Xác định loại hình công ty, quy mô nhân sự hay mô tả công việc, … là điều hiển nhiên phải có khi tiến hành xây dựng KPI. Nhưng cách làm KPI của bạn có thành công hay không còn phụ thuộc vào 11 điều dưới đây. Cùng Blognhansu “giải mã” nhé!
Sự hiện diện, trách nhiệm và sự quyết tâm của CEO (1)
Để xây dựng KPI nói riêng và dự án xây dựng hệ thống quản trị nhân sự nói chung thành công, một điều quan trọng và chắc chắn phải có là CEO. CEO phải quyết tâm và cam kết tham gia vào dự án. Không chỉ cam kết tham gia mà còn phải cam kết cung cấp số liệu trung thực và bỏ thời gian. Nói chung là quyết tâm thay đổi của CEO.
Là một chuyên gia đã có kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, Nguyễn Hùng Cường nhận ra điều này. Dự án nào CEO trực tiếp nhúng tay vào thì sẽ thành công và dự án nào mà CEO chỉ ủng hộ thì gần như thất bại. Có thể dự án sẽ hoàn thành nhưng để đi vào thực tiễn thì rất khó khăn.
Cách làm KPI mà không có CEO dường như mọi người bớt đi sự khẩn trương, cô đặc và trọng tâm. Và đến lúc cần ra quyết định về trọng số, về mong muốn mà không có CEO thì ai sẽ đưa ra. Vậy nên, vai trò của CEO trong xây dựng KPI là không thể thiếu.
Sự tham gia của trưởng bộ phận (2)
Điều thứ hai cần có khi tiến hành xây dựng KPI đó là trưởng bộ phận - người phải tham gia vào dự án. Chúng ta đều hiểu rằng KPI phải gắn với thực tế nếu không sẽ không thể áp dụng được.
Trưởng bộ phận là một trong những người thực tế nhất. Cũng là người nắm nhiều thông tin nhất về công việc họ phụ trách. CEO chưa chắc đã giỏi và có nhiều thông tin như các trưởng bộ phận. Hơn nữa, để KPI áp dụng được thì KPI phải là sản phẩm của họ. Trưởng bộ phận phải hiểu các thông tin trên bảng giao chi tiêu và tại sao lại có chỉ tiêu đó.
Khi biết cách làm KPI, trưởng BP sẽ hiểu chiến lược, quan điểm và suy nghĩ của CEO về công việc của bộ phận. Lúc này, họ đồng điệu với CEO giúp CEO giải quyết vấn đề, mục tiêu và mong muốn của công ty cho nhân viên.
Bên cạnh đó, việc để trưởng BP xây KPI là quá trình đào tạo để nâng cao năng lực về quản trị nhân sự. Khi họ biết cách quản trị nhân sự thì công ty nâng cao năng lực lên một bậc.
Sự tham gia của HR (3)
Để xây dựng KPI hiệu quả, dự án cần có một HR tham gia với vai trò là người phụ trách giám sát KPI. HR sẽ là người tham gia từ đầu đến cuối như vậy họ mới hiểu được công việc của các bộ phận. Hiểu được tại sao lại ra chỉ số đó và mục đích của chỉ số để làm gì.
Đương nhiên, khi họ tham gia cách làm KPI, các sản phẩm sẽ là HR sáng tạo. Sau đó là hiểu và tìm cách duy trì, cũng như, ngăn cản những điều sắp vượt ra khỏi bản KPI đã thống nhất. Đây là điều công ty cần từ HR, xây KPI mà không có ai giám sát thì dễ thất bại lắm!
Sự tham gia của người phụ trách kế toán (4)
Kế toán là những người nắm các con số cuối cùng nên họ cung cấp số liệu chuẩn nhất. Khi tiến hành xây dựng KPI, các bộ phận chưa thể nắm các con số đầy đủ mà chỉ đưa ra ước lượng. Có lẽ đây chính là lý do cần phải có KPI. Lúc này, kế toán xuất hiện và đưa ra các nhận định, con số của mình.
Các con số giúp phép toán logic trở nên chính xác và quyết định bắt đầu có cơ sở hơn. Với những con số này, liệu có nên thực hiện mục tiêu kia không. Kế toán trong cách làm KPI cũng giống HR, họ sẽ là người giám sát KPI, cảnh báo về mặt tài chính khi có vấn đề không giống như dự định trong bản chính sách KPI.
Việc có 4 người là CEO, trưởng bộ phận, HR và kế toán trong khi xây dựng KPI còn mang ý nghĩa khác. Những người này sẽ đưa ra góc nhìn và thông tin khác nhau để bổ trợ lẫn nhau. HR có thông số thị trường nhân sự, trưởng bộ phận có thông số tác nghiệp, kế toán có thông số tài chính và CEO có thông số chiến lược.
Bảng (5), hộp bút dạ (6) và giẻ lau bảng (7)
Bút và bảng để vẽ lại những gì được trao đổi trong quá trình làm KPI. Việc cần làm là để trưởng bộ phận nói ra các công việc, quy trình và CEO nói ra mong muốn cho bộ phận rồi vẽ ra bảng. Từ đó, chúng ta góp nhặt những chỉ số quan trọng và cần thiết.
Máy chiếu (8), máy tính (9) và bản họp (10)
Về cách làm KPI, chúng ta cần có chỗ họp riêng tư để các thành viên trong dự án có thể tự do trao đổi. Do đó, cần có bàn rộng cho 4-5 người ngồi. Tiếp đó là máy chiếu để trình chiếu những gì đã vẽ và những gì được chốt con số rồi. Và máy tính ở đây có nhiệm vụ là nhân chia cộng trừ cho nhanh và chính xác.
Quyết tâm triển khai của CEO, HR, trưởng bộ phận và kế toán cùng toàn công ty (11)
Một công ty khi muốn triển khai xây dựng KPI nhưng lại không có thời gian để làm thì có cố gắng cũng khó thành công. Do đó, công ty phải sắp xếp họp các trưởng bộ phận và xác định với họ tinh thần làm việc. “Hãy cứ làm, sai thì sửa, làm cho đến khi ra kết quả thì hẵng nghỉ ngơi”.
Lời kết,
Trên đây là 11 yếu tố quan trọng trong quá trình xây dựng KPI cho tổ chức, doanh nghiệp và công ty. Nếu còn điều gì thắc mắc về cách làm KPI, đừng quên để lại câu hỏi dưới phần bình luận của Blognhansu nhé!
