Trong quá trình tuyển dụng nhân sự, phỏng vấn là bước vô cùng quan trọng để đánh giá ứng viên. Tuy vậy, việc tiến hành phỏng vấn không phải lúc nào cũng mang lại kết quả như mong đợi. Đó chính là lý do tại sao các nhà quản lý ngày càng ưa chuộng sử dụng phương pháp phỏng vấn có cấu trúc (structured interview) để đảm bảo tính khách quan. Vậy hãy cùng Blognhansu tìm hiểu về hình thức phỏng vấn này nhé!
1. Structured interview là gì?
Structured interview hay phỏng vấn có cấu trúc là một phương pháp phỏng vấn trong tuyển dụng. Theo đó, nhà tuyển dụng sẽ hỏi tất cả ứng viên các câu hỏi giống nhau, được thiết kế trước và được đánh giá theo các tiêu chí cố định.
Phương pháp này giúp đảm bảo tính đồng nhất và khách quan trong quá trình phỏng vấn. Từ đó, giảm bớt những sai sót và đưa ra quyết định tuyển dụng một cách chính xác nhất.
Phỏng vấn có cấu trúc giúp doanh nghiệp chọn ra ứng viên phù hợp nhất dựa trên kết quả đánh giá khách quan và giảm tối đa sự thiên vị. Structured interview vốn dĩ phổ biến trong các nghiên cứu định lượng. Nhưng những lợi ích mà nó mang lại cho sự tăng trưởng của doanh nghiệp khiến hình thức phỏng vấn này trở nên phổ biến hơn.
2. Các loại câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn có cấu trúc
2.1 Các câu hỏi phỏng vấn cấu trúc về công việc
Các câu hỏi phỏng vấn cụ thể về công việc sẽ hỏi ứng viên về nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến vị trí tuyển dụng. Dựa trên những câu hỏi này, người quản lý tuyển dụng có thể xác định ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để thành công trong vai trò đó hay không.
2.2 Các câu hỏi phỏng vấn cấu trúc về hành vi ứng xử
Câu hỏi phỏng vấn hành vi giúp khai thác thông tin của ứng viên về những gì họ đã làm tốt và gặp khó khăn trong khi làm việc. Người phỏng vấn có thể biết được cách họ tương tác với khách hàng, đồng nghiệp hay cấp trên.
2.3 Các câu hỏi phỏng vấn cấu trúc về xử lý tình huống
Câu hỏi tình huống trong phỏng vấn có cấu trúc yêu cầu ứng viên tưởng tượng xem họ sẽ làm gì nếu phải đối mặt với các tình huống khác nhau trong công việc. Đó thường là các câu hỏi tình huống có thể xác định khả năng tư duy phản biện và giải quyết vấn đề của ứng viên.
Người tuyển dụng đặt ra một loạt các câu hỏi để đánh giá cách mà ứng viên sẽ tương tác với khách hàng và nhân viên, kỹ năng làm việc nhóm và cách họ phản ứng với các thách thức nơi làm việc.
3. Các bước thực hiện structured interview
Để thực hiện một cuộc phỏng vấn Structured interview, cần có một phương pháp để đảm bảo tính nhất quán. Hãy thực hiện các bước sau để tiến hành phỏng vấn có cấu trúc.
+ Chào đón ứng viên: Lời chào hỏi giúp ứng viên cảm thấy thoải mái và xây dựng mối quan hệ bước đầu, cung cấp những phản hồi chân thành hơn.
+ Hỏi mỗi câu hỏi theo danh sách của bạn theo thứ tự: Hỏi mỗi câu hỏi theo như đã viết để đảm bảo rằng cuộc phỏng vấn đều chuẩn hóa.
+ Cho ứng viên thời gian để phản hồi: Nên cho ứng viên thời gian để trả lời mỗi câu hỏi để đảm bảo rằng họ có thể nhận được điểm tối đa. Tiếp tục với câu hỏi tiếp theo chỉ khi bạn cảm thấy rằng ứng viên đã hoàn tất câu trả lời trước đó.
+ Chấm điểm cho mỗi câu trả lời ngay lập tức: Chấm điểm cho mỗi câu trả lời trước khi chuyển sang câu hỏi tiếp theo. Bởi vì nó cho phép bạn đánh giá dựa trên phản ứng ngay lập tức thay vì cố gắng nhớ lại phản hồi của ứng viên sau này.
+ Kết thúc cuộc phỏng vấn: Sau khi kết thúc câu hỏi cuối cùng, hãy nói lời tạm biệt. Bạn cũng có thể cho ứng viên biết khi nào họ nhận được phản hồi về các bước tiếp theo họ cần làm gì.
4. Phân biệt structured interview và unstructured interview
Phỏng vấn unstructured interview là phương pháp phỏng vấn ứng viên không có sự chỉ định câu hỏi trước. Thông thường, người phỏng vấn sẽ dựa trên cảm tính và kinh nghiệm của mình để đưa ra các câu hỏi. Vì vậy, hình thức phỏng vấn này không có khuôn mẫu cụ thể và có thể dẫn đến sự khác biệt lớn giữa các ứng viên.
Thực ra, phương pháp phỏng vấn có cấu trúc có nhiều ưu điểm hơn so với phương pháp phỏng vấn không có cấu trúc. Cụ thể:
- Cung cấp trải nghiệm phỏng vấn đồng nhất giữa các ứng viên và giảm thiểu sai lầm.
- Phỏng vấn có cấu trúc hiệu quả hơn vì các câu hỏi cụ thể được chuẩn bị sẵn để thu thập các thông tin quan trọng và liên quan nhất.
- Phỏng vấn theo danh sách một câu hỏi cố định nên có thể so sánh giữa các ứng viên.
- Người phỏng vấn ít bị thiên vị hơn.
Có thể nói, phỏng vấn có cấu trúc mang lại khá nhiều lợi ích cho cả người phỏng vấn và doanh nghiệp. Ứng viên sẽ dễ dàng theo dõi câu hỏi của người phỏng vấn. Các câu hỏi phỏng vấn có thể được dự đoán trước. Vì vậy, ứng viên có sự chuẩn bị và bớt đi bỡ ngỡ khi gặp phải một câu hỏi bất ngờ.
Lời kết,
Vừa rồi là những thông tin cơ bản về hình thức phỏng vấn có cấu trúc (structured interview). Đây là một công cụ cần thiết trong quá trình tuyển dụng để đảm bảo tính khách quan và công bằng trong việc đánh giá ứng viên. Việc sử dụng phương pháp này có thể giúp đạt được mục tiêu tìm kiếm những người thực sự phù hợp với tổ chức.
