Thứ 7 thành thơi của những ngày thu lại đến. Không biết anh chị em có một ngày vui vẻ? Tôi thì có vì tôi lại nhận được mail hỏi han về chuyên môn. Lần này là câu hỏi: Tiêu chuẩn khung năng lực thì nên lấy thế nào?. Khung năng lực là một trong những công cụ cần có trong Quản trị Nhân sự. Khi triển khai nó, thực sự không phải dễ dàng vì tài liệu cũng như các bài viết trên mạng không hề rõ ràng và chi tiết. Liệu khi gặp câu hỏi như sau, bạn sẽ trả lời thế nào?
Câu hỏi: "Anh Cường thân mến.
Từ lâu đã theo dõi blog và các bài viết của anh, rất ngưỡng mộ và luôn học hỏi anh.
Không chỉ vấn đề kiến thức và chuyên môn còn cả về sự hoà nhã sự khiêm nhường đáng học hỏi của anh - Đây là điều mà không phải ai cũng có được.
Thực sự ngại khi phải nói điều này ra, tuy nhiên em nhận thấy người có thể giúp em hiểu được rõ tường tận vấn đề không nhiều người và anh là người mà em có niềm tin.
Vấn đề của em như sau:
Hiện tại em đang xây dựng khung năng lực cho Công ty.
Sau khi đã tham khảo tài liệu của anh Công ty đã lựa chọn danh mục các năng lực theo 3 nhóm "Cốt lõi, quản lý, bổ trợ". Các năng lực chuyên môn đang trong quá trình lên danh sách, đặt tên và định nghĩa.
Hiện tại đang có 1 vấn đề mà em đang khá phân vân và hoang mang đó chính là việc khi ta xác định khung năng lực cho mỗi vị trí thì khung này được quy định cho nhân viên bậc nào (Hiện tại em đang xây dựng 5 bậc năng lực nhân viên và mỗi năng lực chi tiết thuộc 4 nhóm cũng được xây theo 4-5 bậc).
Nhân viên được đánh giá năng lực ở bậc nào sẽ được xếp lương tương ứng tại bậc đó theo giải lương.
Trường hợp nhân viên đạt bậc năng lực trong khung thì khi đó nhân viên sẽ ở bậc mấy.
Các bậc tiếp theo được quy định thế nào???
Theo như em tìm hiểu thì
C1. Đạt khung sẽ ở đạt năng lực B1 - Căn cứ vào điểm vượt khung để quy định B2, B3, ... Vậy khi đánh giá ta chỉ căn cứ vào điểm này thôi hay cần phải xây dựng riêng tiêu chuẩn năng lực nhân viên cho từng bậc???
C2. Tiêu chuẩn năng lực được xây ở bậc 3 - Bậc mong muốn của các DN (Thành thạo công việc tại vị trí, không cần phải kiểm tra, giám sát, hỗ trợ. Đã có thể kèm cặp hướng dẫn người khác). Cách này cũng căn cứ vào điểm để quy định phân bậc.
Vậy làm theo cách nào, và những khuyến cáo về ưu nhược điểm.
Rất mong có được sự chỉ bảo của anh.
Rất cám ơn anh cho dù anh có đọc hay không, hoặc có giúp được gì em hay không, em vẫn luôn kính trọng và theo dõi học hỏi từ các bài viết của anh."
Để trả lời được câu hỏi, tôi thấy mình cần phải hiểu bối cảnh và cách làm của chủ nhân câu hỏi. Do đó, tôi sẽ phân tích câu hỏi. Các bước làm Khung năng lực của tác giả có thể là:
- Bước 1: Thống nhất 1 vị trí có 4 nhóm năng lực: Cốt lõi, quản lý, bổ trợ, chuyên môn
- Bước 2: Lên danh sách, đặt tên và định nghĩa cho các năng lực. Cách thức để tìm ra năng lực có lẽ là: Sử dụng mô hình ASK để
+ Dựa vào văn hóa tách ra các năng lực cốt lõi
+ Dựa vào các nhiệm vụ quản lý để tìm năng lực quản lý (hoặc dùng chuẩn chung)
+ Dựa vào yêu cầu chung cho tất cả các vị trí để tìm năng lực bổ trợ (hoặc dùng chuẩn chung do đơn vị tư vấn nào đó nghiên cứu).
+ Dựa vào mô tả công việc để tìm ra các năng lực chuyên môn.
- Bước 3: Thống nhất thang bậc vị trí (5 bậc)
- Bước 4: Thống nhất mỗi năng lực có thang mức năng lực (4 - 5 mức)
(Lời bình: Đoạn này:"Hiện tại em đang xây dựng 5 bậc năng lực nhân viên và mỗi năng lực chi tiết thuộc 4 nhóm cũng được xây theo 4-5 bậc", tác giả câu hỏi gặp phải tình trạng đó là không thống nhất được thuật ngữ. Với vị trí nên gọi là bậc, nhưng với từng năng lực nên gọi là cấp hoặc mức)
- Bước 5: Chọn các năng lực phù hợp với từng vị trí tạo ra khung năng lực cho từng vị trí
- Bước 6: Thống nhất tiêu chuẩn khung năng lực (mức tối thiểu về năng lực một người cần có do công ty yêu cầu để thực hiện công việc)
- Bước 7: Thống nhất mức năng lực cho từng bậc của mỗi vị trí
(Lời bình: Đoạn này: "em đang khá phân vân và hoang mang đó chính là việc khi ta xác định khung năng lực cho mỗi vị trí thì khung này được quy định cho nhân viên bậc nào", có khả năng tác giả định nghĩa Khung năng lực bao gồm các năng lực của vị trí và tiêu chuẩn năng lực công ty cần có)
- Bước 8: Xây dựng thang lương tương ứng với thang bậc vị trí ở trên.
- Bước 9: Đánh giá năng lực nhân viên và xếp lương tương tứng với bậc năng lực nhân viên có.
Từ các bước triển khai này, tác giả vướng mắc ở bước 6 cùng với câu hỏi: "Hiện tại đang có 1 vấn đề mà em đang khá phân vân và hoang mang đó chính là việc khi ta xác định khung năng lực cho mỗi vị trí thì khung này được quy định cho nhân viên bậc nào". Câu hỏi này có thể được phiên dịch ra là: Tiêu chuẩn khung năng lực thì nên lấy thế nào?
Tác giả cũng tự trả lời luôn: "Theo như em tìm hiểu thì có 2 cách
C1. Đạt khung sẽ ở đạt năng lực B1 (bậc 1) ...
C2. Tiêu chuẩn năng lực được xây ở bậc 3 - Bậc mong muốn của các DN (Thành thạo công việc tại vị trí, không cần phải kiểm tra, giám sát, hỗ trợ. Đã có thể kèm cặp hướng dẫn người khác). Cách này cũng căn cứ vào điểm để quy định phân bậc."
Cách của tôi thì khác, tôi sẽ dựa trên phân bổ năng lực từ chiến lược xuống bộ phận rồi vị trí. Từ phân bổ này tôi sẽ ra được tiêu chuẩn khung năng lực. 2 cách trên có thể nói là cách làm tắt để cho nhanh. Nhược điểm của nó là các khung năng lực không thực sự sinh ra để phục vụ cho chiến lược.
Đọc kỹ câu hỏi: "Theo như em tìm hiểu thì
C1. ... Căn cứ vào điểm vượt khung để quy định B2, B3, ... Vậy khi đánh giá ta chỉ căn cứ vào điểm này thôi hay cần phải xây dựng riêng tiêu chuẩn năng lực nhân viên cho từng bậc???
C2. ... Cách này cũng căn cứ vào điểm để quy định phân bậc."
Tôi có thể thấy tác giả tiếp tục băn khoăn ở bước 7: Thống nhất mức năng lực cho từng bậc của mỗi vị trí. Chủ nhân câu hỏi hẳn đang băn khoăn vậy thì ở mỗi bậc, các mức (điểm) của năng lực thế nào? Cách làm của tôi đó là: dựa vào mức tăng thu nhập của từng bậc để xác định mức năng lực cho từng năng lực.
Vậy là tôi đã trả lời xong câu hỏi rồi. Tôi thấy câu hỏi dài thì thường có câu trả lời ngắn và câu hỏi ngắn thường có câu trả lời dài.
Anh chị em có muốn biết các bước chính thức tôi hay mang đi triển khai tư vấn xây dựng khung năng lực cho các công ty? Cụ thể các bước của tôi thế này:
- Bước 1: Thống nhất năng lực văn hóa lõi, bậc quản lý, bậc chuyên môn và các mức (cấp) độ của năng lực
- Bước 2: Xác định chiến lược tổ chức
- Bước 3: Xác định năng lực thực thi chiến lược
- Bước 4: Tạo ra từ điểm năng lực thực thi chiến lược (định nghĩa năng lực, định nghĩa từng mức của năng lực)
- Bước 5: Xác định tiêu chuẩn năng lực cần có để thực thi chiến lược và tần suất theo dõi đào tạo
- Bước 6: Xác định năng lực cạnh tranh lõi (Bằng tách năng lực từ lợi thế cạnh tranh hoặc bằng lọc ra năng lực chiến lược nào có tần suất theo dõi đào tạo hàng tuần)
- Bước 7: Phân bổ tiêu chuẩn năng lực chiến lược xuống bộ phận
- Bước 8: Xác định cơ cấu chức năng bộ phận
- Bước 9: Lọc (lên) danh sách các năng lực thực thi chức năng
- Bước 10: Từ năng lực chiến lược được phân bổ và năng lực thực thi chức năng tạo ra từ điển năng lực cho bộ phận (định nghĩa năng lực, định nghĩa từng mức của năng lực)
- Bước 11: Phân bổ tiêu chuẩn năng lực chiến lược của bộ phận xuống vị trí và xác định tiêu chuẩn năng lực chức năng (dựa trên quan điểm mong muốn của tổ chức về từng năng lực)
- Bước 12: Xác định tiêu chuẩn khung năng lực ở bước 11 nằm ở bậc mấy trong thang bậc vị trí. Việc xác định này có 2 cách:
+ Dựa vào cá nhân thực tế. So sánh xem ai có thể đạt được tiêu chuẩn khung rồi xem họ ở bậc lương mấy để xếp tiêu chuẩn đó vào bậc.
+ Dựa vào quan điểm xây của tổ chức là xây cho năng lực trung bình nên xếp luôn vào bậc trung bình của thang.
- Bước 13: Dựa vào khoảng cách thu nhập giữa các bậc lương hoặc quan điểm của tổ chức để xác định tiêu chuẩn (điểm - mức/cấp) cho các năng lực tiếp theo hoặc trước đó.
Trên đây chỉ là các bước của giai đoạn 1 xây dựng khung năng lực. Còn các giai đoạn sau đưa vào thực tế nữa. Các giai đoạn này cũng vất vả và dài hơi.
Vậy là tôi đã trả lời và chia sẻ cách tôi làm. Hi vọng bài viết giúp được chủ nhân câu hỏi và mọi người ít nhiều.
Nguyễn Hùng Cường (mr Kinhcan24)
Tư vấn xây dựng Hệ thống Quản trị Năng lực
