FAQs: Những câu hỏi thường gặp về chỉ số KPI

Nhắc tới những công cụ quản trị hàng đầu hiện nay, không thể không nhắc tới KPI (Key Performance Indicators). Đây là một phương pháp đánh giá hiệu quả thực hiện công việc trong tổ chức, doanh nghiệp, công ty, … được sử dụng phổ biến. Vậy thực chất KPI là gì và lợi ích của KPI là thế nào? Cùng Blognhansu tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. KPI là gì?

Hiện nay, khi nói về khái niệm KPI là gì, trong giới Quản trị nhân sự đang tồn tại 3 kiểu định nghĩa. Dù cho trong Tiếng anh, KPI chỉ là Key Performance Indicators.

Định nghĩa 1: “KPI là một công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc theo thời gian cho một mục tiêu cụ thể”

Trong đó, KPI cung cấp các mục tiêu để các nhóm tìm kiếm, mốc quan trọng để đánh giá tiến độ và thông tin chi tiết giúp mỗi cá nhân trong tổ chức đưa ra kế hoạch, định hướng tốt hơn. Từ đó, nhân viên hoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ được giao.

Định nghĩa 2: “KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc quan trọng”

Nghe có vẻ giống định nghĩa đầu tiên nhưng KPI là gì trong trường hợp này có điểm khác biệt. Đây là khái niệm hay được dùng bởi những ai tiếp xúc thường xuyên với KPI như các HR chuyên đánh giá, HRM hoặc người đã tìm hiểu, qua các lớp đào tạo KPI cơ bản.

Định nghĩa 3: “KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả cốt yếu”

KPI là gì này là chỉ số cốt yếu, ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức và được theo dõi thường xuyên bởi lãnh đạo. Định nghĩa 3 là phức tạp nhất nên giới chuyên gia - người tìm hiểu sâu hay thiên hướng đi vào học thuật mới sử dụng.

2. Lợi ích của KPI trong quản trị hiệu suất là gì?

KPI (Key Performance Indicators) là phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong quản trị hiệu suất. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, không ít công ty đã không thành công vì cách làm hời hợt, nửa vời.

Điều này thực sự đáng tiếc, bởi KPI là gì đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi áp dụng đúng cách. Cụ thể:

KPI giúp hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp
KPI đóng góp và ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp
KPI thúc đẩy sự phát triển cá nhân của mỗi nhân viên
KPI là cách thiết yếu để quản lý hiệu quả công việc
KPI cảnh báo nguy cơ không đạt mục tiêu

2.1 KPI giúp hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp

Dựa trên những báo cáo KPI, nhà quản lý dễ dàng đưa ra những bước hoạch định chiến lược sát nhất với con số hiện tại và kế hoạch phát triển trong tương lai.

Lợi ích KPI là gì? Đó là việc định hướng sản phẩm, dịch vụ chính xác hơn và đánh đúng vào nhu cầu và tâm lý tiêu dùng để tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Bên cạnh đó, khuyến khích nhân viên phát huy tối đa hiệu quả công việc, tạo sự liên kết bền chặt với các phòng ban.

2.2 KPI đóng góp và ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

Mặc dù dễ bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty nhưng KPI chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu. KPI sẽ cho bạn thấy bạn đang sai ở đâu và sau đó đưa ra quyết định có thể giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn. Đây được cho là lý do quan trọng nhất giải thích tại sao KPI là gì nên được sử dụng.

Các chỉ số KPI được thiết lập dựa theo những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Vì vậy, khi mỗi cá nhân hiểu rõ và có trách nhiệm với KPI của mình, thì họ cũng hướng tới thực thi mục tiêu kinh doanh chung của công ty.

Hơn nữa, KPI đảm bảo việc đánh giá hiệu suất công việc không cảm tính. Cũng như, đảm bảo mọi công việc đều được thực hiện có mục đích và đúng định hướng.

2.3 KPI thúc đẩy sự phát triển cá nhân của mỗi nhân viên

Lợi ích của KPI là gì trong sự phát triển của mỗi cá nhân? Như bạn cũng biết, không phải dự án hay chiến dịch nào cũng đạt được kết quả như mong đợi. Nhưng bằng cách giám sát hiệu quả theo KPI, doanh nghiệp sẽ tạo ra môi trường không ngừng học hỏi và tiến bộ.

Nhờ đánh giá KPI, các phòng ban dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc tại mọi thời điểm, mà không cần chờ đến cuối quý hay kết thúc dự án.

Mặt khác, theo dõi KPI thường xuyên, đặc biệt là trên hệ thống đo lường KPI theo thời gian thực (realtime KPI dashboard), sẽ giúp giải đáp những câu hỏi như cần làm những gì, làm như thế nào, tại sao nên làm những việc đó, … Cá nhân/tổ chức có thể liên tục nhìn nhận lại công việc đang làm.

Bản thân nhân viên khi tự giám sát hiệu suất công việc của mình và có giải pháp khắc phục tức thời, thì cũng dễ dàng đạt được mục tiêu hơn. Điều này đặc biệt cần thiết cho sự phát triển cá nhân. Một trong những lợi ích hàng đầu của KPI là gì!

2.4 KPI là cách thiết yếu để quản lý hiệu quả công việc

Có thể nói, đây là lợi ích lớn nhất của việc đánh giá KPI là gì. Trong đó, KPI giúp minh bạch và đơn giản hóa việc quản lý hiệu suất. Bằng cách cho phép mọi người nhìn thấy không chỉ những gì họ làm, mà cả những gì đồng nghiệp/mọi người xung quanh làm. Tất cả mọi người nhờ vậy đều đảm bảo làm việc theo cùng định hướng và mục tiêu.

2.5 KPI cảnh báo nguy cơ không đạt mục tiêu

Có thể bạn không tin nhưng khả năng cảnh báo từ KPI là có thật. Nhờ đó, ban lãnh đạo và các bên liên quan sớm điều chỉnh trước khi mọi chuyện vượt khỏi tầm kiểm soát.

KPI là gì? Là cơ sở để phân tích doanh nghiệp một cách chính xác dựa trên báo cáo, thống kê bằng con số. Từ đó, việc kiểm soát mục tiêu, chiến lược kinh doanh trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

3. Có những loại chỉ số KPI nào trong doanh nghiệp?

Tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà có rất nhiều cách để phân loại KPI. Một số chỉ số KPI được áp dụng trong thời gian ngắn để đo lường các quy trình cụ thể. Tuy nhiên, cũng có những KPI lại được sử dụng trong thời gian dài (quý, năm, 2 năm, …) và thường mang tính chiến lược.

4 loại chỉ tiêu KPI hay gặp nhất trong doanh nghiệp hiện nay:

3.1 KPI vận hành (Operational KPI)

KPI vận hành là loại KPI phổ biến nhất được sử dụng trong doanh nghiệp và thường được áp dụng trong thời gian ngắn. Loại KPI này giúp chúng ta biến các công việc của mỗi cá nhân, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đang diễn ra như thế nào.

Chỉ tiêu KPI vận hành hướng tới hiệu suất và tiến độ công việc nên mang tính cụ thể và rõ ràng. Chẳng hạn, KPI của vị trí SEO content thường được đo lường bởi số lượng bài viết, số người tiếp cận, số từ khóa lên top, …

3.2 KPI chiến lược (Strategic KPI)

Trái ngược với KPI vận hành, KPI chiến lược là chỉ số cấp cao và áp dụng cho những nhà quản lý, CEO của doanh nghiệp. Thay vì đo lường các chỉ số cụ thể trong công việc, KPI chiến lược hướng tới tầm nhìn lớn hơn, gắn với mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Ví dụ: KPI của CEO có thể là mở chi nhánh mới, lợi nhuận, …

3.3 KPI sơ cấp (Leading KPI)

KPI sơ cấp được dùng để dự đoán hiệu suất công việc trong tương lai. Loại KPI này tương đối khó thiết lập vì nó phụ thuộc nhiều vào thực tế triển khai hoặc các tác động khách quan bên ngoài như nhu cầu thị trường, xu hướng mới, …

3.4 KPI thứ cấp (Lagging KPI)

Còn KPI thứ cấp là KPI được sử dụng để xác định kết quả của hiệu suất công việc đã hoàn thành trong quá khứ. KPI thứ cấp dễ dàng đo lường được vì chỉ cần dựa vào dữ liệu trong quá khứ.

4. Trong doanh nghiệp thường có những cấp độ KPI nào?

4.1 KPI công ty

Chỉ số KPI công ty tập trung vào “bức tranh” tổng thể và hiệu suất kinh doanh của toàn thể doanh nghiệp. Do vậy, KPI công ty là bộ KPI cấp cao, hướng tới mục tiêu chung và mang tính chiến lược.

Để xây dựng KPI công ty, bên cạnh một tầm nhìn bao quát, các CEO cũng phải có cái nhìn chi tiết, xuất phát từ các khía cạnh và các vấn đề của doanh nghiệp. Nếu đi quá rộng hay chung chung, KPI sẽ không thể nào được đo lường một cách chính xác, sát với tình hình thực tiễn.

4.2 KPI phòng ban

Như bạn cũng biết, trong một doanh nghiệp có nhiều phòng ban khác nhau: nhân sự, kinh doanh, kỹ thuật, marketing, … với tính chất công việc riêng biệt. Vậy nên, mỗi phòng ban này sẽ xây dựng và triển khai bộ chỉ tiêu KPI riêng, không giống nhau.

Thông thường, các bộ phận như kinh doanh, marketing có thể dễ dàng thiết lập KPI với những chỉ số cụ thể (đo lường được). Tuy nhiên, với phòng nhân sự, việc xây dựng KPI sẽ khó khăn hơn các phòng ban khác.

4.3 KPI cá nhân

KPI cá nhân sẽ phụ thuộc rất nhiều vào KPI phòng ban. Đây là KPI cụ thể để trực tiếp đo lường hiệu quả làm việc, tiến độ công việc của từng nhân viên trong doanh nghiệp.

5. Làm thế nào để xây dựng KPI với nguyên tắc SMART

Xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART là một trong những gợi ý mà nhà lãnh đạo nên xem xét khi tiến hành ứng dụng KPI trong tổ chức.

SMART KPI là chí số đánh giá thực hiện công việc, đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian, dựa trên 5 yếu tố:

S - Specific (Cụ thể): Giúp cụ thể, minh bạch hóa mục tiêu. Đồng thời, tránh nhầm lẫn, chệch hướng khi thực hiện mục tiêu.
M - Measurable (Đo lường): Giúp đo lường được chính xác tiến độ triển khai công việc, hoàn thành mục tiêu.
A - Achievable (Khả thi): Giúp thiết lập mục tiêu có kỳ vọng, thử thách nhưng không trở nên bất khả thi.
R - Relevant (Liên quan): Giúp liên kết các mục tiêu trong một “bức tranh” chung tổng thể.
T - Time-Bound (Giới hạn thời gian): Giúp tạo áp lực, cam kết đủ để hoàn thành mục tiêu đúng hạn.

5.1 Xây dựng các mục tiêu chiến lược

Tạo ra mục tiêu chiến lược là bước quan trọng trong xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART. Nếu như kế hoạch, hành động thường biến động theo tình hình thực tế thì các mục tiêu chiến lược có sự ổn định hơn rất nhiều. Doanh nghiệp có thể sử dụng mục tiêu chiến lược để định hướng, định vị cách áp dụng KPI phù hợp nhất.

Để xây dựng các mục tiêu chiến lược, cần căn cứ dựa trên tuyên bố về sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu phát triển cũng như tham vọng của tổ chức. Mục tiêu chiến lược cần hướng tới những điều trong dài hạn thay vì chỉ tập trung giải quyết các vấn đề trước mắt (ngắn hạn).

Với các mục tiêu chiến lược trên, bạn cần tạo ra một bản kế hoạch thực hiện đơn giản, trực quan và khái quát được các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất. Mục tiêu sẽ chỉ nằm trong suy nghĩ hay trên tờ giấy nếu không gắn mục tiêu đó với kế hoạch hành động cụ thể.

Ngoài ra, khi xây dựng KPI, mục tiêu chiến lược không chỉ tập trung vào vấn đề doanh thu, lợi nhuận mà còn phải xem xét nhiều khía cạnh khác như: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập & phát triển.

5.2 Biến các mục tiêu trở thành SMART

Ứng dụng SMART mang lại những giá trị tích cực trong công việc. Vì vậy, doanh nghiệp nên biến các mục tiêu trở nên SMART để đưa doanh nghiệp tiến nhanh về phía trước với tối ưu nguồn lực, chi phí bỏ ra.

Để hiểu hơn về quá trình xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART, bạn có thể theo dõi ví dụ sau: Mục tiêu của phòng kinh doanh là tăng doanh số bán hàng quý III

S - Cụ thể: Muốn tăng doanh số bán hàng quý II 2022
M - Đo lường: Muốn tăng doanh số bán hàng quý II 2022 lên mức tối thiểu 2 tỷ đồng
A - Khả thi: Với chất lượng sản phẩm và nguồn lực hiện có, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu này nếu tập trung, nỗ lực.
R - Liên quan: Giúp doanh nghiệp thực hiện thành công kế hoạch không lỗ năm 2022
T - Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trước ngày 01/07/2022

5.3 Xác định KPI để theo dõi và đo lường thành công của mục tiêu đặt ra

Nếu mục tiêu là điều mà tổ chức muốn đạt được thì KPI là giá trị hay kết quả mà đội nhóm cần hướng tới để hoàn thành mục tiêu. Do vậy, khi thiết lập và hướng tới mục tiêu, bạn cần thiết lập KPI để theo dõi, đo lường thành công của mục tiêu đó. KPI sẽ giúp mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.

Trong khi xây dựng KPI, đối với mỗi mục tiêu, hãy tìm ra và gắn mục tiêu đó với KPI cụ thể để theo dõi và đo lường mục tiêu. Hơn thế, bạn cần định vị cụ thể cho các KPI để xác định mục tiêu sẽ cần đạt được điều gì hay trông như thế nào.

5.4 Thiết lập kế hoạch hành động

Để xây dựng KPI theo SMART hiệu quả, bạn cần tạo lập kế hoạch hành động cụ thể. Bản chất của nguyên tắc SMART là hệ thống giúp xác định mục tiêu cụ thể, chính xác và phù hợp hơn. Tuy nhiên, áp dụng SMART mà không hành động thì cũng không giúp đội ngũ đạt được KPI.

Khi tạo lập kế hoạch hành động, bạn cần lưu ý một số điều sau:

- Kế hoạch hành động phù hợp, đáp ứng đúng đặc thù của đội ngũ. Nghĩa là xây dựng kế hoạch dựa trên những căn cứ khách quan, cụ thể chứ không thiết lập một cách rập khuôn, thiếu thực tế.

- Trong trường hợp mục tiêu hoặc KPI quá lớn, khó quản lý thì hãy chia tách KPI thành nhiều giai đoạn khác nhau. Sau đó, bạn lập kế hoạch hành động cụ thể cho từng giai đoạn đó. Việc phân chia giai đoạn như vậy giúp doanh nghiệp dễ theo dõi, quản lý công việc.

- Kế hoạch hành động nên được xem xét thường xuyên qua các buổi kiểm tra hàng tuần giữa cấp trên và cấp dưới. Việc theo dõi kế hoạch hành động kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp có thể nhận diện kết quả công việc đã thực hiện, phát hiện các vấn đề và đưa ra giải pháp kịp thời.

5.5 Theo dõi các chỉ tiêu KPI thường xuyên

Xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART sẽ không hiệu quả nếu không được nhìn nhận một cách linh hoạt. Theo dõi thường xuyên không chỉ giúp nhà quản lý có thể đánh giá, nhận diện kết quả công việc, hiệu suất của nhân viên mà còn giúp bạn thay đổi, điều chỉnh KPI kịp thời.

Đương nhiên, việc theo dõi hay đánh giá KPI cũng cần được thực hiện nghiêm túc, nhanh chóng khi doanh nghiệp có những thay đổi quan trọng.

Lời kết,

Áp dụng KPI trong doanh nghiệp không đơn giản chỉ là đặt ra chỉ số dành cho nhân viên. Quan trọng là hiểu được ý nghĩa của việc đánh giá KPI ảnh hưởng đến doanh nghiệp và nhân viên như thế nào. Qua đó, có thể áp dụng và thực hiện hiệu quả nhất.