Hôm qua Nhung có được 1 bạn hỏi về cách đo chỉ số đo lường KPI như thế nào?
Trong quá trình xây dựng hệ thống KPI, để chuẩn bị cho việc áp dụng hệ thống KPI vào trong tổ chức, việc chúng ta cần làm phải sau khi xác định được chỉ số KPI đó là công cụ đo và cách đo chỉ số KPI đó như thế nào.
Theo Nhung, để đo được chỉ số KPI thì trước hết chỉ số KPI mà tổ chức lựa chọn phải đảm bảo theo tiêu chí SMART (Specific: cụ thể; Measurable: đo lường được, attainable: khả năng thực hiện; relevant: thực tế; time bound: khung thời gian). Lỗi sai mà tổ chức có thể mắc phải khi đến giai đoạn này mới phát hiện ra bởi sự chọn lựa ở giai đoạn trước đó là: chỉ số KPI không gắn với công việc của người lao động; đầu ra của vị trí này là A nhưng lại chọn lựa chỉ số KPI là đầu ra của của phòng ban khác và gắn chỉ số đó là của phòng ban mình.
Nhung lấy ví dụ: có doanh nghiệp chọn KPI cho phòng QC là tổng số lỗi sản phẩm. Nhưng sản phẩm đâu phải là đầu ra của phòng QC mà đó là đầu ra của phòng Sản xuất. Vậy nếu chọn KPI cho phòng QC tại hạng mục này phải là tổng số lần phát hiện ra sản phẩm lỗi hay tổng số sản phẩm lỗi được phòng QC phát hiện ra.
Khi có nguồn đầu vào đúng (là các chỉ số KPI) rồi ta sẽ tiến hành việc nguồn đo ở đâu? Câu hỏi này đầu tiên nghe có vẻ vô lý nhưng trên thực tế có những tổ chức chưa tổng hợp dữ liệu, chưa xây dựng hệ thống báo cáo nên đối với những doanh nghiệp như vậy, việc cần làm ở doanh nghiệp là tổng hợp, xem xét lại dữ liệu đang ở đâu và hệ thống nó lại, thậm chí Nhung gọi là “tập thói quen” để tổng hợp dữ liệu.
Hiện nay, một số doanh nghiệp đã bắt đầu quá trình chuyển đổi số tại doanh nghiệp. Nếu trước kia, để tổng hợp kết quả, chúng ta cần 1 người phụ trách hoạt động này với những dữ liệu, với việc trình ký, xác nhận kết quả thì hiện nay, nhiều doanh nghiệp Nhung tư vấn đã bắt đầu áp dụng phần mềm để tổng hợp kết quả. Điều này vừa hiệu quả cho người lao động có thể theo dõi kết quả của mình bất cứ khi nào để từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch của bản thân, cũng như hạn chế việc tranh cãi về hiệu quả công việc của người lao động, hạn chế thời gian họp của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp mình đang sử dụng các hệ thống quản trị bằng phần mềm như AMIS, 1Office, Base…. Tổ chức có thể liên lạc với bên cung cấp phần mềm và bàn bạc để làm thế nào có thể đo chỉ số KPI một cách tự động trên phần mềm nhé.
Ngoài ra, với câu hỏi đo chỉ số đo lường KPI như thế nào. Nhung cũng hiểu người đang hỏi muốn hỏi về công thức đo. Theo Nhung thì có 2 cách. Cách 1 đó là đo theo tỷ lệ % đạt KPI. Đạt bao nhiêu thì lấy đó nhân với trọng số và mức thưởng. Cách này nếu tính toán không kỹ có thể khiến cho quỹ lương của chúng ta mất kiểm soát. Cách thứ 2 là chặn mức tiền thưởng. Quy định mức tiền thưởng nào là tối đa và % đạt KPI sẽ không vượt qua mức tiền thưởng đó.
Dù có sử dụng cách nào cũng sẽ có ưu điểm và nhược điểm của nó và cần suy xét kỹ trước khi áp dụng.
Chúc các bạn thành công!
Tác giả: Lưu Thị Kim Nhung
