Sau tuần đầu tiên bàn bạc, trao đổi, bước sang tuần thứ 2, tôi bắt đầu tiến hành bước 1 của dự định tôi muốn làm đó là khảo sát hiện trạng toàn bộ. Công việc nhiều do phải triển khai trên cả 4 mảng: tuyển dụng, đào tạo, chính sách và bảo hiểm xã hội. Thật may mắn vì lúc này tôi đã có 4 trợ thủ: Linh, Ly, Mạnh và Thương. Cả 4 bạn đều học quản trị nhân lực ra và đang thực tập tại đây. Các thành viên ban lãnh đạo thì muốn tuyển hẳn 1 chuyên viên HR làm fulltime. Còn tôi thì lại muốn biến đây thành cơ hội cho Linh, Ly, Mạnh, Thương. Sau một buổi họp căng thẳng về cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự các phòng ban, cuối cùng tôi cũng đã được các thành viên đồng ý cho quyền tự quyết tìm ra chiến hữu của mình. Tôi quý cả 4 bạn và hy vọng 4 bạn sẽ cùng tôi xây dựng, hoàn thiện phòng Nhân sự. Từ đó tạo ra được cái gì đó để cho đời.

Thứ hai đầu tuần, chỉ có Linh và Mạnh lên công ty thực tập. Tôi gọi 2 bạn vào phòng họp và đưa lời đề nghị cùng xây dựng team. Và để quyết định xem ai sẽ làm gì, tôi đề nghị 2 bạn sẽ bốc thăm. Bốc thăm xong, kết quả khá thú vị: Mạnh có duyên với chính sách và bảo hiểm xã hội còn Linh thì duyên với đào tạo và tuyển dụng. Thứ 3, Thương và Ly đến. Ly phụ trách mảng tuyển dụng và Thương phụ trách BHXH.

Tuần 2, các công việc tôi dự định triển khai khá đơn giản nhưng lại cấp bách:
1. Chính sách:
- Nhận bàn giao hồ sơ dữ liệu nhân sự
- Lập hợp đồng lao động đối với nhân viên mới
- Thống kê, báo cáo tình hình ký hợp đồng lao động và chế độ với từng nhân viên mới.
2. Tuyển dụng:
- Tiến hành lập danh sách nhân viên mới.
3. Đào tạo:
- Follow khóa đào tạo kỹ năng tư vấn du học
- Follow đợt test kỹ năng tư vấn cho các sale và marketing
- Chuẩn bị đào tạo hội nhập cho nhân viên mới.

Bạn nghĩ sao về những công việc này, tôi nghĩ là khá dễ dàng để làm. Một người cứng, tập trung sức chắc một đến 2 ngày là có thể xong. Thế nhưng Mạnh, Linh, Ly khá mới trong một mội trường làm việc nên nó không dễ như tôi tưởng. Mặc dù tham gia và lên công ty làm việc được một thời gian (trước khi join vào team HR, 4 bạn có tham gia vào dự án khảo sát lương của Vinatest) nhưng các bạn vẫn chưa quen nhiều người trong các phòng ban. Đây là một điểm yếu lớn đối với các HR mới. Làm nhân sự là làm việc với con người. Bạn muốn làm được việc thì bạn sẽ phải có mối quan hệ với các nhân viên trong công ty. Từ đó công việc của mình mới tiến triển.

Và đúng như tôi dự đoán. Dù đã hướng dẫn các bạn cách thức gửi mail, cách thức viết mail, tôi bắt đầu nhận được phản hồi từ các trưởng bộ phận về cách thức tiến hành của phòng HR. Bạn nghĩ sao khi bạn là trưởng bộ phận, bỗng một ngày bạn nhận được mail của 1 ai đó tự xưng là người phòng nhân sự và đi hỏi những thông tin rất bí mật như lương ? Liệu bạn có cho họ? Tất nhiên là không rồi. Đây là một mail tôi nghĩ là khá chuyên nghiệp :

Kính gửi Các anh chị!

Em.

Chuyên nghiệp là vậy nhưng không quen thì vẫn quay về hỏi sếp của em mà thôi. Sau tuần 2, tôi đã có được 2 cái báo cáo: 1 là về nhân sự mới và 1 là về chính sách đãi ngộ. Nhưng tôi vẫn cảm thấy chưa thỏa mãn lắm. Công việc của tuần 2 tạm kết thúc với những lời commnet, các lời hướng dẫn và một bức mail chia sẻ:

(Nhân sự mới) Hr fresher khi mới vào nên làm gì ?

Có lẽ các em đang lần mò tìm đường đi. Anh nghĩ và hy vọng rằng các em sẽ không bị stress và từ bỏ thứ các em đã chọn. Mà thực ra nghề nào chả vậy, tất cả đều bị stress khi việc bị dồn. Vậy thì anh nghĩ có 1 số thứ các em nên làm sẽ tốt hơn cho các em. Chúng ta có thể tạm gọi là thủ thuật hay kinh nghiệm gì đấy. Trước hết anh muốn các em nhớ:
- Các em làm HR thì vẫn là nhân viên bình thường chứ không phải là quản lý này nọ gì nhé. Chỉ là nhân viên của phòng quản lý.
- Làm nhân sư là liên quan đến làm việc với con người nên giao tiếp là năng lực quan trọng. Có nó các em sẽ làm việc tốt hơn.
- Cuối cùng Nhân sự là tất cả những hoạt động làm sao để nhân viên làm việc tốt hơn vì thế các em đừng để mình giới hạn trong những thứ như tuyển dụng, đào tạo hay gì đó. Cứ hành động nào mà thúc đẩy nhân viên và công ty làm việc thì đó là nhân sự. Thúc đẩy sale mang doanh số về, thúc đẩy lao công quét được nhiều nhà hơn …. thì đó là HR.

Giờ là lúc chia sẻ những điều anh nghĩ các em nếu áp dụng được thì sẽ tốt:
1. Khi bắt đầu vào làm việc ở phòng HR hay bất cứ đâu thì việc đầu tiên là nên tự chủ động làm quen với mọi người. Các em nên gửi mail tự giới thiệu bản thân tới các trưởng bộ phận. Vì các em là HR nên sẽ không ai giới thiệu các em cả. Chả lẽ sếp tổng sẽ đi giới thiệu các em ?
2. Đọc quyển sách: Never eat alone để biết thêm các cách thức make friend với mọi người.
3. Hãy đi ăn trưa với mọi người.
4. Đừng bao giờ lấy nước và uống nước ở 1 chỗ.
5. Mỉm cười với tất cả những người gặp và đừng chờ họ chào các em. Các em hãy chủ động chào họ và tự giới thiệu bản thân nếu các em chưa quen.
6. Giúp đỡ người khác là 1 điều tốt. Các em có thể hỏi 1 câu hỏi đơn giản là : em có thể giúp gì được anh chị không ?
7. Lê la trà đá, quá xá với mọi người. Thỉnh thoảng rủ ai đó đi uống nước, đơn giản là cốc trả cũng ổn.
8. Đừng chỉ ngủ trưa một chỗ. Hãy tìm cách ngủ trưa nhiều chỗ khác nhau.
9. Thỉnh thoảng lượn 1 vòng qua tất cả các phòng ban. Mang theo 1 cốc nước để uống. Tốt nhất nên 1 ngày lượn 1 vòng. Có thể lượn vào trước giờ làm việc hoặc sau giờ làm việc nếu như các em ngại.
10. Lân la chào hỏi với những người đến sớm và người về muộn. Câu hỏi rất đơn giản. Anh đến sớm thế hoặc anh về muộn vậy ?

Các em thấy không, đây chỉ toàn là những mẹo giao tiếp. Khi các em thành công là lúc các em có thể đẩy công việc HR tiến lên 1 bước mới. Song song với việc tìm cách giao tiếp với mọi người, các em sẽ phải tìm cách tiếp cận với công việc. Vậy làm thế nào để tiếp cận với công việc:

1. Dọn dẹp, sắp xếp lại phòng nhân sự cho gọn gàng hơn. Các em hay bỏ ra 1 ngày hoặc 1 buổi để xin phép phòng cho các em sắp xếp lại gọn hơn. Việc này rất tốt. Ít nhất thì các em có việc để làm. Còn cao hơn đó là các em có cơ hội tiếp xúc với các giấy tờ, lịch sử Hr của công ty. Sẽ rất thú vị đấy.
2. Lục và sư tầm toàn bộ các tài liệu có tản mát trong hệ thống. Sắp xếp lại các tài liệu đó theo một cách thức nào đó theo ý hiểu của các em.
3. Tiến hành triển khai công việc thường nhật. Việc này em có thể viết mail hoặc hỏi sếp của em. Chú ý là các em phải chủ động xin việc nhé.
4. Hỏi han về khu vực để các tài liệu của lĩnh vực mình phụ trách nếu có thể bàn giao thì hảy hỏi xem tìm ai để bàn giao.
5. Thường thì nếu 1 công ty cần tuyển vị trí :
- Tuyển dụng thì: công việc cần làm lúc đầu có thể là thống kê lại số lượng người mới tuyển vào và các vấn đề như lương thử việc, lương chính thức, thời gian làm việc … Việc này để nắm tình hình tuyển dụng của công ty. Sau đó là hỏi xem đang có job nào cần tuyển, yêu cầu ra sao. Tiếp là hỏi xem sẽ có job nào tuyển cần tuyển dụng trong tương lai. Hỏi và làm được 3 việc này anh nghĩ có thể coi như biết tuyển dụng.
- Đào tạo: Có lẽ câu hỏi đầu tiên nên hỏi là tình hình đào tạo hội nhập của công ty thế nào? Có được duy trì không ? Và nếu không thì các em nên chủ động lấy danh sách những người mới vào mà chưa được đào tạo để đào tạo hội nhập. Việc tiếp theo nên làm là xây dựng quy trình đào tạo hội nhập. Tạo ra một cái thư chào mừng trong đó giới thiệu sơ qua về công ty và các thứ người mới quan tâm trên 1 trang giấy là không thừa.
- Chính sách và lương thưởng: Anh nghĩ việc đầu tiên người vị trí này không phải là hỏi chế độ chính sách lương như thế nào mà nên hỏi câu hỏi bên mình đã có hệ thống theo dõi thông tin nhân sự chưa? Nếu chưa thì các em nên xây dựng lấy 1 cái theo dõi. Việc tiếp theo nên hỏi là hồ sơ lý lịch nhân viên ở đâu và nên xem qua xem nó thiếu hay thừa cái gì? Việc tiếp nữa hoàn thiện hợp đồng cho những người thiếu. Thường thì nếu chưa có người làm cái này thì công ty hay trễ việc làm hợp đồng lắm. Sau khi mọi người thân và hiểu rồi thì mới nên hỏi về lương hay những thứ nhạy cảm khác.
- Bảo hiểm xã hội: Câu hỏi anh nghĩ nên hỏi đó là có việc gì cần em làm không để em làm cho.

Tạm thời thế đã nhỉ. Các em thấy thế nào ?
HN 5/6/2012

Đôi lúc, tôi muốn có 1 cộng sự nào đó mà chỉ cần bảo làm việc a việc b, rồi họ tự triển khai được. 2 anh em cùng bàn bạc với nhau cách thức triển khai chứ không phải là hướng dẫn. Như vậy thật tốt. Hy vọng tuần sau công việc sẽ tiến triển hơn.