Đối với những người đi làm, việc phân bổ thời gian hợp lý giữa công việc và các hoạt động cá nhân không chỉ giúp cải thiện năng suất làm việc mà còn tạo ra sự cân bằng trong cuộc sống. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tối ưu hóa thời gian của mình. Trong bài viết này, cùng Blognhansu khám phá 6 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và kiểm soát cách thức sử dụng thời gian để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Hiểu đơn giản, đó là việc phân chia, sắp xếp và ưu tiên các công việc trong một khoảng thời gian nhất định để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Để quản lý thời gian hiệu quả, cần có những kỹ năng cần thiết như hiểu rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”, biết cách đặt mục tiêu, lập kế hoạch, quản lý căng thẳng…
1. Hiểu rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”
Nắm bắt được sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn.
- Công việc khẩn cấp yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, nhưng bạn có làm ngay hay không chưa chắc đã trở thành vấn đề.
- Công việc quan trọng là nếu không làm thì chúng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng của bạn hay người khác.
2. Biết cách đặt mục tiêu
Đặt ra mục tiêu là một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất, bởi vì mục tiêu là động lực thúc đẩy bạn giải quyết công việc trong suốt quá trình.
Khi đặt mục tiêu, hãy đảm bảo các mục tiêu đặt ra là đúng và có khả năng thúc đẩy, nếu không bạn sẽ mất phương hướng và có thể bỏ cuộc ngay khi gặp trở ngại. Hậu quả tất yếu là bạn sẽ không hoàn thành công việc của mình và cũng sẽ lãng phí hoàn toàn thời gian sử dụng để theo đuổi mục tiêu đã đặt ra.
Theo đó, mô hình SMART là một trong những cách thiết lập mục tiêu thông minh nhất:
- Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng và bởi vì được xác định đúng đắn ngay từ đầu, bạn biết sẽ cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó.
- Measurable: Mục tiêu phải có khả năng đo lường, cho phép bạn theo dõi kết quả và quyết định xem bạn đã đạt được mục tiêu chưa.
- Attainable: Mục tiêu của bạn phải đảm bảo vừa nằm trong khả năng nhưng cũng cần một chút thách thức để thúc đẩy bản thân cố gắng hơn nữa.
- Relevant: Các mục tiêu phải liên quan hoặc tác động trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Việc tạo ra thay đổi tích cực khi đạt được mục tiêu chính là động lực để bạn luôn nỗ lực thực hiện.Time-bound: Chia nhỏ các mục tiêu và giới hạn thời gian giúp bạn tổ chức công việc tốt và mang lại cảm giác cấp bách để tập trung hơn vào công việc.
3. Lập kế hoạch
Khi đặt ra được mục tiêu, kỹ năng quản lý cần thực hiện là lập kế hoạch. Bạn sẽ phải học cách lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu nhanh và hiệu quả nhất, giúp giảm thiểu tối đa căng thẳng và lãng phí thời gian.
Vì sao nhiều người nhận thức được việc phải lập kế hoạch hành động nhưng lại không thể thành công?
- Không biết mình muốn gì: Chẳng ai tìm ra cách đi nếu không biết đích đến của mình là gì. Hãy xác định rõ mục tiêu trước và từ đó các bước trong kế hoạch của bạn sẽ trở nên rõ ràng hơn.
- Chưa phân tích đúng tình huống: Không biết mình đang đứng ở đâu sẽ ảnh hưởng lớn đến kế hoạch – bạn không thể biết mình cần phải làm gì để bắt đầu hay tiếp tục. Hãy phân tích tình huống trước, sau đó quyết định những bước nào sẽ đưa bạn đến mục tiêu của mình và đưa chúng vào kế hoạch.
- Không biết nên tập trung vào đâu: Bạn đang cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc và hệ quả tất yếu là hiệu quả đều không cao. Bạn nên tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên và loại bỏ bất cứ điều gì không quan trọng hoặc khẩn cấp.
- Thiếu tư duy sáng tạo: Mỗi vấn đề đều sẽ có một giải pháp. Trước khi lập kế hoạch hãy đầu tư một khoảng thời gian để suy nghĩ về những cách tốt nhất và nhanh nhất để đạt được mục tiêu.
Dưới đây là cách lập một kế hoạch hiệu quả, đặc biệt là trong công việc:
Bước 1: Đặt ra những mục tiêu lớn nhất của bạn.
Bước 2: Xác định các nhiệm vụ cần làm để đạt các mục tiêu đó, để đưa vào kế hoạch.
Bước 3: Chuẩn bị tài nguyên là những kỹ năng, kiến thức và chuyên môn bạn cần có để xử lý thành công các bước trong kế hoạch.
Bước 4: Tính toán thời gian và lịch trình cần thiết để xử lý các bước của kế hoạch. Nó đòi hỏi sự hiểu biết về thời gian, vòng đời dự án và bất kỳ rào cản nào bạn có thể gặp phải trong tương lai.
Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi và đánh giá để kết luận bạn có đạt được mục tiêu hay không.
4. Từ bỏ ý định làm việc “đa nhiệm”
“Đa nhiệm” (Multi Task) nghĩa là đa tác vụ, làm nhiều việc cùng một lúc. Nhiều người nghĩ sẽ thật tuyệt nếu có khả năng hoàn thành nhiều việc trong cùng thời gian, nhưng thật ra nó không phải là cách làm hiệu quả nhất.
Theo nghiên cứu của University of Sussex, có rất nhiều tác động tiêu cực của đa nhiệm như làm giảm chỉ số IQ và EQ hoặc gây mất thời gian. Theo đó, chi phí chuyển đổi sự tập trung kéo dài tận 25 phút giữa các công việc và làm giảm năng suất tổng thể…
Vậy lựa chọn tốt nhất là hãy làm từng nhiệm vụ một cách thật hiệu quả. Một số gợi ý nhỏ sau đây có thể giúp bạn tập trung làm việc cho các nhiệm vụ đơn lẻ để hiệu quả hơn:
- Loại bỏ sự phiền nhiễu xung quanh: Đeo tai nghe để chặn tiếng ồn bên ngoài và tiếng đồng nghiệp trò chuyện. Đồng thời, đặt điện thoại ở chế độ im lặng hoặc chỉ cần để ở một phòng khác, nơi bạn không thể cứ 5’ lại với tay lấy chiếc điện thoại một lần.
- Đặt ra thời hạn cho mỗi nhiệm vụ: Việc tập trung vào một nhiệm vụ sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn biết mình phải duy trì sự tập trung trong bao lâu.
5. Quản lý căng thẳng
Quản lý căng thẳng tại nơi làm việc là một trong những kỹ năng quản lý thời gian bạn nên biết. Những áp lực và căng thẳng trong công việc lấn át tinh thần sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất làm việc và chất lượng công việc của bạn.
Để học cách quản lý căng thẳng trong công việc, bạn sẽ cần phải biết cách đối phó và giảm bớt căng thẳng, lo lắng. Có một vài gợi ý hoạt động giải tỏa đơn giản mà bạn có thể thử:
- Cười: Các nghiên cứu cho thấy tiếng cười làm giảm mức độ hormone căng thẳng trong cơ thể bạn (epinephrine và cortisol).
- Thiền trong ít nhất 10 phút: Một nghiên cứu của Harvard cho thấy thiền giúp bạn thư giãn và giảm căng thẳng.
- Ăn một ít socola đen: Chất ngọt lành mạnh này là một siêu thực phẩm làm giảm mức độ glucocorticoid, một loại hormone liên quan đến căng thẳng trong cơ thể bạn.
- Nghe nhạc: Một bài hát yêu thích không chỉ giảm bớt căng thẳng mà còn giúp tăng năng suất đáng kể.
- Nhảy theo nhạc: Các nghiên cứu cho thấy khiêu vũ làm giảm sự lo lắng, thậm chí nhiều hơn so với tập thể dục thông thường. Nó cũng làm tăng endorphin, loại chất trong não làm tăng khả năng chịu đau, sự hài lòng và hưng phấn của bạn.
2.6. Đối phó với kẻ cắp thời gian
Kẻ cắp thời gian là gì không phải những nhân vật xuất hiện trong phim viễn tưởng hay hoạt hình mà bạn đang nghĩ mà thực sự tồn tại xung quanh cuộc sống và khó xử lý hơn chúng ta tưởng rất nhiều.
Trong khi bạn đang cố gắng hoàn thành những mục tiêu đã đặt ra trước đó, sẽ liên tục xuất hiện những người hay những yếu tố làm bạn xao nhãng – được gọi là kẻ cắp thời gian. Chúng có thể là bất cứ thứ gì như khách hàng ghé qua hỏi chuyện, trả lời những cuộc gọi vô bổ…
Vậy làm thế nào để xử lý những rắc rối tuy có vẻ nhỏ nhưng lại cực kỳ mất thời gian này?
- Xác định được những kẻ cắp thời gian của bạn hiện tại là ai và cái gì.
- Tưởng tượng xem cuộc sống của bạn sẽ ra sao nếu những kẻ cắp thời gian này bị loại bỏ.
- Lên chiến lược đối phó với từng vấn đề.
- Cam kết giải quyết những kẻ cắp thời gian này bằng được. Lời cam kết này chính là chìa khóa để bạn có thể thực sự lấy lại và kiểm soát được thời gian của mình.
Lời kết
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp người đi làm hoàn thành công việc một cách suôn sẻ mà còn mang lại sự hài hòa trong cuộc sống cá nhân. Việc áp dụng những kỹ năng như lập kế hoạch, ưu tiên công việc, tránh sao nhãng hay học cách nói "không" sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian và nâng cao năng suất.
