Như chúng ta đã biết, trong buổi họp số 2, hội đồng tiền lương (hoặc ban dự án nâng cấp hệ thống đãi ngộ) đã đánh giá giá trị công việc từng vị trí. Kết quả dư án đã có điểm giá trị công việc toàn bộ các vị trí trong công ty. Sau đó, sắp xếp các vị trí có điểm giá trị theo thứ tự từ lớn đến nhỏ, ta có bảng tổng hợp, ví dụ như sau:

Chức danh công việc - Điểm vị trí
PTGĐ SX - 728
CEO - 726
PTGĐ VH - 711
TP KD - 591
TP HCNS - 582
TP DA - 574
TP RD - 571
TP ThK - 570
TP KT - 558
T&DT - 351
RD - 350
Mar - 344
BA - 329
HC&CB - 322
Code - 321
UI/UX - 313
Tester - 309
PM - 308
Sale - 307
2D - 303
3D - 303
KT TH - 286

Hội đồng tiền lương dừng họp khi đánh giá xong giá trị công việc. Sang buổi sau, các thành viên hội đồng lại tiếp tục họp và tiến hành xây dựng thang lương P1.

Buổi họp số 3: Xây dựng thang bảng lương

1. Điều chỉnh lại giá trị công việc các vị trí

- Trong buổi họp số 3 này, tôi công bố bảng xếp hạng giá trị công việc các vị trí trước hội đồng và hỏi lại Hội đồng 1 lần nữa về bảng điểm này xem có câu hỏi gì không?
+ Hội đồng cùng xem bảng tổng thể và bắt đầu điều chỉnh giá trị các vị trí để hợp lý hơn. Lưu ý: Nếu hội đồng làm kĩ khâu ra các tiêu chí thì phần này sẽ không phải điều chỉnh nhiều.

2. Tính hệ số giá trị công việc

Hoàn tất bảng xếp hạng giá trị công việc, tôi mời hội đồng tiền lương cùng xây dựng thang lương P1.

- Tôi: Sau khi có điểm giá trị, xin mời các thầy (thành viên hội đồng) cùng tính hệ số giá trị công việc. Chúng ta dùng công thức: Hệ số giá trị công việc của vị trí = Điểm giá trị công việc của vị trí / điểm giá trị công việc thấp nhất.
+ Hội đồng nhìn và kiểm tra công thức.

3. Tính đơn giá tiền lương

Có được hệ số giá trị công việc, tôi chuyển sang đến mục chốt số tiền tối thiểu công ty có thể trả cho người lao động.

- Tôi: Xin mời hội đồng cùng sang bước tính số tiền tối thiểu công ty có thể trả cho người lao động. Tôi hay gọi số tiền này là đơn giá tiền lương cho 1 điểm hệ số giá trị công việc.

Theo thông tư của nhà nước (05/2001/TT-BLĐTBXH) quy định về đơn giá tiền lương trong doanh nghiệp nhà nước: Đơn giá tiền lương được xây dựng trên cơ sở định mức lao động trung bình tiên tiến của doanh nghiệp và các thông số tiền lương do Nhà nước quy định. Khi thay đổi định mức lao động và các thông số tiền lương thì thay đổi đơn giá tiền lương.

Chúng ta có thể hiểu Đơn giá tiền lương là giá trị lao động phải trả trên một đơn vị sản phẩm. Tổng sản phẩm x đơn giá tiền lương = chi phí tiền lương trực tiếp của doanh nghiệp.
- Đơn giá tiền lương tính trên tổng doanh thu: là cách tính cứ tạo ra 1000 đồng doanh thu thì được tính bao nhiều đồng tiền lương.
- Đơn giá tiền lương tính trên tổng doanh thu trừ tổng chi phí (chưa có lương): đơn vị tính đồng/1000 đồng tổng doanh thu trừ tổng chi phí chưa có lương
- Đơn giá tiền lương tính trên lợi nhuận: đơn vị tính đồng/1000 đồng lợi nhuận
- Đơn giá tiền lương tính trên đơn vị sản phẩm (kể cả sản phẩm quy đổi): đơn vị tính là đồng/đơn vị sản phẩm.

- Tôi tiếp: Để tính ra đơn giá tiền lương, chúng ta theo công thức: Đơn giá tiền lương (hay còn gọi là Số tiền tối thiểu công ty trả) = Quỹ lương P1 / (hệ số giá trị của vị trí A * số lượng nhân viên làm ở vị trí A + hệ số giá trị của vị trí B * số lượng nhân viên làm ở vị trí B + ..). Ví dụ: Quỹ lương P1 = 1.515.794.614; Tổng số nhân viên: 221; Tổng số điểm giá trị toàn công ty: 214.604. Như vậy: Số tiền tối thiểu công ty trả cho 1 điểm giá trị = 1.515.794.614 / 214.604 = 7063,216967 đồng.

- Tôi nói tiếp: Thông thường tôi hay đề xuất quỹ lương P1 = 30% tổng quỹ lương (bao gồm tất cả khen thưởng, phúc lợi). Xin hỏi hội đồng, quỹ lương P1 của công ty là bao nhiêu?
+ Hội đồng: Đồng ý tỷ lệ 30% và cho con số quỹ lương P1.
- Tôi dùng công thức để tính ra đơn giá tiền lương cho 1 điểm hệ số giá trị công việc.

4. Xác định mức lương theo giá trị công việc cho các vị trí

Tôi: Có được đơn giá tiền lương, mời hội đồng cùng tính mức lương theo giá trị công việc cho các vị trí. Chúng ta dùng công thức sau: Lương P1 = số tiền tối thiểu công ty trả cho 1 điểm hệ số x số điểm hệ số.

Ví dụ:
+ Vị trí Kế toán tổng hợp (KTTH) có điểm hệ số giá trị công việc là: 1.
+ Số tiền tối thiểu công ty trả cho 1 điểm: 7 triệu.
>> Lương P1 của vị trí KTTH = 1 * 7 = 7 triệu.

- Tôi tiếp tục dùng công thức trước mặt hội đồng để tính ra lương P1 cho các vị trí. Sau khi hoàn thành thì tôi ra bảng này để trình hội đồng tiền lương:

5. Xác định số bậc lương

- Tôi: Xin mời hội đồng cùng thống nhất số bậc lương trong thang lương. Anh chị mong muốn một nhân viên, trung bình gắn bó với công ty bao nhiêu lâu?
+ Hội đồng (CEO): ... năm. Ví dụ: 10 năm.
- Tôi: Trung bình cứ bao lâu, công ty sẽ tăng lương 1 lần?
+ Hội đồng: ... năm. Ví dụ: 1 năm.
- Tôi: Như vậy, số bậc lương của công ty là: Thời gian trung bình công ty mong muốn nhân viên gắn bó / Thời gian trung bình tăng lương = 10 / 1 = 10 bậc lương.

6. Xây thang lương P1 với tình huống công ty ít vị trí

Xác định số bậc lương xong là tôi sang đến xây thang bảng lương. Đến đoạn này, nếu tìm hiểu sâu hơn 1 chút, chúng ta sẽ bắt đầu thấy nhiều hướng. Càng đọc lý thuyết sẽ càng thấy khó hiểu khi có nhiều người hướng dẫn. Chúng ta có 2 trường hợp ứng với 2 quan điểm:
- Trường hợp 1: Công ty không muốn gắn sự trung thành của nhân viên với tổ chức vào lương.
- Trường hợp 2: Công ty muốn ghi nhận sự trung thành của nhân viên vào lương.

- Tôi hỏi hội đồng (CEO): Xin hỏi CEO và hội đồng, tổ chức có muốn ghi nhận sự trung thành của nhân viên với tổ chức vào lương hay sang một chính sách khác? Nếu có thì sẽ xây dựn thang lương có P1 biến đổi còn không thì thang lương P1 sẽ cố định. Tôi tiếp tục chia sẻ ưu nhược điêm của 2 trường hợp.
+ Hội đồng: Thống nhất ra quyết định.

6.1. Công ty không muốn gắn sự trung thành của nhân viên với tổ chức vào lương.

- Tôi: Như vậy là hội đồng chọn hướng xây dựng thang lương P1 cố định. Do chọn phương án lương P1 cố định nên mứ lương P1 các bậc bằng nhau.
- Tôi cho bậc 1 = bậc 2 = bậc 3 = ... bậc 10 = mức lương theo giá trị công việc của vị trí.
- Tôi tiếp tục: Xin hỏi ban lãnh đạo có muốn sử dụng cơ chế "1 sổ" tức dùng thang lương P1 đóng BHXH hay tối ưu việc đóng BHXH mà vẫn tuân theo luật?

6.1.1. Công ty không muốn dùng P1 để đóng BHXH.

+ Hội đồng: Do tình hình công ty nên hiện tại chưa thể dùng P1 để đóng BHXH.
- Tôi: Vậy thì thang lương có bậc 1 = bậc 2 = bậc 3 = ... bậc 10 = mức lương theo giá trị công việc của vị trí.

6.1.2. Công ty muốn dùng P1 đóng BHXH.

+ Hội đồng: Công ty muốn 1 sổ nên dùng P1 đóng BHXH.
- Tôi: Vậy chúng ta sẽ làm tiếp thang lương P1 có đóng BHXH. Chúng ta có mức lương các bậc bằng nhau và = hệ số giá trị công việc * mức lương tối thiểu vùng theo luật.

6.2. Công ty muốn ghi nhận sự trung thành của nhân viên vào lương.

- Tôi: Như vậy là hội đồng chọn hướng xây dựng thang lương P1 biến đổi. Chúng ta dùng công thức sau: Mức lương bậc i = Hệ số lương bậc i * Mức lương bậc 1. Trong đó
. Hệ số lương bậc i = Hệ số lương bậc (i - 1) * Hệ số khoảng cách.
. Hệ sô lương bậc 1 = 1.
. Hệ số khoảng cách = Căn bậc (n - 1) của Bội số lương.
. Bội số lương = Mức lương bậc cao nhất / Mức lương bậc thấp nhất.
. Mức lương bậc thấp nhất = Mức lương bậc 1 = Mức lương theo hệ số giá trị công việc * 70%.
. Mức lương bậc cao nhất = Mức lương bậc 10 = Mức lương theo hệ số giá trị công việc * 130%.
- Tôi tiếp: Con số 70% và 130% là do tôi đề xuất. Lương P1 chỉ theo giá trị công việc nên chúng ta chưa cần quan tâm đến thị trường.
- Tôi dùng công thức tính toán các bậc lương trước mặt hội đồng.
- Tôi tiếp tục hỏi: Xin hỏi ban lãnh đạo có muốn sử dụng cơ chế "1 sổ" tức dùng thang lương P1 đóng BHXH hay tối ưu việc đóng BHXH mà vẫn tuân theo luật?

6.2.1. Công ty không muốn dùng P1 để đóng BHXH.

+ Hội đồng: Do tình hình công ty nên hiện tại chưa thể dùng P1 để đóng BHXH.
- Tôi: Vậy thì thang lương biến đổi theo công thức trên là kết quả cuối cùng

6.2.2. Công ty muốn dùng P1 đóng BHXH.

+ Hội đồng: Công ty muốn 1 sổ nên dùng P1 đóng BHXH.
- Tôi: Vậy chúng ta sẽ làm tiếp thang lương P1 có đóng BHXH. Ta lấy mức lương theo giá trị công việc của các bậc rồi chia cho mức lương thấp nhất để ra hệ số lương đóng BHXH. Sau đó lấy hệ số lương đóng BHXH * mức lương tối thiểu vùng. Công thức như sau:

Mức lương đóng BHXH bậc i = Hệ số lương đóng BHXH i * Mức lương tối thiểu vùng.
Trong đó: Hệ số lương đóng BHXH i = Mức lương theo giá trị công việc bậc i / Mức lương theo giá trị công việc thấp nhất.

- Tôi tiếp tục tạo ra thang lương P1 biến đổi và đóng BHXH theo công thức.

Vậy là buổi họp kết thúc.

7. Xây thang lương P1 với tình huống công ty nhiều vị trí

Nếu rơi vào tình huống công ty có quá nhiều vị trí và cách làm như ở mục 6 là khó khăn. Tôi sẽ dẫn hội đồng làm thang lương P1 theo hướng tạo ra ngạch rồi nhóm các vị trí vào cùng 1 ngạch

7.1. Xác định số ngạch lương

Trong buổi họp với Hội đồng tiền lương:
+ Tôi: Do số lượng vị trí nhiều quá. Chúng ta nên gom các vị trí có cùng mức điểm giá trị công việc hoặc mức lương lai. Công ty chúng ta sẽ có bao nhiêu ngạch lương? Và điểm các ngạch thế nào?
- Hội đồng: 5 ngạch (sau khi trao đổi bàn bạc). Ngạch lương 1 với các vị trí có điểm giá trị từ 0 đến 300. Ngạch lương 2 với các vị trí có điểm giá trị từ 301 dến 400. Ngạch lương 3 với các vị trí có điểm giá trị từ 401 đến 600. Ngạch lương 4 với các vị trí có điểm giá trị từ 601 đến 800. Ngạch lương 4 với các vị trí có điểm giá trị từ 801 đến 1000.
+ Tôi: Vậy chúng ta thống nhất phân các vị trí vào các ngạch. Cụ thể là nhóm các vị trí có cùng mức điểm và các yếu tố công việc giống nhau vào 1 nhóm (gọi là ngạch). Xin mời hội đồng.
- Hội đồng: Cùng bàn bạc thảo luận đưa các vị trí vào từng ngạch. Có thể hội đồng sẽ điều chỉnh lại mức điểm cho các ngạch khi thấy bất hợp lý giữa các vị trí.

7.2. Xác định mức lương chung cho cả ngạch

+ Tôi vừa nói vừa làm: Tiếp theo là đến xác định mức lương chung cho cả ngạch. Để làm điều đó, công ty cần xác định mức điểm giá trị trung bình của ngạch. Công thức: Điểm giá trị trung bình của ngạch = Tổng điểm giá trị công việc của từng vị trí / số vị trí.
- Hội đồng chứng kiến cách làm.
+ Tôi hướng dẫn cách làm thang lương P1 theo ngạch: Chúng ta dùng công thức tính mức tiền lương chung của ngạch: Mức tiền lương theo giá trị công việc chung của ngạch = Hệ số giá trị công việc của ngạch x Đơn giá tiền lương (trong trường hợp ngạch). Trong đó:
. Hệ số giá trị công việc của ngạch i = Điểm giá trị trung bình của ngạch i / Điểm giá trị trung bình của ngạch thấp nhất
. Đơn giá tiền lương (trong trường hợp ngạch) = Quỹ lương P1 / (Số lượng nv vị trí thuộc ngạch 1 x hệ số giá trị công việc ngạch 1 + Số lượng nv ngạch 2 x hệ số giá trị công việc ngạch 2 + ...)
- Hội đồng (hoặc ban dự án) xe lại mức lương chung cho ngạch. Trong nhiều trường hợp sẽ điều chỉnh con số ("bốc thuốc") để cho mức tiền lương theo giá trị công việc chung giữa cách ngạch có sự thay đổi phù hợp. Tức là mức tiền lương chung giữa các ngạch nên có sự thay đổi đâu đó từ 10 - 20%.

7.3. Tính toán mức lương cho các bậc của ngạch

Tôi dẫn hội đồng (hoặc ban dự án) quay lại đi theo tuần tự như mục 6 ở trên.

Vậy là xong. Tôi kết thúc buổi họp xác định thang lương P1 tại đây. Sang đến các buổi sau, tôi ngồi với từng bộ phận để làm tiếp lương P2 và thưởng P3.

Tái bút: Việc xác định Số tiền tối thiểu (hay còn gọi là Đơn giá tiền lương), nếu theo cách nhanh, tôi dùng theo phương pháp chuyên gia, tức là cho mọi người trong hội đồng Tiền lương cùng thống nhất một số tiền. Ví dụ như: 2 triệu đồng. Khi thống nhất:
- Tôi: Theo anh chị, công ty có thể trả số tiền tối thiểu cho vị trí thấp nhất là bao nhiêu?
+ Trả lời: 2 triệu
- Tôi: Liệu với số tiền đó, chúng ta có thể thuê ai đó làm một cách đơn giản nhất không?
+ Trả lời: Có
Nếu tất cả thành viên hội đồng đều thống nhất "có" tôi sang phần tiếp theo.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản