Tổ chức của bạn làm thế nào nếu đột ngột mất đi một hoặc nhiều người chủ chốt vì một tai nạn thảm khốc?

Trong doanh nghiệp, luôn luôn tiềm ẩn rủi ro một vị trí quan trọng vắng mặt ngắn hạn hoặc dài hạn vì một lý do bất khả kháng nào đó. Vì vậy chúng ta cần chuẩn bị sẵn người thay thế đề phòng những trường hợp này xảy ra.

Đầu tiên hãy lập kế hoạch thay thế. Kế hoạch thay thế nhằm đưa ra các phương án thay thế cho tất cả các vị trí quan trọng nhất trên sơ đồ tổ chức.

Phân loại kế hoạch thay thế: có 2 loại

Kế hoạch thay thế ngắn hạn: tập trung vào những đối tượng có thể thay thế trong thời gian ngắn do người đó ốm đau,nghỉ phép.

Kế hoạch thay thế dài hạn: là một dạng quản lý rủi ro nhằm xác định các cá nhân có thể lấp chỗ trống trong một thời gian dài do tử vong, tàn tật, thôi việc đột ngột.

Cách xác định người thay thế ngắn hạn và dài hạn.

Để xác định người thay thế ngắn hạn và dài hạn, bạn hãy nhìn lên sơ đồ tổ chức của công ty, phòng ban mình và xác định những nhân viên cấp dưới chủ chốt của bạn.

Hãy cố gắng lựa chọn ra 3 người có thể thay thế vị trí của bạn và đánh số thứ tự.

Mức độ 1: người được chuẩn bị đầy đủ nhất để lấp chỗ trống.

Mức độ 2: những người sẵn sàng trong vòng 6 tháng

Mức độ 3: những người sẵn sàng trong vòng 12 tháng tới.

Với mức độ 2 và mức độ 3, điều đó có nghĩa là bạn có thời gian để đào tạo những người đó để đạt được tới mức độ 1.

Quản lý quá trình truyền thông.

Khi xác định được người thay thế, có nên thông báo hay không nên thông báo về danh sách người thay thế này ra bên ngoài.

Nếu bạn không thông báo, có thẻ bạn sẽ có thêm cơ hội xem xét, đánh giá và lựa chọn lại cũng như giữ được động lực làm việc cho những cá nhân khác. Tuy nhiên, nó cũng có thể dẫn tới việc những nhân viên tốt nhất của bạn sẽ cảm thấy chán nản khi mà không thấy tương lai của bản thân.

Nhưng nếu bạn thông báo thì sao nhỉ? Ưu điểm của việc này là thúc đẩy động lực cá nhân và làm được chiến lược duy trì. Tuy nhiên đối với người được lựa chọn có thể dẫn tới hội chứng “kiêu căng, chưa đỗ ông nghè đã đe hàng tổng”, cũng tạo cơ hội cho những hành động phá cấp trên. Còn đối với những người không được chọn lựa, họ sẽ cảm thấy thiếu động lực.

Vì vậy lựa chọn thông báo hay không thông báo tùy thuộc vào tổ chức, thậm chí thông báo với ai, khi nào và thông báo như thế nào cũng là điểm cần chú ý.

Tác giả: Lưu Thị Kim Nhung