động lực (2 yếu tố, Công bằng, Nhu cầu) với các hoạt động Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải. Ví dụ như:
- Sự tác động của thuyết 2 yếu tố:
+ Những yếu tố duy trì là các yếu tố như (lương thưởng, môi trường làm việc, quan hệ) tác động đến hoạt động tuyển, gữ và thải
+ Các yếu tố nỗ lực như (sự quan tâm, sự thăng tiến,...) tác động đến hoạt động Dạy Dùng
- Sự tác động của thuyết công bằng: Công bằng và minh bạch tác động đến hết các hoạt động QTNS.
- Sự tác động của thuyết nhu cầu:
+ Bậc 1 - 2: Tác động nhiều đến hoạt động Tuyến, Giữ.
+ Bậc 3: Tác động nhiều đến hoạt động Dạy, Giữ và Thải.
+ Bậc 4: Tác động nhiều đến hoạt động Dạy và Dùng.
+ Bậc 5: Tác động nhiều đến hoạt động Dùng.

Dấu "x" trong ma trận có ý là: Tác động hoặc ảnh hưởng hoặc liên quan.

Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn ô ma trận này, tôi nghĩ chúng ta cần phải tìm hiểu về các thuyết tạo động lực, các công việc chi tiết hơn trong từng hoạt động lớn: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải.

1. Các công việc chi tiết trong từng hoạt động lớn: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải: Bạn hãy nhìn vào ma trận và kéo xuông dưới lần theo từng cột. Những chỗ nào tôi đánh dấu "x" giao cắt giữa chức năng QTNS và hoạt động QNS lớn theo vòng đời nhân viên thì đó chính là công việc chi tiết. Dưới đây là một số công việc được liệt kê:
- Tuyển (Đảm bảo nguồn nhân lực): Toàn bộ các vấn đề liên quan đến Đảm bảo nguồn lực như: thiết kế công việc, kế hoạch (định biên) nhân lực, nguồn tuyển, thu hút, tuyển mộ, tuyển chọn, hội nhập, thử việc ...
- Dạy (Phát triển nguồn nhân lực): Ttoàn bộ các vấn đề liên quan đến Phát triển tổ chức/ nguồn lực như: thiết kế công việc, kế hoạch (định biên) nhân lực, hội nhập, thử việc, thăng tiến, đề bạt, teambuilding, lộ trình nghề nghiệp, đào tạo....
- Dùng (Sử dụng nguồn nhân lực/ Quản lý thực hiện công việc): toàn bộ các vấn đề liên quan đến Quản lý thực hiện công việc như: thiết kế công việc, kế hoạch (định biên) nhân lực, Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Giải quyết tranh chấp lao động, Kỷ luật lao động, Thưởng, Phúc lợi, Thăng tiến/ đề bạt, Thuyên chuyển, Xuống chức, Đánh giá thực hiện công việc, Duy trình nội quy...
- Giữ (Duy trì nguồn nhân lực): Toàn bộ các vấn đề liên quan đến Duy trì nguồn lực như: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Giải quyết tranh chấp lao động, Kỷ luật lao động, Lương, Thưởng, Phúc lợi, BHXH, BHYT, Đánh giá thực hiện công việc, Hoạt động truyền thông khác, Phòng cháy chữa cháy, Khám chữa bệnh định kỳ, ...
- Thải (Bảo vệ nguồn nhân lực): Toàn bộ các vấn đề liên quan đến Bảo vệ nguồn nhân lực như: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Giải quyết tranh chấp lao động, Kỷ luật lao động, Xuống chức, Đánh giá thực hiện công việc, Duy trình nội quy, Sa thải, Tự thôi việc, Hưu trí...

Lưu ý: Nếu bạn quan tâm tới nguồn ngốc của thuật ngữ Tuyển – Dạy – Dùng – Giữ – Thải trong Quản trị Nhân sự, hãy click vào chữ bên cạnh.

2. Các thuyết tạo động lực: Trên blog tôi cũng đã có nhiều bài viết về các thuyết tạo động lực này. Bạn có thể tìm kiếm thêm và đọc qua dưới đây.

2.1 Thuyết 2 yếu tố: Môi trường tạo động lực theo thuyết 2 yếu tố là môi trường tổ chức luôn duy trì các yếu tố duy trì bằng với trung bình của thị trường. Cụ thể là các yếu tố duy trì sau:
- Chế độ, chính sách của tổ chức: có đủ như các công ty khác.
- Sự giám sát trong công việc: phù hợp
- Các điều kiện làm việc: như trung bình thị trường
- Lương bổng và các khoản thù lao: bằng trung bình của thị trường
- Quan hệ với đồng nghiệp: không có vấn đề
- Quan hệ với các cấp (cấp trên, cấp dưới): bình thường

Cùng với đó là chúng ta tăng dần các yếu tố tạo động lực như:
- Sự thừa nhận của tổ chức, lãnh đạo và đồng nghiệp về thành quả công việc
- Trách nhiệm trong công việc.
- Sự tiến bộ, thăng tiến trong nghề nghiệp.
- Sự tăng trưởng mong muốn.

2.2 Thuyết công bằng: Học thuyết công bằng phát biểu rằng người lao động so sánh những gì họ bỏ vào một công việc (đầu vào) với những gì họ nhận được từ công việc đó (đầu ra) và sau đó đối chiếu tỷ suất đầu vào – đầu ra của họ với tỷ suất đầu vào – đầu ra của những người khác. Nếu tỷ suất của họ là ngang bằng với tỷ suất của những người khác, thì người ta cho rằng đang tồn tại một tình trạng công bằng. Nếu như tỷ suất này là không ngang bằng, thì họ cho rằng đang tồn tại một tình trạng bất công. Khi tồn tại những điều kiện bất công, các nhân viên sẽ nỗ lực để hiệu chỉnh chúng.

Học thuyết công bằng ngụ ý rằng khi các nhân viên hình dung ra sự bất công, họ có thể có một hoặc một số trong năm khả năng lựa chọn sau đây:

- Làm méo mó các đầu vào hay đầu ra của chính bản thân mình hay của những người khác.
- Cư xử theo một cách nào đó để làm cho những người khác thay đổi các đầu vào hay đầu ra của họ.
- Cư xử theo một cách nào đó để làm thay đổi các đầu vào hay đầu ra của chính bản thân họ.
- Chọn một tiêu chí đối chiếu khác để so sánh.
- Bỏ việc

Học thuyết công bằng thừa nhận rằng các cá nhân không chỉ quan tâm tới khối lượng phần thưởng tuyệt đối mà họ nhận được cho nỗ lực của mình, mà còn tới cả mối quan hệ giữa khối lượng đó với những gì những người khác nhận được. Các đầu vào, như nỗ lực, kinh nghiệm, trình độ giáo dục và tài năng được đem so sánh với những đầu ra như mức lương, tăng lương, sự công nhận và các yếu tố khác. Khi mọi người nhận thức là có sự chênh lệch trong tỷ suất đầu vào – đầu ra của họ so với những người khác, nhất định sẽ có sự căng thẳng. Sự căng thẳng này tạo cơ sở cho động lực, khi mà mọi người phấn đấu để giành được cái mà họ coi là công bằng và thỏa đáng.

2.3 Thuyết nhu cầu Maslow: Học thuyết này chỉ ra rằng con người luôn tồn tại các nhu cầu. Các nhu cầu chia thành 5 bậc. Khi xuất hiện các nhu cầu, con người sẽ đưa ra các hành vi để tìm kiếm thỏa mãn nhu cầu. Để tăng động lực và tránh những hành vi không tốt trong tổ chức, chúng ta cần đáp ứng nhu cầu của người lao động. Cụ thể đáp ứng:

- Nhu cầu bậc 1: Sinh lý. Nhu cầu cơ bản có thể được đáp ứng thông qua việc trả lương tốt và công bằng, cung cấp các bữa ăn trưa hoặc ăn giữa ca miễn phí hoặc bảo đảm các khoản phúc lợi khác như tiền thưởng theo danh hiệu thi đua, thưởng các chuyến tham quan, du lịch, thưởng sáng kiến...
- Nhu cầu bậc 2: An toàn. Để đáp ứng nhu cầu an toàn, công ty cần thể bảo đảm điều kiện làm việc thuận lợi, bảo đảm công việc được duy trì ổn định và đối xử công bằng đối với nhân viên. Ngoài ra, công ty cần có những chính sách đảm bảo an toàn khác như an ninh, phòng cháy chữa cháy, bảo hiểm...
- Nhu cầu bậc 3: Giao lưu. Để bảo đảm đáp ứng nhu cầu quan hệ, người lao động cần được tạo điều kiện làm việc theo nhóm, được tạo cơ hội để mở rộng giao lưu giữa các bộ phận, khuyến khích mọi người cùng tham gia ý kiến phục vụ sự phát triển doanh nghiệp hoặc tổ chức. Cũng để đáp ứng nhu cầu phát triển quan hệ, doanh nghiệp hoặc tổ chức cần có các hoạt động vui chơi, giải trí nhân các dịp kỷ niệm hoặc các kỳ nghỉ khác.
- Nhu cầu bậc 4: Tôn trọng. Để thỏa mãn nhu cầu được tôn trọng người lao động cần được tôn trọng về nhân cách, phẩm chất. Bên cạnh được trả tiền lương hay có thu nhập thỏa đáng theo các quan hệ thị trường, họ cũng mong muốn được tôn trọng các giá trị của con người. Các Nhà quản lý hoặc lãnh đạo, do đó, cần có cơ chế và chính sách khen ngợi, tôn vinh sự thành công và phổ biến kết quả thành đạt của cá nhân một cách rộng rãi. Đồng thời, người lao động cũng cần được cung cấp kịp thời thông tin phản hồi, đề bạt nhân sự vào những vị trí công việc mới có mức độ và phạm vi ảnh hưởng lớn hơn.
- Nhu cầu bậc 5: Thể hiện. Đối với nhu cầu tự hoàn thiện, Nhà quản lý hoặc ông chủ cần cung cấp các cơ hội phát triển những thế mạnh cá nhân. Đồng thời, người lao động cần được đào tạo và phát triển, cần được khuyến khích tham gia vào quá trình cải tiến trong doanh nghiệp hoặc tổ chức và được tạo điều kiện để họ tự phát triển nghề nghiệp. Các tập đoàn kinh doanh lớn trên thế giới “thu phục” khá nhiều nhân viên giỏi, kể cả những nhân viên rất “khó tính” từ nhiều nước khác nhau do cơ chế hấp dẫn mạnh nguồn tài năng này qua việc tạo điều kiện cho họ có “nhà lầu xe hơi", việc làm ổn định, tiền lương trả rất cao và khả năng thăng tiến mạnh, kể cả giao cho họ những trọng trách và vị trí lãnh đạo chủ chốt trong Công ty...

Bạn đã hiểu các công việc chi tiết của Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải và các thuyết tạo động lực, hẳn bạn sẽ thấy được mối liên quan giữa chúng trong ma trận rồi đúng không?

Nếu bạn vẫn còn câu hỏi, hẹn gặp bạn tại các dự án Giải mã. Tôi sẽ ở đó và trao đổi với bạn về bức tranh Ma trận trên.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)