Như bài trước chúng ta đã bàn về cái nhìn tổng thể các lý thuyết của nhân sự. Và ở bài đó, tôi đã nói rằng để có cái nhìn tổng thể về các lý thuyết nhân sự chúng ta nên dựa vào vòng đời của 1 nhân viên để hệ thống hóa. Một nhân viên từ trước khi vào công ty cho đến khi ra khỏi công ty có bao nhiêu việc phát sinh ngoài công việc thì có bấy nhiêu việc cho nhân sự. Và mỗi 1 công việc là có 1 lý thuyết gắn với nó. Ví dụ như tuyển dụng sẽ có lý thuyết tuyển dụng, đãi ngộ có lý thuyết đãi ngộ, đánh giá có lý thuyết đánh ...

Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p1 - tổng quan và tuyển dụng

Từ cái nhìn tổng thế đó, tôi tiếp tục chỉ ra những quy trình chi tiết hơn để có những lý thuyết chi tiết hơn. Khởi đầu luôn là tuyển dụng với 1 loạt lý thuyết như:
- Đánh giá nhu cầu tuyển dụng
- Tuyển chọn nhân tài
- Đánh giá phỏng vấn
- Hệ thống bài test
- Tâm lý học
- ....

Hôm nay tôi tiếp tục với quy trình thử việc, học việc và thực tập. Sau khi một người nhân viên vượt qua vòng phỏng vấn với những màn đấu trí gay go, những câu hỏi hóc búa, người nhân viên sẽ bắt đầu thử việc.

Nhìn vào quy trình trên ta tiếp tục thấy một loạt các vấn đề về thử việc và nhân sự sẽ là người quan tâm đến việc đó.

1. Giai đoạn chuẩn bị trước khi nhân viên đến nhận việc:

Phòng Nhân Sự có trách nhiệm thông báo trong toàn bộ phận về thời điểm nhân viên mới đến nhận việc và công việc của nhân viên đó.
Trưởng bộ phận có trách nhiệm chỉ định một người đồng nghiệp với nhân viên mới làm nhiệm vụ hướng dẫn trong suốt tuần lễ đầu tiên việc và yêu cầu toàn thể nhân viên trong bộ phận lưu ý về ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới, hoan nghênh và giúp đỡ nhân viên mới,.
Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:
- Chuẩn bị Bảng Mô Tả Công Việc.
- Chuẩn bị Chương Trình Thử Việc.
- Chuẩn bị thông tin acc và phân các quyền truy cập dự liệu.
- Chuẩn bị các phương tiện cho nhân viên mới.
- Thời gian biểu cho tuần lễ làm việc đầu tiên.
- Bảng giới thiệu tóm tắt về bộ phận
- Các tài liệu về bộ phận (chức năng, đặc thù hoạt động, phạm vi kinh doanh, đối tác, đối thủ) cần thiết để CBCNV mới đọc trong những ngày đầu làm việc.

2 Giai đoạn huấn luyện:

a.) Trách nhiệm của Phòng Nhân Sự
Hướng dẫn hội nhập đối với nhân viên mới (Biểu mẫu Hướng dẫn hội nhập), nội dung hướng dẫn:
- Hoàn chỉnh các thủ tục giấy tờ cần thiết.
- Quá trình hình thành và phát triển công ty.
- Sơ đồ tổ chức công ty/ đơn vị và giải thích các mối quan hệ trong sơ đồ.
- Nội quy lao động Công ty và đơn vị.
- Qui định về thời gian làm việc.
- Chính sách và thủ tục công ty về HĐLĐ, HĐTV, thủ tục thử việc và đánh giá thử việc.
- Các chính sách và thủ tục nhân sự.
- Chính sách/các qui định về khoán lương/phân phối tiền lương của Công ty/đơn vị, chế độ lương bổng, khen thưởng, phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi.
- Qui định về đi công tác và thanh toán công tác phí.
- Qui định sử sụng văn phòng phẩm, máy fax.
- Qui định về ATLĐ, BHLĐ, VSLĐ.
Kết thúc ngày đầu tiên, Phòng NHÂN Sự có trách nhiệm ngồi lại với nhân viên mới ít nhất 15’ để trao đổi và ghi nhận những đánh giá của nhân viên mới về môi trường, công việc.

b) Trách nhiệm của Trưởng bộ phận:
Để giảm bớt lo âu của nhân viên mới trong ngày làm việc đầu tiên, Trưởng bộ phận có trách nhiệm tạo ra môi trường làm việc thân thiện. Những việc Trưởng đơn vị có trách nhiệm thực hiện trong ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới bao gồm:
- Nói lời chào mừng và thảo luận với họ về kế hoạch ngày làm việc đầu tiên.
- Đưa nhân viên mới đến nơi làm việc của họ.
- Đưa nhân viên mới đi tham quan toàn đơn vị và các nơi làm việc liên quan đồng thời giới thiệu họ với các nhân viên khác.
- Giao bảng mô tả công việc cho nhân viên mới và giải thích cho họ các công việc được ghi trong bảng mô tả công việc.
- Giới thiệu và hướng dẫn các chính sách, thủ tục của các đơn vị bao gồm:
+ Qui định về hội họp.
+ Qui định về trách nhiệm nhân viên.
+ Triết lý phục vụ khách hàng của đơn vị.
+ Qui định về bảo mật thông tin.
+ …
- Xây dựng phương án đào tạo, hỗ trợ cần thiết.
- Tạo mối quan hệ phối hợp giữa nhân viên cũ và nhân viên mới.
- Giới thiệu nhân viên mới với người bạn đồng nghiệp chịu trách nhiệm hướng dẫn trong tuần lễ đầu tiên.

c) Trách nhiệm đồng nghiệp được giao hướng dẫn:
- Hướng dẫn sử dụng các thiết bị máy tính phục vụ cho công việc.
- Hướng dẫn cách sử dụng điện thoại, email, Internet, các phần mềm liên quan công việc (nếu có).
- Qui định về quản lý và sử dụng tài liệu, hồ sơ đơn vị.
- Chỉ dẫn vị trí các nhà vệ sinh, nơi nghỉ giải lao.
- Hướng dẫn nhân viên mới đi ăn trưa.

Qua loa đôi chút về thử việc, thực tập. Giờ là một số biểu mẫu bạn cần khi làm các công việc này:

NS - 03 - Quy trình thử việc học việc
- NS - 03 - BM01 - Quyet dinh tiep nhan nhan vien
- NS - 03 - BM02 - Hop dong thu viec
- NS - 03 - BM03 - Ke hoach chuan bi thu viec
- NS - 03 - BM04 - Bien ban ban giao cong cu tai san
- NS - 03 - BM05 - Chuong trinh thu viec
- NS - 03 - BM06 - Bang danh gia ket qua thu viec
- NS - 03 - BM07 - Hop dong lao dong
- NS - 03 - Quy trinh thu viec, hoc viec

NS - 04 - Quy trình thực tập
- NS - 04 - Quy trinh thuc tap
- NS - 04 - BM07 - Bang danh gia ket qua thuc tap
- NS - 04 - BM06 - Bang danh gia ket qua de tai thuc tap
- NS - 04 - BM05 - Bang danh gia ket qua thuc tap hang thang
- NS - 04 - BM04 - Bang cam ket thuc tap
- NS - 04 - BM03 - Chuong trinh thuc tap
- NS - 04 - BM02 - Quyet dinh tiep nhan thuc tap
- NS - 04 - BM01 - Giay de nghi thuc tap

NS - 05 - Quy định quản lý quản trị viên tập sự
- NS - 05 - Quy dinh quan tri vien tap su
- NS - 05 - BM05 - Bang danh gia ket qua tap su
- NS - 05 - BM04 - Ke hoach chi tiet tap su theo bo phan
- NS - 05 - BM03 - Chuong trinh tap su
- NS - 05 - BM02 - Ke hoach tuyen dung QTV tap su
- NS - 05 - BM01 - Phieu xac dinh nhu cau quan tri vien tap su

Ở đây tôi có để thêm các vấn đề về quản trị viên tập sự, thực tập vào nhóm các lý thuyết về thử việc để các bạn nắm rõ hơn. Sau khi thử việc xong là đến ký hợp đồng chính thức.

Bài viết có sự tham khảo ý kiến của chị Vanlt. Thanks chị!

Còn nữa...